Warum die Optimierung der Rechnungsverarbeitung mit OCR-Technologie unverzichtbar ist (und wie sie funktioniert)

Der manuelle Rechnungsverwaltungsprozess ist anfällig für Fehler – schließlich sind wir nur Menschen. Das kann dazu führen, dass Ihre Daten ungenau sind und es erschwert, fundierte Entscheidungen zu treffen, die Wachstum fördern und unterstützen.

Die gute Nachricht: Künstliche Intelligenz verändert das gesamte Backoffice, und Optical Character Recognition (OCR) ist erst der Anfang. Mit der KI-gestützten OCR von Payhawk werden alle wichtigen Details Ihrer Rechnungen sofort erfasst – so wird die Verarbeitung schneller, genauer und mühelos. Da KI das Herzstück aller Payhawk-Lösungen bildet, steht noch intelligentere Automatisierung kurz bevor. So funktioniert es…

So funktioniert Payhawk OCR bei der Rechnungsverarbeitung

Wie genau funktioniert es? Die OCR-Technologie erhöht die Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung in verschiedenen Formaten, indem sie Machine-Learning-Methoden nutzt, um Rechnungsdaten präzise zu analysieren und zu interpretieren.

Kurz gesagt bietet sie:

• Mehrsprachige Unterstützung: Unsere OCR-Technologie kann Rechnungen in über 65 Sprachen lesen, auch in solchen mit kyrillischem Alphabet. So verarbeiten Sie problemlos Rechnungen aller Ihrer Einheiten, ohne eine Übersetzung zu benötigen.
• KI-gestützte Datenerfassung: Unsere KI-gestützte OCR liest und extrahiert alle Rechnungs- und Lieferantendetails. Dadurch ist eine vollständige automatische Kategorisierung bis zum letzten individuellen Feld möglich. Manuelle Eingaben entfallen, und doppelte Rechnungen werden zuverlässig vermieden.
• Einfache Drag-and-Drop-Rechnungsübertragung: Ziehen Sie Rechnungen einfach in die Payhawk-Plattform oder nutzen Sie ein intelligentes, dediziertes Postfach, um Rechnungen direkt aus E-Mails zu erfassen. Noch effizienter geht es mit der Massen-Upload-Funktion.
• Machine-Learning-Algorithmen: Payhawk OCR nutzt Machine Learning, um Rechnungsdaten automatisch anhand vergangener Einträge auszufüllen und andere Regeln anzuwenden. Jede Interaktion verbessert die Genauigkeit weiter.
• Automatische Kategorisierung: Die Technologie unterscheidet automatisch zwischen Rechnungen und Belegen und ordnet sie korrekt ein. Manuelles Sortieren entfällt, und Ihre Dokumente landen von Anfang an am richtigen Ort.
• Dynamische Datenautomatisierung: Über die Trennung von Rechnungen und Belegen hinaus wendet die KI die von Ihnen definierten Feldregeln an. So können Sie beispielsweise Kategorien nach Lieferanten festlegen, sodass Ausgaben von Apple immer als CapEx vorgeschlagen werden. Einmal eingerichtet, folgt jedes neue Dokument automatisch der richtigen Logik.

Der Datenextraktionsprozess

Die Extraktion von Rechnungsdaten erfolgt in fünf Schritten:

1. Dokumentenerfassung: Nutzer können Dokumente über die Payhawk-App hochladen (z. B. mit unserer KI-Kamera) oder per E-Mail an ein dediziertes Smart-Receipts-Postfach senden.

2. Texterkennung: OCR wandelt das Bild oder gescannte Dokument in maschinenlesbaren Text um.

3. Datenextraktion aus Rechnungen: Das System erkennt und extrahiert zentrale Informationen, darunter:

   • Lieferantenname
   • Datum
   • Fälligkeitsdatum
   • Land
   • Umsatzsteuernummer
   • Betrag
   • Umsatzsteuerbetrag

4. Feldbefüllung: Die extrahierten Daten werden automatisch in die passenden Ausgabenfelder eingetragen.

5. Erstellung von Spesenberichten: Auf Grundlage der extrahierten Daten erstellt das System automatisch Spesenberichte.

Sieben Vorteile von Payhawk OCR bei der Rechnungsverarbeitung

Sie haben noch Fragen zur Einführung von OCR in Ihre Rechnungsverarbeitung? Dann starten wir direkt mit dem Wesentlichen – den Vorteilen. Hier sind sieben überzeugende Gründe, warum Payhawk OCR Ihr Rechnungsmanagement verbessert.

1. Einfache Handhabung
   Manuelle Dateneingabe bindet Ressourcen und kostet Zeit. Mit OCR wird die Rechnungsverarbeitung deutlich schneller, was kürzere Zahlungszyklen ermöglicht. Außerdem können Sie problemlos größere Rechnungsvolumina bearbeiten.

Daten werden automatisch erfasst, sodass manuelle Eingaben entfallen. Sie ziehen Ihre Rechnung einfach per Drag & Drop in die Plattform – der Rest erledigt sich von selbst.

2. Höhere Datenqualität
   89 % der CFOs treffen wichtige Entscheidungen auf Basis ungenauer Daten. Mit OCR werden Ihre Daten präziser und Fehler durch manuelle Eingaben minimiert. Tippfehler und Zahlendreher gehören der Vergangenheit an, wodurch fundierte Finanzentscheidungen möglich werden.

Die Technologie zur optischen Zeichenerkennung erkennt automatisch Abweichungen zwischen Bankbelastungen und Rechnungsbeträgen sowie doppelte Rechnungen. Zahlungen an Lieferanten sind somit korrekt und werden nie doppelt ausgeführt. Konsistente Datenerfassung sorgt dafür, dass Ihre Finanzunterlagen zuverlässig bleiben.

3. Sofortige 2- oder 3-Wege-Abstimmung
   Ein zentraler Vorteil von Payhawk OCR ist die sofortige 2- oder 3-Wege-Abstimmung. Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine werden automatisch abgeglichen, sodass Abweichungen bei Menge oder Preis sofort erkannt werden.

Dieses Feature verhindert kostspielige Fehler, sichert die Bestellgenauigkeit und erkennt Probleme, bevor Zahlungen an Lieferanten erfolgen.

Wie auf Payhawk’s Procure-to-Pay-Webseite beschrieben: Vermeiden Sie kostspielige Fehler mit automatischer 3-Wege-Abstimmung. Stellen Sie die Genauigkeit von Bestellungen sicher und erkennen Sie Abweichungen, bevor Zahlungen an Lieferanten erfolgen, indem Sie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen abgleichen.

4. Kosteneinsparungen
   Durch die Reduzierung manueller Prozesse sinken Ihre Personalkosten. Die Zeit, die früher für die manuelle Rechnungsverarbeitung aufgewendet wurde, kann nun für Forecasting oder Budgetplanung genutzt werden.
   Zudem vermeiden Sie Mahngebühren und können Skonti nutzen, da die schnellere, OCR-gestützte Datenerfassung Rechnungen früher in die Freigabe bringt und Ihnen ausreichend Zeit für die Zahlungsplanung verschafft.

5. Verbesserte Datenzugänglichkeit
   Nach der OCR-Erfassung liegen Ihre Rechnungen in einem durchsuchbaren Format vor, wodurch die Daten sofort für alle in Ihrem Unternehmen zugänglich sind. Sie können Berichte spontan erstellen, Ausgaben analysieren und die Leistung von Lieferanten bewerten.
   So schaffen Sie die Grundlage, um Ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren und Ihre Einkaufsstrategien effizienter zu gestalten. OCR eröffnet volle Effizienz und Datenzugänglichkeit am Arbeitsplatz.

6. Bessere Compliance und Dokumentation
   Durch die digitale Erfassung von Rechnungen entsteht ein klarer Audit-Trail, der das Risiko von Kreditorenbetrug reduziert und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften erleichtert. Digital zugängliche Rechnungsdokumente erleichtern zudem den Nachweis von Compliance.

OCR ermöglicht Echtzeit-Abgleiche durch sofortige Datensynchronisation, sodass Abweichungen und Compliance-Probleme schneller erkannt werden. Die automatisierte Datenerfassung gewährleistet konsistente und präzise Informationen – entscheidend für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

7. Optimierte Arbeitsabläufe
   Durch die Automatisierung zentraler Schritte im Rechnungsprozess reduzieren Sie komplexe, manuell geprägte Abläufe und schaffen Freiräume für Ihr Finanzteam, um wertschöpfende Aufgaben zu übernehmen.
   Ihr Team kann mehr erreichen, während es weniger arbeitet. Die Suche nach automatisierter Rechnungssoftware, die echten Mehrwert bietet, verändert die Arbeitsweise nachhaltig.

„Weniger Fehler – sie müssen nur die richtige Kategorie auswählen.“

Nach Schwierigkeiten bei Zahlungsnachverfolgung und Abgleich wandten sich die IT-Recruiter von Mindquest (ehemals Club Freelance) an Payhawk, um ihre Finanzverwaltung effizienter zu gestalten.

Finanzdirektor Alessandro Lupo erklärt:

Die Payhawk-App ist intelligent und intuitiv. Das Team liebt die App, weil sie für jeden einfach zu bedienen ist. Dank der integrierten OCR-Technologie werden nun alle Belegdaten automatisch erfasst, sobald jemand einen Beleg hochlädt. Alles, was sie tun müssen, ist die richtige Ausgabenkategorie auswählen.

OCR in Ihre Rechnungsverarbeitung zu integrieren, ist unverzichtbar

Die Einführung von OCR in Ihre Rechnungsprozesse sollte oberste Priorität haben. Ohne sie riskieren Sie nicht nur zeitaufwändige Fehler, sondern beschränken auch den Zugang zu wichtigen Informationen. Mit OCR steigern Sie die Effizienz und die Genauigkeit Ihrer Finanzabläufe.

Das Ergebnis: Sie sind besser gerüstet, um in Ihrem Bereich voraus zu sein, und können sich auf die Analyse von Ausgaben und Ressourceneinsatz konzentrieren, um fundierte, schnelle Geschäftsentscheidungen zu treffen. Fordern Sie Ihre personalisierte Demo an, und wir zeigen Ihnen, wie unsere Lösung mit App und OCR Ihr Unternehmen durch bessere Einblicke, intelligentere Kostenkontrolle und mehr voranbringen kann.