De vijf beste software-oplossingen voor leveranciersbeheer (en hun topfuncties)

Heb je te maken met uitdagingen rond uitgavenbeheer in de auto-industrie? Of werk je in finance bij een e-bikebedrijf en verzuip je in bonnetjes? Je bent niet de enige. Van eindeloze papierstromen tot het managen van terugbetalingen, wat je eigenlijk nodig hebt is echte financiële automatisering, volledig inzicht in je uitgaven en medewerkers die verantwoord kunnen uitgeven, zonder dat je de controle verliest.

Klinkt te mooi om waar te zijn? Helemaal niet. Je kunt je huidige processen omzetten in transparante, extreem efficiënte workflows. Zo doe je dat:

De juiste software voor leveranciersbeheer levert grote voordelen op. Ze doorbreekt silo’s, helpt teams beter samenwerken en houdt inkoop, finance en leveranciers op één lijn. Daarnaast zorgt ze voor een soepelere ervaring voor interne gebruikers én klanten. Kortom, het is een tool die efficiëntie stimuleert door de hele supply chain heen. Maar wat doet het nu precies, en waar moet je op letten?

Wat is software voor leveranciersbeheer?

Software voor leveranciersbeheer is een systeem dat alles rondom leveranciers zo eenvoudig en geautomatiseerd mogelijk maakt. Van het centraliseren van leveranciersgegevens voor consistentie tot het automatiseren van onboarding en het koppelen van facturen aan betalingen.

De juiste oplossing kan de efficiëntie van leveranciersbeheer enorm verbeteren, relaties versterken en het handmatige werk elimineren dat je takenlijst onnodig verlengt.

Uitstekende software voor leveranciersbeheer is geen ‘nice to have’. Leveranciers vormen een groot deel van je bedrijfsstructuur. Efficiënt samenwerken, inclusief een nauwkeurige betalingsstroom, is essentieel om concurrerend, compliant en kostenefficiënt te blijven. Het beste nieuws? Dit alles betekent dat je tijd en geld kunt herinvesteren in andere delen van de organisatie.

Tot zover klinkt het logisch, maar hoe kies je de juiste software voor leveranciersbeheer? Hieronder bespreken we de belangrijkste functies om op te letten, inclusief voorbeelden van toonaangevende tools.

Belangrijkste functies om op te letten bij tools voor leveranciersbeheer

Leveranciersbeheer staat onder druk. 41% van de Chief Procurement Officers geeft aan dat verouderde of ontoereikende technologie de grootste belemmering is voor verbetering in inkoopprocessen. En met teams die werken met losse systemen, handmatige goedkeuringen en inconsistente leveranciersdata is dat niet verrassend. Meer technologie is niet de oplossing. De juiste technologie wel.

Daar komt software voor leveranciersbeheer om de hoek kijken. Het juiste platform automatiseert het volledige procure-to-pay-proces, centraliseert leveranciersdata en geeft financiële teams het overzicht dat ze nodig hebben om de controle te behouden. Het finance-team van Aventum Group heeft die voordelen zelf ervaren.

Van nauwkeurige betalingsafstemming tot naadloze ERP-integratie: hun ervaring laat zien hoe de juiste tools fouten verminderen, weken aan handmatig werk besparen en volledig inzicht in uitgaven bieden.

Hier zijn de zes belangrijkste functies om op te letten, met praktijkinzichten van de financiële leiders van Aventum Group.

1. Gecentraliseerde leveranciersgegevens.
Door leveranciersgegevens te centraliseren blijft informatie consistent, wat cruciaal is bij het verwerken van facturen of het controleren van leverancierslijsten.

2. Factuur- en betalingsmatching.
Handmatig details matchen en goedkeuren tussen ontvangstnota’s, facturen en inkooporders kost veel tijd en is foutgevoelig. Met ‘3-way matching’-technologie controleert het systeem automatisch alle drie de documenten en markeert het direct eventuele verschillen.

Tim Green, Head of Finance Transformation bij Aventum Group, heeft deze voordelen van dichtbij meegemaakt. Volgens hem zorgen nauwkeurige betalingsmatches via leveranciersbeheersoftware voor meer inzicht en een gezondere winstgevendheid. Hij legt uit:

De PO-functies van Payhawk geven ons veel meer inzicht en controle. Met de goedkeuringsworkflows in PO kunnen we controles inbouwen en onze procurementmanager volledige controle geven.

3. Integratie met ERP- en boekhoudtools.
Je wilt dat je huidige tech stack goed integreert om soepele processen en gebruikerservaringen te creëren. Kies software voor leveranciersbeheer die naadloos samenwerkt met populaire tools zoals NetSuite, dat maakt het leven makkelijker en heeft direct effect op je resultaten.

Alex Curme, Group CFO bij Aventum Group, legt uit:

Nu [met Payhawk] stroomt elke uitgave realtime naar NetSuite. Geen vertragingen meer! We hebben weken aan werk bespaard en volledig financieel inzicht om betere beslissingen te nemen.

4. Ondersteuning voor meerdere entiteiten en valuta.
Stel, je bent een middelgrote SaaS-organisatie die uitbreidt in Europa en leveranciers moet betalen in euro’s en Britse ponden, terwijl je uitgaven consolideert in Amerikaanse dollars. Zonder ondersteuning voor meerdere valuta loopt je finance-team risico op vertragingen, conversiefouten en onnauwkeurige rapportages.

De juiste software voor leveranciersbeheer verandert dat: ze biedt inzicht in alle groepsuitgaven via realtime dashboards. Je kunt betalingen volgen in alle entiteiten en facturen in lokale valuta betalen zonder vertraging.

De Amerikaanse entiteit betaalt in dollars, de Britse in ponden, maar allemaal in Payhawk,” legt Alex uit. “We zien alle uitgaven op één plek, zelfs over entiteiten heen. Dat bevordert samenwerking tussen teams.

5. Inzicht in uitgaven en rapportage.
Realtime analyses maken het mogelijk om proactieve beslissingen te nemen en vol vertrouwen te rapporteren over budgetten, verplichtingen en kostenbesparingen.

Alex zegt:

We hebben veel meer inzicht en controle [met Payhawk]. Het is nu veel eenvoudiger om kansen voor kostenbesparingen te zien en kortingen te vinden die de marge verbeteren.

6. Veilige gegevensverwerking en goedkeuringen.
Versnipperde goedkeuringsprocessen kunnen vertraging veroorzaken bij leveranciersbetalingen, wat relaties schaadt. Met op maat gemaakte workflows worden facturen tijdig goedgekeurd en betaald. Kies software voor leveranciersbeheer die PCI DSS-gecertificeerd is voor maximale dataveiligheid.

Hoe kies je de juiste software voor leveranciersbeheer

Het kiezen van software draait niet alleen om functies. Een gestructureerde aanpak zoals deze helpt risico’s te beperken.

1. Bepaal prioriteiten: Gaat je focus naar kostenbeheersing, compliance of samenwerking met leveranciers?
2. Controleer integraties: Werkt de software met je ERP- of boekhoudsysteem?
3. Beoordeel schaalbaarheid: Kan het meerdere valuta, entiteiten of regio’s aan?
4. Test gebruiksvriendelijkheid: Laat procurement- en financeteams een pilot draaien om adoptie te meten.
5. Vergelijk kosten en ROI: Weeg licentiekosten af tegen besparingen en efficiëntiewinst.

De beste software voor leveranciersbeheer

Goed leveranciersbeheer is essentieel. De uitdaging is alleen: waar begin je als er zoveel tools zijn om uit te kiezen? Om het makkelijker te maken, vind je hieronder een overzicht van enkele van de meest populaire oplossingen op de markt, inclusief hun belangrijkste functies en voordelen.

Payhawk

Ideaal voor finance-teams die op zoek zijn naar een alles-in-één platform voor uitgavenbeheer, met geïntegreerde functies voor leveranciersbeheer. In tegenstelling tot traditionele inkooptools die handmatige invoer of aparte leveranciersmodules vereisen, integreert Payhawk leveranciersbeheer direct in het proces van uitgaven, facturen en kaartbetalingen.

Voordelen:

• Automatiseer gegevensinvoer en verminder fouten. Zodra je leveranciersdata toevoegt, wordt deze automatisch toegepast op toekomstige uitgaven, zonder duplicaten of menselijke fouten.
• Synchroniseer gegevens in realtime. Payhawk integreert met de meeste ERP- en boekhoudsystemen, waardoor je data altijd actueel blijft.
• Voorkom ongeautoriseerde betalingen. Alleen beheerders kunnen nieuwe leveranciers aanmaken, wat zorgt voor compliance en veiligheid.
• Automatiseer uitgavencategorisatie per leverancier. Koppel elke uitgave aan de juiste leverancier en verminder administratieve taken.
• Verhoog gebruiksgemak en adoptie. Een intuïtief ontwerp zorgt ervoor dat teams het systeem snel omarmen en efficiënt leveranciersbeheer binnen handbereik komt.

SAP Ariba

Voor organisaties met complexe inkoopbehoeften kan SAP Ariba een goede keuze zijn, vooral bij grote ondernemingen.

Belangrijkste functies:

• Toegang tot een netwerk van meer dan vijf miljoen leveranciers in 190 landen.
• Controleer en handhaaf compliance. Beoordeel leveranciers op risico en naleving van interne en externe regels.
• Schaal eenvoudig met modulaire functies. Voeg modules toe naarmate je bedrijf groeit.

Het platform integreert goed met andere SAP-producten, maar koppelingen met externe systemen kunnen complex zijn.

Rydoo

Als je organisatie volwassen inkoopprocessen heeft en sterk procurement-gedreven is, kan Rydoo een geschikte oplossing zijn.

Belangrijkste functies:

• Gebruiksvriendelijk voor zowel technische als niet-technische gebruikers.
• Naadloze gegevensstroom met ERP-integraties.
• Toegang tot een groot leveranciersnetwerk voor digitaal factuurbeheer.

Rydoo is ontworpen voor grotere bedrijven met gevestigde processen, wat het minder geschikt maakt voor kleinere organisaties.

Precoro

Voor bedrijven die waarde hechten aan automatisering in inkoop en centraal leveranciersbeheer, bijvoorbeeld bij meerdere entiteiten of complexe netwerken, is Precoro het onderzoeken waard.

Belangrijkste functies:

• Directe samenwerking met leveranciers via een leveranciersportaal.
• Uitgebreide prestatieanalyses per leverancier.
• Flexibele, aanpasbare workflows voor onboarding, goedkeuring en documentatie.

Tipalti

Als je een wereldwijde leveranciersbasis hebt en vooral Accounts Payable wilt automatiseren, biedt Tipalti uitkomst.

Belangrijkste functies:

• Ondersteunt betalingen in meer dan 120 valuta.
• Dashboards voor uitgavenanalyse en realtime monitoring.
• Leveranciers kunnen zelf hun gegevens beheren, wat nauwkeurigheid verhoogt en administratie verlaagt.

Waarom Payhawk een slimme keuze is voor leveranciersbeheer

Payhawk is een compleet platform voor uitgavenbeheer, geschikt voor snelgroeiende, middelgrote en grote ondernemingen. Naast crediteurenbeheer, uitgavenbeheer en zakelijke betaalkaarten bevat het uitgebreide en veilige functies voor leveranciersbeheer. Met Payhawk kun je aankoopgedrag analyseren, uitgaven per leverancier volgen en kostenbesparingen identificeren, terwijl je de financiële prestaties verbetert en budgetten optimaliseert.

Hier is wat je krijgt in één overzicht:

Natuurlijke integratie van kaarten, facturen en leveranciersdata

Slimme integraties besparen tijd en stroomlijnen processen. Payhawk koppelt kaarten, facturen en leveranciersdata direct, zodat gegevens naadloos doorstromen tussen ERP- en boekhoudsystemen. Dat maakt het werk voor finance en procurement eenvoudiger, verkleint de foutkans en houdt data veilig en accuraat.

Eric Olombel, CFO van Flowdesk, vertelt:

Met Payhawk kunnen we nieuwe leveranciers in één keer integreren, zonder tijd te verliezen. Dat is een enorm voordeel, want we hebben nu honderden leveranciers. De interface is eenvoudig en gebruiksvriendelijk. Payhawk is gekoppeld aan NetSuite, en de boekhouding verloopt bijna automatisch.

Geautomatiseerde onboarding en risicocontrole van leveranciers

Leveranciersdata worden automatisch gesynchroniseerd met je ERP, waardoor onboarding consistent verloopt en fouten worden voorkomen. Alleen beheerders kunnen nieuwe leveranciers aanmaken. Zo doorloopt elke nieuwe leverancier de juiste goedkeuringsworkflow en blijft alles compliant met bedrijfsbeleid.

Alle wijzigingen worden vastgelegd in een audittrail, wat fraude voorkomt en transparantie waarborgt. Beheerders kunnen bovendien due diligence uitvoeren voordat een leverancier definitief wordt goedgekeurd.

AI-gestuurde factuurverwerking

Met de AI-gedreven OCR-technologie van Payhawk kun je factuurdata automatisch vastleggen, tijd besparen en fouten verminderen. Upload simpelweg een factuur of bon, en de software herkent alle velden in meer dan 60 talen.

Met ‘3-way matching’ controleert Payhawk automatisch hoeveelheden en prijzen tussen ontvangstbewijs, factuur en inkooporder en voorkomt zo foutieve of frauduleuze betalingen.

Multi-entity functionaliteit

Volledig zicht op uitgaven is cruciaal voor een gezonde bedrijfsvoering. Met het groepsdashboard van Payhawk centraliseer je alle betalingen, inclusief leveranciersbetalingen, over meerdere entiteiten. Zo houd je overzicht en consistentie, terwijl compliance en veiligheid gegarandeerd blijven. Alex Curme, CFO Aventum Group:

De Amerikaanse entiteit betaalt in dollars, de Britse in ponden, maar allemaal in Payhawk. We zien alles op één plek, dat bevordert samenwerking tussen teams.

Realtime zichtbaarheid zorgt voor transparantie en voorkomt verrassingen. Met goedkeuringsworkflows bepaal je zelf de regels en limieten, zodat betalingen altijd via de juiste goedkeuringen verlopen en ongeautoriseerde transacties worden voorkomen.

Bij AthenaStudies leidde dit tot directe verbetering in inzicht en controle.
Jan-Willem Gmelig Meyling, CFO & CTO bij AthenaStudies, zegt:

[Voor Payhawk] ontbrak realtime inzicht in marketing- en IT-uitgaven. Nu hebben we dat inzicht, per maand en per leverancier.

ERP-integraties met NetSuite, Dynamics 365, Exact Online en meer

Integraties maken het verschil tussen handmatig werk en geautomatiseerde efficiëntie. Payhawk integreert naadloos met marktleidende ERP-systemen, zodat je leveranciersdata automatisch kunt synchroniseren en factuurverwerking sneller en foutloos verloopt.

Alle wijzigingen in leveranciersdata worden vastgelegd, waardoor afwijkingen direct zichtbaar zijn en compliance wordt gehandhaafd.

Dankzij de realtime datastroom van Payhawk naar je ERP kun je sneller reconciliëren, rapporteren en betalen.

Bij Mercell zorgde de Exact Online-integratie voor een foutloze maandafsluiting.
Leon Steenbrink, CFO van Mercell Nederland, vertelt:

De integratie met Exact Online betekent minder handmatig werk, minder kans op fouten en tijdwinst bij elke maandafsluiting. De facturen verschijnen direct in Exact Online, zonder dat we terug hoeven naar Payhawk.

Neem de controle over je leveranciersbeheer

De juiste tool maakt leveranciersbeheer eenvoudiger, veiliger en sneller.

Wanneer je bedrijf groeit, worden processen complexer: meer leveranciers, meer facturen en een grotere behoefte aan inzicht en controle. Payhawk maakt deze processen moeiteloos, veilig en foutloos.

Met Payhawk transformeer je leveranciersbeheer in een geïntegreerde ervaring die iedereen ten goede komt, van leveranciers en budgethouders tot finance- en procurementteams.

Leveranciersbeheer is niet langer optioneel, maar essentieel voor groei.

Volgende stappen:

• Gebruik de checklist hierboven om leveranciers te vergelijken
• Vergelijk minstens drie aanbieders op basis van je topprioriteiten
• Betrek finance en procurement vroeg om de adoptie te versnellen

Plan je persoonlijke productdemo en ontdek hoe Payhawk deze uitdagingen in de praktijk oplost.