Gestructureerd opschalen voor AthenaStudies: inzicht en controle over uitgaven met Payhawk’s betaalkaarten

Van declaratie app naar geïntegreerde betaalkaartoplossing met slim uitgavenbeheer

AthenaStudies werkte voorheen met een declaratie app, maar na de bovengenoemde uitdagingen was het tijd om over te stappen naar een oplossing die beter paste bij de groei die het bedrijf op dat moment doormaakte. Het was vooral van belang dat alle medewerkers een eigen betaalkaart kregen waardoor het delen van kaarten niet meer nodig was en betalingen altijd tot een persoon te herleiden waren.

Jan-Willem:

We hebben er bewust voor gekozen om onze medewerkers een betaalpas met een lage limiet te geven. Hiermee kunnen ze kleine uitgaven doen, zoals een kop koffie of een lunch met een klant of leverancier, maar het voorkomt dat ze dure aankopen kunnen doen. Deze limiet zorgt ervoor dat er geen misbruik gemaakt kan worden van de kaart.

De snelheid waarmee betaalkaarten kunnen worden uitgegeven, ervaart Jan-Willem als zeer prettig:

De betaalkaarten kunnen binnen enkele minuten, nadat ze zijn aangemaakt, direct worden gebruikt waardoor zelfs in situaties van spoed het delen van een betaalkaart niet meer nodig is.

AthenaStudies maakt zowel gebruik van persoonsgebonden betaalkaarten als teamkaarten. Deze betaalkaarten worden onderling wel gedeeld en hebben een aanzienlijk hogere limiet. Echter blijft Jan-Willem de controle en het inzicht behouden. Jan-Willem:

De hoofdpijn die ik als CFO eerder ervoer, is hiermee verdwenen. De afdelingen kunnen hun budgetten naar eigen inzicht besteden tot het bedrag is uitgeput. Daarna moeten ze wachten tot de volgende maand. Dit heeft ervoor gezorgd dat we veel beter grip hebben op de bedrijfskosten en efficiënter kunnen budgetteren.

Payhawk vs. andere aanbieders van uitgavenbeheer

AthenaStudies bestaat uit een holding met meerdere entiteiten. Het was daarom essentieel voor hen om deze entiteiten efficiënt te kunnen beheren. Een belangrijke vereiste was dat dezelfde gebruikers in meerdere entiteiten konden opereren zonder daarbij tussen platforms en tools te wisselen. Dit was iets wat andere aanbieders niet konden bieden op de manier hoe Payhawk dit doet. Jan-Willem:

Andere uitgavenbeheer oplossingen hebben wel multi-enitiy management, maar niet op een manier dat één en dezelfde medewerker/gebruiker gemakkelijk tussen entiteiten kan wisselen.

Aangezien wij de kaarten niet alleen voor persoonlijke onkosten gebruiken maar ook voor marketing & IT uitgaven, wilden wij juist dat we deze kosten ook direct op de juiste entiteit worden geboekt. Daarom komt het bij ons voor dat voor dezelfde medewerker meerdere betaalkaarten in verschillende BV's uitgegeven kunnen worden. De andere oplossingen konden hier niet mee omgaan.”

Naadloze integratie met Exact Online

Daarnaast was het voor AthenaStudies cruciaal om kostenplaatsen en projecten per vestiging te kunnen boeken, iets dat bij andere uitgavenbeheer oplossingen ontbreekt. Payhawk biedt deze functionaliteit, waarbij Exact Online als bron wordt gebruikt. Dit is belangrijk omdat de projecten binnen AthenaStudies gesynchroniseerd worden met hun planningssysteem.

Exact is hun single source of truth. Wanneer er nieuwe projecten bijkomen, komen die automatisch in Payhawk en hoeft er dus niks handmatig worden aangemaakt. Daarbij komt de mogelijkheid om te boeken op relatie niveau, andere oplossingen voor uitgavenbeheer boekten op verzameldebiteur. Hierdoor zou AthenaStudies belangrijke stuurinformatie mislopen. Bij Payhawk kunnen wij deze informatie wel leveren. Bijlagen worden daarnaast ook gesynchroniseerd tussen Payhawk en Exact Online, waardoor de accountant niet hoeft te wisselen tussen verschillende platformen.

Jan-Willem over de naadloze integratie tussen Payhawk en Exact Online:

Payhawk boekt niet alleen het betalingsoverzicht, maar ook de inkopen in in Exact Online. De inkopen bevatten bovendien de geuploade factuur als bijlage. Daardoor staat alles in Exact en hoeft de financiële administratie of de accountant niet te zoeken in meerdere systemen.

Verder geeft hij aan:

Payhawk stelt ons in staat om kosten met project en kostenplaats dimensie te boeken. Dit is voor ons relevant, aangezien wij per vestiging de performance willen monitoren. Payhawk leest de bestaande projecten en kostenplaatsen uit Exact direct in, dit hoeft niet los gemapped te worden. Super makkelijk!

Out-of-pocket kosten zijn verleden tijd

Met de zakelijke betaalkaarten van Payhawk, zijn out-of-pocket kosten verleden tijd. Jan-Willem:

Medewerkers vinden het fijn om een eigen betaalkaart te hebben, in plaats van bedrijfskosten te moeten voorschieten van hun eigen rekening. Zeker bij grotere uitgaven zoals een bedrijfsactiviteit of het aannemen van boodschappen op kantoor, was dit vaak een obstakel.

Na elke uitgave, worden medewerkers nagejaagd om de factuur of het bonnetje te uploaden. Hierdoor blijft de medewerker op de hoogte van kosten die onbedoeld doorlopen. Duurt het uploaden te lang? Dan wordt de betaalkaart simpelweg geblokkeerd. Deze blokkering wordt pas weer opgeheven wanneer de benodigde documenten door de medewerker zijn ingediend.

Conclusie

Bij AthenaStudies zorgde een gebrek aan inzicht in uitgavenbeheer voor inefficiënties en uitdagingen op het gebied van compliance en controle. Met Payhawk hebben ze nu een schaalbare oplossing die persoonlijke en teamgebonden betaalkaarten, naadloze integratie met Exact Online en strikt documentatiebeheer mogelijk maakt. Hierdoor hebben ze meer controle over de uitgaven en een verbeterd budgetbeheer.

Ontdek hoe Payhawk jouw uitgavenbeheer kan transformeren. Boek vandaag nog een demo met ons en ervaar de voordelen zelf!