Strukturiertes Wachstum für AthenaStudies: volle Ausgabenkontrolle mit den Zahlungskarten von Payhawk

Von der Spesen-App zur integrierten Zahlungskartenlösung mit intelligentem Ausgabenmanagement

AthenaStudies nutzte früher eine Spesen-App. Angesichts der genannten Herausforderungen war es jedoch an der Zeit, auf eine Lösung umzusteigen, die besser zur Wachstumsphase des Unternehmens passte. Besonders wichtig war, dass alle Mitarbeitenden eine eigene Zahlungskarte erhielten, sodass Karten nicht mehr geteilt werden mussten und jede Zahlung einer Person zugeordnet werden konnte.

Jan-Willem:

Wir haben uns bewusst dafür entschieden, unseren Mitarbeitenden Zahlungskarten mit einem niedrigen Limit auszustellen. Damit können sie kleinere Ausgaben wie einen Kaffee oder ein Geschäftsessen mit Kunden oder Lieferanten tätigen – teure Anschaffungen sind jedoch ausgeschlossen. Das Limit verhindert, dass die Karten missbräuchlich genutzt werden.

Die Geschwindigkeit, mit der Zahlungskarten ausgegeben werden können, empfindet Jan-Willem als besonders angenehm:

Zahlungskarten sind wenige Minuten nach der Erstellung sofort einsatzbereit. Selbst in dringenden Fällen muss keine Karte mehr geteilt werden.

AthenaStudies nutzt sowohl personenbezogene Zahlungskarten als auch Teamkarten. Diese Teamkarten werden zwar geteilt, verfügen aber über ein deutlich höheres Limit. Dennoch behält Jan-Willem jederzeit die Kontrolle und den Überblick. Jan-Willem:

Die Kopfschmerzen, die ich als CFO früher hatte, sind dadurch verschwunden. Die Abteilungen können ihre Budgets eigenständig verwalten, bis der Betrag aufgebraucht ist. Danach müssen sie bis zum nächsten Monat warten. So haben wir die Unternehmenskosten viel besser im Griff und können effizienter budgetieren.

Payhawk vs. andere Anbieter im Ausgabenmanagement

AthenaStudies besteht aus einer Holding mit mehreren Entitäten. Für sie war es entscheidend, diese Einheiten effizient verwalten zu können. Eine wichtige Anforderung war, dass dieselben Nutzer in mehreren Einheiten arbeiten konnten, ohne zwischen Plattformen und Tools wechseln zu müssen. Dies konnte kein anderer Anbieter so umsetzen wie Payhawk. Jan-Willem:

Andere Ausgabenmanagement-Lösungen bieten zwar Multi-Entity-Management, jedoch nicht so, dass ein und derselbe Nutzer einfach zwischen Entitäten oder Gesellschaften wechseln kann.

Da wir die Karten nicht nur für persönliche Ausgaben, sondern auch für Marketing- und IT-Kosten nutzen, wollten wir, dass diese Ausgaben direkt der richtigen Entität zugeordnet werden. Deshalb kann es bei uns vorkommen, dass ein Mitarbeiter mehrere Karten für verschiedene Gesellschaften erhält. Andere Lösungen konnten dies nicht abbilden.

Nahtlose Integration mit Exact Online

Für AthenaStudies war es außerdem essenziell, Kostenstellen und Projekte je Standort buchen zu können – eine Funktion, die bei anderen Ausgabenmanagement-Lösungen fehlte. Payhawk bietet diese Möglichkeit und nutzt Exact Online als zentrale Datenquelle. Das ist wichtig, da die Projekte bei AthenaStudies mit dem Planungssystem synchronisiert werden.

Exact dient als Single Source of Truth. Neue Projekte werden automatisch in Payhawk übernommen, ohne dass manuell etwas angelegt werden muss. Zudem ermöglicht Payhawk Buchungen auf Beziehungsebene – andere Anbieter buchten lediglich auf Sammeldebitoren, wodurch wichtige Steuerungsinformationen verloren gingen. Payhawk liefert diese Informationen zuverlässig. Anhänge werden ebenfalls zwischen Payhawk und Exact Online synchronisiert, sodass der Buchhalter nicht zwischen Systemen wechseln muss.

Jan-Willem über die nahtlose Integration zwischen Payhawk und Exact Online:

Payhawk bucht nicht nur die Zahlungsübersicht, sondern auch die Einkäufe direkt in Exact Online. Die hochgeladene Rechnung wird als Anhang mitgebucht. Dadurch ist alles in Exact verfügbar und die Buchhaltung oder der Steuerberater muss nicht in mehreren Systemen suchen.

Er ergänzt:

Payhawk ermöglicht es uns, Kosten mit Projekt- und Kostenstellen-Dimension zu buchen. Das ist für uns wichtig, da wir die Performance je Standort überwachen möchten. Payhawk liest bestehende Projekte und Kostenstellen direkt aus Exact aus – ohne zusätzliches Mapping. Super einfach!

Out-of-Pocket-Kosten gehören der Vergangenheit an

Mit den Firmenkarten von Payhawk sind Out-of-Pocket-Kosten passé. Jan-Willem:

Mitarbeitende schätzen es sehr, eine eigene Zahlungskarte zu besitzen, anstatt Geschäftsausgaben privat vorstrecken zu müssen. Gerade bei größeren Ausgaben wie Firmenevents oder Bürobestellungen war das oft ein Hindernis.

Nach jeder Ausgabe werden Mitarbeitende daran erinnert, die Rechnung oder den Beleg hochzuladen. So behalten sie den Überblick über offene Posten. Dauert das Hochladen zu lange, wird die Zahlungskarte automatisch gesperrt – und erst wieder freigegeben, wenn die erforderlichen Unterlagen eingereicht wurden.

Fazit

Bei AthenaStudies führten fehlende Einblicke im Ausgabenmanagement zu Ineffizienzen sowie Herausforderungen bei Compliance und Kontrolle. Mit Payhawk verfügen sie nun über eine skalierbare Lösung, die persönliche und teamgebundene Zahlungskarten, eine nahtlose Integration mit Exact Online sowie ein striktes Dokumentationsmanagement ermöglicht. Dadurch haben sie ihre Ausgaben besser im Griff und können Budgets effizienter verwalten.

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