100% controle over bedrijfsuitgaven en voorkomen van out-of-pocket kosten.

Out-of-pocket kosten: volledige flexibiliteit maar gelijktijdig een ramp

Wie medewerkers volledig wil empoweren ten aanzien van financiële mogelijkheden zoals het doen van uitgaven voor bedrijfsmatige doeleinden, denkt wellicht in eerste instantie aan een systeem van out-of-pocket kosten. Medewerkers schieten daarbij de door hun nodig geachte bestedingen gewoon uit eigen zak voor. Achteraf worden ze gedeclareerd bij de organisatie en als onkostenvergoeding bovenop het salaris terugbetaald.

Werken met out-of-pocket kosten lijkt ideaal, maar niets is minder waar. Want een systeem van door de werknemer voorgeschoten bedrijfskosten heeft grote nadelige consequenties voor je organisatie.

Nadelen van out-of-pocket kosten:

• Het bijsturen en terugdraaien van out-of-pocket bedrijfsuitgaven is nauwelijks mogelijk (uitgaven controle is een uitdaging)
• Out-of-pocket declaraties vormen een tijdrovend en frustrerend proces voor de gehele organisatie, inclusief je financiële afdeling
• “Wat hebben we deze maand eigenlijk op dit project uitgegeven?” De tijdvertraging, complexiteit en onvolledigheid van dit systeem maken accuraat financieel inzicht onmogelijk
• Het voorschieten van bedrijfsuitgaven door medewerkers zorgt voor extra financiële en daarmee dikwijls mentale belasting op je medewerkers. Niet iedereen kan het geld zomaar even missen

Conventionele betaalkaarten geven wel heel veel vrijheid

Een goed alternatief voor out-of-pocket kosten is het verstrekken van een zakelijke betaalkaart aan werknemers, afdelingen en projectorganisaties op naam van de onderneming om het uitgavenbeheer te verbeteren. Verscheidene betaalkaartoplossingen van traditionele banken bieden hiertoe mogelijkheden. Medewerkers worden daarmee in elk geval in persoonlijk opzicht financieel ontlast. Maar vanzelfsprekend en terecht is er enige vrees om de beschikking over bedrijfsgeld volledig in de handen van werknemers te geven. Dat werkt wellicht overbesteding in de hand en kan tot fraude leiden.

Tegelijkertijd is het bij gebruik van conventionele zakelijke betaalkaarten nog steeds niet mogelijk om real-time overzicht van de bedrijfsuitgaven te genereren. De boekhoudkundige processen hieromtrent zijn nog steeds taai. En zowel voor- als achteraf bijsturen van uitgaven blijft nagenoeg onmogelijk. De controle over uitgaven is ook bij een dergelijke oplossing dus ver te zoeken.

Slimme betaalkaarten bieden dé oplossing

Maar toch, die gewone betaalkaarten, laten we ze niet meteen overboord gooien. Want betaalkaartoplossingen zijn in combinatie met de hedendaagse intelligente softwaremogelijkheden te combineren tot een oplossing waarbij 100% controle over de uitgaven van het bedrijf ontstaat. En dat zonder dat er een belemmering van de bestedingsflexibiliteit ontstaat waar de dagelijkse business om vraagt.

In zo’n oplossing draait een aan de betaalkaarten gekoppeld intelligent softwareplatform op de achtergrond mee. Het biedt een volledig pakket aan mogelijkheden om bedrijfsuitgaven te analyseren, boekhoudkundig te verwerken en op afstand te reguleren. En dat allemaal op een uiterst efficiënte, soepele manier.

Het uitgavenbeheer systeem voor betere financiële controle van Payhawk is zo’n systeem. De slimme oplossing voor betaalkaarten van Payhawk zullen zowel de efficiency als de effectiviteit van je complete proces van bedrijfsuitgaven door werknemers verbeteren. Het leidt tot grotere tevredenheid van iedereen die in dat proces een rol speelt.

Next-gen uitgavenbeheer: controle over bedrijfsuitgaven en flexibiliteit in één.

De oplossingen voorten aanzien van uitgavenbeheer van Payhawk combineren de mogelijkheden van moderne informatie- en communicatietechnologie met traditionele betaaloplossingen. We geven je graag een beeld van hoe modern uitgavenbeheer er dan uit komt te zien.

Je laat je medewerkers profiteren

Gerommel met bonnetjes is niet meer van deze tijd. Gelukkig kunnen digitale betalingen razendsnel door medewerkers in de vorm van Pdf’s naar het uitgavenbeheerportaal worden geüpload. Papieren bonnetjes hoeven enkel met de telefooncamera te worden vastgelegd en geüpload. Een mobiele app maakt het de medewerker razend gemakkelijk. Hoogwaardige OCR-technologie voorkomt namelijk de noodzaak van handmatig data-entry.

Uitgaven controle is niet langer een omslachtig, vertragend proces van duwen en trekken, maar kan in een handomdraai worden getriggerd. Dat bevordert de handelingssnelheid op de werkvloer. En vanzelfsprekend heeft de medewerker real-time inzicht in zijn of haar bestedingsgedrag. “Oei, even oppassen de rest van deze maand”.

Je ontlast je finance-team

De business moet groeien en bloeien. En je finance-team wil daar een bijdrage aan kunnen leveren en niet langer een belemmering voor zijn. Die wens wordt nu werkelijkheid. Want door middel van workflow applicaties binnen het Payhawk-systeem, kunnen razendsnel wereldwijd geaccepteerde zakelijke betaalkaarten op verschillende niveaus worden uitgegeven. Werknemers kunnen meteen vooruit.

Niet alleen medewerkers gaan erop vooruit, ook het finance-team wordt efficiënter en effectiever met een oplossing voor uitgavenbeheer. Door gestroomlijnde integraties worden kosten automatisch toegewezen aan kostencentra. Alles staat automatisch gereed en bij afwijkende situaties die om menselijke controle vragen, wordt automatisch een signaal afgegeven.

Geen enkel ander systeem voor uitgavenbeheer kent bovendien zulke vergaande integratiemogelijkheden met ERP- en boekhoudsystemen. Gemak dient de mens.

Je houdt de controle over het uitgavenbeheer van werknemers

Het Payhawk systeem biedt geavanceerde tooling die het mogelijk maakt om door middel van optische organogrammen regie te houden over de betaalmogelijkheden van afdelingen, projectteams en individuen. Het totale uitgavenbeleid kan razendsnel gedefinieerd worden in goedkeuringsworkflows die direct operationeel zijn. Zo word je nooit verrast en keurt de eindverantwoordelijke verzoeken goed of af met slechts één druk op de knop.

Zaken als abonnementskosten worden automatisch geanalyseerd en je krijgt een signaal wanneer dit tot opvallendheden leidt en er wellicht kosten bespaard kunnen worden. Op die manier wordt het mogelijk om budgetbeheerders real-time te informeren en ze te helpen om uitgaven onder hun verantwoordelijkheid bij te sturen in relatie tot gedefinieerde budgetten (verbeterde uitgaven controle).

Uitgavenbeheer kan desnoods tot op individueel medewerkerniveau worden doorgevoerd en geanalyseerd. Niet om de vinger steeds te heffen maar om hem of haar van dienst te kunnen zijn, te kunnen adviseren en ondersteunen.

Dat noemen wij pas controle over bedrijfsuitgaven.

Conclusie

Met de slimme betaalkaartoplossingen van Payhawk voorkom je vervelende out-of-pocket kosten van werknemers, maar houd je toch 100% controle over je bedrijfsuitgaven. Je geeft er de werkvloer een krachtige tool mee in handen om de business onbelemmerd te doen groeien. En dat terwijl tegelijkertijd de heersbaarheid en analyseerbaarheid van het uitgavenbeleid aanzienlijk verbeterd worden. Nota bene bij een afname van alle administratieve rompslomp en complexiteit van procedures.

Maar over zo’n systeem zou je eigenlijk niet alleen moeten lezen. Je zou het als finance manager of CFO zelf moeten ervaren. Boek daarom nu direct een vrijblijvende demo.

Benieuwd naar hoe onze klanten de introductie van ons Payhawk-systeem ervaren hebben? En wat ze ermee bereikt hebben? Ze vertellen je er graag zelf meer over.