Vrijheid binnen een kader: betaalkaarten met slimme uitgavencontroles

Voor bedrijven die nog steeds persoonlijke kaarten of zakelijke kaarten van traditionele banken gebruiken om zakelijke uitgaven te betalen, is het onmogelijk om een realtime overzicht van de bedrijfsuitgaven te krijgen. Gebrek aan inzicht in uitgaven leidt tot ongefundeerde beslissingen, onnauwkeurige prognoses en tijdrovende maandafsluitingen. Niet ideaal, zeker niet in het huidige klimaat.

Stel je voor dat Maria, je beste verkoopster, evenementmateriaal nodig heeft op weg naar een beurs in Londen met haar team. Maria betaalt met haar persoonlijke kaart en dient aan het einde van de maand een onkostendeclaratie in. Dat betekent dat de werkelijke kosten van het evenement pas begin volgende maand bekend zullen zijn. En er is geen zicht op de winstgevendheid of het succes van het evenement. Bovendien moet het financiële team nu op Maria vertrouwen om al haar bonnetjes te verzamelen, te bewaren en op tijd in te dienen, ook al weten ze dat ze binnenkort weer op zakenreis gaat en dat dat het laatste is waar ze aan denkt.

Een oplossing voor uitgavenbeheer zoals Payhawk, compleet met zakelijke betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer, kan Maria's bedrijf geld besparen, de efficiëntie verbeteren, de uitgaven in real time zichtbaar maken en tijd besparen.

Bovendien bevat onze oplossing meerdere uitgavencontroles, zodat collega's uitgaven voor het werk kunnen doen zonder dat je de controle verliest. Van limieten op het bedrag dat kaarthouders kunnen uitgeven met hun zakelijke betaalkaart tot het blokkeren van geldopnames of bevriezen van kaarten: met onze ingebouwde uitgavencontroles houdt jouw bedrijf grip op de uitgaven. Bovendien helpen ze werknemers gedoe rondom een rommelig uitgavenbeleid of langdurig vergoedingsproces te voorkomen.

Grootschalig uitgavenbeheer moet eenvoudig zijn

Of je nu een groeiend bedrijf of een grote onderneming bent, met onze oplossing kun je alle uitgaven van je bedrijf in real time beheren en een nauwkeurig overzicht van uitgaven krijgen. Met Payhawk kunnen accountbeheerders individuele of grootschalige kaartcontroles instellen om het bedrijfsbeleid toe te passen op de kaarten en de app voor kaarthouders. Ze kunnen:

• Kaartregels instellen per kaarthouder of in bulk op basis van dagelijkse limieten, soorten uitgaven en meer. Daarnaast kunnen ze uitgaven bijhouden per werknemer, afdeling of entiteit
• Verschillende beleidsregels instellen voor verschillende personeelsleden op basis van senioriteitsniveau. De kaart van de CEO heeft bijvoorbeeld geen uitgavenlimiet, terwijl junior werknemers een lagere limiet hebben
• Verschillende beleidsregels instellen op basis van het type kaart (debet card, credit card of prepaid) om bijvoorbeeld online uitgaven of opnames bij geldautomaten te blokkeren.
• Ook kunnen ze kaarten blokkeren, bevriezen of verwijderen naar aanleiding van misbruik, fraude, diefstal of personeelsverloop

Controle op uitgaven is meer dan limieten instellen

Kaartcontroles helpen bij het verbeteren van bedrijfsprocessen, het beheersen van risico's en het verlagen van kosten.

Je financiële team kan controles instellen in het Payhawk-platform om het uitgavenbeleid van het bedrijf te weerspiegelen en naleving te bevorderen. Deze controles worden vervolgens toegepast op de kaart en app om te zorgen dat alle uitgaven worden gedaan binnen een kader van financiële regels.

Uitgavencontroles kunnen een groot verschil maken voor jouw bedrijf. Ze kunnen je helpen bij het volgende:

- Betere budgetten opstellen met aangepaste uitgavenregels

Stel individuele of algemene kaartregels in rond afzonderlijke transacties, daglimieten en soorten uitgaven om het uitgavenbeleid te implementeren en zo nodig bij te werken. Je kunt uitgavenlimieten toepassen op een enkele kaart of op meerdere kaarten tegelijk. Maak regels die voor alle kaarten gelden of maak meerdere regels voor verschillende doeleinden.

- Profiteren van risicoloze betaalkaarten zonder saldo

Laten we teruggaan naar onze fantastische verkoopster, Maria. Vanwege de aard van haar functie geeft ze de ene week veel uit en de andere week niets. Haar baas aarzelt om een doorlopend maandbudget op te stellen vanwege de wisselende uitgaven, dus stel je een alternatief voor: een kaart zonder saldo.

Het klinkt vreemd, maar sommige klanten zijn hier erg over te spreken. Bij Payhawk kunnen we je helpen met zakelijke betaalkaarten zonder saldo en het bijbehorende goedkeuringsproces voor financieringsaanvragen. Je kunt zelfs de goedkeuringsworkflows automatiseren, zodat aanvragen onder een bepaald bedrag automatisch worden goedgekeurd. Er wordt pas een menselijke beoordelaar bijgeroepen als het bedrag boven een bepaalde limiet komt.

- Controle over terugkerende betalingen

Met onze abonnementen optie kun je afschriften analyseren om dubbele afschrijvingen, verborgen kosten en andere terugkerende betalingen op te sporen.

- Instellen van kaartlimieten

Stel limieten in voor individuele, team- of bedrijfskaarten. Ontvang een melding wanneer het saldo laag is.

Regel eenvoudig hoeveel kaarthouders kunnen uitgeven. Je kunt bijvoorbeeld het salesteam beperken tot 2000 euro per dag en stagiairs tot 500 euro per dag. Je kunt ook dagelijkse uitgavenlimieten en limieten per transactietype instellen.

Meer controle en governance over bedrijfsuitgaven

Zakelijke betaalkaarten met ingebouwde uitgavencontroles zijn een geweldige manier om te zorgen dat werknemers het geld van het bedrijf op de juiste manier besteden. Door meer controle over uitgaven te krijgen, weet je altijd precies waar je geld naartoe gaat. Dit overzicht maakt het voor bedrijven gemakkelijk om:

• Limieten te stellen aan het bedrag dat met elke kaart kan worden uitgegeven, wat helpt om te hoge uitgaven of budgetoverschrijdingen te voorkomen. Aanpasbare dagvergoedingen en de TravelPerk-integratie zorgen voor nog meer controle.
• Toegang te krijgen tot realtime transactiegegevens om op elk moment de uitgaven te bekijken en te zien hoeveel er nog op de rekening staat voor deze maand. Door transacties en financiële informatie in real time te volgen, besparen gebruikers tijd doordat handmatige afstemmingsprocessen wegvallen. Het in Londen gevestigde kunstproductiebedrijf MDM Props vertelt hoe frustrerend het was om bedrijfskaarten van traditionele banken te gebruiken. "Bij onze vorige creditcardleverancier moesten we tot het einde van de maand wachten om de limiet aan te kunnen passen. Dat betekent dat als iemand zijn geld binnen twee weken had uitgegeven en meer nodig had, hij nog twee weken moest wachten. Niet erg flexibel!"
• Op elk gewenst moment rapporten te genereren om een totaaloverzicht van alle transactieactiviteiten van alle kaarten binnen één oplossing te krijgen. Dit overzicht maakt het gemakkelijker dan ooit om de uitgaven in de gaten te houden en te zorgen dat het bedrijfsbeleid wordt nageleefd.

Deze en andere functies dragen bij aan een betere kostenbeheersing en meer transparantie rondom uitgaven binnen de organisatie.

Uitgavencontroles: een praktische manier om zakelijke betaalkaarten en credit cards te gebruiken

Zakelijke betaalkaarten zijn een van de meest effectieve instrumenten in de gereedschapskit van een bedrijf. Ze bieden flexibiliteit, gemak en controle over uitgaven. Hoe je de zakelijke betaalkaarten zo optimaal mogelijk gebruikt? Door tools en beleidsregels in te zetten die passen bij jouw bedrijf.

Klaar om risico's rondom bedrijfsuitgaven te elimineren met uitgavencontroles? Boek vandaag nog een demo.