27. Feb. 2023
4 min read

Intelligente Budgets dank Firmenkarten mit Ausgabenkontrollen

Ausgabenkontrolle und effektives Spesenmanagement im Unternehmen - ein Bild zeigt, wie ein Mitarbeiter beides mit einer Payhawk Visa-Karte erreicht
Zusammenfassung

Intelligente Firmenkarten sind eine verblüffend einfache Methode, um Unternehmensausgaben zu verwalten. Warum zögern also viele Unternehmen, sie einzusetzen? In vielen Fällen lautet der Grund, es sei zu riskant, den Mitarbeitenden Unternehmensgelder zur Verfügung zu stellen; es könne zu übermäßigen Ausgaben und sogar Betrug kommen. Aber was, wenn Unternehmen Firmenkarten ausstellen und gleichzeitig die Kontrolle behalten könnten?

Inhaltsverzeichnis

    Unternehmen, die für ihre geschäftlichen Ausgaben immer noch persönliche Karten oder Firmenkarten herkömmlicher Banken verwenden, haben keinen Echtzeit-Überblick darüber, wie viel ihr Unternehmen wofür ausgibt. Und dieser Mangel an Ausgabentransparenz führt zu Entscheidungen ohne zuverlässige Informationen, ungenauen Prognosen und einem langwierigen Monatsabschluss. Besonders angesichts der aktuellen Lage ist das keine Ideallösung.

    Nehmen wir zum Beispiel Maria. Sie ist Ihre beste Mitarbeiterin im Verkauf und ist gerade unterwegs, denn sie benötigt Werbemittel für eine Veranstaltung in London, wo ihr Team eine Ausstellung hat. Maria bezahlt mit ihrer persönlichen Karte und reicht ihre Spesen am Monatsende ein. Bis zum Beginn des Folgemonats weiß das Unternehmen nicht, wie viel die Veranstaltung wirklich gekostet hat – vom ROI oder Erfolg der Veranstaltung ganz zu schweigen. Außerdem muss sich ihr Finanzteam darauf verlassen, dass Maria alle ihre Rechnungen aufbewahrt und rechtzeitig einreicht, obwohl sie wahrscheinlich wieder unterwegs und mit anderen Dingen beschäftigt ist.

    Mit einer Lösung zur Ausgabenverwaltung wie Payhawk, zu der sowohl Firmenkarten als auch eine Software für die Ausgabenverwaltung zählen, kann das Unternehmen von Maria Geld und Zeit sparen, die Effizienz steigern, sowie von Echtzeit-Ausgabentransparenz profitieren.

    Darüber hinaus schließt unsere Lösung eine Reihe von Ausgabenkontrollen ein, mit denen Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, Unternehmensausgaben zu tätigen, ohne die Kontrolle zu verlieren. Unsere integrierten Ausgabenkontrollen reichen von Ausgabenlimits für Karteninhaber auf ihren Firmendebit- oder -kreditkarten bis hin zur Sperrung von Abhebungen am Geldautomaten oder dem Einfrieren der Karte. Diese Kontrollen sorgen dafür, dass das Unternehmen seine Ausgaben fest im Griff hat. Außerdem müssen sich die Mitarbeitenden nicht mehr mit veralteten Ausgabenrichtlinien oder langwierigen Erstattungsprozessen auseinandersetzen.

    Erhalten sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben

    Ausgabenkontrollen in großem Umfang verwalten geht auch einfacher

    Sowohl wachsende Unternehmen als auch Großkonzerne profitieren mit unserer Lösung davon, die gesamten Ausgaben ihres Unternehmens in Echtzeit zu verwalten und ihre Ausgaben zuverlässig zu überblicken. Mit Payhawk können Ihre Kontoadministratoren im Finanzteam Kartenkontrollen individuell oder in großem Umfang einrichten, um die Unternehmensrichtlinien auf die Karten und die Karteninhaber-App zu übertragen. Sie können:

    • Kartenregeln für einzelne Karteninhaber oder in großem Umfang zu Tageslimits, Ausgabenarten und mehr einrichten. Außerdem lassen sich Ausgaben nach Mitarbeiter, Abteilung oder Geschäftseinheit nachverfolgen.
    • Unterschiedliche Richtlinien je nach dem Dienstalter der Mitarbeitenden einrichten. Die Karte des CEO hat beispielsweise kein Ausgabenlimit, während Nachwuchskräfte ein niedriges Limit haben.
    • Bei Betrug, Diebstahl oder je nach Personalfluktuation Karten sperren, einfrieren oder löschen.

    Ausgabenkontrolle ist mehr als nur Ausgabenlimits setzen

    Sinnvolle Kartenkontrollen können Ihnen dabei helfen, Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, Risiken zu umgehen und Kosten zu senken.

    Ihr Finanzteam kann in der Payhawk-Plattform sofort Kontrollen einrichten, die den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens entsprechen. Diese Kontrollen gelten dann auch für die Karte und die App, sodass alle getätigten Ausgaben mit dem Finanzrahmen des Unternehmens konform sind.

    Ausgabenkontrollen können in Ihrem Unternehmen viel bewirken. Sehen Sie sich die folgenden Vorteile an:

    Mit benutzerdefinierten Ausgaberegeln zu besseren Budgets

    Legen Sie Kartenregeln für einzelne Transaktionen, Tageslimits und Ausgabenarten fest und aktualisieren Sie diese einzeln oder in großem Umfang, um Ihre Ausgabenrichtlinien in die Praxis umzusetzen und bei Bedarf zu aktualisieren. Ausgabenlimits können auf individuelle Karten oder mehrere Karten gleichzeitig angewendet werden. Es ist außerdem möglich, pauschale Regeln für alle Karten oder zweckbezogene Regeln zu erstellen.

    Risikofreie Kreditkarten mit Nullsaldo nutzen

    Kommen wir noch einmal auf Maria zurück, Ihre beste Mitarbeiterin im Verkauf. In ihrem Job muss sie in manchen Wochen große Ausgaben tätigen, in anderen Wochen gibt sie hingegen nichts aus. Da ihr Chef wegen der sporadischen Ausgaben kein monatliches Budget einrichten möchte, schlagen Sie eine Alternative vor: eine Karte mit Nullsaldo.

    Das mag abwegig klingen, aber für manche Kunden ist das genau der richtige Ansatz. Wir bei Payhawk unterstützen Sie dabei, Firmenkarten mit Nullsaldo auszustellen und den dazugehörigen Genehmigungsprozess für Mittelanfragen einzurichten. Der Genehmigungsworkflow lässt sich sogar automatisieren, sodass Anfragen unter einer bestimmten Betragsobergrenze sofort genehmigt werden und nur höhere Beträge manuell geprüft werden müssen.

    Regelmäßige Zahlungen kontrolliert verwalten

    Mit unserer Abonnementfunktion können Sie Ihre aktuellen Kreditkartenauszüge analysieren und doppelte Abbuchungen, versteckte Gebühren und andere regelmäßige Zahlungen identifizieren und bei Bedarf prüfen oder eliminieren.

    Ausgabenlimits für Karten einrichten

    Legen Sie für Einzelpersonen, Teams oder unternehmensweit Ausgabenlimits für Karten fest. Richten Sie eine Warnmeldung ein, damit Sie bei niedrigem Guthaben informiert werden.

    Legen Sie fest, wie viel die Karteninhaber ausgeben dürfen. Sie könnten zum Beispiel bestimmen, dass Ihr VP Sales-Team pro Tag 2000 € ausgeben kann, Ihre Praktikanten jedoch nur 500 €. Möglich sind außerdem tägliche Ausgabelimits und Beschränkungen für bestimmte Transaktionsarten.

    Verbesserte ausgabenbezogene Kontrolle und Governance für Ihr Unternehmen

    Firmenkarten mit integrierten Ausgabenkontrollen führen bei Ihrer Belegschaft zu einem regelkonformen Umgang mit Unternehmensgeldern. Ein verbesserter Einblick in Ihre Ausgaben nimmt Ihnen viele Sorgen, da Sie genau wissen, wofür Ihre Unternehmensgelder ausgegeben werden. Dank diesem Überblick gelingen die folgenden Unternehmensaufgaben einfacher:

    • Tägliche Ausgabenlimits pro Karte einrichten, sodass unnötige Ausgaben und Überschreitungen des Kostenplans vermieden werden. Dazu gibt es ausgeklügelte Funktionen wie anpassbare Tagespauschalen und eine TravelPerk-Integration.
    • Jederzeit Zugriff auf Echtzeit-Transaktionsdaten, um Ausgaben und den Kontostand im Laufe des Monats zu überprüfen. Wenn Benutzer Transaktionen im Auge behalten und Finanzdaten in Echtzeit einsehen können, wird Zeit gespart, da der manuelle Aufwand für die Abstimmung wegfällt. Das Londoner Kunstfertigungsunternehmen MDM Props erzählt von den Problemen, die mit der Verwendung von Firmenkarten herkömmlicher Banken einhergingen. „Bei unserem letzten Kreditkartenanbieter mussten wir bis zum Monatsende warten, bis das Ausgabenlimit aktualisiert wurde. Wenn jemand also nach zwei Wochen all sein Geld ausgegeben hatte und mehr brauchte, musste er eben zwei weitere Wochen warten. Besonders agil ist das nicht!“
    • Jederzeit Berichte generieren, die in einer einzigen Lösung alle Transaktionsvorgänge auf allen Karten übersichtlich zusammenfassen. Eine solche transparente Darstellung erleichtert es Ihnen, die Ausgaben im Griff zu halten und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -vorgängen zu überwachen.

    Diese und weitere Funktionen ermöglichen eine bessere Ausgabenkontrolle und erhöhen gleichzeitig die Ausgabentransparenz innerhalb des Unternehmens.

    Ausgabenkontrollen: Der vernünftige Umgang mit Firmenkarten

    Firmenkarten sind eines der effektivsten Werkzeuge eines Unternehmens. Sie bieten Flexibilität, sind praktisch und ermöglichen die kontrollierte Verwaltung von Ausgaben. Wie nutzt man sie möglichst effektiv? Setzen Sie jene Tools und Richtlinien ein, die zu Ihrem Unternehmen passen.

    Möchten Sie das Risiko bei Unternehmensausgaben senken und Ausgabenkontrollen einführen? Jetzt Demo buchen.

    Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgen
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
    LinkedIn

    Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.

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