8 mar 2023
4 min read

Tarjetas de empresa con control inteligente de gastos

control y gestión del gasto empresarial
Resumen

Las tarjetas corporativas inteligentes proporcionan una forma muy sencilla de gestionar sus gastos. Entonces, ¿por qué muchas siguen dudando en utilizarlas? Habitualmente les preocupa que, poner el dinero de la empresa en manos de los empleados, sea demasiado arriesgado. Pero, ¿y si las empresas pudieran seguir teniendo el control absoluto?

Índice

    Para las empresas que siguen utilizando tarjetas personales para gastos de empresa o tarjetas corporativas de bancos tradicionales, es imposible tener una visión en tiempo real de los gastos de esta. Y la falta de visibilidad de los gastos conlleva una toma de decisiones desinformada, previsiones imprecisas y un cierre de mes muy largo. Una situación nada recomendable, especialmente en el panorama actual.

    Imaginemos que tu vendedora número uno, María, está de viaje y necesita hacer un gasto en material de eventos para que tu equipo exponga en Londres. María paga con su tarjeta personal y presenta sus gastos a final de mes. Esto significa que no tendrá visibilidad sobre el coste real del evento hasta, al menos, principios del mes siguiente. Y sin conocer el ROI o el éxito del evento. Además, tu equipo financiero depende ahora de que María recoja y guarde todos sus recibos y los envíe a tiempo, aún sabiendo que, con la organización del viaje y las visitas de ventas, esto será en lo último que piense.

    Una solución de gestión de gastos completa como Payhawk, con tarjetas corporativas y software de gestión de gastos, puede ahorrar dinero a la empresa de María, mejorar la eficiencia, proporcionar visibilidad de los gastos en tiempo real y ahorrar tiempo.

    Además, nuestra solución incluye múltiples controles de gastos que te permiten autorizar a tus empleados y compañeros a hacer gastos por trabajo sin perder ningún control. Desde límites sobre cuánto pueden gastar los titulares en sus tarjetas de débito o crédito corporativas hasta bloqueos de cajeros automáticos o congelación de tarjetas, nuestros controles de gastos integrados garantizan que la empresa pueda mantener un control total sobre estos. Y también ayudan a los empleados a evitar la molestia de surfear y zambullirse en viajas políticas de gastos o largos procesos de reembolso.

    Toma el control del gasto empresarial

    Gestionar los controles de gastos a escala debería ser fácil

    Ya tengas una empresa consolidada o una en expansión, con nuestra solución puedes gestionar todos los gastos de esta en tiempo real y obtener una imagen precisa de los desembolsos. Con Payhawk, tus administradores de cuentas en el equipo financiero pueden establecer controles de tarjetas individuales o masivos para desplegar la política de la empresa a través de las tarjetas y la aplicación del titular de la tarjeta; pueden:

    • Establecer reglas de tarjeta por titular o en bloque en torno a límites diarios, tipos de gastos y mucho más. Además, podrán realizar un seguimiento de los gastos por empleado, departamento o entidad.
    • Establecer políticas diferentes para los distintos miembros del personal en función de su nivel de antigüedad. Por ejemplo, la tarjeta del director general puede no tener límite de gasto, mientras que los empleados junior pueden tener un límite inferior.
    • Establecer políticas diferentes en función del tipo de tarjeta y hacer cosas como bloquear los gastos en línea o las retiradas en cajeros automáticos.
    • Bloquear, congelar o eliminar tarjetas en caso de uso indebido, fraude, robo o rotación de personal.

    El control de gastos es más que establecer límites

    La forma en que configures los controles de tus tarjetas puede ayudarte a mejorar los procesos empresariales, gestionar los riesgos y reducir los costes.

    Tu equipo financiero puede establecer controles al instante en la plataforma Payhawk para reflejar las políticas de gasto de la empresa y fomentar el cumplimiento. Estos controles se reflejan después en la tarjeta y en la aplicación para garantizar que quien gasta lo hace dentro de un marco dirigido por el departamento de finanzas.

    El control de gastos pueden suponer una gran diferencia para tu empresa y ayudarte a hacer lo siguiente.

    Crear mejores presupuestos personalizando las reglas de gasto

    Establece y actualiza las normas de las tarjetas individualmente o en bloque en torno a transacciones individuales, límites diarios y tipos de gastos para implantar tu política de gastos y actualizarla según sea necesario. Puedes aplicar límites de gastos a tarjetas individuales o a varias tarjetas simultáneamente. Y crear reglas que se apliquen a todas las tarjetas o crear múltiples reglas para diferentes propósitos.

    Aprovecha las ventajas de las tarjetas de crédito sin riesgo y con saldo cero

    Volvamos a nuestra vendedora número uno, María. La naturaleza de su función hace que algunas semanas tenga que gastar mucho y otras cero. Su jefe es reacio a establecer un presupuesto mensual fijo debido al gasto esporádico, así que le sugieren una alternativa: una tarjeta de saldo cero.

    Suena raro, pero a algunos clientes les gusta mucho este enfoque. Con Payhawk, podemos ayudarte a emitir tarjetas de empresa con saldo cero y un proceso de aprobación de solicitud de fondos adjunto. Incluso puedes automatizar los flujos de trabajo de aprobación para que se apruebe automáticamente cualquier solicitud por debajo de una cantidad determinada y sólo se avise a un supervisor si supera un límite concreto pre-establecido.

    Controla los pagos periódicos

    Nuestra función de suscripción analiza los extractos actuales de las tarjeta de crédito y encuentra cargos duplicados, comisiones ocultas y otros pagos recurrentes que puedes investigar o eliminar.

    Establece límites para las tarjetas

    Establece límites de tarjetas individuales, de equipo o de empresa. Y recibe alertas para cuando los saldos de estas sean bajos.

    Define fácilmente normas sobre cuánto pueden gastar los titulares de las tarjetas. Por ejemplo, puedes establecer el límite al equipo de ventas en 2.000 euros al día y a tus becarios en 500 euros al día. También puedes establecer límites de gasto diario y límites por tipo de transacción.

    Mayor control y gestión de los gastos de la empresa

    Las tarjetas corporativas con controles de gasto incorporados son una excelente forma de garantizar que tus empleados gastan los fondos de la empresa de forma adecuada. Con un mayor control, tendrás la tranquilidad de saber exactamente a dónde van a parar tus fondos. Este tipo de supervisión facilita a las empresas:

    1. Establecer límites sobre la cantidad que se puede gastar en cada tarjeta, lo que ayuda a evitar gastos excesivos o que superen el presupuesto. Las dietas personalizables y la integración con TravelPerk contribuyen a que estos límites sean aún más sofisticados].

    2. Acceso a los datos de las transacciones en tiempo real para revisar el gasto en cualquier momento y ver cuánto queda en la cuenta para el mes. La supervisión de las transacciones y la visualización de la información financiera en tiempo real ayudan a los usuarios a ahorrar tiempo al eliminar los procesos de conciliación manual. La empresa londinense de fabricación de artículos artísticos MDM Props nos contó lo frustrante que les resultaba utilizar tarjetas corporativas de bancos tradicionales. "Cuando trabajábamos con nuestro anterior proveedor de tarjetas de crédito, teníamos que esperar hasta final de mes para que se actualizara el límite. Esto significaba que si alguien gastaba su dinero en dos semanas y necesitaba más, había que esperar dos semanas. No era muy útil".

    3. Genera informes en cualquier momento, lo que te da acceso a una vista general de toda la actividad de transacciones en todas las tarjetas dentro de una misma plataforma. Esta visión hace que sea más fácil que nunca controlar los gastos y supervisar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la empresa.

    Estas y otras funcionalidades ayudan a controlar mejor los gastos y a aumentar la transparencia de estos dentro de la organización.

    Control de gastos: El sentido común apunta a las tarjetas corporativas

    Las tarjetas corporativas son una de las herramientas más eficaces del arsenal de una empresa. Ofrecen flexibilidad, comodidad y control de los gastos. ¿La clave para maximizar su uso? Aprovecha las herramientas y políticas que tengan sentido para tu empresa.

    ¿Estás preparado para eliminar el riesgo de los gastos empresariales con un control mayor y más exhaustivo? Solicita una demostración hoy mismo.

    Trish Toovey - Directora de Contenidos de Payhawk - El sistema financiero del mañana
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
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    Trish Toovey trabaja en los mercados del Reino Unido y Estados Unidos creando contenido para Payhawk. Cubriendo desde anuncios hasta guiones de vídeo, Trish se apoya en una amplia experiencia en creación de textos persuasivos para las industrias financieras, de moda y viajes.

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