Une liberté encadrée grâce à des cartes aux dépenses contrôlées

Les entreprises qui utilisent des cartes personnelles de débit ou de crédit ne peuvent pas bénéficier d’un suivi en temps réel de ces dépenses. Ce manque de visibilité se traduit souvent par un manque d’informations lors de la prise de décisions, des prévisions inexactes et un processus de clôture mensuelle ralenti. Il ne s’agit pas du scénario idéal pour ainsi dire, surtout dans le contexte actuel.

Imaginons que Maria, votre responsable commerciale, se trouve en déplacement. Elle a besoin d’imprimer de la documentation que son équipe pourra distribuer lors d’un événement à Londres. Maria règle avec sa carte bancaire personnelle, puis soumettra ses dépenses à la fin du mois. Cela signifie que vous découvrirez le coût réel de l’événement au début du mois suivant, au plus tôt. De même, vous ne pouvez pas en évaluer le ROI ou les performances. Votre équipe financière compte sur Maria pour conserver et soumettre ses reçus en temps et en heure, même si elle a bien conscience que cette dernière a sûrement d’autres déplacements prévus et qu’elle risque de ne pas y penser.

Une solution de gestion des dépenses telle que Payhawk, à laquelle s’ajoutent des cartes d’entreprise de débit ou de crédit et un logiciel de gestion des dépenses, permet à l’entreprise de Maria d’économiser de l’argent, d’améliorer son efficacité, de bénéficier d’un suivi en temps réel des dépenses et de gagner du temps.

Notre solution intègre de nombreux contrôles qui vous permettent de rester aux commandes des dépenses effectuées par vos collègues. Grâce à des fonctionnalités telles que les plafonds de dépenses pour les cartes d’entreprise, la désactivation des retraits aux distributeurs (DAB) et le gel des cartes, les entreprises disposent des contrôles nécessaires pour maîtriser leurs coûts. De leur côté, les employés peuvent facilement réaliser leurs dépenses professionnelles et soumettre leurs notes de frais en quelques clics.

Pour une gestion simple des règles à grande échelle

Qu’importe la taille de votre entreprise, notre solution vous permet de suivre et de gérer l’ensemble de vos dépenses en temps réel. Grâce à Payhawk, les administrateurs de compte au sein de votre équipe financière peuvent définir des règles individuelles ou groupées afin de déployer la politique de l’entreprise aux cartes et à l’application pour les employés. Ainsi, ils peuvent :

• Définir des règles par titulaire de carte ou par groupe en ce qui concerne les plafonds journaliers, types de dépenses, etc., en plus de suivre les dépenses par employé, service ou entité ;
• Définir des politiques personnalisées pour chaque membre du personnel en fonction de son ancienneté. Par exemple, la carte du ou de la PDG n’aura pas de plafond de dépenses, tandis que d’autres employés seront soumis à un plafond plus bas ;
• Définir des politiques en fonction du type de carte (débit, crédit ou prépayée), bloquer les dépenses en ligne ou les retraits aux distributeurs ;
• Bloquer, geler ou supprimer des cartes en cas d’utilisation abusive, de fraude, de vol ou de rotation du personnel.

Contrôle des coûts : bien plus qu’une histoire de limites

Les contrôles que vous mettez en place pour les cartes de débit et de crédit vous aideront à améliorer vos processus métier, gérer les risques et réduire les coûts.

Sur la plateforme Payhawk, votre équipe financière peut définir des contrôles de manière instantanée afin de rendre compte des politiques de dépenses de l’entreprise et favoriser leur respect. Ces contrôles sont intégrés aux cartes et à l’application pour garantir que toute dépense est réalisée dans un cadre financier.

Ils peuvent faire toute la différence pour votre entreprise grâce aux avantages suivants.

Budgets améliorés avec règles de dépenses personnalisées

De manière individuelle ou groupée, configurez et mettez à jour les règles de vos cartes, qu’elles concernent les transactions, les plafonds journaliers ou les types de dépense. Vous pourrez ainsi déployer votre politique de dépenses sans accroc et la mettre à jour au besoin. Appliquez des limites de dépenses à une ou plusieurs cartes en même temps. Créez des règles qui concernent toutes les cartes ou définissez différentes règles pour des finalités précises.

Cartes de crédit à solde nul et sans risque

Revenons à Maria, notre responsable commerciale. Ses dépenses varient grandement en raison de la nature de sa fonction : certaines semaines, elles sont élevées, tandis que d’autres semaines elles sont inexistantes. Pour cette raison, son supérieur n’est pas disposé à lui attribuer un budget mensuel glissant. Vous lui conseillez donc une alternative : une carte à solde nul.

Cette approche peut sembler étonnante, mais nos clients l’apprécient. Grâce à Payhawk, émettez des cartes d’entreprise à solde nul qui s’accompagnent d’un processus d’approbation des demandes de fonds. Vous avez même la possibilité d’automatiser les workflows d’approbation afin d’approuver instantanément les demandes inférieures à un certain montant et soumettre celles plus importantes à l’approbation d’un employé.

Contrôle des paiements récurrents

Notre fonctionnalité d’abonnement analyse vos relevés de cartes de crédit actuels à la recherche de dépenses en double, de frais cachés et d’autres paiements récurrents à étudier ou supprimer.

Cartes avec plafonds

Définissez des plafonds par individu, équipe ou entreprise, et recevez des alertes lorsque le solde des cartes est faible.

Instaurez facilement des règles pour encadrer les dépenses des titulaires de cartes de débit et de crédit. Vous pouvez par exemple limiter les dépenses à 2 000 € par jour pour votre responsable commercial et à 500 € par jour pour vos stagiaires. Vous pouvez définir des limites et des plafonds de dépenses journaliers en fonction des types de transaction.

Un meilleur contrôle des dépenses d’entreprise

Les cartes d’entreprise avec limites de dépenses intégrées sont un bon moyen de veiller à ce que vos employés utilisent correctement les fonds de votre entreprise. Grâce au contrôle avancé des dépenses, gardez l’esprit tranquille en sachant exactement à quoi servent vos ressources financières. Cette visibilité permet aux entreprises :

• De définir un montant limite de dépenses pour chaque carte afin d’éviter les dépassements de budget. Profitez d’une expérience encore plus poussée grâce aux indemnités journalières personnalisables et à l’intégration avec TravelPerk;
• D’accéder à des données de transaction en temps réel pour vérifier les dépenses quand elles le souhaitent et consulter les fonds disponibles pour le reste du mois. En suivant les transactions et en consultant les informations financières en temps réel, les utilisateurs n’ont plus à effectuer de rapprochements manuels, ce qui se traduit par un réel gain de temps. L’entreprise londonienne de fabrication d’œuvres d’art, MDM Props, raconte les limites auxquelles elle s’est heurtée lorsqu’elle utilisait des cartes d’entreprise émises par des banques traditionnelles :

« Avec notre fournisseur de cartes de crédit précédent, nous devions attendre la fin du mois pour que la limite soit mise à jour. Ainsi, si quelqu’un dépensait tout son argent en l’espace de deux semaines et avait besoin de fonds supplémentaires, il n’avait d’autre choix que de patienter deux autres semaines. Ça n’est pas la flexibilité dont on rêve ! »

• De générer des rapports à tout moment afin d’accéder à une vue agrégée de toutes les transactions pour l’ensemble des cartes, et ce au sein d’une plateforme unique. Grâce à cette vue, il n’a jamais été aussi simple de contrôler ses dépenses et de vérifier que les politiques et procédures de l’entreprise sont bien respectées.

Ces fonctionnalités, comme d’autres encore, permettent de mieux contrôler les coûts, tout en renforçant la transparence autour des dépenses au sein de l’entreprise.

Contrôle des coûts : une utilisation des cartes d’entreprise pleine de bon sens

Les cartes de paiement d’entreprise font partie des outils indispensables à toute entreprise. Elles se distinguent par leur caractère flexible et pratique, en plus de permettre le contrôle des dépenses. Alors, comment en profiter au mieux ? Bénéficiez d’outils et de politiques qui conviennent à votre entreprise.

Vous aimeriez éliminer les risques liés à vos dépenses grâce aux fonctionnalités de contrôle que nous offrons ? Programmez une démo sans plus attendre.