Les cartes bancaires intelligentes permettent aux entreprises de gérer facilement leurs dépenses. Pourquoi certaines entreprises sont-elles toujours réticentes à les adopter ? Bien souvent, elles ont peur qu’en mettant leur argent entre les mains de leurs employés, elles s’exposent à des risques tels que des dépassements de budget ou des fraudes. Seraient-elles prêtes à changer d’avis si les cartes de paiement d’entreprise leur permettaient de garder le contrôle ?
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Les entreprises qui utilisent des cartes personnelles ou des cartes de paiement d’entreprise ne peuvent pas bénéficier d’un suivi en temps réel de ces dépenses. Ce manque de visibilité se traduit souvent par un manque d’informations lors de la prise de décisions, des prévisions inexactes et un processus de clôture de fin de mois ralenti. Il ne s’agit pas du scénario idéal pour ainsi dire, surtout dans le contexte actuel.
Imaginons que Maria, votre responsable commerciale, se trouve en déplacement. Elle a besoin d’imprimer de la documentation que son équipe pourra distribuer lors d’un événement à Londres. Maria règle avec sa carte bancaire personnelle, puis soumettra ses dépenses à la fin du mois. Cela signifie que vous découvrirez le coût réel de l’événement au début du mois suivant, au plus tôt. De même, vous ne pouvez pas en évaluer le ROI ou les performances. Votre équipe financière compte sur Maria pour conserver et soumettre ses reçus en temps et en heure, même si elle a bien conscience que cette dernière a sûrement d’autres déplacements prévus et qu’elle risque de ne pas y penser.
Une solution de gestion des coûts telle que Payhawk, à laquelle s’ajoutent des cartes d’entreprise et un logiciel de gestion des dépenses, permet à l’entreprise de Maria d’économiser de l’argent, d’améliorer son efficacité, de bénéficier d’un suivi en temps réel des dépenses et de gagner du temps.
Notre solution intègre de nombreux contrôles qui vous permettent de rester aux commandes des dépenses effectuées par vos collègues. Grâce à des fonctionnalités telles que les plafonds de dépenses pour les cartes d’entreprise, la désactivation des retraits aux distributeurs et le gel des cartes, les entreprises disposent des contrôles nécessaires pour maîtriser leurs coûts. De leur côté, les employés n’ont plus à consulter des politiques de dépenses à rallonge ou à effectuer des demandes de remboursement laborieuses.
Qu’importe la taille de votre entreprise, notre solution vous permet de suivre et de gérer l’ensemble de vos dépenses en temps réel. Grâce à Payhawk, les administrateurs de compte au sein de votre équipe financière peuvent définir des règles individuelles ou groupées afin de déployer la politique de l’entreprise aux cartes et à l’application pour les employés. Ainsi, ils peuvent :
Les contrôles que vous mettez en place pour les cartes vous aideront à améliorer vos processus métier, gérer les risques et réduire les coûts.
Sur la plateforme Payhawk, votre équipe financière peut définir des contrôles de manière instantanée afin de rendre compte des politiques de dépenses de l’entreprise et favoriser leur respect. Ces contrôles sont intégrés aux cartes et à l’application pour garantir que toute dépense est réalisée dans un cadre financier.
Ils peuvent faire toute la différence pour votre entreprise grâce aux avantages suivants.
De manière individuelle ou groupée, configurez et mettez à jour les règles de vos cartes, qu’elles concernent les transactions, les plafonds journaliers ou les types de dépense. Vous pourrez ainsi déployer votre politique de dépenses sans accroc et la mettre à jour au besoin. Appliquez des limites de dépenses à une ou plusieurs cartes en même temps. Créez des règles qui concernent toutes les cartes ou définissez différentes règles pour des finalités précises.
Revenons à Maria, notre responsable commerciale. Ses dépenses varient grandement en raison de la nature de sa fonction : certaines semaines, elles sont élevées, tandis que d’autres semaines elles sont inexistantes. Pour cette raison, son supérieur n’est pas disposé à lui attribuer un budget mensuel glissant. Vous lui conseillez donc une alternative : une carte à solde nul.
Cette approche peut sembler étonnante, mais nos clients l’apprécient. Grâce à Payhawk, émettez des cartes d’entreprise à solde nul qui s’accompagnent d’un processus d’approbation des demandes de fonds. Vous avez même la possibilité d’automatiser les workflows d’approbation afin d’approuver instantanément les demandes inférieures à un certain montant et soumettre celles plus importantes à l’approbation d’un employé.
Notre fonctionnalité d’abonnement analyse vos relevés de cartes de crédit actuels à la recherche de dépenses en double, de frais cachés et d’autres paiements récurrents à étudier ou supprimer.
Définissez des plafonds par individu, équipe ou entreprise, et recevez des alertes lorsque le solde des cartes est faible.
Instaurez facilement des règles pour encadrer les dépenses des titulaires de cartes. Vous pouvez par exemple limiter les dépenses à 2 000 € par jour pour votre responsable commercial et à 500 € par jour pour vos stagiaires. Vous pouvez définir des limites et des plafonds de dépenses journaliers en fonction des types de transaction.
Les cartes d’entreprise avec limites de dépenses intégrées sont un bon moyen de veiller à ce que vos employés utilisent correctement les fonds de votre entreprise. Grâce au contrôle avancé des dépenses, gardez l’esprit tranquille en sachant exactement à quoi servent vos ressources financières. Cette visibilité permet aux entreprises :
« Avec notre fournisseur de cartes de crédit précédent, nous devions attendre la fin du mois pour que la limite soit mise à jour. Ainsi, si quelqu’un dépensait tout son argent en l’espace de deux semaines et avait besoin de fonds supplémentaires, il n’avait d’autre choix que de patienter deux autres semaines. Ça n’est pas la flexibilité dont on rêve ! »
Ces fonctionnalités, comme d’autres encore, permettent de mieux contrôler les coûts, tout en renforçant la transparence autour des dépenses au sein de l’entreprise.
Les cartes de paiement d’entreprise font partie des outils indispensables à toute entreprise. Elles se distinguent par leur caractère flexible et pratique, en plus de permettre le contrôle des dépenses. Alors, comment en profiter au mieux ? Bénéficiez d’outils et de politiques qui conviennent à votre entreprise.
Vous aimeriez éliminer les risques liés à vos dépenses grâce aux fonctionnalités de contrôle que nous offrons ? Programmez une démo sans plus attendre.
Que votre entreprise compte des dizaines, des centaines ou des milliers d’employés, en France ou à l’étranger, nous facilitons la gestion de vos dépenses en vous permettant de les contrôler à grande échelle à l’aide d’une solution unique. Programmez une démo dès aujourd’hui et adieu aux tâches financières fastidieuses grâce à notre logiciel de gestion tout-en-un!
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