Wanneer een zakelijke uitgave geen zakelijke uitgave is

Waarom controleren we bedrijfsuitgaven?

Het is van essentieel belang om de bedrijfsuitgaven te controleren en ervoor te zorgen dat alle gedeclareerde uitgaven binnen het kader van het vastgestelde beleid vallen en waarde opleveren voor het bedrijf.

Als new business-teams het hele land doorreizen maar een laag conversiepercentage hebben, kan het zinvoller zijn om de inspanningen te concentreren op accounts dichter bij het kantoor.

Als de winstmarges zijn gedaald als gevolg van externe druk op het bedrijf, is het misschien tijd om dat royale budget voor personeelsuitjes onder de loep te nemen. Hier zijn zichtbaarheid van kosten en uitgaven essentieel. Met bedrijfskaarten en de bijbehorende onkosten management software van Payhawk, kan het financiële team de bedrijfsuitgaven in real-time zien en manieren vinden om de controles over de uitgaven, budgetten en het beleid te optimaliseren.

Hier is een lijst van de meest voorkomende redenen waarom bedrijven uitgaven monitoren (of zouden moeten monitoren):

- Beheer de kosten

Hoewel uitgaven nodig zijn om een bedrijf te runnen, kunnen ze ook uit de hand lopen.

Als een nieuw bedrijfsteam onkosten declareert om klanten te vermaken, is het belangrijk om de uitgaven in de gaten te houden om verrassingen te voorkomen. Het is ook belangrijk om stil te staan bij hoe deze uitgaven daadwerkelijk inkomsten terugbrengen in het bedrijf. Is de rekening van een restaurant van €900 die nodig is om een deal te sluiten, €2000 waard voor het bedrijf?

In wezen gaat het er niet zozeer om de uitgaven laag te houden, maar veeleer om ervoor te zorgen dat de uitgaven zich in winst vertalen (of het nu gaat om het genereren van nieuwe inkomstenstromen of het beschermen van bestaande inkomsten).

- Fraude met onkosten voorkomen

Het is een ongemakkelijke waarheid dat sommige werknemers misbruik maken van hun onkostenbeleid om onkosten te declareren voor persoonlijk gewin in plaats van voor het bedrijf.

Onderzoek van de Global Payroll Association schat de kosten van onkostenfraude op meer dan 2 miljard dollar per jaar. Volgens het onderzoek plaatst een op de tien werknemers "de hele tijd" foutieve informatie, terwijl 1 op de 5 het "soms" doet.

Werkgevers willen hun werknemers vertrouwen bij het declareren van onkosten. Daarom moeten ze de controle behouden en dubbel controleren of het beleid wordt begrepen en goedgekeurd. Op hun beurt moeten ze controleren of werknemers eerlijke onkosten declareren voor kosten die nodig zijn om hun werk te kunnen doen.

- Bedrijfsuitgaven categoriseren voor betere analyse

Bedrijven die uitgaven in de gaten houden, zullen deze ook in uitgavencategorieën onderbrengen, waardoor analyse mogelijk wordt.

De juiste benadering van het analyseren van uitgaven is het overwegen van het rendement op investering van die uitgaven. Het indelen van de uitgaven in categorieën en teams maakt dit mogelijk.

Bedrijven moeten niet in de val trappen te denken dat uitgaven noodzakelijk kwaad zijn. Hoewel uitgaven geen activa zijn en niet kunnen worden verkocht of verhuurd voor contant geld, moeten ze worden beschouwd als investeringen in het welzijn van de onderneming en daarom door deze lens worden bekeken.

- Opnemen in de winst- en verliesrekening

Bedrijfsuitgaven worden opgenomen in de winst- en verliesrekening om te begrijpen hoe inkomsten en uitgaven zich tot elkaar verhouden, om bedrijfsprestaties te voorspellen en om te waarschuwen voor onhoudbare niveaus van uitgaven.

Als het moeilijk wordt, kunnen bedrijven kijken naar historische (en zelfs realtime) uitgaven en beslissingen nemen om het bedrijf gezond te houden.

Het verschil tussen een W&V en de balans

Om precies te begrijpen wat de waarde van de onderneming is, moet onderscheid worden gemaakt tussen uitgaven en andere vormen van bedrijfsuitgaven, zoals investeringen, activa of passiva. Twee belangrijke instrumenten hiertoe zijn winst- en verliesrekeningen (W&V) en de balans.

Winst- en verliesrekeningen geven een overzicht van inkomsten en uitgaven. Zij beperken zich meestal tot het lopende boekjaar omdat zij de onderneming trachten te begrijpen "zoals zij momenteel draait".

Ze proberen een antwoord te geven op de vraag: is dit bedrijf winstgevend?

Daarom omvat het de bedrijfskosten en andere vormen van uitgaven zoals salarissen. Samen geven ze aan hoeveel het bedrijf nodig heeft om te blijven draaien.

Winst- en verliesrekeningen omvatten ook de netto-inkomsten.

Door beide kanten (geld in en geld uit) te verantwoorden, krijgt het bedrijf een goed inzicht in de cashflow, de gezondheid van het bedrijf en de bedrijfswinst.

Balansen daarentegen zijn bedoeld om een definitief beeld te krijgen van het bedrijf op het moment dat ze worden opgesteld. Zij hebben betrekking op activa (dingen die het bedrijf bezit die waarde hebben en theoretisch kunnen worden ingewisseld voor geld) tegenover passiva (de schuld van het bedrijf aan andere entiteiten).

Ze proberen een antwoord te geven op de vraag: hoeveel is dit bedrijf waard?

De koper zal in beide documenten geïnteresseerd zijn als een bedrijf wordt verkocht. De W&V toont de gezondheid van de onderneming en de huidige stand van zaken. Tegelijkertijd geeft de balans een uitgebreid inzicht in de waarde van het bedrijf.

Laten we zeggen dat een W&V een uitstekende operationele winst laat zien die boven de benchmark van de industrie ligt; dit zal het bedrijf een aantrekkelijke aankoop maken.

Dat kan echter veranderen als de balansen forse schulden op lange termijn laten zien, zoals een hypotheek, lage voorraden, afgeschreven activa, en een groot deel van het bedrijfsvermogen verdeeld over belanghebbenden.

Wat zijn voorbeelden van kosten die geen uitgaven zijn?

Kosten die geen uitgaven zijn, zijn activa en passiva.

Activa kosten geld om aan te schaffen, maar de kosten worden niet als kosten beschouwd omdat activa tastbare waarde behouden, terwijl kosten dat niet doen.

Vaste activa

Vaste activa kunnen niet snel worden verkocht. Voorbeelden zijn gebouwen, kantoorruimte, meubilair en machines.

Het is essentieel om dit onderscheid te maken om aan te geven dat het geld niet echt beschikbaar is in geval van nood. Maar ook om te wijzen op die activa die niet (te veel) gebruikt zullen worden. En dus hun waarde kunnen behouden of zelfs stijgen (bv. in het geval van onroerend goed). Andere activa daarentegen zullen afschrijven.

Vlottende activa

Vlottende activa kunnen snel worden verkocht of ingeruild voor contanten. Ze kunnen echter ook gewoon opgebruikt zijn door de normale activiteiten van de onderneming tegen het volgende boekjaar.

Voorbeelden van vlottende activa zijn financiële activa (bv. effecten die kunnen worden verkocht), geldschulden van klanten, voorraden, en natuurlijk contanten.

Passiva

Passiva zijn wat de onderneming verschuldigd is aan anderen. Passiva "balanceren de balans" door wat de onderneming verschuldigd is af te zetten tegen wat de onderneming heeft of zou moeten ontvangen.

Voorbeelden zijn leningen, hypotheken, pensioenen, geld dat verschuldigd is aan leveranciers en investeerders, en andere garanties. Rente betaald over deze passiva zijn ook geen uitgaven, maar moeten worden geboekt als de passiva zelf.

Salarissen

Salarissen, ook die van uitzendkrachten, zijn kosten voor de onderneming, maar geen uitgaven. Ze zijn een vorm van aansprakelijkheid, omdat vaste werknemers een ontslagvergoeding moeten krijgen als het bedrijf zich die niet meer kan veroorloven.

Hoe kun je ervoor zorgen dat je alleen geld uitgeeft aan wat belangrijk is voor jou en je bedrijf?

Nu we dat uit de weg hebben, laten we teruggaan naar een aantal uitgaven die moeilijker te meten zijn in termen van ROI: kilometers, vervoer, entertainment, en levensonderhoud. (We kijken nu even niet naar SaaS). Hieronder lees je hoe je ervoor kunt zorgen dat je uitgaven onder controle zijn en eerlijk worden gebruikt:

- Stel een beleid op

Het beste begin is om een kort onkostenbeleid op te stellen dat duidelijk maakt wat werknemers als onkosten mogen declareren en onder welke omstandigheden ze dat mogen doen.

In het beleid kan bijvoorbeeld staan dat werknemers tot € 20 voor een diner en € 30 voor een taxi mogen declareren als ze na 18.00 uur werken, maar slechts € 10 voor een lunch. Deze specificiteit zal je werknemers het gevoel geven dat ze het juiste doen en dat ze niet bij zichzelf te raden hoeven te gaan.

- Geef mensen betaalkaarten met controlefuncties

In plaats van werknemers hun eigen geld te laten gebruiken om uitgaven te betalen, geef je ze een zakelijke betaalkaart die ze in plaats daarvan kunnen gebruiken. Dat is niet alleen een veel betere ervaring voor werknemers, maar het betekent ook dat je controle workflows kunt instellen, zoals

• Limieten op uitgaven
• Beperkingen op de plaats waar de kaart kan worden gebruikt (bv. niet in een geldautomaat)
• Beperkingen op tijden en dagen waarop de kaart kan worden gebruikt (bijv. niet op zaterdag)

- Analyseer het rendement van de bedrijfsuitgaven

Voor elke uitgave moet er waarde terugvloeien naar het bedrijf.

Zelfs de meest onschuldige uitgaven, zoals personeelsuitjes, kunnen waarde teruggeven in de vorm van gemotiveerde werknemers met betere werkrelaties om het werk gedaan te krijgen.

Dit is echter niet noodzakelijk het geval. Analyseer de totale kosten van personeelsuitjes en bekijk of ze positieve resultaten opleveren (krijgen mensen ook echt energie van het kerstfeest) en of ze waardevol zijn in vergelijking met alternatieven (zouden mensen beter af zijn met een andere vorm van kerstfeest als dat leidt tot royalere bedrijfsbonussen).

Als je deze vragen stelt, optimaliseer je je uitgaven. Je werknemers zullen je er dankbaar voor zijn.

Zijn er nog andere manieren om geld te besparen naast het verminderen van de bedrijfsuitgaven?

Er zijn manieren om geld te besparen die geen directe kosten zijn.

Het uitbesteden van bedrijfsfuncties zoals de boekhouding of de salarisadministratie lijkt in eerste instantie misschien een kostenpost, maar het vermindert de verplichtingen van vaste werknemers. Je moet ook bedenken dat de werkelijke kosten van een werknemer veel hoger zijn dan hun salaris (ze hebben IT en een bureau in een kantoor nodig om te werken, declareren onkosten, en hebben van tijd tot tijd dure training nodig).

Andere zaken waarmee je rekening moet houden zijn onderhandelingen met leveranciers (de meeste B2B-prijzen zijn onderhevig aan kortingen) en het verminderen van je afhankelijkheid van kantoorlocaties door op afstand en hybride te werken.

Hoe kan software voor uitgavenbeheer je helpen om je bedrijfsuitgaven te identificeren en efficiënt te beheersen?

Uitgavenbeheer software is dé manier om uitgaven efficiënt te beheersen.

Het stelt werknemers in staat om informatie nauwkeurig, tijdig en op een te classificeren manier in te dienen. Zonder deze software weet je elke maand niet meer wat er is uitgegeven, waar en wanneer.

Wanneer uitgaven op tijd binnenkomen en juist zijn geclassificeerd, is analyse door het financiële team mogelijk, worden betere vragen gesteld en worden effectievere beslissingen genomen.

Payhawk levert ook een betere werknemerservaring op, omdat het indienen van onkosten eenvoudig en gemakkelijk is. De werknemer maakt simpelweg een foto van de bon, waarna OCR-technologie de gegevens van een foto of factuur overbrengt, zodat er geen handmatige gegevensinvoer nodig is. Financiële teams en teamleiders kunnen ook de aanpasbare velden instellen, zodat de uitgaven correct kunnen worden toegewezen aan een project- of teambudget.

Het bovenstaande verbetert de nauwkeurigheid van de uitgaven en vermindert de kans op fraude. En omdat de ervaring van het indienen van onkosten veel beter is dan bij traditionele methoden, kun je een strenger beleid rond declaraties afdwingen, en de tool herinnert gebruikers er zelfs aan dat ze hun bonnetjes moeten bijwerken, zodat je financiële team dat niet hoeft te doen.

Ben je er klaar voor om te ontdekken hoe moderne uitgavenbeheer software je kan helpen de controle te behouden, je bedrijfsuitgaven te beperken en je werknemers een geweldige ervaring te bezorgen? Boek dan vandaag nog een demo.