Ce blog explique comment, avec votre logiciel de comptabilité ERP, les tactiques de gestion des dépenses peuvent contribuer à une meilleure comptabilité. Il explique également quand vous devez envisager de changer votre système ERP et comment Payhawk s'y intègre.
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Le contrôle des coûts fait partie intégrante des finances d'une entreprise. Les dépenses d'entreprise sont signe d’activité, de progression dans les projets. Sans dépenses, il n'y a généralement pas d'entreprise.
À l’évidence, une entreprise saine a un bilan comptable solide, un flux de trésorerie positif, des actifs générateurs de revenus et un flux de dépenses correctement classés provenant de tous les centres de coûts de l'entreprise.
Dans cet article, nous nous intéressons aux entreprises en croissance qui n'ont peut-être pas d'équipe financière pour les aider à déterminer exactement ce que sont les dépenses professionnelles et ce qui n’en sont pas. Nous examinons également d'autres coûts qui peuvent sembler être des dépenses mais qui ne devraient pas être classés comme tels. Ensuite, nous découvrons les différentes façons dont les entreprises en croissance peuvent gérer, contrôler et réduire les dépenses pour améliorer le flux de trésorerie et le bénéfice d'exploitation.
Les dépenses professionnelles sont un coût lié au fonctionnement et à la croissance d'une entreprise. Les dépenses sont nécessaires pour générer des revenus car, sans elles, les opérations quotidiennes stagneraient.
Quelques exemples de dépenses professionnelles :
Notez les différences dans les exemples ci-dessus. Alors que le paiement régulier d'un abonnement peut potentiellement apporter une valeur tangible à l'entreprise, certains des autres exemples sont plus difficiles à mesurer. Prenez, par exemple, le retour sur investissement d'un repas avec un prospect (sauf si vous concluez l'affaire ce jour-là).
Les politiques de contrôle des coûts peuvent contribuer grandement à la maîtrise des dépenses dans votre entreprise. Des repas aux outils SaaS, en créant et en définissant des politiques, votre entreprise peut établir un cadre clair pour socialiser ce qui est autorisé et ce qui ne l'est pas afin de maintenir l'entreprise en bonne santé financière.
L'un des avantages de travailler avec une société de contrôle des coûts, comme Payhawk, qui comprend des cartes d'entreprise et un logiciel de gestion des dépenses, est la possibilité de mettre en œuvre des politiques de dépense difficiles à transgresser. Votre équipe financière peut fixer des limites de dépense convenues dans la plateforme et les mettre à jour sur les différentes cartes personnelles et d'équipe. Elle peut également intégrer des flux de travail pour les approbateurs. Ainsi, si un utilisateur ayant une carte a besoin de demander plus de fonds, l'approbation peut passer par un ou plusieurs managers.
En incluant les flux, les limites de dépense, le kilométrage, etc… Votre entreprise peut faire en sorte que le respect de la politique fasse partie des dépenses professionnelles quotidiennes de ses employés et encourager une conformité vraiment élevée.
Il est essentiel de contrôler les dépenses et de s'assurer que toutes les dépenses réclamées sont conformes aux politiques établies et apportent une valeur ajoutée à l'entreprise.
Si les marges bénéficiaires ont diminué en raison de pressions externes sur l'entreprise, il est peut-être temps de revoir le généreux budget de divertissement du personnel. C'est là que la visibilité des dépenses est essentielle. Avec les cartes d'entreprise et le logiciel de gestion des dépenses associé Payhawk, votre équipe comptabilité peut voir les dépenses de l'entreprise en temps réel et trouver des moyens d'optimiser le contrôle des dépenses professionnelles, les budgets et les politiques.
Voici une liste des raisons les plus courantes pour lesquelles les entreprises surveillent les dépenses (ou devraient le faire) :
Si les dépenses sont nécessaires au fonctionnement de l'entreprise, des abus ou des débordements peuvent facilement survenir.
Si l’équipe commerciale réclame des fonds pour s’occuper des clients (dîners ou en événements), il est essentiel de surveiller les dépenses pour éviter toute mauvaise surprise. Il est également important de s'attarder sur ce que ces dépenses apportent réellement à l’entreprise.
En fait, il n’est pas question de maintenir les dépenses basses à tout prix mais de juger quelles sont les dépenses qui constituent un investissement à l’avenir (qu'il s'agisse de générer de nouvelles sources de revenus ou de protéger les revenus existants).
C’est une réalité, certains employés abusent des politiques de dépenses à des fins personnelles.
Selon une étude de la Global Payroll Association, le coût de la fraude aux frais professionnels dépasse les 2 milliards de dollars par an. Selon l'étude, un employé sur dix place des informations erronées régulièrement, tandis que 1 sur 5 le fait de temps en temps.
Les employeurs veulent faire confiance à leurs employés lorsque ces derniers demandent des remboursements de frais. Pour cela, ils doivent mettre en place des politiques et vérifier qu’elles soient correctement respectées.
Les entreprises qui contrôlent bien leurs dépenses les classent également par catégories, ce qui rend l'analyse possible.
La bonne approche pour analyser les dépenses est de considérer le retour sur investissement de ces dépenses. Par conséquent, le fait d'avoir des dépenses classées par catégories et par équipes est un processus efficace.
Les entreprises doivent éviter de tomber dans le piège qui consiste à penser que les dépenses sont des maux nécessaires. Bien que les dépenses ne soient pas des actifs et ne puissent être vendues ou louées, elles doivent être considérées comme des investissements pour l'entreprise et doivent donc être examinées sous cet angle.
Les dépenses sont incluses dans le relevé des pertes et des profits pour comprendre comment les revenus et les dépenses se comparent, prévoir les performances de l'entreprise et alerter sur les dépenses abusives.
Lorsque les choses se compliquent, les entreprises peuvent examiner l’historique des dépenses (et même les dépenses en temps réel) et prendre certaines décisions pour maintenir l'entreprise en bonne santé.
Il est nécessaire de faire la distinction entre les différents types de dépenses dans une entreprise, telles que les investissements, les actifs ou les passifs, pour comprendre précisément la valeur de l'entreprise. Les deux principaux instruments à cet effet sont les relevés de pertes et profits et le bilan.
Les relevés de pertes et profits donnent une vue d'ensemble des recettes et des dépenses. Ils ont tendance à être limités à l'exercice financier en cours car ils tentent de comprendre l'entreprise telle qu'elle fonctionne actuellement.
Il comprendra donc les frais d'exploitation et d'autres formes de dépenses telles que les salaires. Ensemble, ils indiquent le montant dont l'entreprise a besoin pour continuer à fonctionner.
En comptabilisant les deux entrées et sorties d'argent, l'entreprise comprend bien le flux de trésorerie, la santé de l'entreprise et le bénéfice d'exploitation.
D'autre part, les bilans visent à obtenir une vue finale de l'entreprise au moment où ils sont produits. Ils concernent l'actif (ce que l'entreprise possède, qui a une valeur et qui peut théoriquement être échangé contre de l'argent) et le passif (la dette de l'entreprise envers d'autres entités).
L'acheteur s'intéressera aux deux documents si une entreprise est vendue. Le relevé des pertes et des profits montre la santé de l'entreprise et l'état actuel des comptes. En même temps, le bilan donne un aperçu complet de la valeur de l'entreprise.
Supposons qu'un relevé des pertes et des profits montre un excellent bénéfice d'exploitation, supérieur à la référence du secteur, ce qui rendra l'entreprise intéressante à acheter.
Toutefois, cela pourrait changer si les bilans révèlent des dettes à long terme importantes, telles qu'un prêt hypothécaire, des stocks peu élevés, des actifs dépréciés et une grande partie des capitaux propres de l'entreprise répartis entre les parties prenantes.
Les coûts qui ne sont pas des dépenses sont les actifs et les passifs.
L'acquisition d'un actif coûte de l'argent, mais le coût d'un actif n'est pas considéré comme une dépense parce que l'actif conserve une valeur tangible, contrairement aux dépenses.
Les actifs fixes ne peuvent pas être vendus rapidement. Il s'agit par exemple des bâtiments, des terrains de bureaux, du mobilier et des machines.
Il est essentiel de faire cette distinction pour signaler que l'argent n'est pas vraiment disponible en cas d'urgence. Mais aussi pour signaler les biens qui ne seront pas (trop) utilisés. Et qui, par conséquent, pourraient conserver leur valeur ou même augmenter (par exemple, dans le cas d'un bien immobilier). D'autres biens, en revanche, se déprécieront.
Les actifs courants peuvent être vendus ou échangés contre de l'argent rapidement. Cependant, il se peut aussi qu'ils soient simplement épuisés par les activités normales de l'entreprise d'ici l'exercice suivant.
Les exemples d'actifs courants comprennent les actifs financiers (par exemple, les actions ou les parts qui peuvent être vendus), les sommes dues par les clients, les stocks et, bien sûr, les liquidités.
Le passif est ce que l'entreprise doit à d'autres entreprises ou personnes. Le passif doit apparaître dans le relevé des pertes et des profits en opposant ce que l'entreprise doit à ce qu'elle a ou devrait recevoir.
Les exemples incluent les prêts, les hypothèques, les pensions, l'argent dû aux fournisseurs et aux investisseurs, et d'autres garanties. Les intérêts payés sur l'un de ces passifs ne sont pas non plus des dépenses mais doivent être comptabilisés comme le passif lui-même.
Les salaires, y compris ceux du personnel contractuel, sont des coûts pour l'entreprise mais pas des dépenses. Ils constituent une forme de responsabilité, car les employés réguliers devront recevoir des indemnités de départ si l'entreprise ne peut plus les payer.
Revenons à certaines dépenses plus difficiles à mesurer en matière de retour sur investissement : kilométrage, transport, hébergement et repas. (Nous ne nous intéressons pas au SaaS pour l'instant). Vous trouverez ci-dessous des informations sur la manière dont vous pouvez vous assurer que vos dépenses sont sous contrôle et utilisées de manière optimale :
Le meilleur point de départ est de rédiger une brève politique en matière de dépenses qui clarifie ce que les employés peuvent réclamer comme dépenses et les circonstances dans lesquelles ils peuvent le faire.
Par exemple, la politique peut stipuler que les employés peuvent réclamer jusqu'à 20 $ pour un dîner et 30 $ pour un taxi s'ils travaillent après 18 heures, mais seulement 10 $ pour un déjeuner. Grâce à cette spécificité, vos employés sauront qu'ils font ce qu'il faut et qu'ils n'ont pas à se poser de questions.
Plutôt que de permettre aux employés d'utiliser leur propre argent pour régler leurs dépenses, donnez-leur une carte d'entreprise qu'ils peuvent utiliser à la place. Non seulement c'est une bien meilleure expérience pour les employés, mais cela signifie également que vous pouvez établir des flux de de contrôle, tels que
La valeur doit revenir à l'entreprise pour chaque dépense.
Même les dépenses superficielles telles que les repas du personnel peuvent générer de la valeur en retour sous la forme d'une main-d'œuvre plus motivée et dont les relations de travail sont meilleures..
Cependant, ce n'est pas obligatoirement le cas. Analysez le coût total des divertissements du personnel et considérez à la fois leur succès dans l'obtention de résultats positifs (les gens sont-ils réellement motivés par la fête de Noël) et leur valeur par rapport aux alternatives (les employés seraient-ils plus satisfaits avec une fête de Noël moins importante mais plus de primes ou des salaires plus élevés ?).
Se poser ces questions revient à optimiser vos dépenses. Vos employés vous en remercieront.
Il existe des moyens d'économiser de l'argent qui ne sont pas des coûts directs.
L'externalisation de fonctions commerciales telles que la comptabilité ou la paie peut sembler un coût au départ, mais elle réduit les responsabilités des employés. Vous devez également tenir compte du fait que le coût réel d'un employé est bien plus élevé que son salaire (il a besoin d'un ordinateur et d'un bureau pour travailler, il réclame des frais et doit suivre une formation coûteuse de temps à autre).
D'autres éléments à prendre en compte sont la négociation avec les fournisseurs (la plupart des prix B2B sont susceptibles de faire l'objet de remises) et la réduction de votre dépendance à l'égard des bureaux grâce au travail à distance et au travail hybride.
Les logiciels de gestion des coûts sont le moyen de contrôler efficacement les dépenses.
Ils permettent aux employés de soumettre les informations avec précision, en temps voulu et de manière à pouvoir les classer. Sans cela, vous ne pourriez pas savoir, chaque mois ce qui a été dépensé, où et quand.
Lorsque les dépenses sont soumises à temps et sont correctement classées, l’équipe comptabilité jouit d’une plus grande vue sur l’état des comptes de la société et les analyses sont logiquement plus solides.
Payhawk offre également une meilleure expérience aux employés, car la soumission des dépenses est facile et pratique. L'employé n'a qu'à photographier le reçu, puis la technologie OCR transfère les données d'une photo ou d'une facture, de sorte qu'il n'y a pas de saisie manuelle des données. Les équipes de comptabilité et les chefs d'équipe peuvent également définir les champs personnalisables afin que les dépenses soient correctement affectées à un projet ou à un budget d'équipe.
Et comme l'expérience de la soumission des dépenses est bien meilleure qu'avec les méthodes traditionnelles, vous pouvez appliquer des politiques plus strictes en matière de réclamations et l'outil rappelle même aux utilisateurs de mettre à jour leurs reçus, afin que votre équipe de comptabilité n'ait pas à le faire.
Êtes-vous prêt à découvrir comment un logiciel moderne de gestion des frais peut vous aider à garder le contrôle, à limiter les dépenses de votre entreprise et à offrir à vos employés une expérience agréable ? Réservez une démo dès aujourd'hui.
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