L'agence Explose fait le choix d'une comptabilité simple et transparente

Les enjeux d'Explose

L'équipe Explose avait conscience que ses processus de gestion des dépenses n'étaient pas à la hauteur des ambitions de l'agence. Nourddine Sli, fondateur et Directeur de Création, se souvient de l'époque où lui et son équipe travaillaient avec d'anciennes solutions de gestion des notes de frais : le processus consistait toujours à collecter de nombreux reçus et factures, à les relier à des transactions bancaires, à imprimer des documents papiers, puis à trier le tout par date, ligne par ligne. Nourddine Sli savait qu'il voulait une solution innovante pour la gestion des notes de frais pour Explose.

Gagner du temps grâce à une gestion innovante des dépenses

Au lieu de passer des heures à saisir des données, Payhawk permet à Nadia Vanuytrecht, Responsable RH & Opérations chez Explose, de se libérer du temps pour se concentrer sur des tâches qui créent de la valeur pour l'entreprise. Nadia Vanuytrecht apprécie particulièrement la technologie OCR de Payhawk, qui a rendu ses activités comptables beaucoup plus faciles et moins chronophages. La reconnaissance optique de caractères permet d'identifier les factures en double et de remplir automatiquement plusieurs champs, ce qui permet d'économiser un temps considérable.

Amélioration du suivi des dépenses des projets

Pour une agence comme Explose, le travail est principalement basé sur des projets. Le suivi des dépenses par projet est essentiel pour aider à mesurer les notes de frais et à maintenir les budgets sur la bonne voie.

En effectuant tous les paiements de l'entreprise via Payhawk et en affectant chaque paiement à un projet par le biais de catégories personnalisées dans la plateforme, l'équipe peut facilement suivre les dépenses et les relier aux projets en cours.
Les cartes virtuelles aident également l'agence à rester efficace. Medhi Sli, producteur exécutif et réalisateur, partage l'exemple du département artistique : lorsque l’équipe doit faire une demande de dépense pour un article, elle peut simplement créer une carte virtuelle dans Payhawk, fixer un plafond et la partager. Un processus simple et rapide pour toutes les personnes concernées, sans qu'il soit nécessaire de soumettre des documents pour demander des fonds. Et aucune attente pour recevoir l'argent à l'avance (ou être remboursé).

Des collaborateurs responsabilisés et un service client efficace

Désormais, grâce à Payhawk, chaque collaborateur et chaque équipe peuvent gérer leurs propres notes de frais, les dépenses spécifiques à un projet et importer des factures, le tout en temps réel. Grâce à cette digitalisation, Nadia Vanuytrecht, Responsable RH & Opérations chez Explose dispose des informations sur les dépenses de l'entreprise en temps réel, afin d'aborder les clôtures mensuelles ou les audits sereinement.

Pour Explose, l'équipe Customer Success de Payhawk a largement dépassé toutes les attentes d'un SaaS typique. Nadia Vanuytrecht raconte : "Ils assurent toujours un suivi, ne laissent aucune question sans réponse. Et ils vous font sentir que vous êtes apprécié".

Vous souhaitez gagner du temps et de la visibilité sur les dépenses dans votre entreprise ? Réservez une démo dès maintenant.