Duidelijke en transparante boekhouding bij Explose Agency

Het leven vóór Payhawk

Als digitaal agentschap met onder andere als doel het leven te vereenvoudigen door middel van digitale oplossingen, wist Explose dat hun onkostenbeheerprocessen niet ouderwets en vervelend mochten zijn.

Oprichter en creatief directeur Nourddine Sli herinnerde zich de tijden dat hij en het team in vorige functies hadden gewerkt met oude oplossingen voor uitgavenbeheer. Het proces omvatte altijd het verzamelen van veel bonnetjes en facturen, deze koppelen aan banktransacties, veel printen en vervolgens alles sorteren op datum, regel voor regel. Sli wist dat hij een digitale onkostenoplossing wilde die de papieren processen voor Explose overbodig zou maken en bedrijfsuitgaven zou stroomlijnen.

Tijdsbesparing met moderne ondersteuning voor uitgavexbeheer en boekhouding

In plaats van urenlang gegevens in te voeren, maakt Payhawk tijd vrij voor HR en Operations Manager, Nadia Vanuytrecht, om zich te richten op taken die waarde creëren voor het bedrijf.

Vanuytrecht vertelde hoe de OCR-technologie van Payhawk haar boekhoudkundige activiteiten veel gemakkelijker en minder tijdrovend heeft gemaakt. De OCR helpt bij het identificeren van dubbele facturen en vult automatisch meerdere velden in, waardoor veel tijd en moeite wordt bespaard.

Toezicht op bedrijfsuitgaven en verbetering van de efficiëntie

Voor een bureau als Explose is het werk voornamelijk projectmatig. Het monitoren van de uitgaven per project is essentieel om de uitgaven te meten en budgetten op schema te houden.

Door alle betalingen van het bedrijf via Payhawk te laten verlopen en elke betaling aan een project toe te wijzen via op maat gemaakte categorieën binnen de tool, kan het team gemakkelijk uitgaven bijhouden en ze koppelen aan lopende projecten.

Virtuele kaarten helpen het agentschap ook efficiënt te blijven. Executive Producer en Film Director, Medhi Sli, geeft een voorbeeld van de kunstafdeling. Wanneer ze een onkostenaanvraag moeten doen voor een item, kan het team eenvoudig een virtuele kaart aanmaken binnen Payhawk, een limiet instellen, en deze delen. Een eenvoudig en snel proces voor alle betrokkenen, zonder dat er papierwerk hoeft te worden ingediend om geld aan te vragen. En je hoeft niet te wachten om op voorhand geld te ontvangen (of terugbetaald te krijgen).

Medewerkers met meer bevoegdheden en een ongeëvenaarde klantenservice

Dankzij Payhawk kan elke werknemer en elk team nu hun eigen uitgaven en specifieke projectuitgaven beheren en facturen importeren - allemaal in realtime. Dit efficiënte real-time, digitale proces betekent dat Vanuytrecht altijd de informatie over de bedrijfsuitgaven bij de hand heeft wanneer ze die nodig heeft, of het nu is om de maand af te sluiten of om zich voor te bereiden op een audit.

Wat Explose betreft, heeft het customer success team ook de verwachtingen van een typische SaaS ver overtroffen. Vanuytrecht vermeldt dat ze altijd super behulpzaam zijn geweest en geen vraag onbeantwoord hebben gelaten. "Ze nemen altijd de follow-up op zich," zei Vanuytrecht. "En ze geven je het gevoel dat ze je waarderen."

Wil jij ook graag tijd besparen en een beter inzicht krijgen op de uitgaven van je bedrijf? Breng je uitgavenbeheer naar het volgende niveau in jouw bedrijf; boek nu een demo.