Una gestión de gastos y contabilidad sencilla y transparente

Explose es una agencia digital independiente con sede en Luxemburgo, especializada en branding, estrategias de vinculación, creación de sitios web y aplicaciones. Desarrolla contenido global, incluyendo vídeos musicales y audiovisuales. Ha impulsado proyectos creativos de organizaciones como el Centro de Ciencias de Luxemburgo, Sonotron y Katusha.

Sede:
Luxemburgo
Sector:
Marketing
Empleados:
11
Empezó con Payhawk:
Febrero 2021
Desafíos
Toneladas de papeleo
Seguimiento de gastos por proyecto
Gastar sobre la marcha
Lo que más les gusta
Reconocimiento óptico de caracteres
Atención al cliente
Gestión de gastos por proyectos

“Payhawk me permite liberar mi tiempo para concentrarme en tareas que crean valor para la empresa”.

Nadia Vanuytrecht, gerente de Operaciones y Recursos Humanos

La vida antes de Payhawk

Como una agencia digital que tiene entre sus objetivos simplificar la vida a través de soluciones digitales, Explose sabía que sus procesos de gestión de gastos no podían ser anticuados ni tediosos.
Su fundador y director creativo, Nourddine Sli, recuerda como en anteriores trabajos él y el resto del equipo tenían que trabajar con soluciones tradicionales de gestión de gastos. El proceso siempre incluía la recopilación de muchos recibos y facturas, que debían vincular a transacciones bancarias, realizando muchas impresiones y luego ordenarlo todo por fecha, línea por línea. Esta vez Sli quería una solución digital de gestión de gastos que eliminara los procesos en papel.

Ahorro de tiempo, gestión moderna de gastos y efectivo soporte contable

En lugar de malgastar horas ingresando manualmente datos, Payhawk permite que la gerente de Operaciones y Recursos Humanos de Explose, Nadia Vanuytrecht, disponga del mayor tiempo posible para concentrarse en las tareas que realmente crean valor para la empresa.
Vanuytrecht resalta cómo la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Payhawk ha hecho que las tareas contables sean mucho más sencillas y consuman mucho menos tiempo. El OCR ayuda a identificar facturas duplicadas y autocompleta varios campos, lo que ahorra una gran cantidad de tiempo y esfuerzo.

Monitorizar los gastos por proyecto y mejorar la eficiencia

Para una agencia como Explose, el trabajo consiste principalmente en el desarrollo de proyectos. En ese sentido, el seguimiento de los gastos por proyecto es esencial para tener una gestión eficaz, ayudar a medir los gastos y mantener los presupuestos al día.

Al realizar todos los pagos de la empresa a través de Payhawk, Explose puede asignar cada gasto realizado a un proyecto específico, a través de categorías personalizadas dentro de la propia herramienta. Así, el equipo puede fácilmente hacer el seguimiento de cada gasto, vinculándolo a proyectos en curso.
Las tarjetas virtuales también ayudan a la eficiencia de la empresa. El Productor Ejecutivo y director de cine, Medhi Sli, comenta un ejemplo relacionado con el departamento de Arte. Cuando necesitan realizar una solicitud de gastos para una compra, el equipo puede simplemente crear una tarjeta virtual dentro de Payhawk, establecer un límite y compartirla. Se trata de un proceso sencillo y rápido para todos los involucrados, sin necesidad de presentar documentos para solicitar fondos, esperar por el dinero o tener que pagar con fondos personales y luego esperar por el reembolso

Empleados empoderados y con una atención al cliente inigualable

Ahora, gracias a Payhawk, cada empleado o equipo dentro de Explose puede administrar sus propios gastos, los gastos de proyectos específicos e importar facturas, todo en una misma plataforma y en tiempo real. Este eficiente proceso digital permite que Vanuytrecht tenga toda la información de los gastos de la empresa al día y siempre lista para cuando se necesite, sea el cierre del mes o prepararse para una auditoría.
Para Explose, nuestro equipo de atención al cliente o Customer Success también ha superado con creces las expectativas de cualquier típico proveedor de software como servicio (SaaS). Vanuytrecht resalta la valiosa ayuda de todo el equipo y como nunca dejan una pregunta sin responder. “Siempre hacen seguimiento y te hacen sentir valorado”, destaca.
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