De l’importance d’un bon contrôle des coûts en entreprise

Le contrôle des dépenses est un atout essentiel de la gestion financière des entreprises. Il leur permet d’analyser leurs dépenses et de les réduire, si nécessaire. Un système de contrôle des dépenses sain peut aider une entreprise à faire des économies, à augmenter ses bénéfices et à améliorer sa santé financière. Les entreprises ont besoin de créer un système performant leur permettant de suivre de près leurs paiements et dépenses, et ainsi profiter d’un contrôle efficace. De nombreux outils, notamment différents logiciels, pourront vous aider à mieux gérer les finances de votre entreprise.

Comprendre la gestion des dépenses

Les termes « gestion des dépenses » et « contrôle des coûts » sont parfois utilisés de façon interchangeable. Néanmoins, le premier renvoie spécifiquement aux activités des services financiers en matière de surveillance, d’analyse et de contrôle des dépenses d’entreprise. Pour s’assurer que chaque transaction est essentielle et qu’elles ne financent pas d’achats ni de services inutiles, les entreprises utilisent des outils et des techniques de gestion des dépenses.

Parmi ces outils, on retrouve :

• Les systèmes d’approvisionnement : ces logiciels assurent le suivi des dépenses de votre entreprise dans des catégories spécifiques telles que les fournitures de bureau ou les frais de déplacement, par exemple. Ils vous aident à identifier les domaines trop gourmands et à réduire les dépenses au besoin.
• Les systèmes ERP : un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) permet d'automatiser de nombreux aspects de l’entreprise, notamment les transactions comptables et les processus de gestion des stocks.

Grâce à la gestion des dépenses, les entreprises peuvent mesurer l’efficacité de leur contrôle des coûts tout en maximisant leur pouvoir d’achat via la réduction des dépenses inutiles.

Pourquoi le contrôle des coûts est-il si important ?

Dépenser de l’argent, c’est facile. Cependant, la plupart des entreprises déboursent plus d’argent que nécessaire, car elles ne disposent pas d’un système de gestion des dépenses. Stimulez votre efficacité à l’aide d’un contrôle des dépenses adapté qui vous permettra d’établir un budget pour chaque activité, de désigner des personnes en charge de l’approbation, etc.

Une bonne compréhension des dépenses d’entreprise est vitale aux processus de budgétisation et de prévision d’une entreprise. En effet, il est impossible d’anticiper vos dépenses si vous ne savez pas à combien s’élèvent actuellement vos frais dans les différentes catégories. Ce manque de visibilité complique l’élaboration de projets d’investissement qui nécessitent de la préparation en amont. Si vous ne savez pas combien d’argent vous dépensez maintenant, comment pouvez-vous prédire vos besoins futurs ?

Les conséquences d’une absence de contrôle des dépenses

Une absence de contrôle des coûts et une mauvaise gestion des dépenses peuvent avoir des conséquences dévastatrices sur une entreprise, au point de provoquer son effondrement. En voici les cinq plus critiques.

Des tâches administratives redondantes et chronophages

Gérer ses dépenses à l’aide de plusieurs plateformes et feuilles de calcul devient un processus extrêmement chronophage en cas d’erreur. En effet, vous pouvez passer des heures à mettre à jour une feuille de calcul ou à créer de nouvelles factures, puis oublier de les ajouter à votre système. De même, il peut vous arriver de réécrire entièrement un modèle de facture, mais d’oublier l’endroit où vous l’avez enregistré.

Vos paiements n’étant pas liés à votre logiciel de gestion, vous ne disposez d’aucune visibilité en temps réel sur vos dépenses. Si vous ne savez pas ce qu’il se passe en coulisses, il vous sera compliqué d’identifier les domaines dans lesquels votre entreprise peut économiser de l’argent ou être plus efficace. Pour garder une vue d’ensemble sur les transactions de votre entreprise, il est essentiel d'avoir une bonne gestion des dépenses.

Une planification financière inadéquate

Une absence de contrôle des coûts peut entraîner une mauvaise budgétisation et des pertes financières. Il est probable que beaucoup d’argent soit dépensé sans que vous bénéficiiez d’une bonne visibilité sur les dépenses, compliquant ainsi l’estimation des coûts et des bénéfices. Si vous dépassez l’un de vos budgets, vous devrez alors réduire vos dépenses, ouvrant la voie à des produits ou des services de moins bonne qualité. De plus, puisque vos fonds d’investissements sont insuffisants, la performance générale de votre entreprise s’en trouvera affectée.

Des erreurs coûteuses

En matière de contrôle des coûts, la moindre erreur peut coûter cher. Par exemple, une entreprise pourrait payer pour un service qui n’a jamais été fourni. C’est le cas lorsque la facture du prestataire a été réglée mais qu’il n’existe aucune trace du service fourni.

Un manque de confiance de la part des investisseurs et des actionnaires

Pour les investisseurs, le contrôle des coûts représente le seul moyen de savoir que leur argent est judicieusement dépensé. Sans cette assurance, les actionnaires n’auront plus confiance en votre entreprise ni en votre capacité à en assurer le bon fonctionnement. De plus, un manque de confiance de la part des investisseurs et des actionnaires vous empêchera de lever des capitaux. Pour votre entreprise, cela se traduit par une perte d’opportunités commerciales, de parts de marché et de bénéfices.

Un risque accru de fraude

Si, par inadvertance, vous créez un système propice aux fraudes financières, vous pourriez en être la première victime. Un manque de transparence dans la gestion des dépenses entraîne des problèmes de confiance qui entachent la réputation des organisations et des individus. Dans certains cas, la grande quantité d’informations personnelles disponibles en ligne et la hausse de la cybercriminalité facilitent la tâche des criminels, qui peuvent usurper votre identité pour frauder ou commettre d’autres crimes sans entrer en contact avec vous ni laisser de trace derrière eux.

Stratégies de contrôle des dépenses d’entreprise

Nombreuses sont les difficultés auxquelles doivent faire face les chefs d’entreprise. Parmi elles, le contrôle des dépenses quotidiennes représente un défi de taille. Si vous devez toujours choisir entre maximiser vos activités et réduire les coûts, vous savez que ce n’est pas un exercice facile. Heureusement, voici quelques mesures à prendre pour vous assurer que l’argent de votre entreprise est dépensé à bon escient.

1. Développez un processus de dépenses bien conçu

Un processus correctement géré est essentiel au contrôle de vos dépenses d’entreprise Il vous aidera à contrôler les risques et à vérifier que vous respectez les réglementations.

2.Repérez les catégories gourmandes en dépenses

Il est essentiel d’identifier les domaines dans lesquels votre entreprise dépense de l’argent afin de pouvoir faire des économies. Déterminez les catégories où les dépenses sont les plus élevées pour y concentrer vos efforts en premier.

3. Effectuez l’ensemble des transactions par carte

Si vous n’utilisez pas déjà des cartes d’entreprise pour vos dépenses, c’est le moment de vous lancer. Elles permettent au personnel de régler ses achats sans se soucier de devoir payer en espèces ou par chèque. Grâce aux cartes bancaires, vous disposez d’une visibilité en temps réel sur les dépenses de votre entreprise. De même, elles facilitent le rapprochement des transactions puisque les reçus restent entre les mains des titulaires de carte au lieu de se retrouver perdus dans le courrier, ou pire, jetés à la poubelle.

4. Extrayez et analysez les données

Pour ce faire, divers outils sont possibles : un logiciel de gestion des dépenses qui assure le suivi des achats effectués, un logiciel de comptabilité qui identifie les sources de revenus ou encore des rapports qui prévoient les dépenses à venir. La clé est d’extraire et d’analyser des données provenant de sources multiples dans un espace centralisé depuis lequel vous pouvez prendre des décisions plus éclairées sur la manière de dépenser votre argent.

5. Automatisez le contrôle des dépenses

L’automatisation permet d’éliminer les tâches manuelles et de réduire les erreurs dans la gestion des notes de frais du personnel. Elle vous aide également à gérer plus efficacement vos dépenses au fil du temps.

Contrôlez vos dépenses en toute simplicité avec Payhawk

De la gestion des frais de déplacement au suivi des budgets, les entreprises ont besoin d’une visibilité accrue pour maîtriser leurs dépenses d’entreprise.

Avec une solution de gestion telle que Payhawk, vous retrouverez vos cartes d’entreprise et votre logiciel de gestion des dépenses au même endroit. Ainsi, vous pouvez suivre l’ensemble de vos dépenses depuis un seul et même outil et repérer des tendances pour savoir dans quelles catégories les transactions sont les plus fréquentes. Vos employés sont responsables de la gestion de leurs dépenses : ils importent eux-mêmes leurs reçus et factures et sont notifiés automatiquement en cas de reçus manquants. Cerise sur le gâteau, nos intégrations natives permettent une synchronisation parfaite de vos données avec votre logiciel de comptabilité ou ERP. Aucune saisie manuelle n’est nécessaire, éliminant ainsi le risque d’erreur.

Notre solution est idéale pour les Grands Comptes et les multinationales qui comptent plusieurs entités à travers le monde. Grâce au lancement des cartes de crédit Visa en euros pour les nouveaux clients de l’Espace économique européen (EEE), Payhawk est désormais une plateforme unique que les entreprises peuvent utiliser pour émettre et gérer facilement des cartes de débit et de crédit dans plusieurs devises à travers l’EEE, le Royaume-Uni et les États-Unis. Toutes les cartes Payhawk incluent le rapprochement automatique et des contrôles intégrés, de façon à anticiper au mieux les dépenses d’entreprise. À cela s'ajoutent de nouvelles options de contrôles de cartes, permettant aux équipes Finance d’avoir une approche plus agile et plus granulaire. Par exemple, les entreprises peuvent établir des limites sur les cartes d’entreprise pour n’autoriser les achats que chez certains marchands, dans certains pays, ou uniquement certains jours de la semaine, par exemple.

Payhawk lance également 10 fonctionnalités pour renforcer le contrôle et l’automatisation. Parmi celles-ci figurent la programmation des paiements de factures pour rationaliser les cycles de paiements, la séparation des tâches pour renforcer le principe des quatre yeux, et un nouveau modèle d’IA pour améliorer l’extraction des données dans plus de 65 langues.

Programmez une démo sans attendre pour savoir comment prendre des décisions judicieuses pour votre entreprise à l’aide d’un contrôle des coûts adapté.