Die Bedeutung eines effizienten Kostenmanagements für Ihr Unternehmen

Die Kontrolle der Geschäftsausgaben ist ein wichtiger Bestandteil der Finanzverwaltung jedes Unternehmens. Sie ist die Basis für die Ausgabenanalyse und hilft Finanzteams herauszufinden, wo Kostenreduktionen nötig sind. Ein gutes Ausgabenkontrollsystem hilft Unternehmen demnach, Einsparpotentiale zu erkennen, die Gewinne zu erhöhen und ihre finanzielle Gesundheit zu verbessern. Um eine effektive Ausgabenkontrolle zu erreichen, ist die Implementierung eines effizienten Systems zur Überwachung von Zahlungen und Spesen notwendig. Glücklicherweise gibt es eine Reihe von Tools – darunter verschiedene Arten von Software –, mit denen Unternehmen ihre Finanzen besser verwalten können.

Die Ausgabenverwaltung im Überblick

Der Begriff „Ausgabenverwaltung“ wird manchmal auch synonym mit dem Begriff „Ausgabenkontrolle“ verwendet. Er bezieht sich jedoch speziell auf die Überwachung, Analyse und Kontrolle geschäftlicher Ausgaben durch die Finanzabteilung eines Unternehmens. Diese Teams können sich verschiedener Tools und Methoden zur Ausgabenverwaltung bedienen, um dafür zu sorgen, dass nur legitime Spesen anfallen und Unternehmensmittel nicht für unnötige Ausgaben aufgewendet werden.

Zu diesen Tools zählen:

• Beschaffungssysteme: Diese Softwareprogramme helfen Ihnen bei der Nachverfolgung Ihrer Unternehmensausgaben. Sie zeigen auf, welche Beträge für bestimmte Kategorien (wie etwa Bürobedarf oder Reisekosten) gezahlt werden. Mithilfe dieser Programme können Sie Problembereiche identifizieren, in denen Ihre Ausgaben zu hoch sind, um diese anschließend gezielt zu reduzieren.
• ERP-Systeme: Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Software ermöglicht die Automatisierung verschiedener Geschäftsfunktionen, darunter der Buchhaltungstransaktionen und Inventarverwaltungsprozesse.

Durch die Ausgabenverwaltung können Finanzteams die Effektivität ihrer Kostenkontrollmechanismen evaluieren und gleichzeitig die Kaufkraft ihres Unternehmens maximieren, indem sie unnötige Ausgaben minimieren.

Warum ist das Ausgabemanagement so wichtig?

Geld auszugeben ist einfach. Die meisten Unternehmen geben allerdings mehr aus, als sie müssten, weil sie kein System zur Verwaltung ihrer Ausgaben haben. Mithilfe einer effektiven Ausgabenverwaltung können Unternehmen Ihre Effizienz steigern, indem Sie festlegen, was für welche Aktivitäten ausgegeben werden darf, wer die Ausgaben genehmigen darf usw.

Für Finanzverantwortliche ist es wichtig, dass sie den Überblick über die Geschäftsausgaben in ihrem Unternehmen behalten, da sie nur dann effektive Budgetierungs- und Prognoseprozesse implementieren können. Würde ihnen der Überblick darüber fehlen, welche Ausgaben für welche Produkt- und Servicekategorien getätigt werden, könnten sie unmöglich Vorhersagen für zukünftige Ausgaben anstellen.

Eine mangelnde Ausgabentransparenz erschwert die Planung langfristiger Investitionen oder anderer Aufwendungen, die eine gewisse Voraussicht erfordern. Denn: Wenn man nicht weiß, was man heute ausgibt, kann man nicht vorhersagen, welche Mittel man in Zukunft benötigen wird.

Die Konsequenzen eines mangelnden Ausgabemanagements

Werden in einem Unternehmen unkontrollierte Ausgaben getätigt, kann dies negative Folgen haben. Im Folgenden nennen wir fünf der einschneidendsten Konsequenzen einer mangelnden Ausgabenkontrolle.

Überflüssige und zeitaufwendige Verwaltungsaufgaben
Ein großes Problem bei der Verwaltung von Ausgaben über mehrere Plattformen und Tabellenkalkulationen hinweg ist der hohe Zeitaufwand für die Korrektur. Vielleicht haben Sie schon Stunden damit verbracht, eine Tabelle zu aktualisieren oder neue Rechnungen zu erstellen, aber dann vergessen, sie in Ihr System aufzunehmen.

Sind Ihre Zahlungen nicht mit Ihrer Ausgabenverwaltungssoftware verknüpft, bedeutet das, dass Sie keinen Echtzeit-Überblick über Ihre Ausgaben haben. Fehlt dieser Blick hinter die Kulissen, können Sie nur schwer Geschäftsbereiche identifizieren, in denen Einsparungen oder Effizienzsteigerungen möglich sind. Es zahlt sich aus, Zugang zu diesen Informationen zu erhalten.

Eine ineffektive Finanzplanung
Gelingt es Finanzteams nicht, die Kontrolle über ihre Ausgaben zu behalten, könnte dies zu einer ineffektiven Budgetierung sowie finanziellen Verlusten führen. Wenn Verantwortliche den Überblick über Ausgaben verlieren, können weder Kosten noch Gewinne adäquat geschätzt werden.

Wird ein Budget überschritten, müssen Ausgaben anderswo gekürzt werden. Dies wiederum hätte eine Verschlechterung der angebotenen Services und Produkte zur Folge. Und da es dann ebenfalls an Mitteln für Investitionen mangeln würde, würde sich dies zudem auf die allgemeine Performance des Unternehmens auswirken.

Kostspielige Fehler
Eine mangelhafte Ausgabenkontrolle kann zu kostspieligen Fehlern führen. Beispielsweise könnte ein Unternehmen für eine Dienstleistung bezahlen, die tatsächlich nie bereitgestellt wurde. Das bedeutet, dass zwar die Rechnung des Anbieters bezahlt wurde, es aber keinen Beleg für die Leistungserbringung gibt.

Mangelndes Vertrauen seitens von Investoren und Shareholdern
Investoren sollen das Gefühl haben, dass ihr Geld auf vernünftige Weise angelegt wird. Den Beleg dafür kann ein Unternehmen jedoch nur erbringen, wenn es eine entsprechende Ausgabenkontrolle umsetzt. Andernfalls verlieren auch Shareholder schnell das Vertrauen und es werden Zweifel an der Profitabilität des Unternehmens laut.

Dieses Misstrauen seitens der Investoren und Shareholder führt dann wahrscheinlich dazu, dass das Unternehmen kein Kapital mehr aufnehmen kann, was den Verlust von Geschäftschancen, Marktanteilen und Gewinnen mit sich zieht.

Ein höheres Betrugsrisiko
Wenn Sie unbeabsichtigt ein System schaffen, welches nicht mit angemessenen Sicherheitsvorkehrungen gegen finanziellen Betrug ausgestattet ist, steigt das Risiko ein Opfer von Finanzkriminalität zu werden. Ein Mangel an Transparenz kann auf diese Weise das Vertrauen innerhalb des Unternehmens zum Bröckeln bringen, was sich wiederum negativ auf den Ruf des Unternehmens und einzelner Mitarbeitenden auswirken kann.

Heutzutage sind Unmengen an persönlichen Informationen online verfügbar und sich die Fälle von Cyberkriminalität häufen sich. In der Praxis bedeutet das, dass böswillige Akteure Ihre Identität stehlen und sie für Betrugsaktivitäten und andere Vergehen missbrauchen können, ohne jemals mit Ihnen in Kontakt gekommen zu sein und ohne die geringste Spur ihrer Machenschaften zu hinterlassen.

Zentrale Strategien zur Kontrolle von Unternehmensausgaben

Als Unternehmensleiter sieht man sich täglich mit vielen verschiedenen Herausforderungen konfrontiert. Eine der wichtigsten ist die Kontrolle der Ausgaben für den täglichen Bedarf. Wenn Sie ständig darüber entscheiden müssen, ob Sie in bestimmten Bereichen mehr investieren oder doch besser die Kosten kürzen sollten, dann ist Ihnen diese Problematik wohl nur allzu vertraut. Es gibt jedoch eine Reihe von simplen Schritten, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Unternehmensmittel auf sinnvolle Weise aufgewendet werden.

Schaffen Sie einen optimierten Ausgabeprozess
Ein gut verwalteter Ausgabeprozess ist von entscheidender Bedeutung für die Kontrolle Ihrer Geschäftsausgaben. Dieser wird Ihnen dabei helfen, die vorhandenen Risiken zu umzugehen und die Einhaltung der Rechtsvorschriften zu gewährleisten.

Identifizieren Sie Bereiche mit hohen Ausgaben
Um Kosten einzusparen, müssen Sie zunächst wissen, in welchen Bereichen Ihr Unternehmen überhaupt Geld ausgibt. Anschließend können Sie Ihren Fokus auf diese Geschäftsbereiche legen.

Card-based spending
Falls Sie dies noch nicht tun, sollten Sie in Zukunft Firmenkarten für Spesen und Unternehmenseinkäufe nutzen. Mit diesen Karten können Mitarbeitende Käufe tätigen, ohne auf Bargeld oder Schecks angewiesen zu sein. Gleichzeitig erhalten Finanzteams Einsicht darin, welche Beträge wofür aufgewendet werden.
Außerdem erleichtert die Kartennutzung den Abgleich von Transaktionen, da die Belege im Besitz des jeweiligen Kartenhalters bleiben, anstatt in der Post verloren zu gehen oder im Papierkorb zu landen.

Extrahieren und analysieren Sie Daten
Die Datenerfassung und -analyse kann anhand unterschiedlicher Systeme durchgeführt werden, zum Beispiel anhand von Spesenmanagementsoftware zur Nachverfolgung von Käufen, Buchhaltungssoftware zur Nachverfolgung von Einnahmequellen oder Berichten zur Prognose von zukünftigen Ausgaben.

Wichtig ist dabei, dass Sie Daten aus verschiedenen Quellen in einer zentralen Plattform zusammenführen und analysieren. Die auf diese Weise herausgearbeiteten Erkenntnisse helfen Ihnen, zu entscheiden, wie Sie Ihre Ressourcen in Zukunft verteilen möchten.

Automatisieren Sie Ihre Ausgabenkontrolle
Die Automatisierung Ihrer Prozesse ermöglicht es Ihnen, manuelle Aufgaben zu eliminieren, Fehler bei der Bearbeitung von Spesenabrechnungen zu vermeiden und Ihre Spesenverwaltung im Laufe der Zeit weiter zu optimieren.

Ein müheloses Ausgabemanagement: Alle Geschäftsausgaben an einem zentralen Ort

Von der Verwaltung der Reisekosten bis hin zur Kontrolle der Marketingbudgets, Unternehmen brauchen mehr Transparenz um den Überblick über ihre Geschäftsausgaben zu behalten. Mit der Ausgabenverwaltungslösung von Payhawk, haben Sie an eine zentralisierte Plattform für die Verwaltung Ihrer Ausgaben und Firmenkarten.

Das bedeutet, dass Sie alle Ihre Ausgaben auf einer Plattform nachverfolgen und dort auch Trends und Potenziale aufdecken können. Ihre Kartenhalter haben dann lediglich die Aufgabe, ihre Belege und Rechnungen hochzuladen – wobei sie automatisch eine Erinnerungsbenachrichtigung erhalten, sollten sie dies einmal vergessen. Ihre Ausgabendaten können Sie zudem mithilfe unserer erstklassigen Integrationen problemlos mit Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem ERP synchronisieren – ohne manuelle Eingaben oder Fehler.

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