Möchten Sie die Kontrolle über Ihre Unternehmensfinanzen übernehmen? Unser neuester Blog verrät Ihnen die neun wichtigsten Funktionen, die jede Lösung für das Ausgabenmanagement in Unternehmen enthalten sollte. Entdecken Sie, wie Sie die Vorschriften einhalten, Risiken erkennen und Ihr Team mit effizienten, automatisierten Kontrollen (durch intelligentes Ausgabenmanagement) ausstatten können.
Für Unternehmen ist es unerlässlich, die Finanzvorschriften einzuhalten, Risiken und Betrug zu erkennen, die betriebliche Effizienz zu verbessern und fundierte Entscheidungen für das Wachstum zu treffen. Um dies zu erreichen, benötigen Sie die richtigen Funktionen für die Finanzkontrolle. Hier sind neun wichtige Funktionen, die Sie bei der Auswahl Ihrer Lösung für das Ausgabenmanagement in Unternehmen berücksichtigen sollten.
Ein Finanzkontrollrahmen ist keine Einheitsgröße; Sie müssen ihn an Ihre Unternehmensstruktur und Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. Sie schaffen, die flexibel auf Ihre Unternehmensstruktur und Ihre Dienstleistungen zugeschnitten ist. Beachten Sie daher die folgenden wichtigen Punkte:
Schaffen Sie einen Rahmen, dem Mitarbeiter leicht folgen können , indem Sie klare interne Richtlinien erstellen. Mit Payhawk können Sie Ausgabenrichtlinien direkt in die Tools integrieren, die Ihre Ausgabenträger zur Bezahlung verwenden. Diese Verbindung zwischen Lösung, Karte und App stellt die Einhaltung von Richtlinien sicher und erhöht die Eigenverantwortung.
Darüber hinaus ist die Lösung so benutzerfreundlich, dass Ihr Team sie gerne verwenden wird. Siehe Hannah Dobson, VP of Sales bei der GDS Group.
Payhawk hat mir Zeit gespart, aber was noch wichtiger ist, es hat meinem Team Zeit gespart. Es ist ein Traum, denn jetzt kann ich mein Team dazu bringen, seine eigenen Ausgaben schnell und effizient zu erledigen.
Geschäftsausgaben mühelos im Griff behalten
Während Zeitersparnis für die Effizienz von entscheidender Bedeutung ist, ist die Aufteilung der Aufgaben des Spesenmanagements auf mehrere Personen der Schlüssel zur Missbrauchsprävention und Risikominderung. Wenn man sich bei der gesamten Spesenabwicklung auf eine Person verlässt, kann dies zu übersehenen Fehlern, Burnout und eingeschränkter Skalierbarkeit führen.
Setzen Sie daher bei der Erstellung und Umsetzung Ihres neuen Finanzkontrollrahmens auf die Trennung von Aufgaben.
Es klingt banal, aber die Schulung Ihrer Mitarbeiter ist unerlässlich, um Ihnen bei der Umsetzung neuer Rahmenbedingungen oder Prozesse zu helfen. Egal ob Sie den Anbieter für das Ausgabenmanagement gewechselt haben oder völlig neue Verfahren einführen – Ihre Mitarbeiter müssen auf dem Laufenden sein.
Das von Ihnen gewählte Softwareunternehmen bietet häufig Mitarbeiterschulungen an, um eine hohe Benutzerakzeptanz und Nutzung der Funktionen zu gewährleisten. Die Veränderungen, die Sie vornehmen, sollen letztendlich zu einer Verbesserung führen, weshalb Sie alle Beteiligten entsprechend schulen müssen, um die Umsetzung erfolgreich zu gestalten.
Martin Reindl, Director of Implementation bei Payhawk, sagt:
Bei Payhawk führen wir die Lösung ein, sobald der Kunde die technische Einrichtung genehmigt hat, laden Benutzer ein und erstellen Firmenkarten. Wir haben ein sehr intuitives System entwickelt und ausgezeichnete Nutzerbewertungen auf G2 erhalten. Trotzdem stehen wir unseren Kunden jederzeit zur Seite und bieten Live-Schulungen für Mitarbeiter an, damit sie verstehen, wie sie Payhawk ohne Verzögerungen nutzen können.
Die Aufgabentrennung kann Ihnen dabei helfen, alles im Auge zu behalten, aber was können Sie außerdem tun, um eine rechtskonformeFinanzkontrolle zu gewährleisten?
Von mehrstufigen Genehmigungsabläufen (um unabhängig von der Ausgabenart ein strukturiertesManagement zu gewährleisten) bis hin zu automatischen Benachrichtigungen bei niedrigem Kontostand und erweiterten Kartenkontrollen müssen Sie jederzeit vollumfänglich die Übersichtbehalten. Andernfalls kann die Finanzkontrolle leicht vernachlässigt werden , und ehe Sie sich versehen, treffen Sie unbewusst Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage von Vermutungen.
Ist es nicht toll, wenn Sie feststellen, dass Ihre Ausgabenverwaltungslösung mit einer ganzen Reihe von tollen Funktionen ausgestattet ist? Nur um dann herauszufinden, dass Sie die Hälfte davon eigentlich gar nicht brauchen ...
Aber bei Payhawk entwickeln und innovieren wir nur Funktionen, die Sie definitiv nutzen werden. Unsere Finanzkontrollfunktionen helfen Ihnen, Finanzmuster zu erkennen, genaue Finanzdaten zu sammeln und vor allem die Effizienz in allen Bereichen zu verbessern.
Ohne Ausgaben-Compliance schaffen Sie eine Kultur des „Was auch immer geht“; das bedeutet, dass Mitarbeiter ausgeben, wie sie wollen, was letztendlich zu fehlender Finanzkontrolle führt.
Eine Lösung zu finden, die automatisierte Compliance-Prüfungen bietet, ist ein entscheidender Faktor. Payhawk ermöglicht es Administratoren und Buchhaltern, digitale maßgeschneiderte Richtlinien für Ausgaben zu erstellen Diese sind in Ihren Ausgabenverwaltungsprozess integriert sind; fortschrittliche Kartenkontrollen können implementiert werden, um es nahezu unmöglich machen, nicht konform auszugeben.
Eine weitere großartige Möglichkeit, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, ist die Verwendung unserer 3-Wege-Abgleichstechnologie für Bestellungen in unserer Procure-to-Pay-Lösung. Diese Technologie gleicht Rechnungen, Bestellungen und Quittungen automatisch ab, um Unstimmigkeiten zu erkennen.
Nennen Sie uns altmodisch, aber Sie müssen die Finanzen sehen, um die finanzielle Kontrolle zu haben. Mit Payhawk haben Sie Echtzeit-Zugriff auf alle Finanzinformationen, sodass die Kontrolle und Berichterstattung über Ausgaben zum Kinderspiel wird.
Benötigen Ihre Aktionäre ein schnelles Update zu den Marketingausgaben? Kein Problem: Filtern Sie Ihre Daten, exportieren und teilen Sie diese. Oder steht ein großes Projekt an und Sie müssen sicherstellen, dass genügend Mittel zur Verfügung stehen? Kein Problem: Rufen Sie Ihr Payhawk-Portal auf, um Ihre Finanzen in Echtzeit einzusehen, Zahlungen einzukalkulieren, und entsprechend zu planen.
Sobald eine Ausgabe getätigt wird, wird sie automatisch mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem abgeglichen, damitein manueller Abgleich der Vergangenheit angehört.
Mit unserer optischen Zeichenerkennung (OCR) gehören lästige und unnötige Fehler in Spesenabrechnungen der Vergangenheit an. Karteninhaber können mit der mobilen Payhawk-App schnell ein Foto machen, und unsere KI-Kamera extrahiertalle relevanten Daten automatisch, einschließlich des Gesamtbetrags, der Daten und derProduktnamen.
Dieser unkomplizierte Prozess stellt sicher, dass alle eingereichten Ausgaben korrekt sind und entsprechend verbucht werden, was Ihre Arbeit im Finanzwesen erleichtert. Hierdurch kann der Karteninhaber sich vollständig auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren.
Es ist unerlässlich, Ihre Finanzkontrollen an ein sich ständig änderndes Geschäftsumgfeld anzupassen, einschließlich des Verständnisses Ihrer Umweltauswirkungen. Kunden, Aktionäre, Investoren – – alle sind daran interessiert, dass Unternehmen Nachhaltigkeit nach Möglichkeit fördern. Mit den ESG-Berichtsfunktionen von Payhawk (unterstützt von unserem Partner Lune) können Sie die finanzielle Kontrolle über Ihre Scope-3-Emissionen übernehmen, indem Sie Emissionsschätzungen aus allen Payhawk-Kartenzahlungen sammeln.
Die Berechnung der CO2-Emissionen kann komplex sein, aber unser ESG-Tool vereinfacht den Prozess. Es ermöglicht Ihnen zu ermitteln, welche Abteilungen oder Ausgabenkategorien am meisten zu Ihrem CO2-Fußabdruck beitragen, sodass Sie gezielte Verbesserungsmaßnahmen ergreifen können. Wenn z.B. Reisen eine bedeutende Quelle sind, können Sie Maßnahmen zur Reduzierung von Flugreisen zugunsten emissionsärmerer Alternativen wie Züge einführen. Darüber hinaus bietet das Tool wertvolle Einblicke in die Umweltauswirkungen Ihrer Lieferanten und ermöglicht es Ihnen, mit ihnen zusammenzuarbeiten und gemeinsam die klimabelastung Ihrer Geschäftstätigkeit zu reduzieren.
Haben Sie einen Mitarbeiter, der eine Ausgabe nicht rechtzeitig eingereicht hat? Richten Sie einfach automatische Kartensperrfunktionen ein, um weitere Ausgaben zu verhindern – bis die ausstehenden Ausgaben eingereicht wurden.
Eine automatische Kartensperrfunktion motiviert Wiederholungstäter dabei, ihre Ausgabenrichtlinientreue zu verbessern.
Das Filtern Ihrer Ausgaben spart Zeit bei der Überprüfung (insbesondere bei mehreren Einheiten). Die Auswahl aus mehreren Ausgabenfiltern macht es Ihren Administratoren und Buchhaltern noch einfacher, alle konsolidierten Ausgaben effizient zu überprüfen – beispielsweise nach Projekt oder Kostenstelle.
Ausgabenfilter ermöglichen es Finanzleitern, aktuelle und anstehende Ausgaben detailliert zu verstehen, was eine genauere Cashflow-Prognose und Budgetplanung ermöglicht.
Als Unternehmen kann Ihre Organisationsstruktur komplex sein, was wiederum die Verwaltung der Finanzen erschwert. Bei vielen Karteninhabern und zu finanzierenden Projekten können die Ausgaben leicht außer Kontrolle geraten und Sie verlieren die Möglichkeit, die Ausgaben genau zu kontrollieren.
Benutzerdefinierte Genehmigung-workflowse machen das Ausgaben-, Rechnungs- und Einkaufsmanagement unkompliziert. Von der Bestellung bis zur Reisekostenabrechnung können Sie für jede Art von Ausgaben spezifische Genehmigungs-workflows erstellen.
Eine erweiterte Kontrolle darüber, wie Karteninhaber Geld ausgeben, ist für die Budgetverwaltung von entscheidender Bedeutung. Die Kartenkontrollen von Payhawk helfen Unternehmen, bestehende Ausgabenrichtlinien durchzusetzen und vor zu hohen Ausgaben zu schützen.
Hier sind einige Kartenkontrollen, die Sie einrichten können:
Der Zugang zu Finanzkontrollfunktionen wie den oben genannten kann für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein. Was unsere Software wirklich auszeichnet, ist ihre Zugänglichkeit – jeder im Unternehmen, vom CEO und CFO bis zum neuesten Praktikanten im Marketingteam, kann davon profitieren. Wir sind der Meinung, dass Firmenkreditkarten eine Standardleistung und kein Luxus sein sollten und dass die Verwaltung von Ausgaben durch Rückerstattungen der Vergangenheit angehören muss.
Bei Payhawk betrachten wir Ausgabenverwaltung und finanzielle Stabilität als wesentliche Bestandteile unserer Unternehmenskultur. Deshalb erhält jeder Mitarbeiter seine eigene Firmenkreditkarte. Hiermit wird auch die Organisation von Teambuilding-Veranstaltungen viel einfacher.
Ein Tool, das Ihnen Zugriff auf alle oben genannten Kontrollfunktionen bietet, ist nichts ohne eine nützliche Integration. Wenn Sie log-ins in unterschiedliche Systeme managen müssen, um auf Daten zuzugreifen, wird das auf lange Sicht nicht funktionieren, insbesondere wenn Sie mehrere Einheiten skalieren oder eröffnen.
Bei Payhawk lässt sich die Lösung in Ihre aktuelle Technologie-Infrastruktur integrieren, um Ihr Leben zu erleichtern, Daten für alle zugänglich zu machen und alle Finanzsysteme zu zentralisieren. Dabei können wir in marktführende ERP-, Buchhaltungs-, Geschäftsreise- und HRIS-Systeme integriert werden.
Wenn Sie Ihre Ausgabendaten exportieren und diese wo weiterreichen, können Sie unseren leistungsstarken Excel- und CSV-Vorlagengenerator nutzen, um Ihren Buchhaltungsprozess zu optimieren.
Als Unternehmen haben Sie viel zu verwalten, von einem wachsenden Mitarbeiterstamm bis hin zu nicht standardisierten Prozessen und Verfahren in mehreren Unternehmenseinheiten. Wenn Sie wachsen und skalieren, benötigen Sie eine flexible Lösung, die zu Ihrer Arbeitsweise passt. Das bedeutet, Massenfunktionen zu nutzen, um Aufgaben durch Automatisierung effizienter zu gestalten.
Payhawk hilft Ihnen, mehrere Unternehmensentitäten mühelos zu verwalten. Überweisen Sie Gelder und verwalten Sie Ausgaben für Ihre Entitöätenin den USA, EWR oder Großbritannien über dieselbe Plattform.
Die Ausschreibungs- und Bieterplattform Mercell bestätigt, dass die Ausgaberichtlinien und Kartenkontrollen von Payhawk ihnen die beste Möglichkeit bieten, Missbrauch zu minimieren und den Mitarbeitern gleichzeitig das richtige Maß an Autonomie zu geben –alles innerhalb eines definierten Rahmens.
Eine in das Tool integrierte Ausgabenrichtlinie ist für die Finanzkontrolle im Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie erleichtert den Prozess der Ausgabenverwaltung sowohl für Mitarbeiter als auch für Administratoren erheblich.
Leon Steenbrink, CFO von Mercell, sagt:
Ich benutze Payhawk gerne, weil es unsere Ziele erfüllt, die Kartennutzung effizienter macht und die Datenanalyse verbessert, insbesondere bei den Ausgaben. Ich schätze auch die bessere Kontrolle darüber, wer was genehmigen kann.
Durch die Transparenz darüber, wer was ausgegeben hat, und die Möglichkeit für Mitarbeiter, innerhalb eines Rahmens frei zu entscheiden, kann das Finanzteam von Mercell die Ausgaben genau im Auge behalten und Vorschläge zur Optimierung der Budgets machen.
Die größten Vorteile von Payhawk? Eine Kombination aus Effizienz und zusätzlicher Kontrolle ... und ich bin mit beidem zufrieden – denn genau das brauchen wir im Finanzwesen.
Sind Sie inspiriert? Dann fordern Sie eine Payhawk-Demo an und erfahren Sie mehr darüber, wie die Funktionen zur Finanzkontrolle Ihrem Unternehmen helfen können, Ihre Ausgaben im Auge zu behalten und anzupassen.
Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.
Egal, ob Ihr Unternehmen zehn, hunderte oder tausende Mitarbeitende beschäftigt – unsere zentrale, skalierbare Lösung verschafft Ihnen einen besseren Überblick Ihrer Geschäftsausgaben.
Verabschieden Sie sich von mühsamen Finanzprozessen und sichern Sie sich jetzt Ihre kostenlose, unverbindliche Demo.
Payhawk Limited, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
English (EN-UK)
English (EN-US)
Nederlands (NL)
Français (FR)
English (Rest of Europe)