Les 8 fonctionnalités indispensables pour un bon contrôle financier

Comment rester en conformité, détecter les risques et les fraudes, tout en améliorant l'efficacité opérationnelle et en assurant la croissance de l’entreprise ? Pour atteindre tous ces objectifs, vous devez disposer des fonctionnalités de contrôle financier adéquates. Voici neuf caractéristiques clés à prendre en compte lors du choix de votre solution de gestion des dépenses d'entreprise.

Nos bonnes pratiques pour élaborer un cadre de contrôle financier

Votre cadre de contrôle financier doit s’adapter à la structure de votre entreprise et à vos besoins spécifiques. Voici quelques étapes à suivre pour y parvenir :

Établir des politiques et des procédures internes

Créez un cadre facile à suivre pour les employés en élaborant des politiques internes claires. Avec Payhawk, vous pouvez intégrer vos propres politiques de dépenses directement dans les cartes d’entreprise, ce qui garantit le respect de la politique et renforce la responsabilité.
L’autre atout de notre solution est sa simplicité d’utilisation. Hannah Dobson, VP Sales chez GDS Group en témoigne :

Payhawk m'a fait gagner du temps, et surtout, a fait gagner du temps à mon équipe. C'est super car je peux désormais demander à mon équipe d’effectuer leurs propres dépenses et je peux les approuver à distance rapidement.

Mettre en place la séparation des tâches

Si le gain de temps est essentiel pour l'efficacité opérationnelle générale, la répartition de la gestion des dépenses entre plusieurs personnes est essentielle pour prévenir la fraude et réduire les risques. Le fait de confier à une seule personne le traitement de toutes les dépenses peut entraîner des erreurs, un épuisement professionnel et une agilité limitée dans les processus.

Il faut donc donner la priorité à la séparation des tâches lors de la création et de la mise en œuvre de votre nouveau cadre de contrôle financier.

Former les collaborateurs au contrôle financier

Cela peut paraître simple, mais la formation de vos collaborateurs est essentielle pour vous aider à mettre en œuvre de nouveaux cadres ou processus. Que vous ayez changé de fournisseur de gestion des dépenses ou que vous introduisiez de toutes nouvelles procédures, vos équipes doivent être au courant.

L'éditeur de logiciels que vous avez choisi assurera souvent la formation des équipes afin de garantir l'adoption par les utilisateurs et la bonne utilisation des fonctionnalités. Après tout, vous êtes en train d'opérer des changements pour le mieux, et vous devez donc faire en sorte que tout le monde soit au courant pour que cette mise en œuvre soit réussie.

Martin Reindl, Implementation Director chez Payhawk, explique :

Chez Payhawk, une fois que le client a approuvé la configuration technique, nous déployons la solution en invitant les utilisateurs et en créant des cartes d'entreprise. Notre système est très intuitif et nos notes sur G2 en attestent. Nous mettons tout en œuvre pour guider nos clients tout au long du processus, notamment grâce à des sessions de formation.

Quelles fonctionnalités sont essentielles pour un bon contrôle financier ?

Chez Payhawk, nous construisons des fonctionnalités que vous utiliserez vraiment. Nos fonctionnalités de contrôle financier permettent de repérer les habitudes de dépenses, de collecter des données financières précises et, surtout, d’améliorer votre efficacité opérationnelle.

1. Des contrôles de conformité automatisés

Sans conformité des dépenses, vos employés dépensent comme bon leur semble, avec pour résultat final un contrôle financier inexistant.

Trouver une solution qui propose des contrôles de conformité automatisés change la donne. Payhawk permet aux administrateurs et aux comptables de créer des politiques de dépenses sur mesure, intégrées à votre processus de gestion des dépenses. Vous pouvez également mettre en place des contrôles de cartes avancés afin de réduire le risque de fraude.

Un autre excellent moyen de garantir la conformité est d'utiliser notre technologie de correspondance tripartite des bons de commande dans notre solution Procure-to-Pay. Cette technologie fait automatiquement correspondre les factures, les bons de commande et les bons de réception pour signaler les écarts.

2. Un suivi et un reporting en temps réel

Avec Payhawk, vous disposez d’un accès en temps réel à toutes les informations financières, ce qui facilite le contrôle des dépenses et la réalisation de votre reporting.

Vos actionnaires ont besoin d'une vue rapide sur les dépenses en marketing ? Pas de souci, filtrez vos données, exportez-les et partagez-les. Ou peut-être qu'un grand projet se profile à l'horizon et que vous devez vous assurer de disposer de fonds suffisants ? Pas de problème, consultez vos finances et les paiements à venir en temps réel, et planifiez en conséquence.

Grâce aux rapprochements automatiques avec votre ERP ou de votre système comptable, vous pouvez suivre toutes vos dépenses, à n’importe quel moment.

3. Une technologie OCR

Dites adieu aux erreurs de saisie sur les notes de frais grâce à notre technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR). Les titulaires de carte peuvent prendre une photo rapide dans l'application mobile Payhawk, et notre caméra IA en extrait automatiquement toutes les données pertinentes, y compris le montant total, les données et le nom des produits.

Ce processus simple garantit que toutes les dépenses sont exactes et comptabilisées, facilitant ainsi votre travail et celui de vos équipes !

4. Des fonctionnalités de reporting ESG

Il est essentiel d'adapter vos contrôles financiers à vos engagements en matière de durabilité. Grâce aux fonctionnalités de reporting ESG de Payhawk (soutenues par notre partenaire Lune), vous pouvez prendre le contrôle financier de vos émissions Scope 3 en collectant des estimations d'émissions pour tous les paiements par carte Payhawk.

Notre outil de reporting ESG simplifie le processus : identifiez les départements ou les catégories de dépenses qui contribuent le plus à votre empreinte carbone et créez des politiques d'amélioration ciblées. Par exemple, si les déplacements sont une source importante d’émissions, vous pouvez introduire des mesures visant à réduire les voyages en avion au profit d'alternatives moins polluantes comme le train. En outre, l'outil fournit des informations précieuses sur l'impact environnemental de vos fournisseurs, ce qui vous permet de vous engager avec eux et de collaborer à la réduction de l'impact global de vos activités sur le climat.

5. Le blocage automatique des cartes

Un employé n'a pas soumis un justificatif à temps ? Pour éviter que cela devienne récurrent, vous pouvez mettre en place le blocage automatique des cartes pour l'empêcher de dépenser davantage - jusqu'à ce qu'il ait correctement rempli ses dépenses.

6. L’utilisation de plusieurs filtres de dépenses

Le filtrage de vos dépenses permet de gagner du temps lors de la vérification (en particulier lorsque vous avez plusieurs entités). En sélectionnant plusieurs filtres de dépenses à la fois, il est encore plus facile pour vos administrateurs et comptables d'examiner toutes les dépenses, en masse, de manière efficace, grâce à des filtres par projet ou par centre de coûts, par exemple.

Les filtres de dépenses permettent à l’équipe Finance de mieux comprendre les dépenses actuelles et celles à venir, pour mieux gérer les flux de trésorerie et la planification budgétaire.

7. Des workflows d'approbation personnalisés

Votre structure organisationnelle peut souvent compliquer la gestion des finances. Avec de nombreux détenteurs de cartes et de nombreux projets à financer, les dépenses peuvent facilement devenir incontrôlables et vous perdez alors la possibilité de garder un contrôle strict sur les dépenses.

Grâce aux workflows d'approbation personnalisés, rationalisez votre gestion des dépenses, des factures et des achats ! Des demandes d’achats aux frais de déplacements professionnels, vous pouvez créer des workflows d'approbation spécifiques pour tous les types de dépenses possibles.

8. Des contrôles avancés pour les cartes d’entreprise

Disposer d'un contrôle avancé sur la façon dont les détenteurs de cartes dépensent est crucial pour la gestion budgétaire.

Les contrôles de cartes Payhawk aident les entreprises à mettre en œuvre des politiques de dépenses et à lutter contre les dépenses excessives.

Voici quelques contrôles de cartes disponibles dans Payhawk :

• Restrictions de dépenses par pays ou régions spécifiques
• Restrictions de dépenses selon les horaires (pour ne permettre l'utilisation de la carte que pendant les heures de travail par exemple)
• Restrictions de dépenses selon les marchands et catégories de marchands pour s'assurer que les employés utilisent des fournisseurs privilégiés et évitent les dépenses non conformes.

Un logiciel de gestion des dépenses adapté à votre entreprise

Notre logiciel se distingue par son accessibilité : tout le monde dans l'entreprise peut facilement l’utiliser, du PDG au DAF en passant par les équipes commerciales ou marketing. Et cela est dû à ses nombreuses fonctionnalités, adaptées à différents cas d’usage.

Des intégrations natives avec votre ERP, votre logiciel comptable et votre SIRH

Si vous devez vous déconnecter et vous reconnecter à plusieurs systèmes disparates pour accéder à vos données financières, vous ne disposez pas des outils nécessaires à la croissance et à l’expansion de votre entreprise.

Chez Payhawk, notre solution s'intègre à votre stack technologique actuel de façon à centraliser vos systèmes financiers et vos outils métiers. Nous proposons des intégrations natives aux principaux ERP du marché, à plusieurs logiciels comptables, à plus de 50 SIRH, ou encore à TravelPerk.

Et lorsque vous exportez et partagez vos données de dépenses, vous pouvez utiliser nos modèles d’exports Excel et CSV pour vous aider à rationaliser votre comptabilité.

Des fonctionnalités de traitement en masse

Nombre croissant d'employés, processus non standardisés au sein de plusieurs entités... Au fur et à mesure de votre croissance, vous avez besoin d’agilité. Pour cela, utilisez des fonctionnalités de traitement en masse qui vous permettront d’automatiser les tâches chronophages.

Avec Payhawk, vous pouvez gérer facilement plusieurs entités à travers le monde sur une seule et même plateforme.

Le témoignage de Mercell

La plateforme d'appels d'offres Mercell affirme que les politiques de dépenses et les contrôles de cartes Payhawk leur ont fourni le meilleur moyen d'atténuer la fraude tout en donnant aux employés le bon niveau d'autonomie - le tout dans un cadre défini.
L'intégration d'une politique de dépenses dans l'outil est essentielle pour le contrôle financier de l'entreprise. Elle facilite grandement le processus de gestion des dépenses, tant pour les employés que pour les administrateurs.

Leon Steenbrink, DAF de Mercell, déclare :

J'aime utiliser Payhawk parce que la plateforme répond à nos objectifs, en rendant l'utilisation des cartes plus efficace et en améliorant l'analyse des données de dépenses. J'apprécie également le contrôle accru et la personnalisation des workflows d’approbations.
Le fait d'avoir plus de transparence et de permettre aux employés de gérer leurs frais professionnels dans un cadre donné a permis à l'équipe financière de Mercell de garder un œil sur les dépenses et faire des suggestions pour optimiser les budgets. Ce que je préfère dans Payhawk, c’est la possibilité d’attribuer des politiques à chaque employé·e. Cela permet à toute l’équipe d’accomplir son travail sans demander la permission pour effectuer une dépense déjà prévue dans le budget.

Pour bénéficier de ces fonctionnalités de contrôle financier, prenez rendez-vous pour une démo personnalisée de Payhawk !