Notes de frais : les 5 avantages du traitement en masse

5h par mois : c'est le temps perdu par les décideurs financiers qui n'ont pas encore digitalisé leurs processus. C’est ce que démontre notre étude réalisée avec YouGov sur les enjeux des DAF pour 2024. Tâches manuelles, saisie des données chronophages, tableurs Excels qui n’en finissent pas… La liste de ces petites choses s’agrandit et fait perdre un temps considérable aux équipes Finance. Il existe pourtant des solutions. Dans cet article, nous allons explorer les nombreux bénéfices de nos fonctionnalités de traitement “en masse” (ou “in bulk” si l’on n’a pas peur des anglicismes).

Le besoin de fonctionnalités de traitement en masse pour la gestion des notes de frais

Les fonctionnalités de gestion des notes de frais “en masse” sont essentielles pour améliorer vos processus financiers. Sans elles, vous perdrez un temps considérable à corriger des erreurs de saisie, à passer d'un écran à l'autre, à vérifier que les coordonnées des fournisseurs correspondent pour payer rapidement les factures, et à rapprocher manuellement les notes de frais aux transactions bancaires avant de rembourser les frais engagés par vos équipes.

La gestion manuelle de ce processus n'est pas seulement chronophage, elle est aussi source d'erreurs.

Les 5 bénéfices d’un traitement “en masse” des notes de frais

Le traitement groupé des notes de frais ne vous fait pas seulement gagner du temps, il vous permet également de renforcer la conformité, de faire appliquer votre politique de dépenses et de réduire le risque d’erreur et de fraude.

Nous sommes fiers de pouvoir désormais proposer de nouvelles fonctionnalités qui répondent à vos besoins. Nous avons mené l’enquête auprès de nos collègues pour avoir leur avis. Voici leurs réponses :

1. "Vous allez gagner du temps en éliminant une grande partie de vos tâches manuelles ! Avec le traitement en masse, vous pouvez traiter plusieurs notes de frais à la fois : un minimum de temps pour un maximum d’efficacité.”
2. "La conformité est un élément essentiel ! Les fonctionnalités de traitement en masse permettent de faire respecter plus facilement les politiques de dépenses et de toujours rester en conformité. Cela permet aussi de réduire le risque d’erreur lié à la saisie manuelle et le risque de fraude.”
3. "C’est un vrai gain de productivité : le traitement en masse rationalise le travail de vos équipes Finance et leur libère du temps pour se consacrer à des projets plus stratégiques."
4. "Cette fonctionnalité permet de faire des économies ! En automatisant les processus, vous pouvez réduire vos coûts administratifs et améliorer sensiblement votre gestion financière.”
5. "À mesure que votre entreprise se développe, les volumes de transactions sont décuplés. Heureusement, les fonctions de traitement en masse sont là pour vous aider. En regroupant les tâches répétitives, elles vous permettent d’être plus agiles et de vous concentrer sur votre croissance sans interruption inutile des processus.”

Des fonctionnalités de traitement en masse pour une gestion des notes de frais plus agile

Pour être agile et atteindre ses ambitions de croissance, il est essentiel de disposer des bons outils technologiques.

Avec Payhawk et ses fonctionnalités de traitement “en masse”, gérez vos notes de frais en toute simplicité :

• Remboursement en masse : Imaginons, vous avez 17 notes de frais à rembourser. Si vous réalisez ces remboursements un par un, vous allez perdre un temps considérable. Mais avec notre solution, vous pouvez sélectionner plusieurs notes de frais en quelques clics et ainsi faciliter tout le processus de vérification financière. Le bonus : un remboursement plus rapide, bénéfique pour l’expérience employé.
• Ajouter et supprimer des salariés en masse : Simplifiez l’ajout et la suppression de salariés et assurez la sécurité de vos systèmes lorsqu’un salarié quitte l’entreprise. (Et si vous intégrez votre solution RH à Payhawk, vous pourrez le faire encore plus facilement).
• Émission de cartes en masse : Si vous gérez plusieurs entités ou que vous souhaitez équiper un certain nombre de vos collaborateurs, l’émission de cartes d’entreprise “en masse” vous facilitera considérablement la tâche. Sélectionnez les salariés à qui vous souhaitez attribuer des cartes, le type de carte (virtuelle ou physique) et l’adresse de livraison. Non seulement vous pouvez réduire le temps nécessaire à l'émission des cartes, mais vous pouvez également fixer des limites de cartes en masse, bloquer automatiquement les cartes et choisir qui peut ou ne peut pas effectuer de retraits DAB.
• Vérification des notes en frais en masse : Près de 7 jours en moyenne, et jamais moins de 4 jours, c'est le temps consacré à la clôture financière, selon une étude réalisée par Blackline et l'IMA. Avec Payhawk, vous pouvez facilement accélérer votre clôture mensuelle et vous assurer que tous les paiements à venir sont programmés, ce qui réduit les erreurs manuelles et fait gagner un temps précieux à votre équipe Finance.

Garder le contrôle des notes de frais tout en autonomisant ses collaborateurs

Grâce à notre solution de gestion des dépenses, vous pouvez garder le contrôle, en temps réel. Vous pouvez fixer des limites personnalisables sur les cartes (une fonctionnalité idéale pour les déplacements professionnels) et ainsi faire appliquer votre propre politique de dépense.

Ce niveau de contrôle sur vos notes de frais vous permet de maintenir des données financières saines et ainsi participer à la croissance de l’entreprise.

Découvrez comment tirer parti de nos fonctionnalités de gestion des notes de frais, contactez notre équipe commerciale.