Gestión de gastos: las 5 ventajas principales de las funcionalidades a gran escala en 2024

La gestión de los gastos es una de las funciones administrativas más importantes para cualquier empresa. No obstante, según una encuesta realizada por Payhawk en colaboración con YouGov en 2023, las empresas españolas tienen una clara falta de digitalización en sus procesos diarios. De ella también se desprende, entre otros datos impactantes, que un 40% de los empleados de los equipos financieros dedica más de la mitad de su jornada laboral a tareas puramente operativas, como gestionar emails y recopilar e introducir datos.

Lo más sorprendente es que muchas de estas tareas repetitivas se pueden automatizar, lo que ahorraría un tiempo significativo a la semana que se podría invertir en actividades de mayor valor añadido para la empresa, como la optimización de procesos, formaciones financieras, análisis de riesgos o planes de negocio y estrategia.

Automatizar los procesos de gestión de gastos empresariales, y llevar a cabo todas estas tareas a gran escala, agiliza el trabajo, libera recursos, reduce errores y garantiza que tus datos financieros sean lo más precisos posible. De ese modo, podrás tomar mejores decisiones empresariales que te ayuden a escalar tu negocio.

La importancia de las funcionalidades de gestión de gastos a gran escala

Las funcionalidades de gestión de gastos a gran escala son esenciales para mejorar los procesos de gestión de gastos. Sin ellas, acabarás perdiendo tiempo y dinero porque seguirás teniendo que hacer todas estas tareas manualmente:

• Corregir los errores que se han cometido al introducir los datos a mano
• Saltar de una pantalla a otra para comprobar que los datos de los proveedores coinciden con los que tienes archivados y poder pagar las facturas a tiempo
• Cotejar manualmente los informes de gastos con las transacciones bancarias antes de reembolsar los gastos de tus empleados.

Gestionar manualmente este proceso no solo lleva mucho tiempo, sino que conlleva un riesgo muy alto de cometer errores. Así que, si realmente tienes intención de hacer crecer tu empresa, la mejor solución es digitalizar la gestión de gastos y aprovechar las funcionalidades de gestión y revisión de gastos a gran escala.

Cinco ventajas de las funcionalidades de gestión de gastos a gran escala

Las funcionalidades a gran escala son unas grandes aliadas a la hora de gestionar los gastos, ya que facilitan la vida a las empresas con grandes ambiciones. Tu empresa podrá gestionar muchos gastos de una sola vez, con lo que te ahorrará tiempo y podrás centrarte en conseguir tus objetivos. Pero no se trata solo de ahorrar tiempo: las funcionalidades a gran escala también aseguran el cumplimiento de las políticas de gastos de la empresa y ayudan a aplicarlas en todos los ámbitos, a la vez que reducen el riesgo de cometer errores costosos y eliminan el fraude, entre otras muchas cosas más.

Para celebrar el lanzamiento de las nuevas funcionalidades de pago y revisión a gran escala, nos hemos convertido en reporteros por un día y hemos preguntado a nuestros compañeros de todo el mundo qué es lo que más les gusta de trabajar con las funcionalidades a gran escala. He aquí las cinco mejores respuestas:

• “Puedes ahorrar tiempo en tareas manuales. Las funcionalidades a gran escala permiten abordar varios gastos o registros a la vez, lo que reduce el trabajo manual y te deja más tiempo para centrarte en otras cosas importantes”.
• "Sin duda, el cumplimiento de las políticas es uno de los beneficios más importantes. Las funcionalidades a gran escala facilitan la aplicación de las políticas de gasto en toda la organización, lo que reduce el riesgo de que se generen gastos fuera de la política. Además, eliminan la introducción manual de los datos que podía dar lugar a errores humanos, de manera que todos los gastos se registran con exactitud y eso dificulta el fraude".
• "El aumento de la productividad: las operaciones a gran escala agilizan las tareas de tu equipo financiero, lo que les permite abordar proyectos estratégicos, en lugar de enfrascarse en categorizar los datos de forma manual, que lleva una eternidad”.
• "Pueden ahorrar mucho dinero a las empresas. Al automatizar los procesos a gran escala, pueden recortar los costes administrativos y mejorar su gestión financiera global”.
• "Te ayudan a planificar el crecimiento de tu empresa. A medida que tu empresa se expande, el volumen de transacciones se dispara. Y aquí es donde las funcionalidades a gran escala despliegan todo su poder: al agrupar las tareas repetitivas, te ayudan a crecer rápidamente sin dificultades y sin interrumpir el proceso".

La funcionalidades a gran escala de Payhawk te ayudan a escalar la gestión de gastos

Ampliar tu empresa es un proceso emocionante. Sin embargo, para crecer con rapidez y eficacia es indispensable disponer del software adecuado.

Ahí es donde entra Payhawk. Nuestra serie de funcionalidades de gestión a gran escala te ayudan a escalar con facilidad la gestión de gastos digitales:

• Reembolsos a gran escala: Pongamos por ejemplo que tienes 17 gastos pendientes de reembolso. Reembolsarlos todos uno a uno llevará demasiado tiempo a tu equipo, que podría dedicarse a otras tareas estratégicas. Con nuestra solución de gestión de gastos puedes hacer todos los reembolsos de golpe, seleccionando varios gastos y a todos los empleados, en tan solo un par de clics, lo que optimiza la operativa diaria del procesamiento de gastos de los revisores financieros y mejora la experiencia de los empleados.
• Onboarding y offboarding de empleados a gran escala: Añadir y eliminar empleados del sistema a gran escala simplifica la gestión de usuarios y mantiene tus sistemas seguros cuando los empleados abandonan la empresa. (Y si integras Payhawk con tu solución de RR. HH., puedes eliminar empleados de todos los sistemas sin problemas). Así, si despides a un empleado, ya no te tendrás que preocupar de que pueda acceder a tus sistemas después de abandonar las instalaciones y destruir documentos importantes o robar datos confidenciales. En lugar de eso, mantienes tus datos protegidos en todo momento. Por ejemplo, si una de tus sucursales se ve obligada a cerrar, puedes cerrar todas las cuentas de los empleados de una sucursal con unos pocos clics.
• Emisión de tarjetas a gran escala: Si gestionas varias entidades o tienes una plantilla extensa, la emisión a gran escala de tarjetas corporativas te facilitará mucho el trabajo. Selecciona a qué empleados quieres emitir tarjetas, si la tarjeta es virtual o física, y la dirección de entrega a la que vas a enviar la tarjeta (si procede). De este modo, no solo puedes acortar el tiempo que tardas en emitir las tarjetas, sino también establecer a gran escala los límites de las tarjetas, bloquearlas automáticamente y elegir quién puede y quién no puede retirar dinero en cajeros automáticos.
• Revisión de gastos a gran escala: Los datos obtenidos en nuestros estudios y encuestas sugieren que en promedio se tarda seis días laborables en cerrar el mes. Con Payhawk, puedes reducir fácilmente el proceso de cierre de mes y asegurarte de que los próximos pagos están programados, reduciendo los errores manuales y ahorrando un tiempo precioso a tu equipo financiero.

Da flexibilidad a tus empleados sin renunciar al control de los gastos

Los empleados necesitan gastar fondos de la empresa para hacer crecer el negocio; al fin y al cabo, hay que gastar dinero para ganar dinero. Hasta ahí todo bien. Pero eso no significa darles carta blanca para que gasten como quieran. Con Payhawk ahora puedes definir límites de gasto y controles avanzados en las tarjetas a gran escala, que te ayudan a detectar y rechazar automáticamente los gastos que se salgan de tu política, incluso antes de que se produzcan. De ese modo, ahorras tiempo al departamento financiero, a la vez que mantienes el control de la tesorería de la empresa.

Esto significa que tú decides cuánto pueden gastar los empleados en restaurantes o en los viajes de negocios. Al establecer estos límites e incorporarlos a las tarjetas y a la aplicación de gastos, no tienes que preocuparte de que los empleados cumplan tus políticas de gastos, ya que no les queda más remedio que seguirlas.

Este nivel avanzado de control sobre la gestión de gastos puede ayudarte a disponer de datos financieros fiables, lo que es esencial para planificar y escalar tu negocio. Si quieres más información sobre cómo nuestro software de gestión de gastos puede ayudarte a hacer crecer tu negocio con las funcionalidades de gestión y revisión de los gastos a gran escala, solicita una demo y habla con uno de nuestros expertos.