Gestión de gastos de viaje: soluciones modernas para el futuro de los viajes de negocios

¿Por qué es importante gestionar los gastos de viaje?

La gestión de gastos de viaje es un aspecto crítico de cualquier negocio. Si tu empresa no dispone de un sistema para gestionar los gastos de viaje, es probable que estés perdiendo dinero y tiempo. Los costes de los viajes pueden ser impredecibles, especialmente si tú o tus empleados viajáis con frecuencia y permanecéis varios días en sitios diferentes. Tienes que utilizar un sistema que te proporcione todos los datos que necesitas para tomar mejores decisiones sobre el control de los costes de los viajes.

Estas son las razones principales por las que es importante contar con un programa de gestión de gastos de viaje eficiente:

• Una gestión precisa de los gastos de viaje ayuda a reducir los costes
• El cumplimiento de las políticas mejorará si adoptas un programa fácil de utilizar que simplifique los gastos tanto para quienes viajan como para el negocio
• Los viajeros pueden gestionar sus propios gastos y hacer un seguimiento online de los gastos y los reembolsos con facilidad
• Las empresas pueden ver los gastos de viaje del negocio en cualquier momento gracias a los informes y alertas en tiempo real
• La tecnología innovadora permite a las empresas usar automáticamente las tarjetas corporativas y el software de gestión de gastos con el fin de cubrir todos los gastos de viajes
• Los negocios pueden exportar los gastos a otros sistemas, por ejemplo, a un software de contabilidad

Implementación de un proceso optimizado para el procesamiento de los gastos de viaje

Con la solución o las soluciones integrales adecuadas puedes simplificar tus procesos de gestión de gastos de viaje para presentar documentos y controlar los gastos de manera mucho más eficiente en cada viaje. También puedes ver exactamente a qué se destina tu dinero e incorporar nuevas políticas y límites para ahorrar costes con más facilidad si es necesario.

Uso de tarjetas de empresa

Con una tarjeta de empresa, puedes controlar lo que gastan tus empleados cuando están de viaje y el momento en que lo gastan. Las tarjetas de crédito corporativas también pueden ayudar a los negocios a gestionar el flujo de caja cuando la frecuencia y los costes de los viajes son especialmente impredecibles. Además, evitan que los reembolsos tarden mucho en hacerse efectivos después del viaje.

Uso de una aplicación de gestión de gastos de empresa

Los viajeros llevan smartphones allá a donde van. Así que tiene sentido que utilicen estos dispositivos para registrar los gastos de empresa. Algunas aplicaciones permiten a los usuarios tomar fotografías de los recibos y remitirlas electrónicamente, lo que puede agilizar significativamente el proceso en comparación con la presentación de gastos tradicional (múltiples recibos en papel, archivos Excel, etc.).

Optimización de los procesos de aprobación

Crea un proceso de aprobación estándar para todos los empleados. Si hay varias personas que aprueban los gastos, considera automatizar el proceso de aprobación enviando una notificación a los encargados de llevarla a cabo cuando un empleado remite un informe de gasto.

Por qué la gestión de los gastos de los viajes de negocios puede resultar abrumadora

El problema es que la mayor parte de los directores financieros siguen utilizando sistemas obsoletos para gestionar los gastos de los empleados en lugar de utilizar un programa de gestión de gastos de empresa integral que pueda automatizarlo todo, desde informes de gastos hasta aprobaciones de reembolsos. Como resultado de ello, muchas empresas se enfrentan a un aumento general de los gastos a causa del tiempo y los recursos perdidos. Y los empleados se frustran, ya que no quieren tener que llevar a cabo procesos redundantes ni cumplimentar un montón de papeles tras largos días en la carretera.

Un estudio reciente destacó la necesidad de innovar en los procesos de gestión de viajes, ya que tanto los viajeros como quienes gestionan los gastos de viaje destacaron su insatisfacción con los métodos actuales.

El 60 % de los viajeros citaron que la cumplimentación y el envío de los gastos era la parte que menos les gustaba de los viajes de negocios.

La encuesta reveló que la gestión de los gastos es una fuente significativa de tensiones para quienes viajan por negocios por múltiples razones:

1. La mayoría estuvo de acuerdo en que la optimización del procesamiento de los gastos de viaje convertiría dicha tarea en algo mucho menos tedioso.
2. La mayoría de los viajeros y los administradores también respondieron negativamente a la hora de describir el proceso de gestión de gastos actual de su empleador.
3. La recopilación y el seguimiento de los recibos se citó como el elemento más tedioso para quienes realizan viajes de negocios
4. Y, por último, los administradores de gastos de viaje señalaban que tienen que pelearse con los empleados que no cumplen los plazos de presentación y que les cuesta garantizar el cumplimiento de la política de viajes de la empresa.
   Esta información destaca la importancia de desarrollar programas nuevos y más eficientes para la gestión de los gastos de viaje con el fin de mejorar la experiencia global de los negocios y sus empleados.

Los programas de software automatizados reinventan la gestión de los gastos de viaje de empresa

Ahora que se vuelven a hacer viajes de negocios y que están en pleno auge, las empresas tratan de invertir más tiempo en citas personales con los clientes, los clientes potenciales, los vendedores, etc. Esto significa que las empresas van a tener que invertir en nuevas tecnologías para seguir el ritmo de las demandas de viajes y gastos o correrán el riesgo de ser sobrepasadas por sus competidores.

Con sistemas de gestión de gastos de viaje adecuados, las organizaciones pueden gestionar sus gastos de viaje y optimizar sus programas de viajes corporativos. Esto incluye herramientas y programas para reservar vuelos y hoteles, gestionar itinerarios y realizar el seguimiento de gastos, entre otras cosas.

Estos programas hace años que se utilizan y han ayudado a muchas empresas a reducir significativamente sus gastos de viaje. No obstante, todavía sigue siendo necesario que los usuarios introduzcan manualmente la información en un sistema, actividad que consume mucho tiempo y es susceptible a los errores. Muchas de estas opciones tienen carencias de algún tipo: o no son flexibles o funcionales o no se integran adecuadamente con el resto de sistemas de la organización.

La solución es utilizar un programa de gestión de gastos global con una integración de viajes de empresa que se encargue de todos los aspectos de los gastos de viaje de tu empresa en un solo lugar, desde la reserva de vuelos hasta la captura de recibos y la creación de informes de gastos. Esto significa que no habrá que perseguir recibos ni introducirlos a mano en una hoja de cálculo. Todo se lleva a cabo de forma automática en el sistema.

Estos son algunos de los beneficios que ofrece el uso de un software de gestión de gastos de viaje en tiempo real:

• Sistema preciso de contabilidad y presentación de informes
• Mayor capacidad de auditoría
• Generación automática de informes

Mejorando el futuro de los viajes de negocios

El futuro de la gestión de los gastos de viaje radica en la automatización de toda la empresa. Se trata de proporcionar información en tiempo real y de simplificar en la medida de lo posible todo el proceso tanto para el negocio como para el usuario final.

En Payhawk, nuestra captura inteligente de datos hace que la información de los recibos se reciba de manera muy fluida, mientras que nuestras funcionalidades de viajes y gastos (incluidos el kilometraje y las dietas) facilitan que las empresas puedan controlar los gastos vayan a donde vayan sus empleados.

Además, con nuestra integración con TravelPerk, quienes realicen viajes de negocios podrán controlar sus propias reservas mientras la empresa mantiene el control de la seguridad, las políticas y los costes.

Desde las aplicaciones móviles que permiten a los empleados realizar el seguimiento del kilometraje y remitir las peticiones de reembolso de los gastos desde sus teléfonos a los programas de software diseñados para reducir los costes de los viajes mediante el análisis de los datos previos, la tecnología moderna permite a los negocios ser más eficientes y más conscientes de los costes que en cualquier época anterior.

Carlos M., CFO de G2, dice: «¿Qué es lo que más te gusta de Payhawk? Configuración sencilla, IU excelente, integraciones intuitivas y excepcionales (con Xero y Travelperk, que también utilizamos). Ha quitado un montón de trabajo a nuestro equipo financiero».

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