Según datos de la Asociación de Corporate Travel Executives, más de un 50% de los hoteles que se reservan para viajes de negocios se hacen por cuenta propia y sin seguir las normativas de la política de viajes de la empresa. Tener una política de viajes es una cosa pero que tu equipo la cumpla...es otra.
Al cumplirse la política de viajes de la empresa todos salimos ganando. Las empresas pueden controlar los costes, ahorrar gastos y normalizar procesos. Mientras que los viajeros de negocios tienen mayor autonomía, flexibilidad y claridad a la hora de gestionar sus viajes.
En estos días que tenemos un poco más de tiempo puede ser buena opción revisar algunas de las normas de la empresa, entre ellas la política de viajes.
La política de viajes de la empresa debería actualizarse cada 6 meses o 1 año. Debe estar acorde con las nuevas tendencias del sector, incluir temas de seguridad en situaciones de riesgo, como es el caso de hoy en día con el coronavirus, y debería ajustarse a los precios del mercado.
El responsable de dicha actualización debería ser el travel manager si existe o la persona encargada de la administración.
Te proponemos **cinco consejos **para revisar la política de viajes. Si tienes la posibilidad de acceder a los datos de los viajes de tu equipo del último año sería excelente para poder ser más precisos a la hora de actualizar la política.
- Revisa que el documento tenga como máximo 4 o 5 hojas
- Que la política sea clara, resumida, con una estructura simple y fácil de leer
- Comunícala de forma que todo el mundo sepa dónde está y que la entiendan
- Inclúyela en tu sistema de reservas on line o facilítala a tu agencia de viajes
- Intenta ser flexible dentro de los límites de la empresa, busca un proveedor que te de un gran abanico de posibilidades para cancelar o cambiar los viajes
¿Qué elementos tiene que tener una política de viajes?
Como mínimo deberían mencionarse los siguientes apartados:
- Reglas de aprobación
- Método de reserva
- Tiempo relevante antes de hacer la reserva
- Listado de proveedores: aerolineas, alquiler de coches, habitaciones de hotel
- Elección de clase según la duración de viaje
- Presupuesto por vuelo
- Presupuesto para el hospedaje
- Formas de pago
Si estás pensando en una herramienta para poder gestionar los pagos de viajes de empresa te recomendamos echar un ojo a Payhawk. Puedes automatizar todo lo relacionado a los gastos, pagos, y tarjetas de empresa. Además de tener control absoluto en tiempo real de los fondos de la empresa con una cuenta bancaria virtual, conectada directamente con tu banco. ¿Te interesaría saber más? Puedes solicitar una demo aquí.
Para finalizar una de las cosas que se habla hoy en día es si se debería penalizar a aquellos trabajadores que no cumplen con las normas de la política de viajes de la empresa. Esto depende mucho de la cultura de cada organización. Un ejemplo de uno de nuestros clientes es que todos los gastos de los viajes del equipo se publican en la intranet una vez finalizado el viaje para que todos vean el gasto económico. Si decides incluir penalizaciones éstas también deberían estar incluidas en el documento y comunicarlas con todos los miembros de tu equipo que viaja.
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