Virtuele kaarten: de ideale oplossing voor zakelijke reizen

In de afgelopen jaren heeft zakelijk reizen een flinke transformatie doorgemaakt. Er is meer behoefte aan efficiënte en veilige manieren om zakenreizen te beheren. Steeds meer bedrijven kiezen daarom voor digitale oplossingen en virtuele betaalmethoden om hun reiskosten te beheren en de controle te behouden.

Vroeger was het plannen van een zakenreis vaak een tijdrovend proces: je belde een reisagent, gaf je voorkeuren door, en wachtte vervolgens tot alles geregeld was. Vandaag de dag maken online reisplatforms zoals TravelPerk en digitale betalingen het mogelijk om het hele proces met een paar klikken vanuit huis of kantoor te regelen.

Uitdagingen bij het beheren van reisuitgaven

Het beheren van reisuitgaven is een complexe taak. Travel managers moeten rekening houden met verschillende factoren zoals snelheid, veiligheid, gebruiksgemak, fraudepreventie, reconciliatie en naleving van regels. Daarnaast zijn er nog wisselkoersen en andere transactiekosten, wat het beheren van reisbetalingen op grote schaal een uitdagende taak maakt.

Veel mensen denken dat virtuele kaarten een relatief nieuwe uitvinding zijn, maar de reisindustrie gebruikt ze al sinds het begin van de jaren 2000. Zoals Clive Cornelius van Visa Europe op een van onze webinars aangaf, bieden virtuele kaarten sindsdien een flexibele en veilige manier om reisuitgaven te beheren.

Volgens een onderzoek van Mastercard, uit april 2023, heeft 90% van de ondervraagden aangegeven dat ze verwachten dat virtuele betaalkaarten de komende 5 jaar de voornaamste manier wordt om zakenreizen te boeken. Waarom hebben virtuele kaarten de voorkeur gekregen?

Automatische Reconciliatie: Met virtuele kaarten worden transacties automatisch verrekend met de uitgaven. Dit betekent dat werknemers die op reis zijn geen bonnetjes hoeven te verzamelen of tijdrovende onkostendeclaraties hoeven in te dienen. Bovendien hoeven accountants en CFO's niet handmatig alle transactie-informatie te controleren, wat tijd en moeite bespaart.

Veiligheid: Virtuele kaarten zijn niet gekoppeld aan de bankrekening van je bedrijf. In plaats daarvan zijn ze verbonden aan een digitale portemonnee waar je via bankoverschrijving geld naartoe kunt overmaken. Travel managers kunnen eenmalige virtuele kaarten gebruiken die specifiek voor een leverancier of reis worden aangemaakt, wat betekent dat bij een eventuele beveiligingsinbreuk de rekeninggegevens moeilijk te achterhalen zijn.

Snelheid: Bij Payhawk duurt het minder dan een minuut om een virtuele kaart uit te geven. Omdat er geen fysieke kaart hoeft te worden verstuurd, hebben werknemers snel en eenvoudig toegang tot bedrijfsmiddelen. Travel managers kunnen op verzoek kaarten uitgeven voor last-minute reizen, en werknemers hoeven hun eigen geld niet voor te schieten en te wachten op terugbetaling.

Jan-Willem Gmelig Meyling, CFO & CTO van AthenaStudies zegt hierover:

Dankzij de directe inzetbaarheid van de virtuele betaalkaarten kan ik afdwingen dat betaalkaarten niet langer onderling worden gedeeld. Ik kan sneller een betaalkaart uitgeven, dan dat iemand zijn/haar pas uit de portemonnee kan halen om een betaling te verrichten.

Handhaving van reisbeleid: Dankzij virtuele kaarten kunnen bedrijven nu beter toezien op de naleving van hun reisbeleid. Als werknemers buiten hun limieten willen uitgeven of met andere leveranciers dan de goedgekeurde, werkt de kaart simpelweg niet. Dit stelt CFO's en travel managers in staat om een beter overzicht te houden van hun reisuitgaven en budgetten.

Hoewel virtuele kaarten veel voordelen bieden, is het belangrijk om te onthouden dat niet alle virtuele kaarten hetzelfde zijn. Veel prepaid virtuele kaarten worden bijvoorbeeld niet geaccepteerd bij autoverhuurbedrijven of hotels.

Voor CFO's of CEO's kunnen virtuele kaarten een belangrijk onderdeel zijn van de digitaliseringsinspanningen van een bedrijf. Als je overweegt om virtuele kaarten voor je bedrijf te gebruiken, houd dan rekening met verschillende factoren zoals wisselkoersen, maandelijkse kosten en het type virtuele kaart. Ben je klaar om virtuele kaarten voor jouw bedrijf te proberen? Plan dan hier een demo.