Zo huur je een auto of boek je een hotel met een virtuele kaart

Het gebruik van virtuele kaarten is in de afgelopen maanden sterk toegenomen. Online uitgaven, abonnementen en de noodzaak om teams op afstand te bedienen groeiden aanzienlijk in de complexe bedrijfsomgeving die werd veroorzaakt door de situatie rond COVID-19. Maar nu de zaken langzaam weer normaal worden en de Europese grenzen opengaan, rijst de vraag hoe men deze tools kan gebruiken en aanpassen aan de ‘normale' gang van zaken.

Virtuele kaarten: in het kort

In de afgelopen weken hebben we het gebruik van virtuele kaarten en de voordelen ervan uitgebreid belicht. Daarnaast kun je onze verschillende blogs lezen over wat belangrijk is bij het kiezen van een virtuele kaart.

In feite hebben virtuele kaarten precies dezelfde functies als standaard fysieke kaarten, maar dan zonder het plastic. Virtuele kaarten worden uitgegeven door de grote kaartaanbieders als VISA en Mastercard en hebben de laatste jaren flink aan populariteit gewonnen door de opkomst van neobanken en fintech-bedrijven.

Virtuele kaarten hebben veel toegevoegde waarde, zoals nog betere controle en beveiliging, geautomatiseerde reconciliatie, gemakkelijker bijhouden van het budget, real-time uitgavengegevens en preventie van het delen van kaarten, om er een paar voorbeelden te noemen. Dat is allemaal heel mooi en ongetwijfeld nuttig, maar hoe kunnen we virtuele kaarten benutten in het oude normaal? En vooral, hoe doen we ons voordeel met deze kaarten als het gaat om zakelijk reizen?

Nu zakelijke reizen op het punt staan een comeback te maken, worden onderwerpen als vliegtickets kopen, auto's huren of hotels boeken weer relevant. Op de vraag of bedrijven kunnen profiteren van virtuele kaarten voor hun zakenreizen, is het antwoord: ja.

Toch is het goed om rekening te houden met een aantal belangrijke aspecten. We praten je bij.

De belangrijkste soorten virtuele kaarten

In relatie tot zakenreizen zijn er drie hoofdtypen:

Virtuele creditcards

Virtuele creditcards zijn de meest zeldzame exemplaren. Creditcards worden meestal uitgegeven door traditionele banken in de vorm van een plastic, fysieke kaart waaraan je soms ook een virtuele kaart voor een enkele transactie kunt koppelen. In de praktijk komt het erop neer dat de meeste virtuele creditcards, vanwege de veiligheidsmaatregelen en het frauderisico bij kredietverlening, beperkt blijven tot een enkele transactie en nauwelijks flexibel genoeg zijn voor zakelijk gebruik. Zodra de transactie heeft plaatsgevonden, worden deze kaarten verwijderd, wat ze praktisch onbruikbaar maakt. Daar komt bij dat banken dit type kaart meestal alleen aanbieden aan particulieren en niet aan bedrijven.

Prepaid virtuele debetkaarten

De meeste neobanken en fintech bedrijven verstrekken prepaid debetkaarten aan hun klanten. Maar zulke kaarten hebben meestal beperkte mogelijkheden. Prepaidkaarten zijn betalingsinstrumenten van een lager niveau die zijn beperkt tot het specifieke tegoed op de kaart in kwestie. Het is dan niet mogelijk om uitgaven te doen vanaf de bijbehorende rekening. Betaalautomaten van winkeliers zijn zo geprogrammeerd dat ze de verschillende soorten kaarten kunnen onderscheiden, maar daar komen we later op terug.

Zakelijke virtuele betaalkaarten

Verreweg de beste optie. Commerciële of zakelijke betaalkaarten zijn hoogwaardige debetinstrumenten en kennen dezelfde acceptatiegraad als creditcards. Ook maken commerciële debetkaarten budgettoewijzing en -controle mogelijk zónder afbreuk te doen aan de ervaring en mogelijkheden. Daarom bieden wij onze klanten bij Payhawk, commerciële debetkaarten. Die hebben talloze handige functies, zoals opwaardeerverzoeken, waarbij je als werknemer bijvoorbeeld ter plekke specifieke bedragen kunt aanvragen als je dat wilt.

Wil je nog meer lezen over het verschil tussen zakelijke creditcards en debitcards, klik dan hier.

Hoe staan autoverhuurders en hotels erin?

Om te beginnen is het zaak om het huren van een auto met een persoonlijke kaart niet te verwarren met het huren met een zakelijke betaalkaart. Autoverhuurders bekommeren zich om de veiligheid van hun bezittingen. En dus is de algemene tendens dat ze creditcards als betaalmiddel vereisen.

Daar zit een eenvoudige verklaring achter. Als je de auto in de prak rijdt, kunnen de verhuurbedrijven daarmee hun geld innen, ook al is het geld technisch gezien niet van jou. Vandaar dat sommige autoverhuurders je kredietwaardigheid checken, wat er soms toe leidt dat de borg hoger wordt of je aanvraag wordt afgewezen. Maar, goed om te weten, we hebben het hier over een zakelijke betaalkaart. Daarmee ligt de aansprakelijkheid dus bij het bedrijf en niet bij het individu. Wat het leven van iedereen, inclusief de autoverhuurders, een stuk makkelijker maakt.

Deze debetkaarten zijn daarom van harte welkom als betaalmiddel - alle grote autoverhuurders accepteren debetkaarten tegenwoordig. Er zijn maar een paar eenvoudige voorwaarden: een geldig rijbewijs, een debetkaart van een bekende aanbieder, en genoeg geld om de borg te dekken. Dat is alles.

Prepaid kaarten worden niet geaccepteerd - zo simpel is het. Dat doen autoverhuurders niet. Daarvoor kunnen we allerlei verklaringen voor geven, maar het feit is gewoon dat je met zo’n kaart niet kunt betalen.

Bij hotels is de situatie nagenoeg hetzelfde. De hoofdzaak is dat je er simpelweg voor moet zorgen dat er voldoende geld op je zakelijke betaalkaart staat.

Waarom zou ik virtuele zakelijke betaalkaart gebruiken?

Virtuele kaarten, zowel virtuele creditcards als virtuele betaalkaarten, bieden veel gemak. Je kunt ze onmiddellijk uitgeven en er ook meteen weer vanaf. Het beheer ervan kan alleen wel een gedoe zijn, riskant, en nog belangrijker: niet echt functioneel. En dat is waar wij om de hoek komen kijken.

Payhawk neemt je al het gedoe uit handen. Wij bieden nu de meest efficiënte betaalkaart, waarmee je als bedrijf snel en gemakkelijk alle zakelijke uitgaven kunt controleren. Zo kunnen managers alle transacties in real-time volgen en hebben werknemers gemakkelijk toegang tot het bedrijfsbudget als zij daarvoor in aanmerking komen. Alle transacties vinden elektronisch plaats, wat enorm veel tijd en mankracht bespaart. Vroeger besteedden boekhoudteams een enorme hoeveelheid uren aan het beheer en tellen van contant geld. Met onze flexibele en gebruiksvriendelijke software voor uitgavenbeheer (expense management) verlos je jouw bedrijf van cashgeld en veel gedoe, en kun je de gewonnen kostbare tijd besteden aan de groei van je bedrijf. In plaats van werken aan het afsluiten van je boeken.

Lees hier hoe het bedrijf A.T.U zijn bedrijfsvoering met succes digitaliseerde door gebruik te maken van Payhawk's zakelijke betaalkaarten (corporate cards) en daarmee ook ruim €2 miljoen terug kon vorderen van de belastingdienst, wat anders verloren zou gaan.

Benieuwd wat virtuele creditcards of betaalkaarten voor jouw organisatie kunnen betekenen? Boek dan gauw een demo met één van onze experts.