Waarom virtuele zakelijke betaalkaarten de volgende grote stap zijn

Bij Payhawk krijgen we vaak de vraag: wat is precies een virtuele zakelijke kaart? Is het hetzelfde als Google Pay en Apple Pay? Nou, ja en nee. Als consumenten hebben veel bedrijfsleiders ervaring met virtuele betaalmethoden, maar ze ontdekken nog steeds de voordelen van digitale transformatie als het gaat om hun zakelijke financiën.

Om te beginnen bestaan virtuele betaalkaarten al heel lang. In sommige sectoren, zoals reizen, zijn ze al een van de belangrijkste betaalmiddelen geworden.

Er zijn verschillende soorten virtuele kaarten voor zowel bedrijven als consumenten, maar over het algemeen zijn er drie hoofdtypen.

Soorten virtuele betaalkaarten voor bedrijven

• De eenmalige virtuele betaalkaart. Deze kaart is bijvoorbeeld gemaakt voor een specifieke leverancier of bedrag; denk aan digitale cadeaubonnen.
• Een virtuele betaalkaart die is gekoppeld aan een fysieke kaart: in dit voorbeeld kunnen jouw teamleden allemaal toegang hebben tot een virtuele kaart die uiteindelijk is gekoppeld aan een plastic of metalen zakelijke betaalkaart.
• Virtuele betaalkaarten met een toegewezen budget, zodat je geld kunt toewijzen aan je marketingteam voor LinkedIn-campagnes of aan je productteam voor SaaS-abonnementen, bijvoorbeeld.

Nu vraagt je je misschien af: wat is het verschil tussen een virtuele betaalkaart en een digitale portemonnee?

Virtuele betaalkaarten hebben vaak geen fysieke drager en kunnen niet worden gebruikt in een gewone winkel. Een virtuele kaart is slechts een set gegevens (een kaartnummer, een vervaldatum, een beveiligingscode en een pincode) die je kunt toepassen op online betalingen.

Dankzij digitale portefeuilles zoals Apple Pay en Google Pay kun je je virtuele betaalkaart echter 'dragen' in je telefoon en betalen in winkels en restaurants, enz., zolang ze up-to-date POS-terminals hebben.

De voordelen van digitalisering van bedrijven zijn enorm, vooral nu gedistribueerd, hybride en op afstand werken de norm wordt. Uitgavenbeheersoftware en zakelijke betaalkaarten zijn een manier waarop je bedrijf zijn uitgaven kan digitaliseren om medewerkers over de hele wereld in staat te stellen te betalen voor werkbenodigdheden. Maar wat kunnen virtuele kaarten nog meer bijdragen aan jouw bedrijf?

Zijn virtuele bedrijfskaarten tijds- en kostenefficiënter?

Virtuele kaarten kunnen worden gebruikt wanneer je team bedrijfsaankopen moet doen buiten traditionele factuurbetalingen aan leveranciers, vooral wanneer ze deze snel moeten doen. In plaats van je medewerkers te vragen te wachten op een plastic kaart per post, kun he met één klik een virtuele betaalkaart uitgeven en je team direct laten uitgeven zonder hun productiviteit te verstoren.

Ook je crediteurenbeheer (accounts payable (AP)) team wordt dankzij virtuele betaalkaarten bevrijd van veel handmatig werk. In plaats van te vertrouwen op contant geld of andere betaalmethoden, worden alle transacties gedigitaliseerd, waardoor je team met minder processen en administratie kan werken.

Virtuele betaalkaarten elimineren ook het gehele proces van terugbetaling aan werknemers, waardoor je medewerkers meer zelfstandigheid krijgen en de loonadministratie en HR-afdelingen meer tijd overhouden.

Voor elk deel van het uitgavenbeheerproces dat wordt verwijderd en geautomatiseerd, kan je bedrijf ook kosten besparen.

Virtuele betaalkaarten zijn minder risicovol

Bij Payhawk bieden we virtuele betaalkaarten voor bedrijven die niet rechtstreeks zijn gekoppeld aan je primaire zakelijke bankrekeningen. In plaats daarvan zijn de virtuele betaalkaarten verbonden met een virtuele portemonnee, zodat je informatie niet in gevaar komt. Het toevoegen van deze kaarten aan je e-wallet via Google Pay of Apple Pay voegt een extra beveiligingslaag toe.

Een andere beveiligingsfunctie omvat het virtuele kaartnummer zelf; dieven en oplichters kunnen een virtueel creditcardnummer niet traceren, tenzij de identiteit van de kaarthouder of de werkelijke creditcard is achterhaald. Deze beveiligingsmaatregel voorkomt diefstal van persoonlijke informatie en mogelijk misbruik.

Ten slotte hebben virtuele kaarten ook een minimaal en maximaal kredietlimiet per transactie per dag, en ze zijn slechts geldig voor een bepaalde periode, zoals aangegeven door de kaartuitgever. Dit betekent dat eindgebruikers die verdachte activiteiten op hun kaarten identificeren, deze onmiddellijk online kunnen blokkeren.

Minder plastic, meer duurzaamheid

Een paar jaar geleden vermeldde een milieuonderzoek van WWF International dat mensen wereldwijd wekelijks vijf gram microscopische plastic deeltjes zouden kunnen binnenkrijgen, het equivalent van het gewicht van een creditcard.

De milieueffecten van plastic vervuiling zijn goed bekend, en onderzoekers geven aan dat veranderingen in consumptie kunnen helpen om de effecten te verminderen. Een eenvoudige manier zou kunnen zijn om virtuele betaalkaarten in te voeren binnen jouw bedrijf.

Nauwkeurigheid en transparantie in het budget

Virtuele betaalkaarten stellen je in staat om uitgavenlimieten in realtime te beheren. Het opsplitsen van je budget en het toewijzen ervan via verschillende virtuele betaalkaarten is snel en efficiënt, en veel beter dan omgaan met meerdere betaalrekeningen. Bovendien kun je alle transacties volgen en een uitgavenbeheer beleid toevoegen aan elke kaart, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over te veel uitgeven.

Hoewel er veel geweldige voordelen zijn aan virtuele betaalkaarten, zijn er een paar zaken om rekening mee te houden. Bijvoorbeeld, soms accepteren leveranciers geen betalingen met virtuele kaarten als ze een oude POS-terminal gebruiken. Of je ontdekt misschien dat je virtuele betaalkaart voor bedrijven niet is gekoppeld aan de juiste ERP- of boekhoudsoftware, bijvoorbeeld. Voor Payhawk-klanten is dit geen probleem omdat we integreren met verschillende boekhoud- en ERP-systemen, zodat er geen extra werk nodig is voor je financiële team of eindgebruikers.

Als je enthousiast bent over virtuele betaalkaarten, boek dan nu een demo en ontdek onze andere functies en hoe ze de manier waarop je betalingen en uitgaven in je bedrijf beheert, kunnen transformeren.