Por qué las tarjetas virtuales son el próximo gran paso para las empresas

En Payhawk, a menudo nos preguntan qué es exactamente una tarjeta virtual para empresas. ¿Es lo mismo que Google Pay y Apple Pay? Bueno, sí y no. Como consumidores, muchos líderes empresariales tienen experiencia con los métodos virtuales de pago, pero aún están descubriendo los beneficios de la digitalización en lo que respecta a las finanzas de su empresa.

Para empezar, las tarjetas virtuales existen desde hace mucho tiempo. En algunos sectores como el de las agencias de viajes, ya se han convertido en el principal método de pago.

Hay varios tipos de tarjetas virtuales tanto para las transacciones entre negocios, como a nivel de consumidor. Pero en suma podríamos distinguir tres tipos principales de tarjeta.

Tipos de tarjetas virtuales para empresas

1. La tarjeta virtual de pago único. Piensa en las tarjetas digitales de regalo o gift cards. Esta tarjeta funciona de forma similar, creándose para un proveedor o importe de dinero específico.
2. La tarjeta virtual vinculada a una tarjeta física. En este caso, todos los miembros de tu equipo podrían tener acceso a una tarjeta virtual que, en última instancia, estaría vinculada a una tarjeta de empresa física, de plástico o metálica.
3. La tarjeta virtual con presupuesto definido. Se crea con un objetivo y presupuesto asociado. Con estas tarjetas puedes, por ejemplo, asignar fondos a tu equipo de Marketing para campañas de LinkedIn o a tu equipo de producto para suscripciones SaaS.

Ahora quizás estés pensando: ¿cuál es la diferencia entre una tarjeta virtual y una  billetera digital?

A menudo las tarjetas virtuales no tienen un soporte físico, por lo que no se pueden utilizar en tiendas o establecimientos regulares. Una tarjeta virtual es solo un conjunto de datos (un número de tarjeta, una fecha de vencimiento, un código de seguridad y un código PIN), que se aplican y verifican para realizar los pagos en línea.

Sin embargo, gracias a las billeteras digitales como  Google Pay y Apple Pay, puedes “llevar” tu tarjeta virtual en tu teléfono y pagar en tiendas, restaurantes, etc., siempre que estos establecimientos tengan terminales de punto de venta (POS) o datófonos actualizados.

Los beneficios de la  digitalización empresarial son enormes, especialmente ahora con el trabajo distribuido, híbrido y remoto, convirtiéndose en la norma. Los software de gestión de gastos y las tarjetas de empresa son una buena forma para que tu negocio digitalice sus gastos y empodere a los empleados. Así, permitirás a tus equipos pagar lo que necesiten para realizar sus tareas, independientemente de dónde se encuentren. Pero ¿qué otros beneficios pueden aportar las tarjetas virtuales a tu negocio?

¿Son las tarjetas virtuales de empresa más eficientes en tiempo y costes?

Las tarjetas virtuales son especialmente útiles cuando tu equipo necesita realizar compras fuera de los pagos tradicionales o de las facturas de proveedores, y se requiere rapidez. En lugar de pedirles a los empleados que esperen a que llegue una tarjeta de plástico por correo, con un solo clic puedes emitir una tarjeta virtual. Así, facilitas a tu equipo que realice el pago de inmediato, sin interrumpir sus tareas, ni afectar su productividad.

Además, gracias a las tarjetas virtuales, los encargados de la Contabilidad también se librarán de una gran cantidad de trabajo manual. En lugar de depender del efectivo u otros métodos de pago dependientes del papel, todas las transacciones se digitalizan, lo que permite que tu equipo opere con menos procesos y administración.

Las tarjetas de empresa virtuales también eliminan todo el proceso de  reembolso a los empleados, empoderando al equipo y devolviéndole a los departamentos de nómina y Recursos Humanos un valioso tiempo que pueden dedicar a tareas más estratégicas.

Por cada parte del proceso de la gestión de gastos que se elimine y se automatice, tu empresa también puede ahorrar costes. En nuestra calculadora de ROI puedes verificar cuáles con los costes ocultos de la gestión de pagos y gastos de tu empresa.

Las tarjetas virtuales son de menor riesgo

En Payhawk ofrecemos tarjetas virtuales para empresas que no están directamente vinculadas a tus cuentas bancarias corporativas principales. Nuestras tarjetas virtuales de empresa están conectadas a una billetera virtual, por lo que la información de tu negocio no se pone en riesgo en ningún momento. Además, al agregar las tarjetas a tu  wallet o monedero electrónico, a través de Google Pay o Apple Pay, se añade otra capa de seguridad.

Otra garantía es que la tarjeta virtual tiene su propio número; es decir, los ladrones y estafadores nunca podrán rastrear un número de tarjeta virtual a menos que se haya identificado la identidad del titular de la tarjeta o de la tarjeta de crédito real. Esta medida de seguridad evita el robo de información personal y su posible uso indebido.

Finalmente, las tarjetas virtuales también tienen definidos unos límites de crédito mínimo y máximo por transacción al día, y solo son válidas por un período de tiempo específico, verificado por el emisor de la tarjeta. Esto significa que si los usuarios finales detectan alguna actividad sospechosa en sus tarjetas pueden bloquearlas inmediatamente en línea.

Menos plástico, más sostenible

Hace un par de años, un estudio ambiental del WWF International reveló que en todo el mundo las personas podrían estar ingiriendo cinco gramos de partículas microscópicas de plástico cada semana; el peso equivalente a una tarjeta de crédito.

El impacto ambiental de la contaminación por plásticos es bien conocido. Investigaciones señalan que algunos  cambios en el consumo pueden ayudar a disminuir los efectos. Una forma sencilla de colaborar podría ser la introducción de tarjetas de empresa virtuales en tu negocio.

Mayor precisión y transparencia en el presupuesto

Las tarjetas virtuales de empresa te permiten manejar los límites de gasto en tiempo real. Dividir tu presupuesto y asignarlo a través de diferentes tarjetas virtuales de manera rápida y eficiente es mucho mejor que lidiar con varias cuentas de pago. Además, puedes realizar un seguimiento de todas las transacciones y agregar políticas de gasto a cada una de las tarjetas, para que no tengas que preocuparte por gastos excesivos.

Si bien las tarjetas virtuales tienen muchos beneficios, hay un par de detalles a considerar. Por ejemplo, a veces hay proveedores que no aceptan pagos con tarjeta virtual porque todavía usan una terminal POS antigua. También es posible que tu tarjeta virtual para empresas no pueda conectarse al ERP o al software de contabilidad adecuado. Para los clientes de Payhawk esto no es un problema, ya que nos integramos con varios sistemas de contabilidad y ERP. De allí que las tarjetas virtuales no requieran ningún trabajo adicional ni por parte de los usuarios, ni por los equipos financieros.

Si consideras que las tarjetas virtuales de empresa pueden ayudarte en tu negocio,  reserva una demo ahora y descubre todas las ventajas y funcionalidades de nuestra plataforma, y cómo podemos ayudarte a transformar la gestión de gastos y pagos de tu empresa.