Pourquoi les cartes virtuelles pour les entreprises sont-elles la prochaine grande tendance ?

Chez Payhawk, on nous demande souvent ce qu'est exactement une carte d’entreprise virtuelle. Est-ce la même chose que Google Pay et Apple Pay ? Eh bien, oui et non. En tant que consommateurs, de nombreux chefs d'entreprise ont une expérience des méthodes de paiement virtuels, mais ils découvrent encore les avantages de la transformation numérique lorsqu'il s'agit des finances de leur entreprise.

Pour commencer, les cartes d'entreprise virtuelles existent depuis très longtemps. Dans certains secteurs comme le voyage, elles sont déjà devenues l'un des principaux moyens de paiement.

Il existe plusieurs types de cartes virtuelles, tant pour les entreprises que pour les particuliers, mais on en distingue généralement trois.

Types de cartes virtuelles d'entreprise

1. La carte virtuelle à paiement unique. Par exemple, cette carte est créée pour un fournisseur ou un montant spécifique, pensez aux cartes-cadeaux numériques.
2. Une carte virtuelle connectée à une carte physique, dans cet exemple, les membres de votre équipe pourraient tous avoir accès à une carte virtuelle qui est finalement connectée à une carte d'entreprise en plastique ou en métal.
3. Des cartes virtuelles avec un budget dédié, ce qui vous permet d'attribuer des fonds à votre équipe marketing pour les campagnes LinkedIn ou pour la gestion SaaS, par exemple.

Vous vous demandez peut-être quelle est la différence entre une carte virtuelle et un portefeuille numérique ?

Souvent, les cartes d'entreprise virtuelles n'ont pas de support physique et ne peuvent pas être utilisées dans un magasin ordinaire. Une carte virtuelle est simplement un ensemble de données (un numéro de carte, une date d'expiration, un code de sécurité et un code pin) que vous pouvez appliquer aux paiements en ligne.

Toutefois, grâce aux portefeuilles numériques comme Apple Pay et Google Pay, vous pouvez conserver votre carte virtuelle dans votre téléphone et payer dans les magasins, les restaurants s’ils possèdent un terminal de paiement moderne.

Les avantages de la digitalisation des entreprises sont énormes, surtout maintenant que le travail distribué, hybride et à distance devient la norme. Les logiciels de gestion des dépenses et les cartes d'entreprise sont un moyen pour votre entreprise de numériser ses dépenses afin de permettre à vos employés, partout dans le monde, de régler leurs dépenses professionnelles. Mais quels autres avantages les cartes virtuelles peuvent-elles apporter à votre entreprise ?

Les cartes d'entreprise virtuelles sont-elles plus efficaces en termes de temps et de coûts ?

Les cartes virtuelles peuvent être utilisées lorsque votre équipe a besoin d'effectuer des achats pour l'entreprise en dehors des paiements traditionnels des factures des fournisseurs, surtout lorsqu'ils doivent être effectués rapidement. Au lieu de demander à vos employés d'attendre une carte d’entreprise physique par la poste, vous pouvez émettre une carte virtuelle en un clic et permettre à votre équipe de dépenser immédiatement sans nuire à sa productivité.

Les cartes d'entreprise virtuelles libèrent également votre équipe de comptabilité d'une grande partie du travail manuel. Au lieu de dépendre de l'argent liquide ou d'autres méthodes de paiement, toutes les transactions sont numérisées, ce qui permet à votre équipe de fonctionner avec moins de processus et d'administration.

Les cartes d'entreprise virtuelles éliminent également tout le processus de remboursement des employés, ce qui donne plus de pouvoir à vos employés et plus de temps à vos services de paie et de RH.

Pour chaque partie du processus de gestion des dépenses qui est supprimée et automatisée, votre entreprise peut faire des économies et se concentrer sur des tâches plus importantes.

Les cartes virtuelles présentent moins de risques

Chez Payhawk, nous proposons des cartes virtuelles pour les entreprises qui ne sont pas directement liées aux comptes bancaires principaux de votre entreprise. Au lieu de cela, les cartes d'entreprise virtuelles sont connectées à un portefeuille virtuel, de sorte que vos informations ne sont pas à risque. L'ajout de ces cartes à votre porte-monnaie électronique via Google Pay ou Apple Pay ajoute une couche supplémentaire de sécurité.

Une autre caractéristique de sécurité concerne le numéro de carte virtuelle lui-même, les voleurs et les escrocs ne peuvent pas retracer un numéro de carte virtuelle à moins que l'identité du titulaire de la carte ou la carte de crédit réelle n'aient été identifiées. Cette mesure de sécurité empêche le vol d'informations personnelles et leur éventuelle utilisation abusive.

Enfin, les cartes virtuelles ont également une limite de crédit minimale et maximale par transaction chaque jour, et elles ne sont valables que pour une période spécifique, identifiée par l'émetteur de la carte. Cela signifie que les utilisateurs finaux qui identifient une activité suspecte sur leurs cartes peuvent les bloquer immédiatement en ligne.

Moins de plastique, plus de durabilité

Il y a quelques années, une étude environnementale du WWF International indiquait que la population mondiale pourrait ingérer chaque semaine cinq grammes de particules de plastique microscopiques, soit l'équivalent du poids d'une carte de crédit.

L'impact environnemental de la pollution plastique est bien connu et les chercheurs indiquent que des changements de consommation peuvent contribuer à en diminuer les effets. Un moyen simple pourrait consister à introduire des cartes d'entreprise virtuelles dans votre entreprise.

Précision et transparence du budget

Les cartes d'entreprise virtuelles vous permettent de gérer les limites de dépenses en temps réel. Fractionner votre budget et l'allouer via différentes cartes virtuelles de manière rapide et efficace est bien plus efficace que de gérer plusieurs comptes de paiement. De plus, vous pouvez suivre toutes les transactions et ajouter des politiques de dépenses à chacune des cartes, de sorte que vous n'avez pas à vous soucier des dépenses excessives.

Bien que les cartes virtuelles présentent de nombreux avantages, il y a quelques problèmes à prendre en compte. Par exemple, il arrive que les vendeurs n'acceptent pas les paiements par carte virtuelle s'ils utilisent encore un ancien terminal de paiement. Ou bien, vous pouvez constater que votre carte virtuelle pour entreprise n'est pas connectée au logiciel ERP ou comptable approprié, par exemple. Pour les clients de Payhawk, ce n'est pas un problème car nous nous intégrons à plusieurs systèmes de comptabilité et d'ERP, ce qui évite à votre équipe financière ou à vos utilisateurs finaux un travail supplémentaire.

Si vous aimez les fonctionnalités de nos cartes d'entreprise virtuelles, réservez une démo maintenant, et découvrez nos autres fonctionnalités et comment elles peuvent transformer la façon dont vous gérez les paiements et les dépenses dans votre entreprise.