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Trish Toovey
Près de 40 % des directeurs financiers ne font pas entièrement confiance aux données financières de leur entreprise. Or, comment prendre des décisions en toute confiance sans possibilité de se fier à ses propres chiffres ? Pour remédier à cela, il est important de mettre en place des processus financiers qui soient non seulement efficaces, mais aussi transparents et structurés. Découvrez ici comment repenser vos méthodes de suivi et de gestion des dépenses.
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Savez-vous combien de temps et d'argent vous perdez à ne pas exploiter vos ressources de manière optimale ? Cela crée un effet boule de neige qui impacte l'ensemble de votre activité : la rentabilité, le moral des équipes, les coûts opérationnels, etc.
Bonne nouvelle : de la gestion des comptes fournisseurs et des notes de frais à la planification budgétaire, chaque étape de vos processus peut être améliorée. La solution la plus rapide pour cela ? L'automatisation et l’IA, pour dire adieu aux tâches répétitives et libérer vos équipes de la saisie manuelle.
L'optimisation des processus financiers présente de nombreux avantages, de l'accès aux données en temps réel à l'amélioration de la gestion des flux de trésorerie, en passant par la réduction des coûts et la rationalisation des workflows.
Voici les cinq principaux bénéfices à retenir :
Plus une entreprise se développe et dispose d’entités à gérer, plus les workflows se complexifient.
Pour garder le contrôle sur toutes les dépenses de votre entreprise, une seule solution : l’optimisation de la gestion des workflows, grâce à l’automatisation et à la personnalisation des circuits d'approbation. Avec notre Workflow Designer, par exemple, vous pouvez créer des workflows adaptés aux besoins spécifiques de vos équipes.
Tout cela permet de s’assurer que les dépenses soient correctement gérées (par les bonnes personnes), ce qui limite en retour les lenteurs et les erreurs des processus d'approbation.
Plus une tâche est chronophage, plus elle est coûteuse en termes d'allocation des ressources.
Or, le temps est une denrée précieuse. Il est temps de passer à la vitesse supérieure et d'adopter des outils efficaces pour réduire les coûts associés aux processus manuels ! Ces coûts peuvent être liés à la fraude des salariés (résultant de la gestion manuelle des notes de frais) ou aux dépenses excessives, comme les abonnements en double ou sous-utilisés.
Mais il existe de nombreux autres coûts cachés, que vous pouvez contrôler grâce à un logiciel de gestion des notes de frais tel que Payhawk. Notre outil vous permet de détecter les doublons et vous aide à identifier les moyens de réduire les coûts et d'optimiser vos opérations.
Toutes les entreprises le savent : une mauvaise gestion de la trésorerie constitue un risque à ne pas négliger.
C'est pourquoi, chez Payhawk, nous vous offrons une visibilité en temps réel sur vos dépenses, ainsi que des outils de gestion et de rapprochement des budgets. Un véritable avantage pour toute entreprise qui souhaite améliorer sa trésorerie et ses processus de paiement.
Avec les cartes d'entreprise Payhawk, vous pouvez également renforcer votre sécurité et appliquer des règles de dépenses automatiques.
Pour Kolsquare, cet usage des cartes d’entreprise qui a fait la différence. Auparavant, chaque collaborateur Kolsquare devait créer une nouvelle carte pour chaque dépense. Autre alternative : utiliser directement la carte professionnelle d’Alexis Klahr, le DAF. Ces méthodes étaient, soit chronophages, soit peu agiles lorsqu’il faut utiliser la carte pour des déplacements professionnels par exemple. Désormais, les collaborateurs Kolsquare disposent d’une carte Payhawk par personne. Pour Alexis Klahr, “la transition vers une carte par personne avec Payhawk a été un changement décisif, cela autonomise et responsabilise les équipes.”
Rien de tel que des données précises en temps réel pour prendre des décisions pertinentes. Et cela commence par la suppression de la saisie manuelle des dépenses, fastidieuse et chronophage. C'est là qu'intervient la technologie OCR. Chez Payhawk, notre application mobile utilise la reconnaissance optique de caractères intégrée ainsi que notre propre outil d’IA pour faire le gros du travail à votre place.
Il vous suffit de prendre votre reçu en photo : les données se remplissent toutes seules. L'application extrait automatiquement les informations clés telles que la date, le montant et la catégorie. Il ne vous reste plus qu'à les vérifier.
Finies les approximations et les erreurs ! Vous disposez de données précises qui vous permettent de prendre des décisions financières en toute confiance.
Pour prendre des décisions financières optimales et, de manière générale, développer votre entreprise, il est important d’avoir une vue d'ensemble de la santé financière de celle-ci. Mais les données financières sont souvent cloisonnées, ce qui nuit à la communication entre les services. Ce système de “silos” fait perdre confiance à près de 40 % des directeurs financiers dans les données de leur organisation.
Heureusement, l'optimisation des processus financiers permet de régler ce problème.
Nos intégrations avec des systèmes d'entreprise leaders du marché tels que QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct et Microsoft Dynamics 365 permettent en effet un partage transparent des données entre les outils et les services. Chaque membre des différentes équipes a ainsi accès aux informations financières actualisées dont il a besoin.
State of Play Hospitality, une société de loisirs multi-sites basée au Royaume-Uni et aux États-Unis, avait besoin d'un outil pour gérer ses finances. Avant de passer à nos services, sa configuration était fragmentée et reposait essentiellement sur des processus manuels.
Après avoir adopté notre solution en juillet 2022, l'équipe a rationalisé la gestion des dépenses, gagné en visibilité en temps réel et connecté toutes les dépenses à NetSuite. Chaque responsable contrôle désormais ses propres budgets, classe les dépenses avec précision et agit plus rapidement grâce à des cartes de paiement instantané et des workflows automatisés.
En adoptant notre outil, State of Play Hospitality a donc apporté structure, rapidité et visibilité à ses opérations financières. Finies les approximations, place à une gestion des dépenses intelligente et évolutive.
Depuis que nous sommes passés à Payhawk, nous gagnons du temps et prenons de meilleures décisions grâce à une visibilité complète sur les dépenses de nos différentes entités. - David Watson, contrôleur financier du groupe State of Play Hospitality
En optimisant vos processus financiers, vous pouvez gagner en efficacité à tous les niveaux de votre entreprise, réaliser d'importantes économies et améliorer la gestion de votre trésorerie.
Malheureusement, vos processus ne s'optimiseront pas d'eux-mêmes ! En revanche, si vous cherchez un logiciel de gestion des notes de frais capable de transformer en profondeur vos processus financiers, n’hésitez plus : planifiez dès maintenant une démonstration gratuite.
Trish Toovey est Principal Content Manager chez Payhawk. Couvrant tous les domaines, de la rédaction publicitaire à l'écriture de scripts vidéo, Trish s'appuie sur une expérience très variée dans la rédaction et la création de contenu pour les secteurs de la finance, de la mode et du voyage.
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