De voordelen van efficiëntere financiële processen

Het is een lastige en confronterende vraag, maar weet je hoeveel tijd en geld je verspilt door je middelen niet goed te gebruiken? Het is een domino-effect dat overal invloed op heeft: winstgevendheid, moreel, bedrijfskosten en nog veel meer.

Van crediteurenadministratie en uitgavenbeheer tot budgettering en planning: al je processen kunnen profiteren van optimalisatie. En wat is de snelste manier om dat te doen? Automatisering. Schrap repetitieve taken. Bevrijd je team van het handmatig invoeren van gegevens. Vervang rommelige workflows en geïsoleerde tools door overzichtelijke, gecentraliseerde gegevens en technologie die écht met elkaar communiceren.

De voordelen van procesoptimalisatie

Er zijn veel voordelen van procesoptimalisatie, van realtime toegang tot data en beter cashflowbeheer tot kostenbesparing en gestroomlijnde workflows. Dit zijn de vijf grootste voordelen van het optimaliseren van je financiële processen:

1. Efficiënte workflows

Workflows worden al snel complex, zeker naarmate je groeit en meer entiteiten moet beheren. Meer mensen betekent meer processen en tools, en plotseling dubbel zoveel werk voor je finance team.

Om grip te houden op alle bedrijfskosten, moet je het workflowbeheer optimaliseren door goedkeuringsprocessen te automatiseren en te personaliseren. Met onze Workflow Designer kun je bijvoorbeeld workflows bouwen die passen bij de behoeften van je team en je organisatie.

Door je goedkeuringsworkflows te digitaliseren en aan te passen, zorg je dat de juiste mensen uitgaven beheren, onnodige kosten worden beperkt, goedkeuringsknelpunten verdwijnen en alles efficiënt en foutloos verloopt.

2. Kostenbesparing

Hoe langer een taak duurt, hoe meer het kost aan inzet van middelen.

Tijd is kostbaar, en tijd verspillen is slecht voor de business. Handmatige processen kosten veel resources, dat is een feit. Het is tijd om technologie te gebruiken om de kosten van handmatige financiële processen te verlagen.

Je kunt ook besparen op kosten die samenhangen met fraude door medewerkers (bij handmatig uitgavenbeheer) en te hoge uitgaven, zoals dubbele of nauwelijks gebruikte abonnementen.

Met software voor uitgavenbeheer zoals Payhawk kun je nog veel meer verborgen kosten onder controle krijgen. Laat de technologie duplicaties opsporen en ontdek hoe je kosten verder kunt verlagen en processen kunt optimaliseren.

3. Beter cashflowbeheer

Als je je cashflow niet goed beheert, loop je risico. Geld kan ongemerkt weglekken. Kleine uitgaven stapelen zich snel op, zeker als meerdere medewerkers geld uitgeven.

Daarom biedt Payhawk realtime budgetinzicht en reconciliatie, zodat je altijd volledige zichtbaarheid hebt op uitgaven. Dat is essentieel voor elk bedrijf dat cashflow en crediteurenprocessen wil verbeteren.

En als je Payhawk zakelijke betaalkaarten gebruikt of je bestaande kaarten koppelt, verhoog je de verantwoordelijkheid en kun je automatisch compliant uitgaven afdwingen, net zoals bij Mercell:

Voor Payhawk hadden we maar één creditcard die door meerdere mensen werd gebruikt. Het was daardoor lastig te achterhalen waar de uitgaven vandaan kwamen. Elke keer als iemand de creditcard nodig had, moest hij of zij bij onze CFO aankloppen. Nu hebben medewerkers de autonomie die ze nodig hebben.

4. Realtime data en rapportages

Maak je nog steeds gebruik van handmatige data-invoer? Dat vertraagt je processen. Als financiële data niet direct beschikbaar is, loopt ook je rapportage vertraging op. In negen van de tien gevallen zijn handmatige processen de oorzaak.

Voor slimme beslissingen heb je realtime en accurate data nodig, bijvoorbeeld om budgetten bij te sturen of middelen anders in te zetten. Dat begint met het elimineren van handmatige invoer van uitgaven.

Daar komt OCR om de hoek kijken. De Payhawk-app gebruikt ingebouwde Optical Character Recognition en onze eigen AI om het zware werk te doen.

Maak een foto van een bonnetje en je rapport wordt automatisch ingevuld. De app herkent details zoals datum, bedrag en categorie. Alles wat jij nog hoeft te doen is snel nakijken.

Geen giswerk meer, geen fouten. Alleen snelle en accurate data die vertrouwen geeft en indruk maakt op je stakeholders.

5. Betere samenwerking tussen afdelingen

Om financiële beslissingen te nemen en de organisatie vooruit te helpen, heb je een compleet beeld nodig van de financiële gezondheid van je bedrijf. Maar datasets zijn vaak versnipperd, opgeslagen in verschillende systemen of afgeschermd door afdelingen. Dat leidt tot slechte communicatie tussen teams.

Het gebruik van spreadsheets en losse systemen zorgt er zelfs voor dat bijna 40% van de CFO’s het vertrouwen in de financiële data van hun organisatie verliest.

Het optimaliseren van je financiële processen maakt deze data vrij en verbetert de samenwerking.

Onze integraties met toonaangevende bedrijfssoftware zoals Exact Online, NetSuite, AFAS en Microsoft Dynamics 365 maken het delen van data eenvoudig. Zo hebben alle teams toegang tot actuele informatie en kunnen ze effectiever werken.

Kijk: Zie onze directe integratie met NetSuite in actie en hoor waarom dit voor State of Play Hospitality zo’n grote gamechanger werd. (video in het Engels)

Praktijkvoorbeeld: State of Play Hospitality

State of Play Hospitality, een leisurebedrijf met meerdere locaties in het VK en de VS, had een betere manier nodig om finance over meerdere entiteiten heen te beheren. Voor de overstap naar ons was hun setup versnipperd, met handmatige processen en losse tools zoals creditcards en Bill.com.

Na de overstap in juli 2022 stroomlijnde het team het uitgavenbeheer, kreeg realtime inzicht en koppelde alle uitgaven eenvoudig aan NetSuite. Locatiemanagers beheren nu hun eigen budgetten, categoriseren uitgaven nauwkeurig en handelen sneller met directe kaarten en geautomatiseerde workflows. Het resultaat: veel meer efficiëntie in de bedrijfsvoering.

Andrew Jacobi, VP of US Finance bij State of Play Hospitality, vertelt:

We geven Payhawk aan onze locatiemanagers zodat ze uitgaven in realtime kunnen volgen ten opzichte van het budget en overzicht houden van elke grootboekcategorie. Aan het eind van de periode controleren we budgetafwijkingen, zoals zien dat we $7.000 aan dj’s uitgaven in plaats van de geplande $5.000, en gebruiken die inzichten om het volgende keer beter te doen.

Vijf manieren waarop Payhawk de efficiëntie verbeterde:

1. Multi-entity management eenvoudiger: Via ons centrale dashboard kan het finance team uitgaven per locatie en entiteit in realtime volgen en direct wereldwijd inzicht krijgen.
2. Gestroomlijnde leveranciersbetalingen en goedkeuringen: Teams kunnen nu direct leveranciersspecifieke kaarten uitgeven met vooraf ingestelde limieten, zonder vertragingen en met behoud van controle.
3. Een ongeëvenaarde ERP-integratie: Onze directe integratie met NetSuite stuurt bonnetjes en facturen automatisch naar het ERP, waardoor tijd wordt bespaard en datanauwkeurigheid toeneemt voor betere beslissingen.
4. Aangepaste uitgavencategorisatie voor slimmer budgetteren: Het finance team kan prestaties per locatie of grootboekcategorie analyseren, budgetafwijkingen identificeren en proactief bijsturen.
5. Snellere, helderdere rapportages met OCR en AI: Kaartgebruikers maken een foto van hun bonnetjes, waarna onze OCR, automatisering en AI de rapporten automatisch invullen. Dit bespaart tijd en verhoogt de nauwkeurigheid.

Door over te stappen op ons bracht State of Play Hospitality structuur, snelheid en zichtbaarheid in de financiële processen. Geen giswerk meer, maar slim, schaalbaar uitgavenbeheer dat meegroeit met de business.

David Watson, Group Financial Controller bij State of Play Hospitality:

[Sinds de overstap naar Payhawk] besparen we tijd en nemen we betere beslissingen, dankzij volledig inzicht in onze multi-entity uitgaven.

Voor je vertrekt..

Door je financiële processen te optimaliseren, creëer je meer efficiëntie in je hele organisatie, bespaar je aanzienlijk op kosten en verbeter je het cashflowbeheer.

Helaas optimaliseren processen zichzelf niet. Maar als je op zoek bent naar software voor uitgavenbeheer die al je financiële processen kan transformeren (zo sterk dat je je afvraagt hoe je ooit zonder hebt gewerkt), plan dan een gratis demo van Payhawk en ontdek wat je hebt gemist.