¿Cómo optimizar la gestión financiera? Pasos y beneficios

¿Sabes cuánto tiempo y dinero desperdicias al no usar bien tus recursos? Esto afecta todo: rentabilidad, moral, costes operativos y más.

Desde cuentas por pagar y gestión de gastos hasta presupuestos y planificación, todos tus procesos se benefician de la optimización. La forma más rápida de lograrlo: automatización. Elimina tareas repetitivas, libera a tu equipo del trabajo manual, y reemplaza flujos desordenados y herramientas aisladas por datos centralizados y tecnología que realmente se comunique entre sí.

Beneficios de optimizar los procesos financieros

Optimizar los procesos financieros aporta ventajas claras: acceso a datos en tiempo real, mejor gestión del flujo de caja, reducción de costes y flujos de trabajo más ágiles. Estos son los cinco principales beneficios:

1. Flujos de trabajo eficientes

A medida que tu empresa crece, los procesos se complican. Más personas, más entidades, más herramientas: más trabajo para tu equipo financiero.

Automatizar y personalizar los flujos de aprobación garantiza que el gasto se gestione correctamente, evita cuellos de botella y procesa todo de manera eficiente y sin errores. Con herramientas como nuestro Workflow Designer, puedes adaptar los flujos a las necesidades de tu equipo y negocio.

2. Reducción de costes

Cuanto más tiempo tarda una tarea, más cuesta. Los procesos manuales consumen recursos y generan costes ocultos, como fraude interno o pagos duplicados.

La tecnología ayuda a reducir estos costes: detecta duplicidades, identifica gastos innecesarios y optimiza operaciones con mayor eficiencia.

3. Mejor gestión del flujo de caja

Gastar sin control pone en riesgo la empresa. Los pequeños gastos suman rápido, y sin visibilidad, el dinero se escapa sin darte cuenta.

Con Payhawk, la utilización del presupuesto y la conciliación en tiempo real dan visibilidad completa del gasto. Además, con tarjetas corporativas integradas se refuerza la responsabilidad y se garantiza el gasto conforme a la política. Por ejemplo, Sergi Ribes, Responsable de tesorería en Tropicfeel dice:

Por ejemplo, el departamento de Brand viaja por todas partes del mundo. Con toda la gente implicada, hay muchas tarjetas activas y el desviarse de cualquier presupuesto, puede llegar a tener un impacto muy grande en la empresa. Tener la información al momento en Payhawk y poder profundizar, nos ofrece mucha visibilidad y lo hace mucho más fácil.

4. Datos y reportes en tiempo real

Los procesos manuales retrasan la obtención de datos y los informes financieros.

Con OCR y nuestra app móvil, solo hace falta fotografiar un recibo: el sistema extrae automáticamente fecha, importe y categoría, generando reportes precisos y rápidos para tomar decisiones financieras seguras.

5. Colaboración entre departamentos

La información financiera aislada genera desconfianza y dificulta la colaboración: casi el 40% de los CFOs no confían totalmente en los datos financieros.

Optimizar procesos libera los datos y facilita la colaboración. Integraciones con sistemas líderes como QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct y Microsoft Dynamics 365 aseguran que todos los equipos tengan acceso a información actualizada y confiable.

Caso real: State of Play Hospitality

State of Play Hospitality, una compañía de ocio con varios locales en Reino Unido y EE. UU., necesitaba una mejor manera de gestionar sus finanzas entre entidades. Antes de pasarse a Payhawk, su sistema era fragmentado, dependía de procesos manuales y de herramientas desconectadas como tarjetas de crédito y Bill.com.

Tras el cambio en julio de 2022, el equipo optimizó la gestión de gastos, obtuvo visibilidad en tiempo real y conectó fácilmente todos los gastos a NetSuite. Los responsables de cada local ahora controlan su propio presupuesto, categorizan el gasto correctamente y actúan más rápido gracias a tarjetas instantáneas y flujos de trabajo automatizados, logrando una eficiencia empresarial notable.

Andrew Jacobi, VP de Finanzas en EE. UU. de State of Play Hospitality, comenta:

Damos Payhawk a nuestros responsables de locales para que puedan seguir el gasto frente al presupuesto en tiempo real y controlar cada categoría del libro mayor. Al final del periodo, revisamos las variaciones de presupuesto (por ejemplo, gastamos $7,000 en DJs en lugar de los $5,000 previstos) y usamos esos datos para ajustar la siguiente vez.

Cinco formas en que Payhawk mejoró la eficiencia

1. Gestión multi-entidad simplificada: El panel central permite al equipo financiero seguir el gasto en todos los locales en tiempo real, ofreciendo visibilidad global de un vistazo.
2. Pagos y aprobaciones de proveedores optimizados: Los equipos pueden emitir tarjetas específicas para proveedores al instante con límites predefinidos, eliminando retrasos y manteniendo el control.
3. Integración ERP sin igual: La integración directa con NetSuite envía recibos y facturas al ERP, ahorrando tiempo, mejorando la precisión de datos y apoyando la toma de decisiones.
4. Categorización de gastos personalizada: El equipo financiero analiza el rendimiento por local o categoría contable, identifica variaciones de presupuesto y ajusta de manera proactiva.
5. Reportes más rápidos y claros con OCR y IA: Los empleados fotografían sus recibos y nuestro OCR, la automatización y la IA completan los informes automáticamente, ahorrando tiempo y aumentando la precisión.

Gracias a Payhawk, State of Play Hospitality logró estructura, velocidad y visibilidad en sus finanzas: sin suposiciones, solo una gestión de gastos inteligente y escalable que acompaña su crecimiento.

David Watson, Group Financial Controller de State of Play Hospitality, afirma:

Desde que usamos Payhawk, hemos ahorrado tiempo y tomado mejores decisiones gracias a la visibilidad completa de nuestro gasto multi-entidad.

Antes de irte

Optimizar tus procesos financieros te permite mejorar la eficiencia en toda la empresa, ahorrar costes y gestionar mejor el flujo de caja.

Tus procesos no se optimizarán solos, pero si buscas un software de gestión de gastos que transforme cada aspecto de tus finanzas (hasta el punto de preguntarte cómo gestionabas todo antes), reserva una demo gratuita de Payhawk y descubre lo que te estabas perdiendo.