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Trish Toovey
Fast 40 % der CFOs zweifeln an der Verlässlichkeit ihrer Finanzdaten – ein klares Warnzeichen. Wie können Sie mit unsicheren Zahlen fundierte Entscheidungen treffen? Setzen Sie auf Finanzprozesse, die nicht nur effizient, sondern auch transparent und bestens kontrolliert sind. Entdecken Sie, wie Sie Ihre Ausgaben smarter verfolgen, steuern und prüfen – für Daten, auf die Sie sich wirklich verlassen können, und Entscheidungen, die überzeugen.
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Das ist keine leichte Frage: Wissen Sie, wie viel Zeit und Geld durch ungenutzte Ressourcen verloren gehen? Dieses Problem wirkt sich auf alle Bereiche aus – von der Gewinnspanne über die Mitarbeitermotivation bis zu den Betriebskosten.
Ob Kreditorenbuchhaltung, Spesenverwaltung oder Budgetplanung – jede Ihrer Abläufe kann durch Optimierung deutlich profitieren. Und der schnellste Weg führt über Automatisierung. Schaffen Sie sich Freiräume, indem Sie repetitive Aufgaben reduzieren und Ihr Team von mühsamer manueller Eingabe entlasten. Ersetzen Sie unübersichtliche Prozesse und isolierte Tools durch zentrale Daten und Technologien, die perfekt miteinander kommunizieren.
Prozessoptimierung bietet zahlreiche Vorteile – von der sofortigen Verfügbarkeit von Daten über ein verbessertes Cashflow-Management bis hin zu geringeren Kosten und reibungsloseren Abläufen. Im Folgenden finden Sie die fünf wichtigsten Gründe, warum Sie Ihre Finanzprozesse optimieren sollten:
Mit wachsendem Unternehmen werden Arbeitsabläufe schnell komplexer. Je mehr Bereiche Sie verwalten, desto mehr Prozesse und Tools kommen hinzu – und das bedeutet oft doppelte Arbeit für Ihre Finanzteams.
Um Ihre Ausgaben stets im Griff zu behalten, sollten Sie Ihre Workflow-Management-Prozesse automatisieren und individuell anpassen. Mit unserem Workflow Designer können Sie Workflows passgenau auf die Anforderungen Ihres Teams und Unternehmens abstimmen.
Durch die Digitalisierung und Anpassung der Freigabeworkflows stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen die Ausgaben kontrollieren, unnötige Kosten vermieden werden, Genehmigungen reibungslos erfolgen und alle Abläufe effizient und fehlerfrei abgewickelt werden.
Je länger eine Aufgabe dauert, desto höher sind die Kosten durch Ressourcenbindung.
Zeit ist wertvoll, und Zeitverschwendung schadet Ihrem Unternehmen. Manuelle Prozesse beanspruchen unnötig Ressourcen – das steht fest. Es ist an der Zeit, mit moderner Technik die Kosten manueller Finanzprozesse zu reduzieren.
Gleichzeitig verringern Sie Risiken durch Mitarbeiterbetrug (zum Beispiel bei manueller Spesenverwaltung) und unnötige Ausgaben wie doppelte oder ungenutzte Abonnements.
Mit einer Spesenmanagement-Software wie Payhawk erkennen Sie solche versteckten Kosten leichter. Die Technologie deckt Doppelbuchungen auf und zeigt Ihnen Möglichkeiten, Ausgaben zu senken und Abläufe zu optimieren.
Wenn Sie Ihren Cashflow nicht aktiv steuern, kann Geld unbemerkt verloren gehen. Kleine Ausgaben summieren sich rasch – besonders, wenn viele Mitarbeiter unterwegs sind.
Deshalb bieten wir bei Payhawk mit Echtzeit-Budgetübersicht und automatischer Abstimmung eine unvergleichliche Transparenz Ihrer Ausgaben. Das ist unverzichtbar für jedes Unternehmen, das seinen Cashflow und die Kreditorenbuchhaltung verbessern möchte.
Nutzen Sie außerdem Payhawk-Firmenkarten oder binden Sie Ihre bestehenden Corporate Cards an Payhawk an. So erhöhen Sie die Verantwortlichkeit und können automatisch compliance-konforme Ausgaben sicherstellen – genau wie Mercell:
„Vor Payhawk gab es nur eine Kreditkarte, die von mehreren Personen genutzt wurde, weshalb es schwer war, Ausgaben zuzuordnen. Jeder musste unseren CFO kontaktieren, um die Karte zu nutzen. Heute genießen sie die nötige Autonomie.“
Wenn Sie noch auf manuelle Dateneingabe setzen, verlangsamt das Ihre Arbeit erheblich. Verzögerte Datenzugriffe führen auch zu verspäteten Berichten – oft ist die manuelle Bearbeitung der Grund dafür.
Für kluge Entscheidungen wie die Umverteilung von Mitteln oder Budgetanpassungen brauchen Sie präzise, sofort verfügbare Daten. Das beginnt mit der Abschaffung manueller Spesenerfassung.
Hier kommt die OCR-Technologie ins Spiel. Unsere Payhawk-App nutzt integrierte Texterkennung und KI, um Ihnen diese Arbeit abzunehmen.
Ein Foto vom Beleg genügt, und Ihr Bericht füllt sich automatisch. Die App liest wichtige Details wie Datum, Betrag und Kategorie aus. Sie müssen nur noch kurz prüfen.
So vermeiden Sie Fehler und Verzögerungen und erhalten verlässliche Daten, mit denen Sie selbstbewusst finanzielle Entscheidungen treffen und Ihre Stakeholder überzeugen.
Für fundierte Finanzentscheidungen und eine erfolgreiche Unternehmensentwicklung brauchen Sie ein klares Gesamtbild der finanziellen Lage. Doch Finanzdaten liegen oft isoliert in verschiedenen Systemen oder Abteilungen, was die Zusammenarbeit erschwert.
Tatsächlich vertrauen fast 40 % der CFOs ihren Finanzdaten nicht vollständig, weil die Daten in unterschiedlichen Tabellen oder Systemen verstreut sind.
Mit optimierten Finanzprozessen brechen Sie diese Dateninseln auf und fördern die Zusammenarbeit.
Unsere Integration in marktführende Systeme wie QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct und Microsoft Dynamics 365 sorgt für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen Systemen und Abteilungen. So hat jedes Team jederzeit Zugriff auf aktuelle Finanzinformationen, die es für seine Arbeit braucht.
Video: Erleben Sie die direkte NetSuite-Integration in Aktion und erfahren Sie, warum sie für State of Play Hospitality ein echter Meilenstein war. Das Video liegt nur in englischer Sprache vor.
State of Play Hospitality, ein Freizeitunternehmen mit mehreren Veranstaltungsorten in Großbritannien und den USA, suchte nach einer besseren Lösung, um die Finanzverwaltung über verschiedene Einheiten hinweg zu vereinfachen. Vor dem Wechsel zu uns war ihr System zersplittert, basierte auf manuellen Prozessen und nutzte getrennte Tools wie Kreditkarten und Bill.com.
Seit dem Umstieg im Juli 2022 arbeitet das Team deutlich effizienter: Die Ausgabenverwaltung wurde gestrafft, Echtzeit-Einblicke sind jederzeit verfügbar, und sämtliche Ausgaben lassen sich einfach mit NetSuite verknüpfen. Die Standortleiter steuern ihre Budgets eigenständig, ordnen Ausgaben präzise zu und reagieren dank Sofortkarten und automatisierten Workflows deutlich schneller – was die Geschäftseffizienz spürbar steigert.
Andrew Jacobi, VP US Finance bei State of Play Hospitality, beschreibt:
Wir stellen unseren Standortleitern Payhawk zur Verfügung, damit sie ihre Ausgaben in Echtzeit mit dem Budget abgleichen und jede Hauptbuchkategorie genau im Blick behalten. Am Periodenende prüfen wir Abweichungen – zum Beispiel, wenn wir 7.000 $ für DJs ausgegeben haben, obwohl nur 5.000 $ geplant waren – und nutzen diese Erkenntnisse, um die Planung zu verbessern.
Mit dem Wechsel zu uns hat State of Play Hospitality Struktur, Geschwindigkeit und Transparenz in die Finanzprozesse gebracht: Keine Vermutungen mehr, sondern ein intelligentes, skalierbares Ausgabenmanagement, das mit dem Wachstum Schritt hält.
David Watson, Group Financial Controller bei State of Play Hospitality:
[Seit dem Wechsel zu Payhawk] sparen wir Zeit und treffen bessere Entscheidungen – dank vollständiger Transparenz über alle Ausgaben in den verschiedenen Einheiten.
Wenn Sie Ihre Finanzprozesse optimieren, steigern Sie die Effizienz im gesamten Unternehmen, erzielen spürbare Kosteneinsparungen und verbessern das Cashflow-Management.
Prozesse verbessern sich nicht von allein. Wenn Sie aber nach einer Ausgabenmanagement-Software suchen, die Ihre gesamten Finanzabläufe revolutioniert – so sehr, dass Sie sich fragen werden, wie Sie je ohne sie ausgekommen sind –, dann vereinbaren Sie jetzt eine kostenlose Payhawk-Demo und entdecken Sie, was Ihnen bisher gefehlt hat.
Trish Toovey ist bei Payhawk für die Märkte in Großbritannien und den USA tätig und verantwortet die Erstellung von Inhalten. Mit einem vielseitigen Hintergrund in der Finanz-, Mode- und Reisebranche bringt sie umfassende Erfahrung in der Texterstellung mit. Von Werbetexten bis hin zu Videoskripten deckt sie ein breites Spektrum ab und sorgt dafür, dass die Inhalte zielgerichtet und wirkungsvoll sind.
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