Finanzbetrug im Unternehmen

Wissen Sie, was sich schlimmer anfühlt, als durch Finanzbetrug zu verlieren? Wenn Sie herausfinden, dass die Person, die den Betrug begangen hat, einer Ihrer eigenen Mitarbeiter ist. Ein Mitarbeiter, der abtrünnig wird, ist ein schmerzhafter und kostspieliger Schlag. Doch leider ist dieses Szenario nur allzu häufig. Insider oder die Verschwörung von Insidern und Outsidern sind für 57 % der Betrugsfälle verantwortlich, wobei Unternehmen jährlich 4,7 Billionen Dollar durch Mitarbeiterbetrug verlieren.

Die Folgen von Finanzkriminalität gehen weit über finanzielle Verluste hinaus. Es zahlt sich also aus, zu wissen, womit man es zu tun hat und wie man es verhindern kann. In diesem Artikel wird aufgezeigt, wie Mitarbeiter Ressourcen abzweigen und welche Folgen dies haben kann. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Betrugsbekämpfungsstrategien, KI, Datenanalysen, Unternehmenskarten und Spesenverwaltungssoftware mit Echtzeit-HRIS-Systemintegration nutzen können, um Betrugsversuche zu vereiteln.

Neun Arten von Finanzbetrug im Unternehmen

Zeitdiebstahl
In diesem Szenario tricksen die Mitarbeiter ihren Arbeitgeber aus, um mehr Geld von der Gehaltsabrechnung zu erhalten, als ihnen zusteht. Zu den üblichen Methoden gehören übertriebene Arbeitszeiten und das Stempeln durch einen Kollegen.

Spesenbetrug
Spesenabrechnungen aufblähen, persönliche Ausgaben als geschäftsbezogen geltend machen und mit Lieferanten konspirieren. Dies sind nur einige der Möglichkeiten, wie sich Geschäftskostenbetrug ohne angemessene Ausgabenkontrollen einschleicht.

Betrug bei Finanzberichten
Hat ein Angestellter die Einnahmen übertrieben und die Ausgaben heruntergespielt, um ein wohlhabendes Bild zu zeichnen? Diese Frage ist ein klarer Fall von Bilanzbetrug. Arbeitnehmer können Jahresabschlüsse ändern oder falsch darstellen, um die Beteiligten zu täuschen.

Korruption
Von der Annahme von Geschäften unter der Hand bis hin zu Bestechungsgeldern für Lieferantenverträge - Mitarbeiter können sich unethisch verhalten. Schlimmer noch, wenn diese Art von Szenarien aufgedeckt werden, können sie den Ruf Ihres Unternehmens schwer schädigen, manchmal sogar irreparabel.

Veruntreuung von Vermögenswerten
Bei dieser Handlung missbraucht oder stiehlt ein Mitarbeiter das Vermögen Ihres Unternehmens. Es könnte so aussehen, dass ein Einkaufsleiter Bestellungen fälscht und das Geld in die eigene Tasche steckt. Die Veruntreuung von Vermögenswerten macht 86 % aller Fälle von berufsbedingtem Betrug aus.

Fälschung
Haben Sie schon einmal von einem Mitarbeiter gehört, der Dokumente, Unterschriften oder Genehmigungen fälscht? Das sind Fälschungen, klassische Mittel zum Diebstahl. Fälschungen sind wahrscheinlicher bei papiergebundenen, manuellen, laxen Ausgabenkontrollen und dezentralisierten Prozessen.

Datendiebstahl
Ein Mitarbeiter kann Unternehmensdaten wie geistiges Eigentum oder Zahlungsdaten von Kunden stehlen. Die meisten dieser Fälle werden von ausscheidenden Mitarbeitern begangen. 70 % der Diebstähle von geistigem Eigentum geschehen innerhalb der 90 Tage vor ihrem Ausscheiden.

Identitätsdiebstahl
Stellen Sie sich vor, ein Manager stiehlt die Identität eines Kollegen, um Einkäufe zu tätigen, oder gibt sich als Kunde aus, um ein nicht genehmigtes Konto zu eröffnen. Dies sind typische Fälle von Finanzkriminalität durch Mitarbeiter.

Veruntreuung
Mitarbeiter können ihre Position missbrauchen, um sich Zugang zu Unternehmensgeldern zu verschaffen und diese für persönliche Zwecke zu verwenden. Veruntreuung ist oft ein Gemeinschaftswerk. 79 % der Fälle betreffen zwei oder mehr Personen.

Fakten und Trends zu Finanzbetrug im Unternehmenssektor

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal von Unternehmen gehört, die von innen heraus angegriffen wurden. Aber wie hoch sind die Verluste von Unternehmen durch Finanzbetrug? Wer ist daran beteiligt, und wie hoch ist der Schaden? Hier ist ein Überblick über die Statistiken und Fakten.

Finanzkriminalität durch Mitarbeiter ist weit verbreitet
Hören Sie sich das an. Weltweit verlieren Unternehmen jährlich etwa 5 % ihrer Einnahmen durch Betrug von Mitarbeitern. Allein in Großbritannien beläuft sich die Rechnung auf €76 Millionen. Auch die Häufigkeit, mit der Mitarbeiter ihre Arbeitgeber betrügen, ist hoch. Von 2018 bis 2020 erlebten Unternehmen im Durchschnitt sechs Betrugsfälle.

Keine Unternehmensgröße ist sicher
Trotz der beträchtlichen Verluste sind die Großunternehmen nicht die einzigen, die durch Betrug von Mitarbeitern Geld verlieren. 22 % der kleinen Unternehmen hatten Mitarbeiter, die ihnen Geld vor der Nase weggeschnappt haben. Schlimmer noch, 33 % der Konkurse von US-Unternehmen sind auf Betrug durch Mitarbeiter zurückzuführen.

Interne Mitarbeiter
Wenn es um Finanzbetrug geht, werden Sie oft von den Menschen, denen Sie vertrauen, betrogen. Fast die Hälfte der gemeldeten Fälle betreffen Mitarbeiter wie interne Mitarbeiter, Auftragnehmer und Lieferanten.

Der Zustand der Wirtschaft beeinflusst die Finanzkriminalität
Manche Arbeitnehmer greifen zu illegalen Maßnahmen, wenn sie mit finanziellen Problemen konfrontiert sind. Die Inflation und die sich abzeichnende Rezession sind keine Ausnahme.

Die finanziellen Auswirkungen von Betrug durch Mitarbeiter

Finanzieller Betrug durch Mitarbeiter verursacht zwei Arten von Verlusten.

Direkte finanzielle Verluste

Gestohlenes Geld: Betrug von Mitarbeitern durch fingierte Zahlungen führt dazu, dass Ihr Unternehmen aus der Tasche gezogen wird. Schlimmer noch, die Verluste können dauerhaft sein.

Verlorene Vermögenswerte: Der unbefugte Zugriff auf die Finanzdaten oder Konten Ihres Unternehmens kann zum Verlust von Wertpapieren, Gebäuden, Grundstücken und Ausrüstung führen.

Indirekte Kosten und Auswirkungen

Rechtliche Fragen: Ein Fall von Betrug am Arbeitsplatz kann dazu führen, dass Ihr Unternehmen gegen Gesetze und Vorschriften verstößt. Gerichtskosten, Geldstrafen und Bußgelder können bald folgen, was die Geschäftskosten erhöht und die Gewinne schmälert.

Betriebsunterbrechung: Untersuchungen, Aussetzungen und Kündigungen können den Betrieb zum Erliegen bringen. Die Arbeit staut sich, und Gelegenheiten verpuffen.

Rufschädigung: Interessengruppen wie Kunden können das Vertrauen in Ihr Unternehmen verlieren. Dann kommt es zu Abwanderung und Umsatzeinbußen. Dann müssen Sie die Marke wieder aufbauen, was die Marketingkosten erhöht.

Höhere Versicherungsprämien: Nach einem Zusammenstoß mit einem Berufsbetrüger kann Ihr Unternehmen aufgrund des höheren Risikos einen Anstieg der Versicherungskosten verzeichnen.

Sinkende Arbeitsmoral und Produktivität: Finanzkriminalität kann ein feindseliges Arbeitsumfeld schaffen, in dem unschuldige Mitarbeiter bestraft werden, was dazu führt, dass sie sich nicht mehr engagieren.

Opportunitätskosten: Ressourcen, die für die Aufdeckung von Betrug und die Einleitung von Wiederherstellungsmaßnahmen aufgewendet werden, lenken von geschäftskritischen Aktivitäten ab und führen zu verlorenen Chancen und verschwendeter Zeit.

Fallstudien: Beispiele für Finanzbetrug im Unternehmen

Lassen Sie uns also einige schockierende Fälle von Berufsbetrug aus dem wirklichen Leben aufschlüsseln.

Der Fall Emma Hunt
Im Jahr 2023 verurteilte ein britischer Richter eine Büromanagerin aus Edinburgh zu drei Jahren Haft, weil sie sich auf Kosten ihres Arbeitgebers bereichert hatte. Emma Hunt veruntreute über 32 Monate hinweg 900.000 Pfund von ihrem Arbeitgeber, einer Immobilienfirma. Wie das? Indem sie unnötige Kundeneinlagen entgegennahm und Mietzahlungen auf ihr Konto umleitete. Hunt stellte auch gefälschte Rechnungen für Verbrauchsmaterial und Geschäftsausgaben aus. Dann ließ sie sich die Auszahlungen auf ihre Konten überweisen. Einige von Hunts Ausgaben umfassten:

• 5-Sterne-Karibik-Urlaub
• Ausflug zum Fenton Tower für 80 Personen im Wert von 39.000 £
• Tagesausflüge zu den Scottish Open und zum Rugbyspiel Schottland gegen England

Ein extremer italienischer Fall von Fälschung, schwerer Erpressung und Amtsmissbrauch
Ein italienischer Mann erregte Aufsehen in den Medien, als er beschuldigt wurde 15 Jahre lang bei vollem Gehalt der Arbeit ferngeblieben zu sein, was seinen Arbeitgeber 464.000 € kostete. Er hatte für das Krankenhaus Pugliese Ciaccio in Italien gearbeitet, wo Fehlzeiten im öffentlichen Dienst weit verbreitet sind. Die Ermittler berichteten, dass der Verdächtige Drohungen aussprach, um Konsequenzen für sein Fernbleiben vom Arbeitsplatz zu vermeiden. Dann kam er nie wieder zur Arbeit. Gegen sechs Manager wird ebenfalls wegen ihrer Rolle in diesem Fall ermittelt.

Lehren aus früheren Vorfällen

Die oben genannten Fälle sind zwar extrem, aber sehr real. Was können Finanzteams also tun, um zu verhindern, dass sich diese Geschichten in ihren Organisationen wiederholen?

• Angemessene interne Kontrollen zur Erkennung und Verhinderung verschiedener Betrugsarten
• Nachverfolgung der von den Mitarbeitern getätigten Ausgaben mithilfe einer umfassenden Spesenverwaltungssoftware
• Verwenden Sie Unternehmenskarten mit fortschrittlichen Kartenkontrollen, einschließlich Ausgabenlimits, Limits nach Ort, Zeit, Händler und automatisierter Spesenberichterstattung
• Erstellen Sie eine solide Ausgabenpolitik und stellen Sie sicher, dass jeder die Regeln und Grenzen kennt.
• Lassen Sie die Führungskräfte ihre Ausgaben nicht abzeichnen. Setzen Sie ein Genehmigungssystem ein, das frei von Interessenkonflikten ist.
• Kunden gegenüber Transparenz über Gebühren und Prozesse schaffen
• Überwachen Sie die Aktivitäten und den Arbeitsstatus der Mitarbeiter mit digitalen Lösungen. Und Maßnahmen zum Schutz von Whistleblowern schaffen.

Interne Kontrollen und Strategien zur Risikominderung

Wie man starke interne Kontrollen einführt, um Betrug zu verhindern

• Verstärken Sie Ihre Datenverwaltungsprozesse
• Die meisten angestellten Betrüger sind heimtückisch; 88% verwischen ihre Spuren. Sie sollten also wissen, wie die Täter die häufigsten Betrugsarten verschleiern. Ergreifen Sie dann Präventivmaßnahmen. Wenn es beispielsweise um physische Dokumente geht, werden sie von unseriösen Mitarbeitern erstellt (39 %), zerstört oder versteckt (23 %) oder verändert (32 %). Elektronische Unterlagen werden von 28 % erstellt und von 25 % verändert. Wenn Sie dies wissen, können Sie:
• Papierlose Prozesse nutzen
• Rationalisierung und Zentralisierung von technischen Tools und Daten durch Integrationen
• Verwendung von Lösungen, die individuelle Benutzerkonten, Zugangskontrollen, Autoren und Aktivitätsverfolgung bieten
• Beschränken Sie den Zugang zu Finanzsystemen auf die Mitarbeiter, die ihn für ihre Aufgaben benötigen.
• Einsatz von Software zum Schutz sensibler Daten wie Verschlüsselung, 2FA, Intrusion Detection Systems und Firewalls

Entwickeln Sie eine Strategie zur Prävention und Aufdeckung von Risiken
Ein Angriff durch Finanzbetrug kann aus allen Richtungen kommen, daher sollten Sie von der Einstellung bis zur Entlassung alle Bereiche abdecken. Hier sind einige strategische Schritte, die Sie unternehmen sollten:
Überprüfen Sie alle Mitarbeiter, Lieferanten und Auftragnehmer. Führen Sie eine gründliche Due-Diligence-Prüfung durch. Überprüfen Sie beispielsweise die Kunden- oder Beschäftigungshistorie, Referenzen und strafrechtliche Hintergrundprüfungen. Überprüfen Sie auch Lieferantenkontakte, führen Sie Besuche vor Ort durch und kontrollieren Sie Rechnungen.

Achten Sie auf Datenbewegungen und führen Sie regelmäßig Audits durch. Verfolgen Sie Zugriffsprotokolle und nutzen Sie interne Audits, um unbefugte oder ungewöhnliche Aktivitäten aufzudecken. Sie könnten zum Beispiel einen Prüfpfad mithilfe einer Ausgabenverwaltungssoftware erstellen. Führen Sie dann vierteljährliche Finanzprüfungen durch, um Jahresabschlüsse, Konten und Transaktionen zu untersuchen.

Führen Sie umfassende Mitarbeiterschulungen zum Thema Betrug durch. Erstellen Sie einen Ethikkodex und Richtlinien zur Betrugsbekämpfung, die das Verhalten der Mitarbeiter regeln. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Konsequenzen von Verstößen kennen. Fördern Sie außerdem das Bewusstsein für Betrug, dessen Aufdeckung und Prävention durch Schulungen und interne Marketingkampagnen. Z. B. über Phishing-E-Mails und Social Engineering.

Rechtliche Konsequenzen für in Betrug verwickelte Unternehmen und Mitarbeiter

Fälle von Finanzbetrug schaden nicht nur dem Geldbeutel und dem Ansehen Ihres Unternehmens, sondern können es auch rechtlich in die Bredouille bringen. Wir sprechen hier von strafrechtlichen Anklagen, Zivil- und Sammelklagen, Geldstrafen, Einzug von Vermögenswerten, behördlichen Sanktionen usw.

Technologische Lösungen für die Betrugsaufdeckung im Unternehmen

Die Rolle von künstlicher Intelligenz und Datenanalyse bei der Betrugsaufdeckung:

Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich auf sein Bauchgefühl verlassen oder hoffen musste, Mitarbeiter auf frischer Tat zu ertappen. Mithilfe von Technologie kann Ihr Finanzteam automatisch in Echtzeit und rund um die Uhr nach Finanzbetrug suchen. Denken Sie an den Einsatz von Algorithmen zur Mustererkennung, zur Erkennung und Kennzeichnung von Anomalien, zur Identitätsüberprüfung, zur prädiktiven Modellierung und zur Verhaltensanalyse in großen Datenbeständen.

Sie können auch die Entscheidungsfindung automatisieren, um Überlastung und Fehler bei Ihren Finanzvorgängen zu vermeiden, die häufig dazu führen, dass Mitarbeiterbetrug durch das Netz schlüpft. Mit Payhawk können Sie zum Beispiel die Ausgabenautomatisierung und KI nutzen, wie es Plan A getan hat.

Plan A nutzte Payhawk, um interne Kontrollen und Echtzeitabstimmungen durchzuführen und den Zugriff auf die Spesenkarten der Mitarbeiter schneller und effizienter zu gestalten. Plan A hat auch die Transparenz der Unternehmensausgaben unter den Abteilungsleitern mit Genehmigungsworkflows erhöht. Außerdem spart das Unternehmen zwei Tage manuelle Buchhaltungsarbeit und hat dadurch mehr Zeit und Möglichkeiten für Analysen und Optimierungen - und das bei gleichzeitiger Sicherheit der Gelder und Vermögenswerte.

Tools und Software für proaktive Betrugsüberwachung

Software für die Ausgabenverwaltung: Ob Sie Mitarbeiter entschädigen oder die Bücher für den Monatsabschluss vorbereiten, diese Lösung hilft Ihnen, Budgets und Ausgaben zu verfolgen und zu optimieren. Sie können auch Echtzeitabstimmungen nutzen, was die Ausgabenkontrolle schnell und einfach macht.

Firmenkarten: Sind Sie es leid, bei Erstattungsanträgen von Mitarbeitern einen Schock zu bekommen? Verbessern Sie die Kontrolle Ihrer Geschäftsausgaben mit Firmenkarten, auch bekannt als Spesenkarten. Nutzen Sie Funktionen wie Ausgabenlimits, Zugangskontrollen und Datenverfolgung, um Finanzbetrug einzudämmen.

OCR-Technologie: Dank modernster Lösungen gehört das Hantieren mit physischen Belegen und das manuelle Eingeben von Daten der Vergangenheit an. Zum Beispiel nutzt Explose die OCR-Technologie und KI-Kamera von Payhawk, um wichtige Belegdetails zu extrahieren, mehrere Felder automatisch auszufüllen und doppelte Rechnungen für eine schnelle, problemlose Verarbeitung zu identifizieren.

KI-Tools zur Betrugserkennung: Eine interessante Fähigkeit von KI-gestützten Finanzsystemen ist, dass sie ständig lernen und ihre Strategien anpassen, um sich verändernde Betrugsmuster zu erkennen. Dieses künstliche Lernen bedeutet, dass sich die Genauigkeit der KI-gestützten Lösungen im Laufe der Zeit immer mehr verbessert, um gegen neue Bedrohungen wirksam zu bleiben.

Datenintegration und -analyse: Wollen Sie die Transparenz erhöhen und einen genaueren Überblick über die Unternehmensabläufe und -finanzen erhalten? Führen Sie Daten aus wichtigen Geschäftsbereichen zusammen und nutzen Sie Datenanalysetools, um Trends zu erkennen und Strategien zur Betrugsprävention zu entwickeln. Finanzteams nutzen häufig die Integration von ERP-, HRIS- und Buchhaltungssoftware, um Einblicke in die Software für das Ausgabenmanagement zu erhalten. Stellen Sie also sicher, dass Sie die Kontrolle über alle Daten dort haben, wo Sie sie benötigen, ohne die Tools und Bildschirme zu wechseln.

Mit Payhawk sind Sie immer vorbereitet

Die Finanzkriminalität wird nicht verschwinden. Berufsbedingter Betrug kann ohne die richtigen Instrumente, den richtigen Ansatz und die richtige Kultur jahrelang unentdeckt bleiben. Schlimmer noch: Betrug durch Mitarbeiter ist kein Verbrechen ohne Opfer. Er kann zu Konkursen, Arbeitsplatzverlusten, Rufschädigung und vielem mehr führen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, den Machenschaften und Plänen unseriöser Mitarbeiter einen Schritt voraus zu sein. Investieren Sie in Lösungen, die eine bessere Kontrolle der Unternehmensausgaben ermöglichen, wie z. B. eine umfassende Software für das Ausgabenmanagement. Außerdem sollten Sie Ihr Personal ständig schulen und Ihre Strategie zur Verhinderung von Finanzbetrug im Lichte neuer Entwicklungen verbessern. Bald wird Ihr Unternehmen sicherer sein als Fort Knox.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Payhawk Ihr Unternehmen vor Spesenbetrug durch Mitarbeiter schützen kann? Dann buchen Sie sich noch heute eine persönliche Demo!