Automatisierte Spesenabrechnung für moderne Unternehmen

Wenn Ihre Kostenberichterstattung manuell erfolgt, ist dieser Blog genau das Richtige für Sie. Durch die Automatisierung Ihres Kostenberichterstattungsprozesses entfallen die manuellen Aufgaben, die kein Finanzexperte erledigen möchte. Dazu gehören die manuelle Erfassung von Belegen, langwierige Abstimmungen und die Korrektur von Fehlern. Die Automatisierung dieses wesentlichen Teils Ihrer Geschäftsausgabenprozesse verbessert die Transparenz und optimiert den Ausgabenmanagementprozess, neben vielen anderen Vorteilen.

Sowohl die Mitarbeitenden als auch die Finanzteams brauchen Hilfe bei der manuellen Dateneingabe, der korrekten Kategorisierung und der rechtzeitigen Einreichung – und automatisierte Spesenberichte sind für diese Aufgabe wie gemacht.

Automatisierung Ihrer Spesenberichte, 7 wichtige Vorteile

Die Automatisierung Ihrer Spesenberichte hat viele Vorteile. Sieben der wichtigsten:

1: Minderung von Risiken und Betrug

Einem Bericht zufolge macht der Reise- und Spesenbetrug 14,5 % aller aufgedeckten Betrugsfälle in Unternehmen aus. Durch die Automatisierung von Spesenberichten verringern Sie das Risiko betrügerischer Ausgaben erheblich. Da jeder Cent verbucht wird, tätigen Mitarbeiter dank strenger Genehmigungsverfahren keine unzulässigen Ausgaben mehr.

2: Sicherstellung der Einhaltung der Spesenrichtlinie (Ausgabepolitik)

25 % der Mitarbeiter, die ihre Ausgaben außerhalb der Richtlinien tätigen, tun dies, ohne sich dessen bewusst zu sein, aber 5 % geben absichtlich außerhalb der Richtlinien aus. Sie können dem ein Ende setzen, indem Sie den Ausgabengenehmigungsprozess automatisieren. Mitarbeiter beantragen Mittel oder reichen ihre Spesenberichte ein, und der ihnen zugewiesene Genehmiger kann entscheiden, ob die Ausgaben notwendig sind, indem er die Spesenberichte ablehnt oder um weitere Klärung bittet. Auf diese Weise werden unnötige Ausgaben verhindert, und die Kosten bleiben stets überschaubar.

3: Verbessern Sie die Transparenz

Zu wissen, wer Geld ausgibt und was er kauft, ist entscheidend für eine effiziente Verwaltung der Unternehmensfinanzen, und genau das ermöglicht Ihnen die Automatisierung Ihrer Spesenberichte. Dank der Transparenz können Sie die Geschäftsausgaben prognostizieren und für die Zukunft planen, was ein effizientes Unternehmenswachstum fördert.

4: Schnellere Rückerstattung an die Mitarbeiter

Um Spitzenkräfte zu halten, müssen Sie zeigen, dass Sie Ihre Mitarbeiter wertschätzen. Und es gibt keine bessere Art und Weise, seine Wertschätzung zu zeigen, als durch eine prompte Bearbeitung ihrer Ausgaben. Eine Möglichkeit dazu sind Firmenkarten, mit denen sie von Anfang an mit Geschäftsgeldern bezahlen können (statt mit privaten Mitteln). Lassen Sie sie also nicht unnötig auf Erstattungen warten, sondern führen Sie die Automatisierung ein, damit die Dinge schneller gehen.

5: Fehler reduzieren

Fehler sind der Fluch des Lebens aller Finanz- und Buchhaltungsfachkräfte. Sie müssen zu viel Zeit damit verbringen, Fehler in den Spesenberichten zu korrigieren oder um Klärung zu bitten, bevor Sie die Ausgaben genehmigen. Und warum sollten Sie Zeit mit einer Aufgabe verschwenden, die Sie mit automatisierten Arbeitsabläufen zur Genehmigung von Ausgaben in der Hälfte der Zeit erledigen können? Die Automatisierung kann Ihnen helfen, schneller zu arbeiten und menschliche Fehler zu vermeiden.

6: Unternehmenswachstum fördern

Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto komplexer werden Ihre Ausgabenprozesse. Abgesehen davon, dass die Zahl der Mitarbeiter steigt und damit auch die zu verwaltenden Ausgaben (einschließlich der Kosten für Geschäftsreisen oder Büromaterial), werden Kontrolle und Steuerung noch wichtiger. Je größer Sie werden, desto mehr Vorschriften und interne Richtlinien kommen hinzu. Eine Betriebsausgabenmanagementsoftware, die Ihnen hilft, große Teile Ihres Ausgabenmanagements zu automatisieren, hilft Ihnen, rechtliche Konsequenzen, Bußgelder und Strafen zu vermeiden.

7: Automatisierung der manuellen Aufgaben

Die Automatisierung der Kostenberichterstattung spart Ihren Finanzteams viel Zeit. Wenn Sie manuelle Flüchtigkeitsfehler ausschließen, müssen Sie die Daten nicht mehr doppelt überprüfen, und dank automatischer Berichtserstellung müssen Sie sich nicht mehr stundenlang mit Tabellenkalkulationen beschäftigen. Stattdessen können Sie sich auf andere Aspekte Ihrer Arbeit konzentrieren, die den Geschäftswert steigern, während Ihre Mitarbeiter einfach nur ein Foto ihrer Quittung machen und die Software die schwere Arbeit erledigen lassen.

Case Study: Wie ATU mit der Spesenautomatisierung von Payhawk 2 Millionen Euro an Mehrwertsteuerrückzahlungen zurückerhalten konnte

Die Automatisierung der Kostenberichterstattung entlastet das Finanzteam enorm. Unternehmen können mehr Zeit und Energie für die Dinge aufwenden, die einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen, ohne Zeit mit den Ausgaben für Mitarbeiter zu verschwenden.

Die Autohandels- und Werkstattkette ATU sah sich mit vielen Herausforderungen konfrontiert, darunter der Wunsch nach mehr Transparenz in ihren Finanzabläufen. Da das Team jedoch auf Barzahlungen und einen manuellen Abgleich angewiesen war, war dies nicht möglich.

„Die digitale Transformation ist eine wichtige Herausforderung für uns. Vor ein paar Jahren transportierten wir unsere Papierrechnungen mit zwei unserer Lastwagen durch Deutschland“, erklärt Sebastian Jarankowski, Finanzvorstand von ATU. „Ein großes Problem war der Umgang mit sogenannten Fremdeinkäufen, vor allem bei über 500 Filialen und individuellen Kassensystemen vor Ort. Beim Einkauf von Teilen bei anderen Unternehmen der Branche griffen unsere Niederlassungsleiter in der Vergangenheit immer zu Bargeld, was zu einem enormen Papieraufwand führte."

Mithilfe unserer Spesenmanagementsoftware hat ATU einen vollständigen Überblick über die Ausgaben des Unternehmens gewonnen und profitiert von integrierten Ausgabenkontrollen und automatisierten mehrstufigen Genehmigungsverfahren. Unsere Lösung half ihnen, fundiertere Ausgabenentscheidungen zu treffen, die für manuelle Aufgaben eingesetzten Ressourcen zu reduzieren und durch die Rückforderung der Mehrwertsteuer erhebliche Einsparungen zu erzielen.

"Wir müssen nicht mehr den Quittungen hinterherlaufen. Seitdem wir Payhawk eingesetzen, müssen die Manager nur noch ein Foto ihrer Quittung machen – und sie damit digitalisieren – und in das automatisierte Finanzsystem eingeben. Im ersten Jahr hat diese Änderung dazu geführt, dass ATU 2 Millionen Euro vom Finanzamt zurückerhalten hat, die sonst verloren gegangen wären“, sagte Mathias Goetz, Senior Project Manager bei ATU.

Fünf Fragen, die Sie sich bei der Wahl eines automatisierten Reporting-Tools stellen sollten

Die Einführung einer neuen Software kann herausfordernd sein. Sie brauchen eine Lösung, die von den Mitarbeitern schnell angenommen wird und vom ersten Tag an einen Mehrwert bietet. Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie am Markt eine automatisierte Spesenmanagementsoftware suchen:

1: Ermittlung der betrieblichen Anforderungen. Stimmen sie mit den Funktionen der Software überein?

Sie möchten eine Lösung, die die meisten (wenn nicht alle) Ihrer Anforderungen an das Betriebsausgabenmanagement erfüllt. Bevor Sie mit dem Vergleich beginnen, sollten Sie die Probleme verstehen, die Ihre Mitarbeiter und Managementteams mit Ihren derzeitigen Prozessen haben.

Im Folgenden finden Sie einige Fragen, mit deren Hilfe Sie feststellen können, ob die Funktionen der Software zu Ihrem Unternehmen passen:

• Wie schnell erstellen Sie Spesenberichte? (Im Idealfall sollte Ihre Lösung es Ihnen ermöglichen, diesen Prozess fast vollständig zu automatisieren).
• Kann die Software in Ihr bestehendes ERP, Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihre Reisemanagementlösung integriert werden?
• Verfügt die Software über eine mobile App für das Ausgabenmanagement?
• Kann die Software automatische Vorschläge zur Korrektur von Ausgabendaten machen?
• Welche Automatisierungsfunktionen bietet die Software?
• Ist sie eine gute Wahl für Multi-Entity-Management?

2: Wie oft führt die Software neue Funktionen ein?

Sie möchten keine Partnerschaft mit einem stagnierenden Softwareunternehmen eingehen. Stattdessen wünschen Sie sich ein Unternehmen, das konsequent auf die Wünsche seiner Kunden eingeht und gefragte Funktionen entwickelt, um die allgemeine Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.

Bei Payhawk hören wir immer auf das Feedback unserer Kunden und entwickeln mindestens vierteljährlich neue und interessante Funktions-Updates, um sicherzustellen, dass unser Produkt immer führend im Ausgabenmanagement ist.

Einige unserer jüngsten Aktualisierungen:

• KI-Kamerafunktion zur besseren Erfassung von Ausgabenbelegdaten
• E-Mails zur Genehmigung von Ausgaben, um die Zeit, die Mitarbeiter mit der erneuten Einreichung von Ausgaben verbringen, um 70 % zu reduzieren
• Filter für den Ausgabenstatus zum besseren Verständnis, welche Ausgaben genehmigt oder abgelehnt wurden, um Genehmigungsstaus zu vermeiden

3: Können Sie die neue Spesenmanagementsoftware in Ihre bestehenden Systeme integrieren?

Sie haben keine Zeit, eine unzusammenhängende Übersicht über die Ausgaben zu erstellen oder ständig zwischen verschiedenen Lösungen zu wechseln. Sie müssen also sicherstellen, dass Sie bei der Implementierung einer neuen Software für die Kostenberichterstattung nicht einfach nur ein weiteres technisches Gerät anschaffen.

Entscheiden Sie sich für eine Softwarelösung, die mehrere Funktionen wie Karten, Spesenmanagement, Kreditorenbuchhaltung, Abonnementverwaltung und mehr enthält.

Denken Sie an ERP-, Buchhaltungs- und Geschäftsreiseverwaltungssysteme und vieles mehr. Dank der nahtlosen Integration von Payhawk in marktführende Software wie QuickBooks, Xero, NetSuite, Microsoft Dynamics, TravelPerk und andere sparen unsere Kunden viel Zeit und Mühe.

„Wir haben fünf Gesellschaften mit etwa 300–500 Ausgaben pro Monat in der Muttergesellschaft. Früher brauchte ich einen ganzen Tag pro Unternehmen, um die Ausgaben zu überprüfen, zu importieren und zu exportieren und sie in das richtige Format zu bringen“, so Eduardo Felipez, Management Accountant bei Heroes. „Mit der direkten Payhawk-Integration in NetSuite verbringe ich nur eine Stunde am Tag damit. Das ist eine enorme Hilfe.“

Das ist eine große Sache. Heroes reduzierte fünf Tage manueller Arbeit auf nur fünf Stunden mit unserer Automatisierung des Ausgabenmanagements und der nahtlosen Integration von NetSuite. Und wenn Sie kein System auf unserer Liste der Integrationen haben? Keine Sorge, dank unserer Developer-APIs können wir auch individuelle Integrationen erstellen.

4: Wie sehen ihre Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen aus?

Sie vertrauen darauf, dass Ihre Partner sensible Finanzdaten sicher aufbewahren. Deshalb brauchen Sie eine Lösung, die branchenführenden Sicherheitsprotokollen folgt. Payhawk ist PCI DSS-konform, d. h. wir erfüllen die Sicherheitsstandards, die von der führenden Informationssicherheits-Standardrichtlinie für Zahlungskarten festgelegt wurden.

Wir nehmen die Sicherheit der Daten unserer Kunden nicht auf die leichte Schulter. Aus diesem Grund unterziehen wir uns regelmäßig Sicherheitsprüfungen und Schwachstellen-Scans, damit Sie sicher sein können, dass Ihre Finanzdaten bei uns gut aufgehoben sind.

Wir nehmen die Sicherheit der Daten unserer Kunden nicht auf die leichte Schulter. Aus diesem Grund unterziehen wir uns regelmäßig Sicherheitsprüfungen und Schwachstellen-Scans, damit Sie sicher sein können, dass Ihre Finanzdaten bei uns gut aufgehoben sind.

5: Ist die Ausgabenmanagementlösung skalierbar?

Sie müssen eine Lösung wählen, die die ehrgeizigen Wachstumspläne Ihres Unternehmens unterstützt. Das bedeutet eine „maßgeschneiderte“ Lösung, die sich an Ihre spezifische Kostenpolitik anpasst, während diese wächst und sich verändert.

Die Verwendung einer Software für die Kostenberichterstattung mit Automatisierungs- und Multi-Entity-Management-Funktionen hilft Ihnen, verfügbare Mittel und anstehende Ausgaben für jedes Unternehmen zu verfolgen und zuzuordnen. Auch wenn Sie wachsen, behalten Sie die Führung, Kontrolle und Transparenz.

Automatisiertes Spesenmanagement mit Payhawk

Automatisierte Kostenberichterstattung ist für moderne Unternehmen ein entscheidender Faktor für mehr Effizienz, Kosteneinsparungen und bessere Compliance. Wenn Sie sich für Payhawk als Lösung für Ihr Spesenmanagement entscheiden, sind Sie der Zeit immer einen Schritt voraus und können die Zukunft der Kostenberichterstattung nutzen.

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