Geautomatiseerde onkostenrapportage voor moderne bedrijven

Als je je onkostendeclaraties nog handmatig invoert is deze blog voor jou geschreven. Door automatisering toe te passen in je onkostenrapportageproces verwijder je de handmatige taken die geen enkele financiële professional wil uitvoeren. Denk hierbij aan het verzamelen van bonnetjes, langdurige reconciliaties en het corrigeren van fouten. Het automatiseren van dit essentiële onderdeel van je zakelijke uitgavenprocessen verbeterd inzicht en stroomlijnt het uitgavenbeheerproces, en dat is nog maar het begin van de voordelen.

Zowel medewerkers als financiële teamleden hebben hulp nodig bij het handmatig invoeren van gegevens, het correct categoriseren en het op tijd indienen – dit ondervang je met geautomatiseerde onkostenrapportages.

Zeven belangrijke zakelijke voordelen van het automatiseren van je onkostendeclaraties

Er zijn veel voordelen verbonden aan het automatiseren van je onkostendeclaratieproces. Hier zijn de zeven belangrijkste:

1: Risico's en fraude worden beperkt

Volgens dit rapport is fraude met reizen en onkosten goed voor 14,5% van alle aan het licht gebrachte bedrijfsfraude. Door onkostendeclaraties te automatiseren, verlaag je het risico op frauduleuze uitgaven aanzienlijk. Dankzij goedkeuringsflows is alles inzichtelijk, waardoor werknemers geen uitgaven meer doen die buiten hun beleid vallen.

2: Gegarandeerde naleving van het uitgavenbeleid

25% van de werknemers die uitgaven buiten het beleid doen, doen dit zonder het te beseffen, slechts 5% geeft opzettelijk buiten het beleid uit. Je kunt hier een einde aan maken door het goedkeuringsproces voor uitgaven te automatiseren. Werknemers vragen budget aan of dienen hun onkostendeclaraties in, en de aan jou toegewezen goedkeurder kan bepalen of de uitgaven noodzakelijk zijn, de declaratie afwijzen of om verdere verduidelijking vragen. Dit voorkomt onnodige uitgaven en houdt de kosten altijd inzichtelijk.

3: Inzicht in uitgavenpatronen wordt vergroot

Inzicht in wie geld uitgeeft en wat ze kopen is cruciaal om je bedrijfsfinanciën effectief te beheren, en dat is precies wat je met het automatiseren van je declaraties kunt doen. Je kunt je zakelijke uitgaven voorspellen en plannen voor de toekomst, wat efficiënte bedrijfsgroei bevordert.

4: Snellere terugbetaling aan werknemers

Om toptalent te behouden, moet je laten zien dat je je werknemers waardeert. En er is geen betere manier om waardering te tonen dan door hun uitgaven snel te verwerken. Je kunt dit doen door middel van zakelijke betaalkaarten, waarmee ze meteen met geld van de zaak kunnen betalen (in plaats van het bedrag voorschieten). Zo hoeven ze niet onnodig te wachten op terugbetalingen; automatisering zorgt voor meer snelheid.

5: Minder fouten

Fouten zijn de vloek van het leven van elke financiële en boekhoudkundige professional. Je besteedt veel tijd aan het corrigeren van fouten op onkostendeclaraties of aan het om opheldering vragen voordat je onkosten accepteert. Waarom zou je tijd verspillen aan een taak die je in de helft van de tijd kunt uitvoeren met geautomatiseerde workflowsvoor goedkeuring van uitgaven? Automatisering helpt je sneller te werken en menselijke fouten te voorkomen.

6: De groei van het bedrijf wordt bevorderd

Naarmate je bedrijf groeit, worden je uitgavenprocessen complexer. Naast meer werknemers en dus meer kosten om te beheren (waaronder zakelijke reiskosten of kantoorbenodigdheden), worden controle en bestuur nog belangrijker. Naarmate je groter wordt, neemt de regelgeving en het interne beleid toe. Software voor het beheer van zakelijke uitgaven waarmee je grote delen van je uitgavenbeheerproces kunt automatiseren, helpt je juridische problemen en boetes te voorkomen.

7: Tijd besparen op handmatige taken

Het automatiseren van onkostendeclaraties bespaart je financiële team veel tijd. Het elimineren van slordige handmatige fouten betekent dat je gegevens niet meer dubbel hoeft te controleren en het automatisch maken van rapporten betekent dat je niet urenlang in spreadsheets hoeft te duiken. Werknemers die gewoon een foto maken van hun bonnetjes en software die de rest doet - hierdoor kan het team zich focussen op zaken voor de lange termijn.

Casestudie: Hoe ATU €2 miljoen aan btw-aangiftes terugvorderde met kostenautomatisering van Payhawk

Het automatiseren van onkostendeclaraties neemt een enorme druk weg van het financiële team. Organisaties kunnen meer tijd en energie besteden aan zaken die waarde toevoegen zonder tijd te verspillen aan de declaraties van werknemers.

Autowinkel en werkplaatsketen ATU stond voor veel uitdagingen, waaronder de behoefte aan meer inzicht in hun financiële workflows. Omdat het team afhankelijk was van contante betalingen en handmatige afstemming, was dit onmogelijk.

"Digitale transformatie is een belangrijke uitdaging voor ons. Een paar jaar geleden vervoerden we onze papieren facturen door Duitsland met twee van onze vrachtwagens," legt Sebastian Jarankowski, CFO van ABU uit. "Een groot probleem waren de externe aankopen, vooral met meer dan 500 filialen en afzonderlijke kassasystemen op locatie. Bij het kopen van onderdelen van andere bedrijven in de sector werd er door onze filiaalmanagers automatisch altijd met contant geld betaald, wat een enorme hoeveelheid papierwerk opleverde."

Met de hulp van onze software voor uitgavenbeheer heeft ATU een volledig overzicht gekregen van de bedrijfsuitgaven, waarbij gebruik wordt gemaakt van ingebouwde uitgavencontroles en geautomatiseerde goedkeuringen in meerdere stappen. Onze oplossing hielp hen beter geïnformeerde uitgavenbeslissingen te nemen, minder middelen toe te wijzen aan handmatige taken en aanzienlijke besparingen te vinden via btw-terugvorderingen.

"We hoeven niet langer achter bonnetjes aan. Sinds het gebruik van Payhawk hoeven managers alleen nog maar een foto te maken van hun ontvangstbewijs – waarmee ze deze digitaliseren – en deze in te voeren in het geautomatiseerde financiële systeem. In het eerste jaar heeft deze verandering ertoe geleid dat ATU €2 miljoen van de belastingdienst heeft teruggekregen die anders verloren zou zijn gegaan," aldus Mathias Goetz, Senior Project Manager bij ATU.

Vijf vragen voor het kiezen van een geautomatiseerde oplossing voor onkostenrapportage

Het implementeren van nieuwe software kan ontmoedigend zijn. Je hebt een oplossing nodig die medewerkers snel zullen accepteren en die vanaf de eerste dag waarde toegevoegd. Hier zijn een paar dingen die je moet overwegen als je de markt onderzoekt voor software voor geautomatiseerd uitgavenbeheer:

1: Identificeer je bedrijfsbehoeften. Komen ze overeen met de functies van de software?

Je wilt een oplossing die de meeste (zo niet alle) behoeften op het gebied van uitgavenbeheer vervult. Voordat je begint met vergelijken, is het belangrijk om te begrijpen met welke problemen je medewerkers en managementteams te maken hebben met je huidige processen.

Hier zijn een paar vragen om je te helpen bepalen of de mogelijkheden van de software passen bij jouw bedrijf:

• Hoe snel kun je onkostendeclaraties maken? (Idealiter zou je met de software bijna dit hele proces moeten kunnen automatiseren).
• Kan de software integreren met je bestaande ERP, boekhoudsoftware of reisbeheeroplossing?
• Wordt de software geleverd met een mobiele app voor uitgavenbeheer?
• Kan de software automatisch suggesties doen om onkostengegevens te corrigeren?
• Welke automatiseringsfuncties biedt de software?
• Is het een goede keuze voor beheer van meerdere entiteiten?

2: Hoe vaak introduceert de software nieuwe functionaliteiten?

Je wilt graag samenwerken met een innovatieve softwareleverancier, eentje die meegroeit met de tijd en luistert naar zijn klanten. Alles om de gebruikerservaring van zijn klanten te verbeteren.

Bij Payhawk luisteren we altijd naar de feedback van onze klanten en genereren we minstens elk kwartaal nieuwe en spannende updates om ervoor te zorgen dat onze software voor uitgavenbeheer altijd het beste voor onze klanten is.

Enkele van onze recente updates:

• AI-camerafunctie om gegevens van uitgavenbonnen beter vast te leggen
• E-mails ter goedkeuring van onkosten om de tijd die werknemers besteden aan het opnieuw indienen van onkosten met 70% te verminderen
• Filters voor declaratiestatus om beter te begrijpen welke uitgaven zijn goedgekeurd of afgekeurd om inzicht te krijgen in vastgelopen declaraties

3: Kun je de nieuwe uitgavenbeheersoftware integreren in je bestaande systemen?

Wanneer je nieuwe software uitkiest is het belangrijk dat het integreert met de bestaande systemen in jouw organisatie. Je hebt geen tijd om constant te switchen tussen systemen en gegevens over te moeten dragen. Je wilt een nieuw stukje technologie toevoegen.

Kies een softwareoplossing met meerdere functies, zoals kaarten, uitgavenbeheer, AP, abonnementenbeheer en meer.

Denk aan ERP, boekhouding, systemen voor het beheer van zakenreizen en meer. Bij Payhawk zorgen onze naadloze integraties met toonaangevende software, waaronder QuickBooks, Xero, NetSuite, Microsoft Dynamics, TravelPerk en meer, ervoor dat onze klanten enorm veel tijd en moeite besparen.

"We hebben vijf entiteiten, met ongeveer 300-500 uitgaven per maand in het moederbedrijf. Vroeger kostte het me een hele dag per entiteit om de uitgaven te controleren, importeren en exporteren en in het juiste formaat te zetten," aldus Eduardo Felipez, Management Accountant bij Heroes. "Maar met de directe Payhawk-integratie met NetSuite ben ik hier nu slechts één uur per dag mee bezig. Het is een enorme hulp."

Dat is geweldig. Heroes ging van vijf dagen handmatig werk naar vijf uur met onze software voor uitgavenbeheer en naadloze NetSuite integratie. Gebruik je een systeem dat niet op onze lijst met integraties staat? Geen zorgen; dankzij onze Developer API's kunnen we ook aangepaste integraties maken.

4: Wat zijn hun beveiligings- en privacymaatregelen?

Je vertrouwt erop dat de partner waarmee je samenwerkt gevoelige financiële gegevens veilig bewaart, dus je hebt een software nodig die toonaangevende beveiligingsprotocollen volgt. Payhawk is PCI DSS-conform, wat betekent dat we voldoen aan de veiligheidsnormen die gesteld zijn door het toonaangevende informatiebeveiligingsstandaardenbeleid voor betaalkaarten.

We vatten de gegevensbeveiliging van onze klanten niet licht op. Daarom ondergaan we regelmatig beveiligingsaudits en kwetsbaarheidsscans, zo weet je dat je financiële gegevens veilig zijn bij ons.

5: Is de oplossing voor uitgavenbeheer schaalbaar?

Je moet een oplossing kiezen die de ambitieuze groeiplannen van je organisatie ondersteunt. Dat betekent een oplossing 'op maat' die past bij je specifieke uitgavenbeleid terwijl dit groeit en verandert.

Met software voor automatische onkostenrapportage en de mogelijkheid tot het beheer van meerdere entiteiten heb je een duidelijk overzicht van beschikbare budgetten. Daarnaast kun je gemakkelijk budgetten toewijzen per entiteit. Kortom, zelfs in tijden van groei houd je inzicht en controle.

Waarom kies je Payhawk voor geautomatiseerde onkostenrapportage?

Geautomatiseerde onkostenrapportage is een game-changer voor veel organisaties. Het zorgt voor meer efficiëntie, kostenbesparingen en betere naleving van je beleid. Door Payhawk te kiezen als je oplossing voor uitgavenbeheer blijf je je concurrenten voor en ga je mee in de digitalisering.

Plan een demo om onze geautomatiseerde onkostendeclaratie in actie te zien.