Hoe geautomatiseerde goedkeuringsmails het onkostenproces versnellen

Hoe e-mails ter goedkeuring van uitgaven het uitgavenproces verbeteren

Stel je voor: je moet nog bergen werk doen om je maand af te sluiten en je loopt al achter op schema. Een van de grootste uitdagingen? Ontbrekende en onjuiste uitgaveninformatie, waarbij je niet-financiële collega's een uitgave hebben ingediend en deze is afgewezen op basis van een gebrek aan details. Dit betekent dat je ze nu bovenop al het andere op hun nek moet zitten voor onkostendeclaraties die ze denken al te hebben ingevuld. Het is geen goed begin van het einde van de maand.

Als je, zoals in het bovenstaande scenario, geen geautomatiseerde herinneringen voor goedkeuring van onkosten gebruikt, zul je onnodige vertragingen veroorzaken bij het goed- of afkeuren van onkostendeclaraties. Deze vertragingen zorgen ervoor dat medewerkers niet snel worden terugbetaald en samen creëren jullie een operationeel knelpunt.

En naarmate je organisatie groter wordt, wordt het alleen maar rommeliger. Het aantal medewerkers dat je moet achtervolgen neemt toe en de behoeften van het bedrijf worden complexer.

Dat is waar de automatische goedkeuringsmails voor onkosten van Payhawk van pas komen.

We begrijpen dat een snel resultaat op terugbetaalde kosten belangrijk is voor bedrijven, dus maakten we er een belangrijke doelstelling van om een oplossing te creëren die dit sneller en effectiever zou maken. Het resultaat?

> De nieuwe versie vermindert de tijd die medewerkers kwijt zijn aan het opnieuw indienen van hun teruggestuurde onkosten met 70%.

Uitgaven van medewerkers beter bijhouden

Een gebrek aan zichtbaarheid van bedrijfsuitgaven zorgt voor onzekerheid in het hele bedrijf. Bijvoorbeeld, hoeveel cashflow en runway heb je nog over? En weet je zeker dat je meer verdient dan je uitgeeft? Het is geen optie om onduidelijkheid te hebben over het beheer van zakelijke uitgaven.

Al het bovenstaande, plus vertragingen in het goedkeuringsproces van onkosten, zorgen ervoor dat je uitstaande onkosten niet nauwkeurig kunt bijhouden, waardoor vergoedingen voor medewerkers een last worden. En niemand wil een langdurig proces voor het bijhouden van onkosten.
Maar het is een ander (veel beter verhaal) met onze e-mails voor het goedkeuren van uitgaven. Je kunt medewerkers automatisch op de hoogte brengen over uitgaven die:

• Onvolledig
• Niet ingediend
• Afgewezen zijn

Zowel de financiële beheerders als je medewerkers krijgen automatisch een melding wanneer een van deze problemen zich voordoet, met de reden waarom.

Deze e-mails voor onkostendeclaraties geven je goedkeurders volledig inzicht in het hele onkostenproces, zodat ze snel kunnen zien waar er kreukels zijn. En medewerkers krijgen een melding als er een probleem is, zodat ze het zo snel mogelijk kunnen oplossen in plaats van aan het einde van de maand overspoeld te worden met verzoeken.

Hoe schrijf je een effectieve e-mail over goedkeuren van onkosten?

Gewoonlijk bevatten e-mails met onkostennotificaties altijd de volgende vier elementen:

• De onderwerpregel
• De details van de uitgave
• Een uitleg van de volgende stappen
• En een duidelijke call-to-action

Elk van deze elementen speelt een rol in het aangepaste meldingsproces, van het trekken van de aandacht van de medewerker en het duidelijk communiceren van de reden voor de e-mail tot het beschrijven van de actie die ze moeten ondernemen.

1. Een duidelijke en beknopte onderwerpregel

De onderwerpregel moet duidelijk communiceren waar de e-mail voor is, zodat deze niet wordt gemist of per ongeluk wordt verwijderd. Uit gegevens van Zippia blijkt dat personalisering in de onderwerpregel de open rates van e-mails met wel 50% kan verhogen. Daarom gebruiken we de naam van de medewerker en de reden voor de e-mail direct in de onderwerpregel.

Voorbeeld: 'Saskia, je onkosten zijn afgekeurd' Een directe onderwerpregel als deze met een vleugje personalisatie kan de ontvanger aanmoedigen om de e-mail te openen en snel te handelen, zodat eventuele vertragingen bij het goedkeuren van onkosten worden opgelost.

2. Alle noodzakelijke informatie over de uitgave

We gebruiken 'vette' tekst om de belangrijkste punten van de e-mail te benadrukken. Ervoor zorgen dat het gedeelte waar de medewerker snel moet handelen om een onkostendeclaratie opnieuw in te dienen, wordt gemarkeerd.

We komen meteen ter zake en leggen uit waarom ze de e-mail ontvangen. Het kan zijn dat ze hun onkosten verkeerd hebben gecategoriseerd, of dat de onkosten buiten het uitgavenbeleid van het bedrijf vielen, wat de reden ook is, we laten het ze snel weten.

3. Duidelijke vervolgstappen

In de e-mail wordt duidelijk uitgelegd waarom je de onkostendeclaratie hebt afgewezen, bijvoorbeeld omdat de categorie niet klopt, de uitgave in strijd is met je onkostenbeleid of omdat er informatie ontbreekt. We houden dit duidelijk en eenvoudig, zodat de medewerkers alleen al door het scannen van de e-mail weten wat ze moeten doen en waarom ze het moeten doen.

4. Een korte en duidelijke call-to-action

Hoewel we de volgende stappen in de hoofdtekst van de e-mail hebben uitgelegd, maken we de volgende stap ook overduidelijk door een call-to-action knop op te nemen met de woorden van de actie die moet worden voltooid. Bijvoorbeeld 'onkosten opnieuw indienen' of 'onkosten nu indienen'.

Deze e-mails zijn gemaakt om de medewerker te helpen bij het oplossen van het probleem en wat hij moet doen om het te verhelpen, en dat alles zonder menselijke tussenkomst. Deze e-mails kunnen automatisch worden verzonden wanneer een actie wordt geactiveerd, bijvoorbeeld als de goedkeurder de onkostendeclaratie weigert.

De invoering van automatisering in dit proces maakt het goedkeuringsproces efficiënter, zodat medewerkers niet meer handmatig hoeven te jagen om onkostendeclaratie in te dienen en je goedkeurders en financiële team een beter overzicht hebben.

Maak je je zorgen over het maken van massa's e-mails met goedkeuringen en afwijzingen? Niet nodig. Wij hebben ze al voor je samengesteld en het enige wat jij hoeft te doen is lekker achterover leunen en ontspannen

> Met de vier gloednieuwe e-mailmeldingen van Payhawk stroomlijn je je onkostenvergoedingen. De tijd die medewerkers nodig hebben om afgekeurde onkostendeclaraties opnieuw in te dienen wordt met 70% verkort.

Vijf effectieve sjablonen voor e-mails ter goedkeuring van onkostendeclaraties

Stroomlijn je workflows voor het goedkeuren van onkosten en verwerk tijdig vergoedingen met vijf van onze e-mailsjablonen. Door gebruik te maken van de kant-en-klare sjablonen (en deze aan te passen) kun je de noodzaak om goedkeuringen voor uitgaven bij te houden verminderen en de controle en zichtbaarheid van uitgaven verbeteren.

Maak duidelijke, beknopte e-mails met onze sjablonen en help de tijd die medewerkers nodig hebben om teruggestuurde onkostendeclaraties opnieuw in te dienen met 70% te verminderen.

Hier zijn slechts vier voorbeelden van de vele usecases waarop je je kunt richten met Payhawk auto-e-mails.

Voorbeeld 1: Herinneringen voor het indienen van onkosten

Breng medewerkers op de hoogte en herinner hen eraan om hun onkosten ter goedkeuring in te dienen met een 'onkosten in de wacht'-e-mail die één keer per week automatisch naar medewerkers wordt gestuurd.

Deze meldingen fungeren als zachte maar noodzakelijke herinneringen, die medewerkers aansporen om onmiddellijk actie te ondernemen.

Voorbeeld 2: E-mail met afgewezen onkostendeclaraties

Als de onkostendeclaratie buiten je uitgavenbeleid valt, heb je een duidelijke manier nodig om de onkostendeclaratie af te wijzen en uit te leggen waarom de declaratie is afgewezen, zodat je de medewerker kunt helpen begrijpen hoe hij of zij de onkostendeclaratie in de toekomst correct kan declareren.

Als de uitgaven buiten het beleid vallen, kun je altijd een link geven naar je uitgavenbeleid, zodat ze weten hoe ze hun uitgaven moeten indienen en hoe ze deze correct moeten categoriseren.

E-mailberichten over afgewezen onkosten kunnen in realtime worden verzonden.

Voorbeeld 3: E-mail met teruggestuurde onkostendeclaratie

Er zijn veel redenen waarom onkostendeclaraties moeten worden teruggestuurd naar de medewerker om opnieuw in te dienen. Redenen kunnen zijn:

• Onjuiste leveranciersinformatie
• Verkeerde gecategoriseerde uitgaven
• Ontbrekende velden

Zodra er een onkostendeclaratie binnenkomt die niet aan je criteria voldoet, wordt de e-mail onmiddellijk in realtime verzonden. Meestal worden de onkostendeclaraties teruggestuurd wanneer de goedkeurder meer wil weten over je bedrijfsuitgaven. Bijvoorbeeld als ze willen zien welk abonnement je hebt aangeschaft binnen jouw afdeling en hoe je het gaat gebruiken.

Voorbeeld 4: Wekelijks administratief overzicht van 'onkostendeclaraties in de wacht'

Het automatiseren van e-mailmeldingen is niet alleen bedoeld om het goedkeuringsproces van uitgaven voor werknemers te stroomlijnen; ook de goedkeurders kunnen er hun voordeel mee doen.

Goedkeurders kunnen niet alleen het hele proces van het najagen van ontvangstbewijzen automatiseren, maar ze kunnen ook wekelijkse overzichtsmails instellen om de statistieken door te nemen en drukbezette medewerkers te volgen. Dit helpt hen inzicht te krijgen in alle onkostendeclaraties en alles op één plek bij te houden.

Je kunt instellen dat dit overzicht met e-mailberichten wekelijks worden gegenereerd en in de inbox van de goedkeurders terechtkomen.

Voorbeeld 5: E-mail reiskostenvergoeding

Bij Payhawk hebben we een directe integratie met TravelPerk, wat betekent dat zakenreizen volledig kunt regelen en real-time inzicht hebt in de uitgaven voor zakenreizen binnen je organisatie.

Je kunt eenvoudig zakelijke reiskosten bijhouden en e-mails voor reiskostenvergoedingen maken om alle reiskosteninformatie vast te leggen die je nodig hebt voor een snellere en eenvoudigere vergoeding van reiskosten.

Workflows van Payhawk met automatische goedkeuring van uitgaven

Je hebt het druk, dus automatisering kan je beste vriend worden. Nu kun je het verzamelen van uitgavengegevens, het nazoeken van ontvangstbewijzen en meldingen over afgekeurde uitgaven voor herindiening automatiseren.

Als financieel manager weet je dat medewerkers uitgaven soms verkeerd categoriseren of belangrijke informatie over het hoofd zien. Maar nu hoef je je niet meer bezig te houden met handmatige e-mailketens en heen en weer geslinger om info te krijgen..

Door je workflows voor goedkeuring van onkosten te automatiseren met Payhawk, kun je:

• Genieten van realtime communicatie: Real-time meldingen voor geretourneerde en afgewezen onkostendeclaraties zorgen ervoor dat medewerkers altijd op de hoogte zijn van de status van hun declaraties. Dankzij de meldingen kunnen ze snel actie ondernemen en vertragingen bij de goedkeuring van onkostendeclaraties beperken.
• Tijd van medewerkers besparen met onze e-mailmeldingen: Als medewerkers geld uitgeven, willen ze gewoon het bonnetje scannen in een mobiele app, het uploaden, goedkeuring krijgen en terugbetaling ontvangen. E-mailmeldingen van Payhawk versnellen dit proces en besparen de tijd van medewerkers met 70% bij het opnieuw indienen.
• Medewerkers herinneren aan onkostendeclaraties in de status 'wachtend': Onze wekelijkse herinneringen voor medewerker voor zakelijke uitgaven in de status "wachtend" zorgen ervoor dat medewerkers niet vergeten om hun uitstaande onkostendeclaraties in te dienen, wat tijdige vergoedingen voor medewerkers bevordert.
• Een verbeterd beheerdersoverzicht krijgen: Het verbeteren van de zichtbaarheid is essentieel voor beheerders om elke maandag een uitgebreid overzicht te krijgen van medewerkers met uitgaven in de status "Wachtend", waardoor follow-ups worden vereenvoudigd en de zichtbaarheid wordt verbeterd.

Wil je de kracht van automatisering achter je onkostenprocessen ontdekken? Boek een demo met een van onze experts om de uitdagingen van je bedrijf te bespreken en onze e-mailmeldingen in actie te zien. Boek dan vandaag nog een demo.