Ausgabengenehmigung mit Email Workflows: Mitarbeitererstattungen im Jahr 2024

Wie E-Mails zur Ausgabengenehmigung den Prozess der Ausgabenerfassung verbessern

Stellen Sie sich vor, Sie sind kurz davor Ihren Monat abzuschließen, und sind bereits im Verzug. Eine der größten Herausforderungen? Fehlende oder falsche Informationen Ihrer Geschäftsausgaben.

Wenn Sie, wie im obigen Szenario, keine automatisierten Erinnerungen zur Ausgabengenehmigung verwenden, kommt es zu unnötigen Verzögerungen bei der Genehmigung oder Ablehnung von Ausgabenanträgen. Diese Verzögerungen führen dazu, dass die Mitarbeiter die Kosten nicht schnell genug erstattet bekommen, was zu einem operativen Engpass führt.
Und je größer Ihr Unternehmen wird, desto herausfordernder wird es. Die Zahl der Mitarbeiter, die Sie verwalten müssen, steigt, und die Anforderungen des Unternehmens werden immer komplexer.

Da kommen die automatisierten E-Mails von Payhawk zur Ausgabengenehmigung ins Spiel.
Wir wissen, wie wichtig es für Unternehmen ist, schnell zu einem Ergebnis zu kommen, wenn es um die Rückerstattung von Spesen oder Geschäftsausgaben geht. Deshalb haben wir uns zum Ziel gesetzt, eine Lösung zu entwickeln, die diesen Prozess schneller und effizienter macht. Das Ergebnis?

Die neue Version reduziert die Zeit, die Mitarbeiter für die erneute Einsendung ihrer Ausgabenabrechnungen benötigen, um 70 %.

Verbesserung der Ausgabenerfassung für Mitarbeiter

Mangelnde Transparenz der Unternehmensausgaben führt zu Unsicherheit im gesamten Unternehmen. Wie viel Cashflow und Spielraum haben Sie zum Beispiel noch? Und nehmen Sie wirklich mehr ein, als Sie ausgeben? Ein transparenter Einblick in Ihre Geschäftsausgaben ist gerade im Wachstum von zentraler Bedeutung.
Verzögerungen bei der Ausgabengenehmigung bedeuten, dass Sie ausstehende Ausgaben nicht genau verfolgen können, was die Rückerstattungen für die Mitarbeiter zur Herausforderung macht.

Als effizientes Mittel können Sie E-Mails zur Ausgabengenehmigung einsetzen. Sie können Ihre Mitarbeiter automatisch über die anfallenden Ausgaben und benötigten Informationen kontaktieren. Beispielsweise wenn Ausgaben:

• Unvollständig sind
• Nicht eingesendet wurden
• Abgelehnt wurden

Sowohl Finanzadministratoren als auch Ihre Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt, sollte eines dieser Probleme auftreten.
Diese E-Mails zur Kostenabrechnung geben Ihren Genehmigern einen vollständigen Überblick über den gesamten Ausgabenprozess, sodass diese schnell erkennen können, wo es Probleme gibt und wo nötige Informationen fehlen. Und die Mitarbeiter werden benachrichtigt, wenn ein Problem auftritt, damit sie sich so schnell wie möglich darum kümmern können, anstatt am Ende des Monats mit dem Papierchaos auseinanderzusetzen.

Wie man eine effektive E-Mail zur Ausgabengenehmigung schreibt

In der Regel enthalten die E-Mails zur Ausgabenmeldung immer die folgenden vier Elemente:

Die Betreffzeile
Die Ausgabendetails
Eine Erläuterung der nächsten Schritte
Und eine klare Aufforderung zum Handeln

Jedes dieser Elemente spielt eine Rolle im Prozess der benutzerdefinierten Benachrichtigung, von der anfänglichen Erregung der Aufmerksamkeit der Mitarbeiter über die klare Mitteilung des Grundes für die E-Mail bis hin zur detaillierten Angabe der zu ergreifenden Maßnahmen.

1. Eine klare und prägnante Betreffzeile

Aus der Betreffzeile sollte klar hervorgehen, wofür die E-Mail bestimmt ist, damit sie nicht übersehen oder versehentlich gelöscht wird. Daten von Zippia zeigen, dass die Personalisierung in der Betreffzeile die Öffnungsrate von E-Mails um bis zu 50 % erhöhen kann. Aus diesem Grund verwenden wir den Namen des Mitarbeiters und den Grund für die E-Mail direkt in der Betreffzeile.

Beispiel: "Pavel, Ihre Ausgaben wurden abgelehnt“ Eine direkte Betreffzeile wie diese mit einem Hauch von Personalisierung kann den Empfänger dazu bewegen, die E-Mail zu öffnen und schnell zu handeln, sodass Verzögerungen bei der Ausgabengenehmigung vermieden werden."

2. Alle notwendigen Informationen über die Ausgaben

Wir verwenden fettgedruckten Text, um die wichtigsten Punkte in der E-Mail hervorzuheben. Der Abschnitt, in dem der Mitarbeiter schnell handeln muss, um eine Ausgabe erneut einzusenden, muss hervorgehoben werden.

Wir kommen direkt auf den Punkt und erklären, was der Grund für den Erhalt dieser E-Mail ist. Es könnte sein, dass sie ihre Ausgaben falsch kategorisiert haben oder dass die Ausgaben außerhalb der vom Unternehmen festgelegten Ausgabenrichtlinien liegen, was auch immer der Grund ist, wir lassen es sie schnell wissen.

3. Klare nächste Schritte

In der E-Mail wird deutlich erklärt, warum Sie die Ausgabe abgelehnt haben, z. B. weil sie in die falsche Kategorie fällt, gegen Ihre Ausgabenrichtlinie verstößt oder weil Informationen fehlen. Wir halten dies klar und einfach, damit die Mitarbeiter bereits beim Scannen der E-Mail wissen, was sie tun müssen und warum.

4. Ein kurzer und einfacher Aufruf zum Handeln

Obwohl wir die nächsten Schritte im Text der E-Mail erklärt haben, machen wir den nächsten Schritt auch deutlich sichtbar, indem wir einen Call-to-Action-Button mit den Worten der auszuführenden Aktion einfügen. Beispielsweise: „Ausgabe erneut einsenden” oder „Ausgabe jetzt einsenden“.

Diese E-Mails sind so aufgebaut, dass sie den Mitarbeiter durch das Problem führen und ihm zeigen, was er tun muss, um es zu beheben – und das alles ohne menschliches Zutun. Diese E-Mails können automatisch verschickt werden, wenn eine Aktion ausgelöst wird, z. B. wenn der Genehmigende die Ausgabe ablehnt. Durch die Automatisierung dieses Prozesses wird der Genehmigungsprozess effizienter, da die Mitarbeiter nicht mehr manuell zur Ausgabeneinsendung aufgefordert werden müssen und die Sichtbarkeit für Ihre Genehmiger und das Finanzabteilungsteam verbessert wird.

Haben Sie Angst, unzählige Genehmigungs- und Ablehnungs-E-Mails zu schreiben? Das ist nicht nötig. Wir haben sie bereits für Sie ausgearbeitet, und Sie müssen sich nur noch zurücklehnen und entspannen.

Verringerung der Zeit, die Mitarbeiter benötigen, um abgelehnte Ausgaben erneut einzusenden, um 70 %.

Fünf effektive E-Mail-Vorlagen für die Ausgabengenehmigung

Optimieren Sie Ihre Workflows bei der Ausgabengenehmigung und verarbeiten Sie zeitnahe Erstattungen mit fünf unserer E-Mail-Vorlagen. Indem Sie die vorgefertigten Vorlagen nutzen (und anpassen), können Sie den Aufwand für die Nachverfolgung von Ausgabengenehmigungen verringern und die Ausgabenkontrolle und -transparenz verbessern.

Erstellen Sie mit unseren Vorlagen klare, prägnante E-Mails und helfen Sie Ihren Mitarbeitern, die Zeit für die Wiedervorlage von Ausgaben um 70 % zu reduzieren.
Hier sind nur vier Beispiele für die vielen Anwendungsfälle, auf die Sie mit automatischen Payhawk-E-Mails abzielen können.

Beispiel 1: Erinnerungen an die Einsendung der Zahlungsbelege

Benachrichtigen Sie Ihre Mitarbeiter und erinnern Sie sie daran, ihre Ausgaben zur Genehmigung einzusenden, indem Sie ihnen einmal pro Woche automatisch eine E-Mail mit dem Betreff „Ausgaben mit Status „Warten” schicken. Diese Benachrichtigungen dienen als sanfte, aber notwendige Erinnerungen, die die Mitarbeiter dazu anregen, umgehend Maßnahmen zu ergreifen.

Beispiel 2: E-Mail für abgelehnte Erstattung

Wenn die eingereichte Ausgabe nicht mit Ihren Spesenrichtlinien übereinstimmt, benötigen Sie eine effiziente Methode, um die Ausgabe abzulehnen und gleichzeitig zu erklären, warum sie abgelehnt wurde, damit der Mitarbeiter weiß, wie er in Zukunft korrekt Ausgaben tätigen kann.

Wenn die Ausgaben außerhalb der Richtlinien liegen, können Sie immer einen Link zu Ihren Spesenrichtlinien angeben, damit die Mitarbeiter wissen, wie sie ihre Ausgaben einsenden und richtig kategorisieren müssen.
Ihre E-Mail-Benachrichtigungen über abgelehnte Ausgaben können in Echtzeit versendet werden.

Beispiel 3: E-Mail für zurückgesandte Erstattungsanträge

Es gibt viele Gründe, warum Ausgabenabrechnungen an den Mitarbeiter zur erneuten Einsendung zurückgeschickt werden müssen. Gründe dafür können sein:

• Falsche Lieferantenangaben
• Nicht kategorisierte Ausgaben
• Fehlende Felder

Sobald eine Ausgabengenehmigung eingeht, welche nicht Ihren Kriterien entspricht, wird die E-Mail sofort und in Echtzeit verschickt, und in der Regel werden die Ausgaben zurückgeschickt, wenn der Genehmiger mehr über Ihre Unternehmensausgaben wissen möchte. Zum Beispiel, wenn sie sehen wollen, welches Abonnement Sie in Ihrer Abteilung erworben haben und wie Sie es nutzen.

Beispiel 4: Wöchentlicher Admin-Überblick zu Ausgaben mit dem Status „Warten“

Die Automatisierung von E-Mail-Benachrichtigungen dient nicht nur der Optimierung des Genehmigungsprozesses für Mitarbeiter, sondern ist auch für den Genehmigenden vorteilhaft. Genehmiger sind nicht nur in der Lage, den gesamten Prozess der Belegprüfung zu automatisieren, sondern können auch wöchentliche Übersichts-E-Mails einrichten, um die Statistiken durchzugehen und mit beschäftigten Mitarbeitern nachzufassen. So erhalten Sie einen Überblick über alle Ausgabenabrechnungsanträge und können alles an einem Ort verfolgen.

Sie können diese Übersicht-E-Mail-Benachrichtigungen so einstellen, dass sie wöchentlich erstellt werden und im Posteingang der Genehmigenden landen.

Beispiel 5: E-Mail zur Erstattung von Reisekosten

Bei Payhawk haben wir eine direkte Integration mit TravelPerk, was bedeutet, dass Sie die komplette Organisation von Geschäftsreisen und Echtzeit-Transparenz über die Ausgaben für Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen genießen können.

Sie können auf einfache Weise die Ausgaben für Geschäftsreisen nachverfolgen und E-Mail-Anträge auf Reisekostenerstattung erstellen, um alle Informationen zu den Reisekosten zu erfassen, die Sie für eine schnellere und einfachere Erstattung der Reisekosten benötigen.

Automatisierung der Workflows zur Ausgabengenehmigung mit Payhawk

Jetzt können Sie die Ausgabendatenerfassung, die Belegprüfung und die Benachrichtigung über abgelehnte Ausgaben zur Wiedervorlage automatisieren. Als Leiter der Finanzabteilung wissen Sie, dass Mitarbeiter Ausgaben manchmal falsch kategorisieren oder wichtige Informationen übersehen. Aber jetzt müssen Sie sich nicht mehr mit manuellen E-Mail-Ketten und dem Hin und Her auf der Suche nach Informationen herumschlagen.

Durch die Automatisierung Ihrer Workflows zur Ausgabengenehmigung mit Payhawk können Sie:

• Kommunikation in Echtzeit genießen: Echtzeit-Benachrichtigungen für erstattete und abgelehnte Ausgaben bedeuten, dass die Mitarbeiter immer über den Status ihrer Anfrage informiert sind. Die Benachrichtigungen ermöglichen es ihnen, umgehend Maßnahmen zu ergreifen und Verzögerungen bei der Ausgabengenehmigung zu verringern.
• Zeit Ihrer Mitarbeiter sparen: Wenn Mitarbeiter Geld ausgeben, wollen sie einfach nur den Beleg in einer mobilen App scannen, hochladen, genehmigen lassen und die Erstattung erhalten. Die E-Mail-Benachrichtigungen von Payhawk beschleunigen diesen Prozess und sparen den Mitarbeitern 70 % der Zeit für die Wiedervorlage.
• Mitarbeiter an Ausgaben erinnern: Unsere wöchentlichen Mitarbeitererinnerungen für Geschäftsausgaben im Status „Warten” sorgen dafür, dass die Mitarbeiter nicht vergessen, ihre ausstehenden Ausgaben einzusenden, und fördern so die rechtzeitige Erstattung für die Mitarbeiter.
• Einen verbesserten Verwaltungsüberblick erreichen: Die Verbesserung der Transparenz ist für administrative Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung, um jeden Montag einen umfassenden Überblick über Mitarbeiter mit Ausgaben im Status „Warten” zu erhalten, was die Nachverfolgung vereinfacht und die Transparenz verbessert.

Möchten Sie Ihre Ausgabenprozesse automatisieren? Buchen Sie eine Demo mit einem unserer Experten, um die besonderen Herausforderungen Ihres Unternehmens zu besprechen. Buchen Sie noch heute eine Demo.