Cómo los correos de aprobación de gastos aceleran el proceso del gasto

Cómo los correos de aprobación de gastos mejoran el proceso del gasto

Imagínate esto: tienes que terminar un montón de tareas para cerrar el mes y ya vas con retraso. ¿Uno de los mayores retos? Los datos sobre gastos que no aparecen o no son correctos; esto ocurre, por ejemplo, cuando colegas que no pertenecen al departamento financiero remiten un gasto y este se rechaza por falta de información. Así que ahora, además del resto de tareas, tienes que perseguirlos para que te envíen informes más detallados, informes que, en su opinión, ya han cumplimentado y remitido. No es una buena manera de comenzar con el cierre de fin de mes.

Si, al igual que en el ejemplo anterior, no utilizas recordatorios automáticos para la aprobación de gastos, vas a provocar retrasos innecesarios a la hora de aprobar o rechazar presentaciones de gastos. Estas demoras implican que los empleados no recibirán el reembolso con rapidez y, todo ello, provocará atascos operativos.

Y, a medida que tu organización progrese, esto solo puede empeorar. El número de empleados a los que tienes que controlar aumentará y las necesidades del negocio serán cada vez más complejas.

Por esta razón son tan útiles los emails automáticos de aprobación de gastos de Payhawk. Entendemos que para las empresas es muy importante resolver con celeridad los gastos rechazados, así que nos marcamos como meta prioritaria crear un programa que acelerara este proceso y lo hiciera más eficaz. ¿El resultado?

La nueva versión reduce el tiempo que los empleados dedican a volver a enviar sus gastos rechazados en un 70 %.

Mejora del seguimiento de gastos de los empleados

La falta de visibilidad de los gastos corporativos provoca una gran incertidumbre en todo el negocio. Por ejemplo, ¿de cuánto flujo de caja y runway dispones aún? Y, ¿estás seguro de que estás obteniendo más de lo que gastas? Cuando hablamos de gestión de gastos de un negocio, no hay lugar para la falta de visibilidad.

Todo lo anterior, junto con los retrasos en el proceso de aprobación de gastos, implica que no puedes llevar a cabo un control preciso de los gastos pendientes, lo que convierte el proceso de reembolso a los empleados en una tarea muy tediosa. Y nadie quiere un proceso de control de gastos que se prolongue mucho en el tiempo.

Pero este escenario cambia totalmente (la historia es mucho más bonita) con nuestros emails de aprobación de gastos. Puedes notificar automáticamente y en tiempo real a los empleados los gastos que:

• estén incompletos
• no hayan sido remitidos
• hayan sido rechazados

Tanto los administradores financieros como tus empleados recibirán automáticamente una notificación si surge alguno de estos problemas y podrán indicar cuál es la razón.
Estos emails de reclamación de gastos facilitan a los encargados de la aprobación la plena visibilidad de todo el proceso de gasto y, por tanto, también les permiten detectar rápidamente dónde radican los problemas. Y los empleados reciben una notificación cuando aparece un problema, por lo que podrán atajarlo lo antes posible, en lugar de ser bombardeados con multitud de peticiones, todas ellas a fin de mes.

Cómo escribir un correo de aprobación de gastos eficaz

Habitualmente, los emails de notificación de gastos siempre contienen estos cuatro elementos:

• Asunto
• Detalles del gasto
• Explicación de los siguientes pasos
• Y una llamada a la acción clara

Cada uno de estos elementos desempeña un papel en el proceso de notificación personalizada, desde la captación inicial de la atención de los empleados y la comunicación clara de la razón por la que se envía el email, hasta la descripción detallada de la acción que deben llevar a cabo.

1. Un asunto claro y conciso

El asunto debe comunicar claramente la finalidad del email con el fin de garantizar que no se pasa por alto ni se borra accidentalmente. Datos de Zippia sugieren que la personalización en el asunto puede incrementar las tasas de lectura de los correos electrónicos hasta en un 50 %. Por esta razón, incluimos en el asunto el nombre del empleado y la razón de envío del email.

Ejemplo: «Miguel, tu gasto ha sido rechazado»; un asunto directo como este, con un toque de personalización, puede animar al destinatario a que abra el email y actúe rápidamente, eliminando de este modo cualquier retraso en la aprobación del gasto.

2. Toda la información necesaria sobre el gasto

Utilizamos texto en negrita para destacar los puntos más importantes del email. Hay que asegurarse de que quede destacada la sección en la que el empleado tiene que actuar rápido para reenviar un gasto.

Vamos directos al meollo de la cuestión y explicamos la razón de la recepción del email. Puede ser que se haya categorizado incorrectamente el gasto o que este no correspondiera con la política de gastos definida por la empresa. Sea cual sea la razón, lo comunicamos rápidamente al interesado.

3. Siguientes pasos bien definidos

El email explica claramente la razón por la que has rechazado el gasto, es decir, una categoría incorrecta, incumple tu política de gastos o falta información. Expresamos esto de forma clara y sencilla para que, simplemente leyendo el email, los empleados sepan qué tienen que hacer y por qué tienen que hacerlo.

4. Una llamada a la acción breve y sencilla

Aunque ya hemos explicado los siguientes pasos en el cuerpo del email, también hacemos que el siguiente sea extremadamente obvio y para ello incluimos un botón de llamada a la acción con texto que describe lo que tienen que hacer. Por ejemplo, «reenviar gasto» o «enviar gasto ahora».

Estos emails se estructuran de modo que sirvan de guía al empleado y le ayuden a resolver el problema, todo ello sin interferencia humana. Los emails se pueden enviar automáticamente siempre que se lleve a cabo una acción, por ejemplo, si el encargado de la aprobación rechaza el gasto.

La introducción de la automatización en este proceso consigue que sea más eficaz y que no haya que perseguir manualmente a los empleados para que envíen los gastos. Al mismo tiempo, incrementa la visibilidad para los encargados de las aprobaciones y el equipo financiero.

¿Te preocupa que se acumulen los emails de aprobación y rechazo? Ya no tienes por qué hacerlo. Nosotros los hemos redactado por ti y todo lo que tienes que hacer es seleccionar las partes que quieres usar para adaptarlos a tu empresa.

Las cuatro notificaciones por email totalmente nuevas te ayudan a optimizar los reembolsos de los gastos y reducen el tiempo que tardan los empleados en volver a remitir gastos rechazados en un 70 %.

Cinco plantillas de correos de aprobación de gastos eficaces

Optimiza tus flujos de aprobación de gastos y procesa los reembolsos en el momento oportuno con cinco de nuestras plantillas de email. Si utilizas (y personalizas) las plantillas listas para usar, podrás reducir la necesidad de hacer un seguimiento de las aprobaciones de gastos y darás un gran impulso a la visibilidad y el control de los gastos.

Redacta correos electrónicos claros y concisos con nuestras plantillas y ayuda a reducir el tiempo que los empleados dedican a reenviar gastos rechazados en un 70 %.

Estos son tan solo cinco ejemplos del gran número de usos que puedes dar a los emails automáticos de Payhawk.

Ejemplo 1: Recordatorios de presentación de gastos

Envía una notificación a tus empleados y recuérdales que deben enviar sus gastos para que se aprueben y utiliza para ello un email de «gastos pendientes» que se envía automáticamente a los empleados una vez a la semana.

Estas notificaciones actúan como recordatorios amables pero necesarios, animando a los empleados para que actúen con prontitud.

Ejemplo 2: Email de presentación de gastos rechazada

Si el gasto remitido no se ajusta a tu política de gastos, necesitas un método eficaz para rechazarlo al tiempo que explicas la razón del rechazo para que el empleado pueda entender cómo realizar gastos correctamente en el futuro.

Si el gasto no se ajusta a la política, siempre puedes incluir un enlace a dicha política para que sepan cómo remitir el gasto y categorizarlo correctamente a partir de ese momento.

Las notificaciones por email de rechazo de gastos pueden enviarse en tiempo real.

Ejemplo 3: Email sobre gastos devueltos

Hay muchas razones por las que los empleados deben volver a enviar las presentaciones de gastos. Estas razones pueden ser:

• Información incorrecta sobre el proveedor
• Gastos incluidos en categorías incorrectas
• No se han rellenado todos los campos

Tan pronto como se recibe una aprobación de gastos que no corresponde con tus criterios, el email se envía al instante en tiempo real. Normalmente, los gastos se devuelven cuando el encargado de la aprobación quiere saber más sobre tu gasto corporativo. Por ejemplo, si quieren saber qué suscripción has comprado en tu departamento y cómo vas a utilizarla.

Ejemplo 4: Resumen semanal de «gastos pendientes»

La automatización de las notificaciones por email no solo sirve para optimizar el proceso de aprobación de gastos para los empleados, sino que también beneficia a los encargados de otorgarlas.

Además de automatizar todo el proceso de seguimiento de recibos, los encargados de las aprobaciones también pueden configurar emails de resumen de toda la semana para comprobar las estadísticas y realizar el seguimiento de los empleados más ocupados. Esto les ayudará a mejorar la visibilidad de todas las peticiones de informes de gastos y a realizar todo el seguimiento en un solo lugar.

Puedes configurar esta visión global de las notificaciones por email para que los encargados de las aprobaciones reciban un resumen semanal en su buzón de entrada.

Ejemplo 5: Email de reembolso de gastos de viaje y otros recibos pendientes

En Payhawk tenemos una integración directa con TravelPerk que te permite organizar todo lo relativo a los viajes de negocios y disfrutar de visibilidad en tiempo real del gasto en viajes de negocios de tu organización.

Puedes controlar fácilmente tus gastos de viaje de trabajo y crear emails de peticiones de reembolsos de gastos de viaje para recopilar toda la información relativa al coste de los viajes, con el fin de que el reembolso de los gastos de viaje sea más rápido y sencillo.

Automatización de los flujos de aprobación de gastos con Payhawk

Estás muy ocupado, así que la automatización puede convertirse en tu mejor aliada. Ahora puedes automatizar la recopilación de datos relativos a gastos, el seguimiento de recibos y las notificaciones sobre gastos rechazados para su reenvío.

Como jefe de finanzas, sabes que los empleados en ocasiones categorizan los gastos de forma incorrecta o dejan de incluir información importante. Pero ya no tendrás que participar en cadenas manuales de emails ni ir de un lado para otro buscando información.

Al automatizar los flujos de aprobación de gastos con Payhawk, podrás:

• Disfrutar de una comunicación en tiempo real: Gracias a las notificaciones en tiempo real relativas a gastos rechazados, los empleados siempre están informados sobre el estado de sus presentaciones de gastos. Las notificaciones les permiten actuar con rapidez y reducir las demoras en las aprobaciones.
• Ahorrar tiempo a los empleados con nuestras notificaciones por email: Cuando los empleados gastan dinero, quieren escanear el recibo en una aplicación móvil, subirlo, obtener la autorización y recibir el reembolso. Las notificaciones por email de Payhawk aceleran este proceso y ahorran a los empleados hasta un 70 % del tiempo que antes dedicaban a volver a enviar la información.
• Recordatorios al personal de gastos en estado «pendiente»: Con nuestros recordatorios semanales a los empleados acerca de los gastos de empresa en estado «pendiente», no olvidarán enviar los gastos pendientes y esto favorecerá que los reembolsos se efectúen en el momento oportuno.
• Mejora de la visión global de las tareas administrativas: El incremento de la visibilidad es fundamental para que el departamento administrativo disponga de una visión global de los empleados con gastos en estado «pendiente» todos los lunes, lo que simplifica enormemente los seguimientos y aumenta la visibilidad.

¿Quieres aplicar el poder de la automatización a tus procesos de gasto? Reserva una demo con uno de nuestros expertos, coméntale los desafíos a los que se enfrenta tu compañía y comprueba directamente cómo funcionan nuestras notificaciones por email. Reserva una demo hoy mismo.