¿Cómo gestionar los gastos reembolsables en tu empresa?

Realizar pagos y gastos es parte de las operaciones diarias de cualquier empresa. Los gastos relacionados con los viajes de trabajo de los empleados, o el pago de las herramientas digitales que necesitan para cumplir sus tareas, son costes esenciales que la empresa asume para poder hacer negocios.

Idealmente para realizar este tipo de gastos las organizaciones suelen dotar a sus empleados de tarjetas de empresa, conectadas a un software de gestión integral, para así poder establecer límites y obtener visibilidad sobre los gastos. No obstante, hay ocasiones en que miembros del equipo tienen que pagar con sus propios fondos, por lo que muy probablemente habrá que lidiar con la gestión de reembolsos a empleados.

En cualquier caso, no todos los gastos son reembolsables. Clarificar cuáles son los gastos reembolsables y cuáles no, a través de una política de gastos consistente, es una medida fundamental para las empresas. No obstante, crear un proceso eficaz para el reembolso de gastos no siempre es fácil.

¿Qué son los gastos reembolsables?

Las tarjetas de empresa están sustituyendo cada vez más a los clásicos reembolsos de gastos, debido a que presentan más opciones y facilidades de gobernanza y control. No obstante, algunos tipos de gastos corporativos siempre se darán en forma de gastos reembolsables como, por ejemplo, viáticos y dietas, kilometraje y otras compras ad hoc que los empleados realizan en nombre de la empresa.

¿Qué tipos de gastos son reembolsables?

Esto dependerá en gran medida de a) la empresa y b) cualquier legislación relevante sobre reembolsos, impuestos, etc.
Las empresas generosas que compiten por captar los mejores talentos podrían decidir, por ejemplo, reembolsar los costes de viaje para ir al trabajo, incluso si esto no es una práctica estándar o habitual.

En cualquier caso, es importante que las empresas estén alineadas con las regulaciones vigentes. En España, por ejemplo, en cuanto a gastos de kilometraje, el precio por kilómetro no está regulado. Esto implica que las empresas pueden decidir libremente a cuánto pagarán el kilómetro. Este precio deberá estar especificado en el convenio colectivo de la empresa o en el del sector de actividad.

Lo que sí está regulado es cómo se cotizan y tributan los gastos de kilometraje. En el Real Decreto 439/2007, la Agencia Tributaria estipula que en las comunidades autónomas (excepto País Vasco y Navarra) solo estará exenta de IRPF la cantidad resultante de multiplicar 0,19 € por kilómetro recorrido, además de los gastos de peaje y aparcamiento, siempre con la documentación que los justifique. En Euskadi el límite exento de IRPF es de 0,29 € por kilómetro recorrido y en Navarra este límite asciende a 0,32 € por kilómetro recorrido. Todo lo que exceda estas cantidades está sujeto a tributación.

También están los gastos de manutención, que incluyen aquellos pagos realizados durante un viaje profesional. En general se incluyen comidas en restaurantes y compras de alimentos, así como cenas de negocios. No obstante, las notas de gastos de viaje suelen vigilarse mucho, ya que pueden prestarse a excesos o posibles fraudes. De allí que los gastos deben ser razonables y contar con recibos según todas las exigencias legales.

De cualquier modo, cada empresa debe decidir qué gastos admitirá como reembolsables, siempre dentro del marco de la ley, y sin dejar de considerar el impacto que esto pueda tener en la satisfacción y el bienestar de los empleados.

Algunas de las categorías de gastos que las empresas suelen incluir son:

• Gastos de viaje. Estos gastos cubren los costes de gasolina, estacionamiento o transporte público, incurridos al visitar clientes u otros lugares de trabajo.
• Alojamiento. Los gastos de alojamiento se refieren a los costes incurridos por los empleados al tener que viajar y pernoctar en un lugar de trabajo diferente. Pueden ser viajes de trabajo nacionales o internacionales.
• Teambuilding y entretenimiento del equipo. Esta categoría cubre muchos costes asociados con el fomento al trabajo en equipo (teambuilding) y los esfuerzos por mantener y reforzar la moral y el bienestar de los empleados.
• Representación ante clientes. Esta categoría cubre gastos de los empleados asociados a la acción de representar a la empresa y a la atención y el establecimiento de relaciones más estrechas con los clientes, con el fin de aumentar su valor para la empresa.
• Suscripciones. En esta categoría se incluyen suscripciones a publicaciones de la industria, bases de datos y herramientas de productividad, marketing, etc., como Google Analytics.

Como se puede notar, todas estas categorías tienen algo en común: mantienen el negocio en funcionamiento, al permitir que los empleados visiten a los clientes, asistan a capacitaciones o participen en eventos del sector. También se trata de gastos que generan valor a la empresa, al retener clientes, mejorar el clima laboral e incrementar la eficiencia del negocio. Cuando la empresa no tiene tarjetas de empresa para todos los empleados que realizan gastos, el reembolso de los gastos se convierte en una tarea clave.

¿Cuándo un gasto es reembolsable?

No todos los gastos de los empleados son reembolsables.

Las organizaciones deben ser muy claras en este punto. Los empleados que presentan una solicitud de reembolso cuentan con obtenerlo de forma oportuna. Y de no ser así, lo más probable es que se generen situaciones de frustración y molestia en el equipo, que acabarán afectando a la empresa.

Lo normal es que los empleados incurran en gastos para realizar sus tareas, mantener las operaciones comerciales y generar valor. Para que un gasto sea considerado reembolsable debe cumplir con los siguientes criterios:

• El gasto se realizó con fines laborales, no personales. ¿El gasto se hizo para facilitar el trabajo del empleado que presenta la reclamación?
• Se envía puntualmente. Las empresas pueden establecer sus propios límites de tiempo. Sin embargo, la práctica común es dar alrededor de tres a seis meses.
• Se justifica mediante un recibo (cuando es razonable conseguirlo). En general, el recibo debe mostrar: el nombre del proveedor, la fecha del gasto, la descripción del gasto, el importe, el IVA (en caso de estar sujeto) y otros datos para fines fiscales. Sin embargo, no siempre es posible obtener este tipo de recibos, por lo que las empresas pueden ser más flexibles en determinadas circunstancias.

¿Cómo lograr que los empleados hagan seguimiento de sus gastos reembolsables?

En primer lugar, debemos recordar que a las personas se les paga por su tiempo. Según el INE, el salario medio por hora trabajada en España oscila entre los 16,9 € (2020) y los 17 € (2021). Esto significa que un gasto de 136 € no reclamado sería el equivalente a todo un día de trabajo. Sin embargo, a veces los procesos de reembolso son tan molestos y agobiantes, que los empleados prefieren olvidarse de ese dinero y dedicar su tiempo a otra cosa.

Los sistemas de gestión de gastos -o su falta- pueden ser una verdadera pesadilla. Después de todo, a nadie le gusta introducir datos una y otra vez, manualmente o saltando de un sistema a otro; mucho menos si se trata de empleados capacitados, estresados por cumplir sus objetivos de negocio y con problemas pendientes por resolver.

Entonces, ¿por qué dejar que se produzca tal malestar? Las empresas de hoy saben que sus trabajadores deben mantenerse enfocados en sus proyectos. De allí que prefieran optar por un software de gestión de gastos y tarjetas de empresa para que sus empleados realicen sus gastos profesionales.

Deja atrás los reembolsos a empleados

En lugar de permitir que los empleados usen sus propias tarjetas, para luego solicitar reembolsos, lo ideal es trabajar con una empresa de gestión de gastos como Payhawk. Nuestra plataforma, ayuda a las organizaciones a empoderar a sus empleados con tarjetas de empresa y un software de gestión con funcionalidades clave como:

• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Con esta tecnología los empleados simplemente tienen que sacar una foto del recibo de su pago, a través de la app de Payhawk, y listo. El OCR extraerá automáticamente toda la información relevante del recibo y la cargará a la plataforma. De esta manera se evita el 95% de la introducción manual de datos, tanto por parte de los empleados, como del equipo financiero. Con esta tecnología resulta muy fácil presentar una solicitud, incluso cuando estamos de viaje.
• Solicitud de fondos adicionales y aprobación por parte de los managers responsables. Esta funcionalidad implica que los empleados no necesitan arriesgarse a gastar sus propios fondos, para luego hacer una solicitud de reembolso. Simplemente, realizan la solicitud de fondos adicionales a través de la app, recibiendo o no su validación, según la cadena de aprobación establecida.
• Políticas de gasto personalizables. Olvídate de las políticas de gasto estáticas que, además, raramente se consultan. Payhawk permite establecer políticas de gastos ajustadas a las necesidades de la organización, con flujos de aprobación y límites de gastos integrados a las tarjetas, la plataforma y la app.
• Gestión de kilometraje. Ya no hay necesidad de hacer cálculos mentales para solicitar reembolsos por kilometraje. Con la aplicación de Payhawk, los empleados solo necesitan agregar los puntos de salida y destino (y cualquier otra parada), para obtener el importe exacto de los gastos de viaje de negocios y su respectivo reembolso de gastos.

¿Cuáles son los errores o problemas más comunes de los empleados al presentar sus notas de gastos?

Cuando las tarjetas de empresa no son una opción y hay que apelar a los reembolsos, las posibilidades de error se multiplican, especialmente cuando el sistema para solicitar los reembolsos es manual o está desactualizado.

Muchos de los problemas suelen derivarse de errores humanos, ya sea porque el proceso es demasiado complejo o porque resulta demasiado difícil de cumplir o recordar. Lo peor es que algunos errores pueden constituir fraude, lo que lamentablemente es muy común.

En Payhawk, ayudamos a los empleados a que recuperen su dinero de manera rápida, segura y eficiente. También ayudamos a los equipos financieros a mantener el control de los gastos de la empresa, evitando reclamos fraudulentos.

Las empresas que no cuentan con un sistema de gestión de gastos como Payhawk son más propensas a cometer errores. Aquí presentamos algunos de los más comunes al gestionar reembolsos de gastos:

Presentar la solicitud demasiado tarde

Este es uno de los problemas más dolorosos. Por solo una cuestión de tiempo, al llegar tarde a la cadena de aprobación, la solicitud de reembolso puede ser rechazada y, consecuentemente, generar una gran frustración.

Lógicamente, los equipos financieros necesitan mantener el control de la contabilidad y las previsiones, por lo que piden a los empleados que sean puntuales con sus solicitudes. A menudo establecen límites de tres o hasta seis meses. Sin embargo, el proceso de solicitud es laborioso, por lo que los empleados lo posponen y muchas veces pueden llegar más tarde de lo deseado.

Este escenario es lo que hace que una herramienta de gestión de gastos integral y práctica como Payhawk sea tan útil y atractiva para las organizaciones. Al contar con tarjetas de empresa y un software de gestión de gastos con controles integrados, las organizaciones pueden facilitar todo el proceso de solicitud a los empleados, sin entorpecer sus tareas y cumpliendo todas las normas.

Olvidar o perder el recibo

¿Alguna vez has estado viajando por trabajo abrumado por las tareas y retos que tienes por delante? ¿Has estado en un aeropuerto con las manos ocupadas entre el pasaporte, el equipaje y un café para despertar, tras largas horas terminando una presentación?

En esas circunstancias es normal que las personas que no trabajan en Finanzas no pongan demasiada atención a un simple recibo. El comprobante de ese café muy probablemente quede sepultado en lo profundo de un bolsillo, solo para luego desaparecer misteriosamente.

La mayoría de los empleados seguramente no reclamará ese gasto menor, con el recibo perdido. Y los pocos que lo hagan, seguramente no obtendrán la aprobación de su solicitud.

Enviar el recibo incorrecto

Otro problema común se da cuando los empleados guardan y adjuntan un recibo incorrecto. Tal vez se trate de un recibo completamente diferente o irrelevante, o la copia de una transacción con la tarjeta. Este tipo de errores se suelen cometer cuando las solicitudes se hacen mucho después de cuando se realizó el gasto.

Pedir un reembolso por encima de los límites de la política de gastos

Muchos hemos pasado por algo como esto: una reunión de negocios en París, que ha funcionado de maravilla, solo que a alguien se le olvidó que el límite para una cena en viajes internacionales es de 25-30 euros, aunque eso no pueda cubrir casi nada en la ciudad.

Uno de los mayores problemas de las políticas de gastos fijas es que no tienen en cuenta el contexto.

Con Payhawk, en cambio, es muy fácil actualizar los límites de gasto, si el empleado usa su tarjeta de empresa, en lugar de sus fondos personales en espera de un reembolso. Si el usuario de una tarjeta necesita más dinero, simplemente realiza la solicitud de fondos a través de la aplicación y se procesa de forma expedita, según los flujos de aprobación previamente definidos. Esto garantiza que el empleado no se quede sin fondos en un momento crítico, mientras que el equipo de finanzas mantiene el control y la gobernanza.

Reclamar por el combustible puesto en el coche, en lugar del consumido

Un empleado sale de su casa en Barcelona para visitar a un cliente en Tarragona. Al salir, se da cuenta de que el tanque está casi vacío y, como no quiere una preocupación más, lo llena hasta el borde por un total de 87 €.

¿Cuánto reclamará el empleado? No puede reclamar los 87 € porque eso es más de lo que supone el viaje. Sin embargo, saber cuánto usó es más difícil de calcular. Además, ¿con qué justificante o prueba presenta su solicitud?

Con Payhawk este empleado puede calcular la cantidad correcta en función de la distancia recorrida. Simplemente tiene que introducir en la app los puntos de inicio y destino (más cualquier otra parada intermedia) y la aplicación calculará automáticamente el importe.

Cómo reducir los costes de viajes de negocios

Los costes asociados a viajes de negocios pueden ser enormes. Pero también pueden reducirse de forma significativa con algo de planificación y previsión.

Compartimos algunas ideas y consejos sobre cómo reducir los gastos relacionados con viajes de trabajo.

Establecer una política de gastos de viaje

Contar con una política que establezca límites y circunstancias específicas puede ayudar a controlar y reducir los gastos de viaje, especialmente en viajes internacionales.

Está política deberá contemplar las reglas para la reserva de vuelos, si deben volar en clase económica, ejecutiva, etc., lo que puede depender de la antigüedad del empleado dentro de la empresa, entre otros elementos. También deberá incluir los horarios de los vuelos y todos los demás elementos que puedan incidir significativamente en el precio.

Los hoteles son otro capítulo importante de la política de gastos. Se deben establecer límites en cuanto a los costes por noche, la estadía mínima, la calidad o el número de estrellas del alojamiento, y cuándo las reglas pueden flexibilizarse (si, por ejemplo, los empleados necesitan permanecer cerca de la oficina o puntos de reunión cuando están de viaje, etc.).

Igualmente, es necesario incluir lo relacionado a taxis y coches de alquiler. En este punto se deben considerar cosas como cuándo se debe priorizar el transporte público, etc.

Cualquiera que sea el enfoque de los gastos de viajes de negocios, redactar una política y compartirla con las personas antes de que se vayan de viaje, puede marcar la diferencia.

Con Payhawk, los empleados y equipos siempre tienen acceso a las políticas de viajes y reserva de alojamiento -a través de nuestra integración con TravelPerk. Con una política de gastos incorporada a las propias tarjetas, la app y el software, se facilita el cumplimiento de las normas, garantizando una gestión de gastos eficiente y una mayor visibilidad y control.

Organizar viajes para grupos grandes

Cuando viaja un grupo de trabajo numeroso, los costes pueden salirse rápidamente de control. No obstante, también podemos usar los números a nuestro favor. El gerente de oficina o cualquier otro responsable puede reservar transporte y alojamiento para todos, para beneficiarse de descuentos por grupo y negociar mejores precios. La mayoría de los hoteles están dispuestos a dar tarifas especiales a grupos grandes, lo que puede significar descuentos de 25 % o quizá más.

Buscar descuentos de viajeros frecuentes

Si los empleados viajan con frecuencia por todo el país, es posible que haya tarjetas o abonos especiales de trenes u otras formas de transporte público. En España, por ejemplo, Renfe cuenta ahora con abonos de viajeros frecuentes. En Reino Unido, Railcard ofrece excelentes descuentos para viajeros frecuentes. Es cuestión de hacer los cálculos y evaluar si vale la pena comprar uno para aquellos que viajan regularmente.

Evitar las reservas de última hora

Pide a los empleados que planifiquen sus viajes tan pronto como sepan cuáles serán sus compromisos y eventos a los que asistir. Cuando se trata de viajes personales, la gente suele ser bastante buena evitando las reservas de última hora. Así que sólo se trata de recordar a los empleados que tampoco dejen sus reservas de viajes de trabajo para el último minuto.

Ser transparente respecto al impacto de los gastos en los resultados de la empresa

Esto puede ser particularmente efectivo en las empresas más pequeñas que cuentan con un plan de bonificación. Si las personas comprenden el impacto en sus bonificaciones que tienen las reservas de última hora o el tomar demasiados taxis, podrían estar más dispuestas a actuar de manera responsable.

Cómo Payhawk puede ayudar a tu empresa con los gastos reembolsables

Payhawk ayuda a las empresas con los gastos reembolsables al facilitar una gestión de gastos en tiempo real que permite a los empleados hacer su trabajo, en lugar de perder tiempo en tareas administrativas que no aportan valor.

A través de la plataforma y la app de Payhawk, las empresas pueden establecer límites y controles de gastos, configurar cadenas de aprobación, asignar presupuestos a los diferentes equipos y obtener 100% de visibilidad de lo que se gasta y en dónde.

Gracias a nuestra práctica y sencilla aplicación móvil, los empleados sólo tienen que sacar fotos de los recibos y listo. El sistema de reconocimiento óptico de caracteres extraerá los datos relevantes, eliminando la introducción manual de los datos. Así, los recibos se enviarán sin demoras, permitiendo que el cierre de mes sea más rápido y sencillo.

Programa una demo y comprueba cómo Payhawk puede ayudar a tu empresa con los gastos reembolsables, así como a optimizar toda la gestión y el control de los gastos.