Les dépenses remboursables sont des frais engagés par les employés que l'entreprise doit rembourser. Les cartes d'entreprise sont une meilleure option. Mais lorsque vous devez effectuer un remboursement, voici comment procéder.
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La gestion des dépenses et des remboursements font partie des opérations financières quotidiennes. Les paiements tels que les déplacements des employés et les outils en ligne sont des coûts essentiels que l'entreprise avale pour mener à bien ses activités.
Idéalement, votre entreprise et ses employés utilisent des cartes d'entreprise reliées à un logiciel de gestion complet permettant de fixer des limites et d'avoir une visibilité sur les dépenses. Toutefois, lorsque les membres de l'équipe dépenses avec leurs propres fonds, ils devront probablement être remboursés.
Cependant, toutes les dépenses ne sont pas remboursables et il est essentiel de les distinguer grâce à une politique de dépenses solide, mais pas toujours simple à mettre en place ou à maîtriser.
Les cartes d'entreprise remplacent de plus en plus le système de dépenses remboursables grâce à de meilleures options de contrôle disponibles. Cependant, certaines dépenses professionnelles prendront toujours la forme de frais remboursables, par exemple les indemnités journalières, les frais kilométriques et autres achats ponctuels effectués par les employés au nom de l'entreprise.
Cela dépend de l'entreprise et de la législation applicable en matière de remboursement des frais professionnels, de fiscalité, etc.
Les entreprises généreuses qui se livrent à une guerre des talents peuvent décider de rembourser les frais de déplacement domicile-travail, même si c'est loin d'être une pratique courante. Mais, au Royaume-Uni, par exemple, ces frais de déplacement devront être conformes à la législation en vigueur, par exemple, 45 pence par kilomètre jusqu'à 10000 miles, puis 25 pence au-delà. Tout ce qui dépasse ce seuil donne lieu à des obligations fiscales pour l'employé et l'employeur.
Toujours au Royaume-Uni, les frais de représentation des clients ne sont pas non plus déductibles de la TVA et de l'impôt sur les sociétés. Cela peut donc constituer une source importante de non-conformité aux politiques anti-corruption, etc.
Le fait est qu'il n'y a pas de réponse définitive à cette question. Chaque entreprise doit décider elle-même des dépenses qu'elle autorise dans le cadre de la loi. Tout en considérant également les conséquences que cela a sur la satisfaction et le bien-être des employés.
Les catégories de dépenses courantes dans les entreprises sont les suivantes :
Comme vous pouvez le constater, toutes ces catégories ont quelque chose en commun. Soit elles permettent à l'entreprise de fonctionner en permettant aux employés de rendre visite à des clients, d'assister à des formations ou de participer à des événements. Ou bien ils apportent une certaine valeur ajoutée à l'entreprise en améliorant le moral des employés, la fidélisation des clients ou l'efficacité commerciale.
Toutes les dépenses des employés ne sont pas remboursables.
Les entreprises doivent être très claires sur ce point. Les employés qui soumettent une demande de remboursement comptent, bien entendu, sur un remboursement rapide. Le contraire est un moyen sûr d'engendrer frustration et ressentiment.
Les employés engagent des dépenses pour maintenir les opérations commerciales et apporter de la valeur à l'entreprise. Pour avoir droit à un remboursement, ils doivent répondre aux critères suivants :
Tout d'abord, il faut se rappeler que ces personnes sont payées pour leur temps. Selon l'ONS, le taux horaire médian varie de 12 € à 22 €, selon le secteur.
Les chiffres ci-dessus révèlent que les employés ont 140 € de frais non réclamés en moyenne, ces employés doivent fournir presque une journée entière de travail. C'est choquant alors qu'ils pourraient le faire simplement en passant du temps à soumettre ces demandes.
Mais au lieu de cela, les processus sont tellement complexes et longs, qu'ils préfèrent ne jamais revoir l'argent et passer leur temps à effectuer d’autres tâches.
Nous pensons qu'il s'agit là de la preuve ultime que les systèmes de gestion des dépenses professionnels (ou leur absence) sont pénibles. Après tout, personne n'aime saisir des données de manière répétitive et encore moins les travailleurs intellectuels qui sont également stressés par les délais et les problèmes à résoudre concernant leurs missions principales.
Alors, pourquoi laisser un tel état de fait se produire ?
Les entreprises modernes savent que leurs employés doivent rester concentrés sur leurs projets et préfèrent laisser les logiciels de gestion des dépenses et les cartes d'entreprise s'occuper de la gestion des dépenses et des remboursements.
Au lieu de laisser les employés utiliser leurs propres cartes et demander un remboursement, travaillez avec une société de gestion des dépenses comme Payhawk. Nous aidons les entreprises à responsabiliser leurs employés avec des cartes d'entreprise et un logiciel de gestion, qui comprend des fonctionnalités essentielles suivantes :
Lorsque les cartes d'entreprise ne sont pas une option et que vous devez vous en tenir aux remboursements, les erreurs peuvent être fréquentes, surtout lorsque le système que les employés doivent utiliser est obsolète et manuel. De nombreuses erreurs sont dues à une erreur humaine, soit parce que le processus est trop complexe, soit parce qu'il est trop difficile de se souvenir des règles ou de s'y conformer.
Cependant, d'autres erreurs peuvent constituer une fraude, ce qui est malheureusement aussi courant.
Chez Payhawk, nous réduisons grandement les risques de fraude, tout en offrant aux employés les moyens de récupérer leur argent rapidement et en toute sécurité. Nous aidons également les équipes de comptabilité à garder le contrôle sur les dépenses de l'entreprise.
Mais les erreurs sont plus difficiles à éviter pour les entreprises (et leurs employés) qui n'utilisent pas encore Payhawk. Voici les erreurs les plus courantes que les employés commettent lorsqu'ils soumettent des dépenses :
C'est l'une des erreurs les plus pénibles et elle peut entraîner une frustration si la chaîne d'approbation rejette la demande.
Les services financiers veulent garder le contrôle de leur comptabilité et de leurs prévisions, c'est pourquoi elles demandent aux employés d'être ponctuels dans leurs réclamations, en demandant peut-être une limite de trois ou même six mois. Mais si le processus de réclamation est laborieux et que les employés le remettent à plus tard, les réclamations peuvent arriver plus tard que prévu.
C'est ce scénario qui rend si attrayant un outil de gestion des dépenses transparent et sans tracas. En proposant des cartes d'entreprise et un logiciel de gestion avec des contrôles intégrés, les entreprises peuvent aider leurs employés à soumettre leurs dépenses en déplacement sans enfreindre la réglementation.
Vous est-il déjà arrivé de voyager pour le travail, la tête plongée dans la tâche qui vous attend ? Traverser l'aéroport avec les mains pleines entre les bagages, le passeport et maintenant un triple moka ?
Les employés ne travaillant pas dans le service de comptabilité n'accordent pas beaucoup d'attention à l'humble reçu, qui est relégué au fond de leur poche pour disparaître ensuite mystérieusement.
La plupart des employés ne soumettront pas une petite réclamation pour laquelle ils ont perdu le reçu et certains de ceux qui le font verront leur demande rejetée.
De même, les employés peuvent conserver et joindre le mauvais reçu. Il peut s'agir d'un reçu totalement différent ou non pertinent ou de la bande de carte de crédit. Il s'agit là d'une autre erreur qui se produit lorsque les réclamations ont lieu bien après l’achat.
Nous sommes tous passés par là. La réunion d'affaires à Paris s'est déroulée à merveille.
Seul un membre de l'équipe a oublié que la limite pour un dîner lors d'un voyage international est de 20 £, même si cela ne couvre pas le vin rouge.
L'un des plus gros problèmes de cette approche statique des politiques de dépenses est qu'elle ne tient pas compte du contexte.
Avec Payhawk, il est facile de mettre à jour les limites si votre collègue utilise la carte de l'entreprise au lieu de sa carte personnelle et des remboursements associés. Si l'utilisateur de la carte a besoin de plus d'argent, il peut simplement faire une demande de fonds via son application et elle sera approuvée selon les flux d’approbation intégrés. Grâce à ce processus, l'utilisateur ne doit pas se priver de fonds importants, mais le service financier garde le contrôle et la gouvernance.
Un employé quitte son domicile à Paris pour rendre visite à un client à Fontainebleau. En chemin, il remarque que le réservoir est presque vide et sans vouloir s'en inquiéter, il le remplit à ras bord pour un total de 80 €.
Combien l'employé peut-il réclamer ? Il ne peut pas réclamer 80 € parce que c'est plus que ce qu'il a utilisé pour son déplacement, cependant, la quantité qu'il a utilisée n'est pas si facile à calculer. De plus, quelles preuves peut-il fournir ?
Au lieu de cela, Payhawk peut calculer le montant correct sur la base de la distance parcourue. L'employé peut simplement entrer les points de départ et d'arrivée (ou plus) et nous faisons le reste.
Les coûts associés aux voyages d'affaires sont parfois énormes. Mais vous pouvez en réduire une partie conséquente avec un peu de planification et de prévoyance.
Lisez les conseils ci-dessous pour trouver des idées sur la façon de réduire les dépenses professionnelles liées aux voyages.
Une politique spécifique définissant les limites et les circonstances peut vraiment réduire les dépenses liées aux voyages, en particulier à l'international.
Vous devrez prendre en compte les règles concernant la réservation et le type de vol, notamment si vos collègues doivent voyager en classe économique, en classe affaires, etc... Vous pouvez également inclure les horaires de vol, ou des dates de réservation car ils peuvent avoir un impact significatif sur le prix.
Les hôtels constitueront également une part importante de votre politique de frais de déplacement. Vous devrez fixer des limites concernant les coûts par nuit, la durée minimale de séjour, le niveau d'étoiles de l'hébergement et les cas où les règles peuvent être flexibles (si, par exemple, vos collègues veulent rester près du bureau/points de rencontre lors de leurs déplacements, etc.)
Vous devez également inclure les taxis et les voitures de location. Dans ce cas, vous devez prendre en compte des éléments tels que le moment où les transports publics doivent être privilégiés, par exemple.
Quelle que soit votre approche des frais de déplacement professionnel, l'élaboration d'une politique et sa diffusion auprès de vos collaborateurs avant leur départ en voyage peuvent faire toute la différence. Avec Payhawk, vos collaborateurs ont accès à une politique de voyages et à des réservations d'hébergement difficiles à contourner grâce à notre intégration à Travelperk, ainsi qu'à une gestion facilitée des dépenses, offerte par nous et notre logiciel.
Lorsqu'un grand groupe d'employés voyage ensemble, les coûts peuvent rapidement devenir incontrôlables.
Utilisez le nombre de membres du groupe à votre avantage. Demandez au chef de bureau ou à une autre personne compétente (et capable) de réserver le transport et l'hébergement pour tout le monde, ce qui vous permettra de bénéficier de réductions de groupe et d'optimiser les négociations. La plupart des hôtels seront disposés à négocier pour un grand groupe, ce qui peut se traduire par une réduction de 25 %.
Si vos employés voyagent souvent à travers le pays, il est possible que les opérateurs ferroviaires ou d'autres formes de transport public proposent des cartes spéciales. En France, par exemple, la SNCF offre d'excellentes réductions aux grands voyageurs. Faites le calcul et voyez si cela vaut la peine d'investir dans une carte ou un abonnement pour ceux qui voyagent le plus souvent.
Demandez aux employés d'organiser leurs déplacements dès qu'ils en ont connaissance. Les employés ont tendance à éviter les réservations de dernière minute pour leurs dépenses personnelles, il suffit donc de leur rappeler de ne pas réserver leurs voyages d'affaires à la dernière minute.
Cela peut être particulièrement efficace pour les petites entreprises qui ont un système de primes. Si les employés comprennent l'impact de leurs réservations de dernière minute ou de leur recours aux taxis sur leurs primes, ils seront peut-être plus enclins à agir de manière responsable.
Payhawk aide les entreprises à garder le contrôle de leurs dépenses remboursables en facilitant la gestion des dépenses en temps réel, ce qui permet aux employés de faire leur travail et non des tâches administratives répétitives.
Les entreprises peuvent fixer des limites de dépenses et des contrôles, mettre en place une chaîne d'approbation, répartir les budgets entre les différentes équipes et donner une visibilité aux équipes financières sur ce qui est dépensé et où.
Grâce à une interface facile d’utilisations permettant aux employés de photographier les reçus et d'automatiser la saisie des données, les reçus sont soumis sans délai, ce qui facilite la clôture du mois.
Vous êtes prêt à découvrir comment la gestion des dépenses peut vous aider à contrôler les frais de votre entreprise et à rendre vos employés satisfaits ? Programmez une démo dès aujourd'hui.
Que votre entreprise compte des dizaines, des centaines ou des milliers d’employés, en France ou à l’étranger, nous facilitons la gestion de vos dépenses en vous permettant de les contrôler à grande échelle à l’aide d’une solution unique. Programmez une démo dès aujourd’hui et adieu aux tâches financières fastidieuses grâce à notre logiciel de gestion tout-en-un!
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