Comment effectuer la gestion des dépenses remboursables dans votre entreprise ?

La gestion des dépenses et des remboursements font partie des opérations financières quotidiennes. Les paiements tels que les déplacements des employés et les outils en ligne sont des coûts essentiels que l'entreprise prend en charge pour mener à bien ses activités.

Idéalement, votre entreprise et ses employés utilisent des cartes d'entreprise et un logiciel de gestion des dépenses permettant de fixer des limites et d'avoir une visibilité sur les dépenses. Toutefois, lorsque les membres de l'équipe dépensent avec leurs propres fonds, ils devront probablement être remboursés.

Cependant, toutes les dépenses ne sont pas remboursables et il est essentiel de les distinguer grâce à une politique de dépenses solide.

Les dépenses remboursables (ou avance de frais) : définition

Les cartes d'entreprise (de débit ou de crédit) remplacent de plus en plus le système de dépenses remboursables grâce à de meilleures options de contrôle disponibles. Cependant, certaines dépenses professionnelles prendront toujours la forme de frais remboursables, par exemple les indemnités journalières, les frais kilométriques et autres achats ponctuels effectués par les employés au nom de l'entreprise.

Quels types de dépenses sont remboursables ?

Cela dépend de l'entreprise et de la législation applicable en matière de remboursement des frais professionnels, de fiscalité, etc.

En France par exemple, la participation de l’employeur aux frais de transports publics est obligatoire. L'URSSAF indique que : "L’employeur doit prendre en charge 50 % du prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour l’intégralité du trajet entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accompli au moyen de services de transports publics".

Pour les frais kilométriques, il existe un barème fiscal revu chaque année.

Le choix des dépenses remboursables se fait ensuite à la discrétion de chaque entreprise, qui doit également considérer les conséquences que cela peut avoir sur la satisfaction et le bien-être des employés.

Les catégories de dépenses courantes dans les entreprises sont les suivantes :

• Frais de déplacement : Les frais de déplacement couvrent les frais d'essence, de stationnement ou de transport public engagés pour se rendre chez des clients ou sur d'autres lieux de travail.
• Frais d'hébergement : Les frais d'hébergement correspondent aux frais encourus par les employés qui doivent se rendre sur un autre lieu de travail et y séjourner. Ces déplacements peuvent inclure des voyages d'affaires nationaux ou internationaux.
• Avantages offerts au personnel : Cette catégorie couvre de nombreux coûts liés à la consolidation de l'équipe et aux efforts placés dans le bien-être et les divertissements pour maintenir le moral des employés.
• Avantages offerts aux clients : De même, les réceptions pour les clients couvrent de nombreuses initiatives destinées à renforcer les relations avec les clients et en fin de compte, à accroître leur valeur pour l'entreprise.
• Abonnements et paiements récurrents : Cette catégorie couvre les abonnements à des publications sectorielles, à des bases de données ou à des outils commerciaux tels que Google Analytics.

Comme vous pouvez le constater, toutes ces catégories ont quelque chose en commun. Soit elles permettent à l'entreprise de fonctionner en permettant aux employés de rendre visite à des clients, d'assister à des formations ou de participer à des événements. Ou bien ils apportent une certaine valeur ajoutée à l'entreprise en améliorant le moral des employés, la fidélisation des clients ou l'efficacité commerciale.

Qu'est-ce qui rend une dépense remboursable ?

Toutes les dépenses des employés ne sont pas remboursables.

Les entreprises doivent être très claires sur ce point. Les employés qui soumettent une demande de remboursement comptent, bien entendu, sur un remboursement rapide. Le contraire est un moyen sûr d'engendrer frustration et ressentiment.

Les employés engagent des dépenses pour maintenir les opérations commerciales et apporter de la valeur à l'entreprise. Pour avoir droit à un remboursement, ils doivent répondre aux critères suivants :

• Elles sont liées à des fins professionnelles et non personnelles. Les dépenses ont-elles été engagées pour faciliter le travail de l'employé qui présente la demande de remboursement ?
• La dépense est soumise rapidement. Les entreprises peuvent fixer leurs propres limites, mais la pratique courante est de trois à six mois.
• Les dépenses sont prouvées par un reçu lorsqu'il est raisonnablement possible de l'obtenir. Le reçu doit indiquer le montant, le montant de la taxe applicable, l'heure et le lieu, ainsi que d'autres éléments essentiels liés à la TVA. Ces reçus ne sont toutefois pas toujours possibles à obtenir, de sorte que les entreprises peuvent choisir de faire preuve d'indulgence dans certaines circonstances.

Quels sont les meilleurs moyens pour les employés de garder une trace de leurs dépenses remboursables ?

En moyenne, un salarié a 140 € de frais non réclamés. Et le processus pour se faire rembourser est souvent long et chronophage, si bien que certains préfèrent ne jamais revoir l'argent et passer leur temps à effectuer d’autres tâches. Pour remédier à cela, il existe une solution simple : une plateforme de gestion des notes de frais associée à des cartes d'entreprise (de débit ou de crédit).

Laissez au passé les remboursements manuels

Au lieu de laisser les employés utiliser leurs propres cartes et demander un remboursement, choisissez une plateforme de gestion des dépenses comme Payhawk. Nous aidons les entreprises à responsabiliser leurs employés en leur proposant des cartes de débit et de crédit, et un logiciel de gestion des dépenses :

• La technologie OCR permet aux employés de payer quelque chose et de prendre une photo de leur reçu dans l'application Payhawk. L'OCR extrait alors automatiquement les informations de l'image et les télécharge sur le portail, de sorte que l'employé (et les administrateurs de l'équipe financière) évite 95 % de la saisie manuelle des données. Grâce à cette technologie intelligente, la soumission des demandes de remboursement est une véritable promenade de santé, même en déplacement.
• Demander des fonds supplémentaires et obtenir l'approbation de leur supérieur, ce qui signifie qu'ils ne doivent pas risquer de dépenser leurs propres fonds pour une demande qui ne sera pas approuvée par un modèle de remboursement.
• Oubliez les politiques de dépenses statiques, les flux d'approbation et les limites de dépenses sont intégrés à l'application et au portail.
• Cessez de faire du calcul mental pour soumettre des demandes de remboursement de frais kilométriques. Avec Payhawk, les employés n'ont qu'à indiquer les points de départ et d'arrivée (et tout autre arrêt) et nous calculons le montant exact des frais de déplacement professionnel et du remboursement.

Quelles sont les erreurs les plus courantes des employés lorsqu'ils soumettent des notes de frais ?

Lorsque les cartes d'entreprise ne sont pas une option et que vous devez vous en tenir aux remboursements, les erreurs peuvent être fréquentes, surtout lorsque le système que les employés doivent utiliser est obsolète et manuel. De nombreuses erreurs sont dues à une erreur humaine, soit parce que le processus est trop complexe, soit parce qu'il est trop difficile de se souvenir des règles ou de s'y conformer.

Cependant, d'autres erreurs peuvent constituer une fraude, ce qui est malheureusement aussi courant.

Chez Payhawk, nous réduisons grandement les risques de fraude, tout en offrant aux employés les moyens de récupérer leur argent rapidement et en toute sécurité. Nous aidons également les équipes de comptabilité à garder le contrôle sur les dépenses de l'entreprise.

Mais les erreurs sont plus difficiles à éviter pour les entreprises (et leurs employés) qui n'utilisent pas encore Payhawk. Voici les erreurs les plus courantes que les employés commettent lorsqu'ils soumettent des dépenses :

La demande est trop tardive

C'est l'une des erreurs les plus pénibles et elle peut entraîner une frustration si la chaîne d'approbation rejette la demande.

Les services financiers veulent garder le contrôle de leur comptabilité et de leurs prévisions, c'est pourquoi elles demandent aux employés d'être ponctuels dans leurs réclamations, en demandant peut-être une limite de trois ou même six mois. Mais si le processus de réclamation est laborieux et que les employés le remettent à plus tard, les réclamations peuvent arriver plus tard que prévu.

C'est ce scénario qui rend si attrayant un outil de gestion des dépenses transparent et sans tracas. En proposant des cartes d'entreprise et un logiciel de gestion avec des contrôles intégrés, les entreprises peuvent aider leurs employés à soumettre leurs dépenses en déplacement sans enfreindre la réglementation.

Oubli ou perte du reçu

Vous est-il déjà arrivé de voyager pour le travail, la tête plongée dans la tâche qui vous attend ? Traverser l'aéroport avec les mains pleines entre les bagages, le passeport et un café à emporter ?

Dans ce contexte, difficile de se souvenir où est-ce qu'on a rangé son ticket de caisse, souvent oublié au fond de leur poche pour disparaître ensuite mystérieusement.

La plupart des employés ne soumettront pas une petite réclamation pour laquelle ils ont perdu le reçu et certains de ceux qui le font verront leur demande rejetée.

Soumettre le mauvais reçu

De même, les employés peuvent conserver et joindre le mauvais reçu. Il peut s'agir d'un reçu totalement différent ou non pertinent ou de la bande de carte de crédit. Il s'agit là d'une autre erreur qui se produit lorsque les réclamations ont lieu bien après l’achat.

Demandes d'indemnisation supérieures aux limites fixées dans la politique de dépenses

Nous sommes tous passés par là. La réunion d'affaires à Paris s'est déroulée à merveille.

Seul un membre de l'équipe a oublié que la limite pour un dîner lors d'un voyage international est de 20€, même si cela ne couvre pas le vin rouge.

L'un des plus gros problèmes de cette approche statique des politiques de dépenses est qu'elle ne tient pas compte du contexte.

Avec Payhawk, il est facile de mettre à jour les limites si votre collègue utilise la carte de l'entreprise au lieu de sa carte de crédit personnelle et des remboursements associés. Si l'utilisateur de la carte a besoin de plus d'argent, il peut simplement faire une demande de fonds via son application et elle sera approuvée selon les flux d’approbation intégrés. Grâce à ce processus, l'utilisateur ne doit pas se priver de fonds importants, mais le service financier garde le contrôle et la gouvernance.

Demande de remboursement de l'essence mise dans la voiture et non de l'essence utilisée

Un employé quitte son domicile à Paris pour rendre visite à un client à Fontainebleau. En chemin, il remarque que le réservoir est presque vide et sans vouloir s'en inquiéter, il le remplit à ras bord pour un total de 80 €.

Combien l'employé peut-il réclamer ? Il ne peut pas réclamer 80 € parce que c'est plus que ce qu'il a utilisé pour son déplacement, cependant, la quantité qu'il a utilisée n'est pas si facile à calculer. De plus, quelles preuves peut-il fournir ?

Au lieu de cela, Payhawk peut calculer le montant correct sur la base de la distance parcourue. L'employé peut simplement entrer les points de départ et d'arrivée (ou plus) et nous faisons le reste.

Comment réduire les coûts des voyages d'affaires des employés ?

Les coûts associés aux voyages d'affaires sont parfois énormes. Mais vous pouvez en réduire une partie conséquente avec un peu de planification et de prévoyance.

Lisez les conseils ci-dessous pour trouver des idées sur la façon de réduire les dépenses professionnelles liées aux voyages.

Ayez une politique de frais de déplacement

Une politique spécifique définissant les limites et les circonstances peut vraiment réduire les dépenses liées aux voyages, en particulier à l'international.

Vous devrez prendre en compte les règles concernant la réservation et le type de vol, notamment si vos collègues doivent voyager en classe économique, en classe affaires, etc... Vous pouvez également inclure les horaires de vol, ou des dates de réservation car ils peuvent avoir un impact significatif sur le prix.

Les hôtels constitueront également une part importante de votre politique de frais de déplacement. Vous devrez fixer des limites concernant les coûts par nuit, la durée minimale de séjour, le niveau d'étoiles de l'hébergement et les cas où les règles peuvent être flexibles (si, par exemple, vos collègues veulent rester près du bureau/points de rencontre lors de leurs déplacements, etc.)

Vous devez également inclure les taxis et les voitures de location. Dans ce cas, vous devez prendre en compte des éléments tels que le moment où les transports publics doivent être privilégiés, par exemple.

Quelle que soit votre approche des frais de déplacement professionnel, l'élaboration d'une politique et sa diffusion auprès de vos collaborateurs avant leur départ en voyage peuvent faire toute la différence. Avec Payhawk, vos collaborateurs ont accès à une politique de voyages et à des réservations d'hébergement difficiles à contourner grâce à notre intégration à Travelperk, ainsi qu'à une gestion facilitée des dépenses, offerte par nous et notre logiciel.

Organisez les voyages pour les grands groupes

Lorsqu'un grand groupe d'employés voyage ensemble, les coûts peuvent rapidement devenir incontrôlables.

Utilisez le nombre de membres du groupe à votre avantage. Demandez au chef de bureau ou à une autre personne compétente (et capable) de réserver le transport et l'hébergement pour tout le monde, ce qui vous permettra de bénéficier de réductions de groupe et d'optimiser les négociations. La plupart des hôtels seront disposés à négocier pour un grand groupe, ce qui peut se traduire par une réduction de 25 %.

Examinez les cartes et abonnements permettant d'obtenir des réductions

Si vos employés voyagent souvent à travers le pays, il est possible que les opérateurs ferroviaires ou d'autres formes de transport public proposent des cartes spéciales. En France, par exemple, la SNCF offre d'excellentes réductions aux grands voyageurs. Faites le calcul et voyez si cela vaut la peine d'investir dans une carte ou un abonnement pour ceux qui voyagent le plus souvent.

Évitez les réservations de dernière minute

Demandez aux employés d'organiser leurs déplacements dès qu'ils en ont connaissance. Les employés ont tendance à éviter les réservations de dernière minute pour leurs dépenses personnelles, il suffit donc de leur rappeler de ne pas réserver leurs voyages d'affaires à la dernière minute.

Soyez transparent quant à l'impact des dépenses sur les résultats de l'entreprise.

Cela peut être particulièrement efficace pour les petites entreprises qui ont un système de primes. Si les employés comprennent l'impact de leurs réservations de dernière minute ou de leur recours aux taxis sur leurs primes, ils seront peut-être plus enclins à agir de manière responsable.

Comment Payhawk peut aider votre entreprise à garder le contrôle sur la gestion des dépenses remboursables ?

Payhawk aide les entreprises à garder le contrôle de leurs dépenses remboursables en facilitant la gestion des dépenses en temps réel, ce qui permet aux employés de faire leur travail et non des tâches administratives répétitives.

Les entreprises peuvent fixer des limites de dépenses et des contrôles, mettre en place des workflows d'approbation personnalisés, répartir les budgets entre les différentes équipes et donner une visibilité aux équipes financières sur ce qui est dépensé et où.

Grâce à une interface facile d’utilisation permettant aux employés de photographier les reçus et d'automatiser la saisie des données, les reçus sont soumis sans délai, ce qui facilite la clôture mensuelle.

Vous êtes prêt à découvrir comment la gestion des dépenses peut vous aider à contrôler les frais de votre entreprise et à équiper vos collaborateurs de cartes professionnelles de débit ou de crédit ? Programmez une démo dès aujourd'hui.