Onkostenvergoedingen: Hoe beheer je declaraties voor je bedrijf?

Betalingen en uitgaven maken deel uit van de dagelijkse bedrijfsvoering. Betalingen zoals reizen van werknemers en online tools zijn essentiële kosten die het bedrijf maakt om zaken gedaan te krijgen.

Idealiter gebruiken je bedrijf en je werknemers bedrijfskaarten die verbonden zijn met een software om limieten in te stellen en zicht te krijgen op de uitgaven. Wanneer je dit niet hebt, zullen werknemers met hun eigen middelen moeten betalen - deze worden later weer vergoed.

Niet alle onkosten zijn echter vergoedbaar en het is van vitaal belang om ze te onderscheiden aan de hand van een degelijk onkostenbeleid, dat is niet altijd even eenvoudig.

Wat zijn onkostenvergoedingen?

Bedrijfskaarten vervangen steeds vaker terugbetaalbare uitgaven dankzij de grotere mogelijkheden voor beheer en controle. Maar sommige vormen van zakelijke uitgaven zullen altijd in de vorm van terugbetaalbare kosten zijn, zoals dagvergoedingen, kilometers en andere ad-hoc aankopen die werknemers namens het bedrijf doen.

Welke soorten uitgaven zijn terugbetaalbaar?

De vergoedbaarheid van kosten kunnen afhangen van verschillende factoren, waaronder de aard van het bedrijf, de specifieke kosten en de geldende belastingwetten. Woon-werk verkeer wordt vaak vergoed. Maar het moet wel gaan om zakelijke reizen tussen thuis en werk, en zijn er grenzen gesteld aan de hoogte van de vergoedingen om belastingvrij te blijven.

Representatiekosten zijn ook vergoedbaar, echter moet aangetoond kunnen worden dat het van essentieel belang is dat de uitgaven een duidelijk zakelijk doel dienen. Ze moeten direct gerelateerd zijn aan het onderhouden of aangaan van zakelijke relaties.

Zo zie je dat het niet altijd even duidelijk is wat wel en niet vergoedbaar is. Zo is het belangrijk om als bedrijf zelf een beleid op te stellen met de wet-en regelgeving in achtneming. Als ook om de werknemer goed tegemoet te kunnen komen.

Veel voorkomende kostencategorieën in bedrijven zijn onder andere:

• Reiskosten Reiskosten dekken benzine-, parkeer- of openbaarvervoerkosten die je maakt om klanten of andere werkplekken te bezoeken.
• Accommodatie. Verblijfkosten hebben betrekking op kosten die werknemers moeten maken om naar een andere werkplek te reizen en daar te overnachten. Deze reizen kunnen nationale of internationale werkreizen omvatten.
• Personeelsvermaak. Deze categorie dekt veel kosten in verband met teambuilding en welzijnsinspanningen om het moreel van werknemers op peil te houden.
• Klantentertainment. Op dezelfde manier omvat klantentertainment veel initiatieven die bedoeld zijn om sterkere relaties met klanten op te bouwen en uiteindelijk hun waarde voor het bedrijf te vergroten.
• Abonnementen. Onder deze categorie vallen abonnementen op sectorpublicaties, databases of zakelijke tools zoals Google Analytics.

Zoals je ziet, hebben al deze categorieën iets gemeen. Ze houden het bedrijf draaiende door werknemers in staat te stellen klanten te bezoeken, trainingen bij te wonen of deel te nemen aan branche-evenementen. Of ze leveren waarde terug aan het bedrijf door een hoger werknemersmoreel, klantenbehoud of bedrijfseffectiviteit.

Voorbeelden van niet vergoedbare kosten

Niet-vergoedbare kosten zijn kosten die werknemers maken, maar die niet door de werkgever worden gedekt, meestal omdat ze persoonlijk zijn of niet essentieel zijn voor de bedrijfsvoering. Voorbeelden zijn:

• Persoonlijk vermaak: Kosten gerelateerd aan persoonlijk vermaak, vrijetijdsactiviteiten of hobby's.
• Niet-zakelijke maaltijden: Maaltijden die niet gerelateerd zijn aan zakelijke vergaderingen of reizen.
• Persoonlijke aankopen: Alle items of diensten die zijn aangeschaft voor persoonlijk gebruik.

Samenvatting: Onderscheid tussen Vergoedbare en Niet-vergoedbare Kosten

Het belangrijkste verschil tussen vergoedbare en niet-vergoedbare kosten ligt in het doel en de relatie met zakelijke activiteiten. Vergoedbare kosten hebben direct te maken met bedrijfsactiviteiten en zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van taken, zoals reiskosten voor klantafspraken. Niet-vergoedbare kosten daarentegen zijn persoonlijke kosten of kosten die niet essentieel zijn voor zakelijke activiteiten, zoals dagelijkse reiskosten of persoonlijk vermaak. Het is cruciaal dat zowel werknemers als financiële teams deze verschillen duidelijk begrijpen om kostenclaims effectief te beheren en nauwkeurige financiële rapportage te waarborgen.

Wat maakt een uitgave vergoedbaar?

Niet alle uitgaven van werknemers zijn terugbetaalbaar.

Bedrijven moeten hier heel duidelijk over zijn. Werknemers die een claim indienen, rekenen erop dat deze tijdig wordt vergoed. Het tegenovergestelde leidt zeker tot frustratie en wrok.

Werknemers maken kosten om de bedrijfsvoering in stand te houden en waarde toe te voegen aan het bedrijf. Om voor vergoeding in aanmerking te komen, moeten ze aan de volgende criteria voldoen:

Ze hebben betrekking op werkdoeleinden, niet op privédoeleinden. Vonden de uitgaven plaats om het werk te vergemakkelijken van de werknemer die de claim indient?

Het wordt onmiddellijk ingediend. Bedrijven kunnen hun eigen limieten bepalen, maar drie tot zes maanden is de standaardpraktijk.

Het bewijs wordt geleverd door middel van een ontvangstbewijs als dit redelijkerwijs kan worden verkregen. Op het ontvangstbewijs moeten het bedrag, het toepasselijke belastingbedrag, de tijd en locatie en andere essentiële btw-gerelateerde elementen staan. Deze bonnetjes zijn echter niet altijd te verkrijgen, dus bedrijven kunnen ervoor kiezen om in bepaalde omstandigheden clementie toe te passen.

Laat vergoedingen tot het verleden behoren

In plaats van werknemers hun eigen kaarten te laten gebruiken en terugbetaling te vragen, kun je beter samenwerken met een uitgavenbeheerbedrijf zoals Payhawk. Wij helpen bedrijven hun werknemers te machtigen met bedrijfskaarten en software, die belangrijke functionaliteiten bevatten zoals:

• OCR-technologie. Deze technologie houdt in dat mensen iets kunnen betalen en een foto van hun bonnetje kunnen maken in de Payhawk app. De OCR haalt dan automatisch de informatie uit de afbeelding en uploadt deze naar de portal, zodat de medewerker (en de admins in het financiële team) 95% van de handmatige gegevensinvoer vermijdt. Deze slimme technologie maakt het indienen van declaraties een fluitje van een cent, zelfs als je onderweg bent.
• Meer geld aanvragen en goedkeuring krijgen van hun manager, wat betekent dat ze niet het risico hoeven te lopen hun eigen geld uit te geven aan een declaratie die niet wordt goedgekeurd via een vergoedingsmodel
• Vergeet een statisch onkostenbeleid; met goedkeuringsworkflows en uitgavenlimieten ingebouwd in de app en portal
• Stop met het maken van mentale berekeningen voor het indienen van kilometerdeclaraties. Met Payhawk hoeven werknemers alleen het begin- en eindpunt (en eventuele andere stops) op te geven, en wij berekenen de exacte zakelijke reiskosten en het vergoedingsbedrag.

Wat zijn de meest voorkomende fouten van werknemers bij het indienen van onkostendeclaraties?

Als bedrijfskaarten geen optie zijn en je het bij vergoedingen moet houden, kunnen er veel fouten worden gemaakt, vooral als het systeem dat mensen moeten gebruiken verouderd en handmatig is. Veel fouten zijn te wijten aan menselijke fouten, omdat het proces te ingewikkeld is of omdat het te moeilijk is om de regels te onthouden of na te leven.

Andere fouten zijn echter fraude, die helaas ook veel voorkomen.

Bij Payhawk maken we het makkelijk om frauduleuze claims te voorkomen en werknemers in staat te stellen hun geld veilig en snel terug te krijgen. We helpen financiële teams ook om controle te houden over de bedrijfsuitgaven.

Maar fouten zijn moeilijker te vermijden voor bedrijven (en hun werknemers) die Payhawk nog niet gebruiken. Hier zijn de meest voorkomende fouten die werknemers maken bij het indienen van onkosten:

De declaratie is te laat

Dit is een van de meest pijnlijke fouten en kan leiden tot onnoemelijke frustratie als de goedkeuringsketen de claim afwijst. Het is gewoon een kwestie van timing.

Financiële teams willen controle houden over hun boekhouding en prognoses, dus vragen ze werknemers om op tijd te zijn met hun claims, misschien met een limiet van drie of zelfs zes maanden. Maar als het declaratieproces omslachtig is en werknemers het uitstellen, komen declaraties misschien later dan ideaal is.

Dit scenario maakt een naadloze en probleemloze onkostenbeheertool zo aantrekkelijk. Door bedrijfskaarten en onkostenbeheersoftware met ingebouwde controles aan te bieden, kunnen bedrijven hun werknemers helpen om onderweg onkosten te declareren zonder dat ze de regels overtreden.

Het bonnetje vergeten of kwijtraken

Ben je ooit voor je werk op reis geweest met je hoofd al volledig bij het project waar je mee bezig bent? Door het vliegveld suizend met je handen vol aan de bagage, het paspoort en nu ook nog een driedubbele mokka?

Niet-financiële mensen denken niet veel na over het kleine bonnetje, dat ze diep in hun zakken wegstoppen die later op mysterieuze wijze verdwijnt.

De meeste werknemers zullen geen kleine claim indienen waarvoor ze het bonnetje kwijt zijn, en sommigen die dat wel doen, zullen hun claim afgewezen zien worden.

Het verkeerde ontvangstbewijs indienen (bijv. creditcardstrook)

Werknemers kunnen ook het verkeerde bonnetje bewaren en bijvoegen. Misschien een heel ander of irrelevant bonnetje of de creditcardstrook. Dit is een andere fout die optreedt bij claims.

Claims boven de limieten van de onkostenpolis

We zijn er allemaal geweest. De vergadering in Parijs is geweldig verlopen.

Alleen is een van de teamleden vergeten dat de limiet voor een diner op internationale reizen €20 is, terwijl dat niet eens de vin rouge dekt.

Een van de grootste problemen met deze statische benadering van onkostenbeleid is dat er geen rekening wordt gehouden met de context.

Met Payhawk is het bijwerken van limieten eenvoudig als je collega de bedrijfskaart gebruikt in plaats van zijn persoonlijke kaart en bijbehorende vergoedingen. Als de kaartgebruiker meer geld nodig heeft, kan hij of zij gewoon via de app een fondsaanvraag doen, die vervolgens wordt goedgekeurd volgens de ingebouwde workflows. Dit proces betekent dat de gebruiker niet zonder belangrijk geld hoeft te zitten, maar het financiële team behoudt ook de controle en het bestuur.

Declareren voor de benzine in de auto, niet voor de gebruikte benzine

Een werknemer verlaat zijn huis in Deventer om een klant in Nijmegen te bezoeken. Op weg naar buiten merkt hij dat de tank bijna leeg is en omdat hij zich daar geen zorgen over wil maken, vult hij hem tot de rand voor een totaalbedrag van €40.

Hoeveel zal de werknemer vorderen? Hij kan geen aanspraak maken op €40 omdat dat meer is dan wat ze gebruikten om te reizen; hoeveel hij gebruikte is echter niet zo eenvoudig te berekenen. Niet alleen dat, maar welk bewijs kunnen ze geven?

In plaats daarvan kan Payhawk het juiste bedrag berekenen op basis van de afgelegde afstand. De werknemer kan eenvoudig het begin- en eindpunt (of meer) invoeren, en wij doen de rest.

Hoe de kosten van zakenreizen van werknemers verlagen

Soms zijn de kosten voor zakenreizen enorm. Maar met wat planning en een vooruitziende blik kun je een aanzienlijk deel beperken.

Lees de onderstaande tips voor enkele ideeën om reisgerelateerde zakelijke uitgaven te beperken.

Zorg voor een reiskostenbeleid

Een specifiek beleid met limieten en omstandigheden kan de uitgaven voor reiskosten echt beperken, vooral internationaal.

Je moet rekening houden met vluchtregels, zoals of je collega's economy class, business class, enz. moeten vliegen, vaak afhankelijk van hun anciënniteit binnen het bedrijf. Je kunt ook rekening houden met vluchttijden, enzovoort, aangezien deze de prijs aanzienlijk kunnen beïnvloeden.

Hotels maken ook een groot deel uit van je reiskostenbeleid. Je zult grenzen moeten stellen aan de kosten per nacht, de minimale verblijfsduur, het sterrenkwaliteitsniveau van de accommodatie en waar de regels flexibel kunnen zijn (als je collega's bijvoorbeeld in de buurt van kantoor/vergaderpunten willen verblijven als ze op reis zijn, enz.)

Je moet ook rekening houden met taxi's en huurauto's. En hier moet je rekening houden met zaken als wanneer moet het openbaar vervoer voorrang krijgen, enz.

Wat je aanpak van zakelijke reiskosten ook is, het opstellen van een beleid en het delen ervan met mensen voordat ze op reis gaan kan het verschil maken. Met Payhawk krijgen je mensen toegang tot een moeilijk te doorbreken reisbeleid en accommodatieboekingen via onze integratie met Travelperk en gestroomlijnd onkostenbeheer zoals geleverd door ons en onze software.

Organiseer reizen voor grote groepen

Wanneer er een grote groep van het werk samen reist, kunnen de kosten snel uit de hand lopen.

Gebruik het aantal groepen in je voordeel. Vraag de kantoormanager of iemand anders die relevant (en capabel) is om vervoer en accommodatie voor iedereen te boeken, zodat je toegang krijgt tot groepskortingen en onderhandelingen kunt benutten. De meeste hotels zullen bereid zijn om te onderhandelen voor een grote groep, wat zomaar 25% korting kan betekenen.

Kijk naar kortingskaarten (bijv. treinkaart)

Als je werknemers vaak door het hele land reizen, zijn er misschien speciale kaarten van treinoperators of andere vormen van openbaar vervoer. De NS Business Card biedt bijvoorbeeld uitstekende kortingen voor frequente reizigers. Maak een rekensom en kijk of het de moeite waard is om er een te kopen voor degenen die het vaakst reizen.

Vermijd last-minute boekingen

Vraag werknemers om hun reizen te regelen zodra ze weten dat ze verplichtingen moeten nakomen. Mensen zijn vaak erg goed in het vermijden van last-minute boekingen voor persoonlijke uitgaven, dus het is gewoon een kwestie van hen eraan te herinneren dat ze het boeken van zakenreizen ook niet tot het laatst moeten bewaren.

Wees transparant over de impact van uitgaven op het bedrijfsresultaat

Dit kan vooral effectief zijn voor kleinere bedrijven met een bonusregeling. Als mensen begrijpen wat de impact is van hun last-minute boekingen of afhankelijkheid van taxi's op hun bonussen, zijn ze misschien meer bereid om verantwoordelijk te handelen.

Hoe Payhawk je bedrijf kan helpen om op de hoogte te blijven van de te vergoeden kosten

Payhawk helpt bedrijven om op de hoogte te blijven van de te vergoeden uitgaven door real-time uitgavenbeheer mogelijk te maken, zodat werknemers hun werk kunnen doen in plaats van repetitieve administratie.

Bedrijven kunnen uitgavenlimieten en -controles instellen, een goedkeuringsketen opzetten, budgetten toewijzen aan verschillende teams en financiële teams inzicht geven in wat er wordt uitgegeven en waar.

Dankzij de duidelijke UX waarmee medewerkers foto's van bonnetjes kunnen maken en de gegevensinvoer kan worden geautomatiseerd, worden bonnetjes zonder vertraging ingediend, waardoor de maandafsluiting eenvoudig en pijnloos verloopt.

Wil je weten hoe je met uitgavenbeheer je bedrijfsuitgaven onder controle houdt en je werknemers tevredener maakt? Boek dan vandaag nog een demo.