De maximale reiskostenvergoeding voor zakelijke kilometers per januari 2024

Daarom gaan we in deze blog verder in op het belang van deze vergoeding, hoe je hem zo optimaal mogelijk kunt inzetten en vooral ook hoe het makkelijker kan.

In veel bedrijven is dit proces erg omslachtig geregeld. Elke week (of zelfs iedere dag) in excelletjes of op papieren formulieren je kilometers invullen, welke vervolgens ondertekend moeten worden door een leidinggevende. Als je in je privé-auto naar afspraken rijdt, popt maandagmorgen vast ook bij jou die taak weer naar boven… “Kilometers declareren”. Ugh. En als je geluk hebt, wordt de zakelijke kilometervergoeding met het salaris van deze maand uitbetaald, maar vaak loopt het pas met de daaropvolgende salariëring mee. Dat moet makkelijker en sneller kunnen toch?

Gelukkig is het antwoord daarop een volmondige ‘ja’. In slimme uitgavenbeheersoftware zoals Payhawk is het gehele proces omtrent zakelijke kilometervergoeding geautomatiseerd. Op basis van Google Maps wordt de afstand van A naar B berekend, met een druk op de knop is de declaratie ingediend en goedgekeurd en als de wens er is staat de vergoeding morgen al op de rekening van degene die een declaratie heeft ingediend. Scheelt tijd, geld en zowel de werknemers als je financiële team gaan het een stuk minder vervelend vinden om declaraties te moeten behandelen. Hoe we dat voor elkaar krijgen? Ook dat vertellen we je verderop in deze blog, dus lees vooral mee!

Wat is de zakelijke kilometervergoeding?

Als we het hebben over zakelijke kilometervergoeding bedoelen we de vergoeding die een werknemer krijgt voor het gebruik van zijn privé-auto voor zakelijke doeleinden. Denk hierbij aan het op de koffie gaan bij klanten, het bijwonen van externe vergaderingen of het bezoeken van een conferentie. De zakelijke kilometervergoeding is onderdeel van de onkostenvergoeding die je als bedrijf betaalt aan je werknemers.

Waarom de zakelijke kilometervergoeding belangrijk is

De zakelijke kilometervergoeding is belangrijk voor zowel werknemer als werkgever. Wat betreft de werknemer: de reden die waarschijnlijk direct bij je naar boven komt is dat hij of zij van de zakelijke kilometervergoeding de zakelijke kosten die hij maakt met zijn privé-auto kan betalen. Dit vermindert de financiële last voor de werknemer, wat goed is voor de motivatie en tevredenheid van de medewerker.

Daarnaast is de zakelijke kilometervergoeding ook voor de werkgever interessant. De uitgekeerde vergoeding van maximaal €0,23 per kilometer is namelijk belasting- en premievrij. Hiervoor moet overigens wel een rittenadministratie bijgehouden worden om aan te tonen dat al deze kilometers daadwerkelijk zakelijk gemaakt zijn.

Zakelijke kilometervergoeding: waar moet je rekening mee houden?

De zakelijke kilometervergoeding kan op verschillende manieren berekend worden, waarvan de meestgebruikte manier een vast bedrag per kilometer is dat door de werkgever is vastgesteld. Doe het aantal gereden kilometers maal dit bedrag en voila, je hebt de vergoeding die uitgekeerd kan gaan worden. In veel landen geldt er een bedrag wat belasting- en premievrij uitgekeerd mag worden aan de werknemer, wat in Nederland sinds 1 januari 2024 is vastgesteld op €0,23 per kilometer. Met deze vergoeding kan de werknemer dus zijn privé-auto onderhouden, brandstof betalen en voldoen aan de verzekeringsverplichting.

Hoe het declareren van zakelijke kilometers makkelijker kan

Vroeger, en in sommige bedrijven helaas nog steeds, was het declareren van zakelijke kilometers een zware administratieve klus. Met de hand ingevulde formulieren laten ondertekenen, inscannen en boeken, om die vervolgens met veel moeite mee te laten lopen met de salariëring. Gelukkig is er vandaag de dag software beschikbaar, zoals de uitgavenbeheersoftware van Payhawk, die het leven van zowel je financiële team als je medewerkers een stuk makkelijker kan maken.

Je wilt het proces omtrent het declareren van zakelijke reiskosten natuurlijk zo efficiënt mogelijk inregelen. Het zorgt namelijk bij zowel het financiële team als de werknemer die de declaratie indient vaak voor irritatie. Het financiële team moet constant achter bonnetjes en getekende formulieren aanjagen en de werknemer moet soms weken wachten tot hij het voorgeschoten bedrag terug heeft. Wat ons betreft nergens voor nodig.

In de software van Payhawk doen we dit op de volgende manier. Het is eerst aan het financiële team om een gewenst kilometertarief in te voeren. Op basis van de wettelijke vereisten kan dit per land verschillen, waardoor het mogelijk is verschillende tarieven in te stellen zijn voor het uitkeren van de zakelijke kilometervergoeding. Zo kun je als internationaal bedrijf ook het proces omtrent het declareren van zakelijke reiskosten verder automatiseren. Als het tarief is ingevoerd voert een medewerker het begin- en eindpunt van zijn reis in, waarna de software met behulp van Google Maps automatisch het te vergoeden bedrag berekent. Aan het financiële team is het dan enkel nog de taak om deze berekening te beoordelen, wat met één klik gedaan is. Als de declaratie akkoord is bevonden, kan hij uitgekeerd worden. Zo moeilijk hoeft het dus niet te zijn.

En wat als er naast zakelijke kilometers ook structureel onkosten gemaakt worden?

Als een medewerker structureel onkosten maakt omdat hij of zij veel onderweg is, kun je het gehele declaratieproces nòg makkelijker maken door zogenaamde per diems te gebruiken. Middels een per diem krijgt een medewerker een dagvergoeding uitgekeerd op basis van het bedrijfsbeleid of wettelijke eisen, zonder dat voor iedere uitgave afzonderlijk toestemming gevraagd hoeft te worden. Dus niet voor iedere maaltijd, overnachting, taxirit of treinticket een goedkeuring, declaratie en uitbetaling, maar één vergoeding per dag. Hiermee bespaar je je bedrijf de nodige administratie, plus je maakt het een stuk makkelijker voor je werknemers. Een win-win.

Uiteraard moeten nog wel de bonnetjes geüpload worden door de werknemer, zodat inzichtelijk blijft waar het geld aan uitgegeven wordt. Hier hoeft de werknemer overigens enkel even een foto van te maken, wat ook zo gepiept is. Wat je met een per diem zelfs kunt doen is het bedrag onder een bepaald limiet automatisch goedkeuren, zodat hier in principe niet meer naar gekeken hoeft te worden. De controller of leidinggevende kan vervolgens nog wel gewoon zijn analyses doen op de gemaakte kosten. Laat de kracht van de software voor je werken!

De zakelijke kilometervergoeding zo optimaal mogelijk inzetten

Als je werkt met zakelijke kilometervergoedingen wil je dit natuurlijk fiscaal zo optimaal mogelijk inzetten. Daarom is het als werkgever verstandig om niet meer dan €0,23 cent per kilometer uit te betalen. Als je een hogere kilometervergoeding betaalt, moet je hierover namelijk loonheffingen inhouden. Loonheffingen inhouden wil je als werkgever liever niet, omdat dit kosten zijn en het een onnodige administratieve last met zich meebrengt.

Verzoek daarnaast aan je medewerkers om een goede rittenadministratie bij te houden, zodat altijd aangetoond kan worden dat een rit ook daadwerkelijk zakelijk gemaakt is. Naast dat je dit kan overleggen aan de Belastingdienst als ze hier om vragen, stelt dit je ook in staat een grondige analyse te doen op de zakelijk gereden kilometers. Wellicht kom je er zo achter dat het voordeliger is om voor je medewerkers een leaseauto te verzorgen, of dat je op een andere manier kosten kan besparen.

Laat de kracht van software voor je werken

In deze blog hebben we je meegenomen in alles wat je moet weten over de zakelijke kilometervergoeding. De maximale hoogte van deze vergoeding die belasting- en premievrij uitgekeerd kan worden is per 1 januari 2024 verhoogd, waarom het een goed moment is om de materie in te duiken. Zowel voor werkgever als werknemer is het belangrijk om hierbij stil te staan, omdat het je fiscaal voordeel kan opleveren en je medewerkers kan helpen hun autokosten te betalen.

In veel bedrijven is het nog een hele klus om je zakelijke kilometers vergoed te krijgen. Dat kan makkelijker. We hebben je daarom verteld over hoe dit proces ingeregeld is in de uitgavenbeheersoftware van Payhawk. De werknemer hoeft alleen het begin- en eindpunt van zijn reis in te voeren, waarna de software met behulp van Google Maps de afstand berekend. Het financiële team kan vervolgens met één druk op de knop de declaratie beoordelen, waarna hij uitbetaald kan worden.

Hoe Payhawk jou tijd en energie kan besparen

Alle onkosten die naast de zakelijke kilometers gemaakt worden kunnen op simpele en snelle manier gedeclareerd worden middels per diems. Dit kan zowel je werknemers als financiële team een hoop tijd en energie schelen, waarmee ze de tijd hebben om zich bezig te houden met zaken die er wél toe doen. Benieuwd hoe de software van Payhawk het leven van je werknemers, je financiële team en dus ook jou makkelijker kan maken? Plan een gratis demo waarin we je graag meenemen in alle ins en outs van onze software.