Reiskostenbeheer: moderne oplossingen voor de toekomst van zakelijk reizen

Waarom is reiskostenbeheer belangrijk?

Reiskostenbeheer is een kritiek aspect van elk bedrijf. Als jouw bedrijf geen systeem voor het beheren van reiskosten heeft, dan verspil je waarschijnlijk tijd en geld. Reiskosten kunnen onvoorspelbaar zijn, vooral als je voor zaken op pad bent of als je werknemers vaak reizen en op verschillende locaties verblijven. Je moet een systeem gebruiken dat je de gegevens oplevert die je nodig hebt om betere beslissingen te nemen voor het beheren van reiskosten.

Dit zijn enkele redenen waarom het belangrijk is om een efficiënt reiskostenbeheersysteem te hebben:

• Accuraat reiskostenbeheer bespaart kosten
• Beleidsregels worden beter nageleefd als je een gebruiksvriendelijke oplossing implementeert die het declareren gemakkelijk maakt voor de reizigers en het bedrijf
• Reizigers kunnen hun eigen uitgaven gemakkelijk beheren en online hun onkosten en declaraties bijhouden
• Bedrijven hebben te allen tijde inzicht in uitgaven voor zakelijke reizen dankzij realtime rapporten en waarschuwingen
• Met behulp van innovatieve technologie kunnen bedrijven automatisch zakelijke betaalkaarten en uitgavenbeheersoftware gebruiken voor alle reiskosten
• Bedrijven kunnen uitgaven exporteren naar andere systemen, zoals boekhoudsoftware

Implementeer een gestroomlijnd proces voor de verwerking van reiskosten

Met behulp van de juiste alles-in-een-oplossing(en) kun je je reiskostenbeheerprocessen vereenvoudigen, waardoor declareren en controleren efficiënter wordt voor elke reis. Je kunt precies zien waar je geld op elke reis aan wordt uitgegeven, en waar nodig nieuwe beleidsregels en limieten instellen om kosten te besparen.

Gebruik zakelijke betaalkaarten

Met een zakelijke betaalkaart kun je bepalen wanneer en hoeveel geld je reizigers kunnen uitgeven. Zakelijke betaalkaarten of credit cards helpen bedrijven ook om hun cashflow te beheren als de frequentie en kosten van reizen erg onvoorspelbaar zijn. Bovendien voorkomen ze tijdrovende vergoedingen na afloop van elke reis.

Gebruik een app voor zakelijk uitgavenbeheer

Reizigers nemen hun smartphone overal mee naar toe. Het is dus logisch dat ze dat apparaat gebruiken om hun zakelijke uitgaven vast te leggen. Sommige apps bieden gebruikers zelfs de mogelijkheid om foto's van bonnetjes te maken en die elektronisch in te dienen, waardoor het proces aanzienlijk soepeler verloopt dan op de traditionele manier met diverse papieren bonnetjes, Excel-bestanden enzovoort.

Stroomlijn goedkeuringsprocessen

Stel een gestandaardiseerd goedkeuringsproces in voor alle werknemers. Als uitgaven door meerdere mensen goedgekeurd worden, dan kun je het goedkeuringsproces ook automatiseren door de goedkeurders een melding te sturen zodra een werknemer een declaratie indient.

Waarom het uitgavenbeheer voor bedrijfsreizen onbeheersbaar kan worden

Het probleem is dat de meeste financieel managers nog afzonderlijke systemen gebruiken voor het beheren van uitgaven door werknemers in plaats van een multifunctionele oplossing voor zakelijk uitgavenbeheer waarmee alles geautomatiseerd kan worden, van de rapportage van uitgaven tot de goedkeuring van declaraties. Daardoor hebben veel bedrijven te maken met hogere overheadkosten als gevolg van verspilde tijd en middelen. En met gefrustreerde werknemers die geen zin hebben om na afloop van een lange reisdag overbodige processen te doorlopen of papierwerk in te vullen.

Een recent onderzoek onderstreepte de noodzaak van innovatie in reismanagementprocessen, want zowel zakelijke reizigers als administrateurs van reiskosten zeiden ontevreden te zijn met de huidige methoden.

60% van de zakelijke reizigers noemde het invullen en indienen van declaraties als hun minst favoriete aspect van zakelijk reizen.

Uit het onderzoek bleek dat uitgavenbeheer om verschillende redenen een belangrijke bron van stress is:

1. De meeste respondenten waren het erover eens dat een gestroomlijnd reiskostenproces het reizen minder zwaar zou maken.
2. De meeste zakelijke reizigers en administrateurs reageerden ook negatief als ze het huidige uitgavenbeheerproces van hun werkgever beschreven.
3. Het verzamelen en bijhouden van bonnetjes werd genoemd als het meest voorkomende pijnpunt van zakelijke reizigers.
4. Tot slot hadden administrateurs van reiskosten problemen met werknemers die declaraties te laat indienen en met het afdwingen van het reisbeleid van het bedrijf.

Deze resultaten onderstrepen het belang van de ontwikkeling van nieuwe, efficiëntere oplossingen voor reiskostenbeheer om het hele proces voor bedrijven en hun werknemers te verbeteren.

Uitgavenbeheer voor bedrijfsreizen radicaal veranderd door geautomatiseerde softwareoplossingen

Nu er weer volop zakelijk gereisd kan worden, willen bedrijven weer meer persoonlijk contact met klanten, leads, leveranciers en anderen. Dat betekent dat bedrijven moeten investeren in nieuwe technologieën om hun reizen en uitgaven te beheren, anders worden ze ingehaald door de concurrentie.

Met behulp van de juiste reiskostenbeheersystemen kunnen organisaties hun reiskosten beheren en hun programma's voor bedrijfsreizen optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan tools en oplossingen om vluchten en hotels te boeken, reisroutes te plannen en uitgaven bij te houden.

Deze oplossingen bestaan al jaren en hebben bedrijven aanzienlijke besparingen op hun reiskosten opgeleverd. Maar met deze oplossingen moeten gebruikers nog altijd handmatig gegevens in een systeem invoeren. Dat kost veel tijd en leidt vaak tot fouten. En veel van deze mogelijkheden hebben een of meer tekortkomingen. Ze zijn bijvoorbeeld niet flexibel, missen bepaalde functionaliteit of werken niet goed samen met andere systemen in een organisatie.

Dat kun je ondervangen met een alles-in-een uitgavenbeheer oplossing met geïntegreerde functionaliteit voor zakelijke reizen. Daarmee handel je alle aspecten van je bedrijfsreizen op een centrale plek af: van het boeken van vluchten tot het vastleggen van bonnetjes en het aanmaken van onkostendeclaraties. Dat betekent dat je geen bonnetjes meer hoeft na te jagen of in een spreadsheet hoeft in te voeren, want alles wordt automatisch via het systeem gedaan.

Het gebruik van realtime reiskostenmanagement heeft diverse voordelen, zoals:

• Een accuraat boekhoud- en rapportagesysteem
• Handige auditmogelijkheden
• Automatisch rapporten genereren

De toekomst van zakelijk reizen verbeteren

De toekomst van reiskostenbeheer ligt in automatisering op ondernemingsniveau. Het is belangrijk om realtime informatie te bieden en het hele proces zo simpel mogelijk te maken voor zowel het bedrijf als de eindgebruiker.

De intelligente manier waarop Payhawk gegevens vastlegt, maakt het gemakkelijk om informatie over bonnetjes op te halen. En dankzij onze reis- en uitgavenfunctionaliteit zoals voor kilometer- en dagvergoedingen houden bedrijven de controle over de uitgaven, waar hun werknemers ook naartoe gaan.

Met onze TravelPerk-integratie houden zakelijke reizigers bovendien de controle over hun eigen boekingen. Terwijl het bedrijf de controle houdt over de veiligheid, het beleid en de kosten.

Bedrijven kunnen efficiënter en kostenbewuster werken dan ooit tevoren dankzij moderne technologie: van mobiele apps waarmee werknemers via hun telefoon kilometers kunnen bijhouden en onkostendeclaraties kunnen indienen tot softwareprogramma's waarmee reiskosten verminderd kunnen worden door gegevens uit het verleden te analyseren.

Carlos M., een CFO op G2, zegt:

"Wat me het best bevalt aan Payhawk? Gemakkelijk in te stellen, uitstekende gebruikersinterface, intuïtief, goede integraties (met Xero en Travelperk, dat we ook gebruiken). Het heeft de werklast van ons financiële team behoorlijk verlicht."

Stroomlijn de uitgaven voor je bedrijfsreizen via onze betrouwbare alles-in-een-oplossing. Boek vandaag nog een demo.