Reisekostenabrechnung: Moderne Lösungen für die Zukunft der Geschäftsreisen

Warum ist eine Reisekostenabrechnung wichtig?

Die Reisekostenabrechnung spielt in jedem Unternehmen eine zentrale Rolle. Ohne ein entsprechendes Verwaltungssystem verschwendet Ihr Unternehmen wahrscheinlich Zeit und Geld. Die anfallenden Kosten sind oft unvorhersehbar, vor allem, wenn Reisen zum Geschäftsalltag gehören oder Ihre Mitarbeitenden viel unterwegs sind und an verschiedenen Orten übernachten. Deshalb sollten Sie auf ein System setzen, das Ihnen die nötigen Daten liefert, um fundierte Entscheidungen zur Kontrolle der Reisekosten treffen zu können.

Hier die wichtigsten Gründe, warum ein effizientes System für die Reisekostenabrechnung wichtig ist:

• Ein präzises Reisekostenmanagement ermöglicht Kosteneinsparungen.
• Der Einsatz einer benutzerfreundlichen Lösung, die die Spesenabrechnung sowohl für die Reisenden als auch für das Unternehmen vereinfacht, unterstützt die Einhaltung von Richtlinien.
• Reisende können ihre eigenen Reisekosten mühelos verwalten und Ausgaben und Erstattungen einfach online verfolgen.
• Unternehmen können sich dank Echtzeitberichten und ‑Benachrichtigungen jederzeit einen Überblick über Ausgaben im Rahmen von Geschäftsreisen verschaffen.
• Innovative Technologien erlauben Unternehmen die automatische Einbindung von Firmenkarten und Spesenmanagementsoftware zur Abdeckung sämtlicher Reisekosten.
• Unternehmen können Ausgaben in andere Systeme (z. B. in eine Buchhaltungssoftware) exportieren.

Einführung eines optimierten Prozesses für die Reisekostenabrechnung

Mit der richtigen Komplettlösung können Sie Ihre Reisekostenabrechnung vereinfachen und das Einreichen bzw. die Kontrolle der Ausgaben effizienter gestalten. Zudem erhalten Sie einen detaillierten Überblick über die einzelnen Reisekosten und können bei Bedarf neue Richtlinien und Limits einführen, um die Kosten zu senken.

Nutzung von Firmenkarten
Mit einer Firmenkarte legen Sie fest, wann und wie viel Geld von Mitarbeitenden auf Dienstreise ausgegeben werden kann. Unternehmen können Firmenkreditkarten auch bei der Verwaltung des Cashflows einsetzen, wenn die Anzahl der Reisen und die anfallenden Kosten schwer vorhersehbar sind. Gleichzeitig lassen sich so zeitaufwendige Rückerstattungsprozesse nach der Reise vermeiden.

Nutzung einer App für das Spesenmanagement
Reisende haben ihr Smartphone immer bei sich. Es liegt also nahe, diese Geräte auch für die Erfassung von Geschäftsausgaben zu verwenden. Einige Apps ermöglichen es den Benutzern sogar, Belege abzufotografieren und elektronisch einzureichen, was den Abrechnungsprozess im Vergleich zur herkömmlichen Speseneinreichung (mehrere Papierbelege, Excel-Dateien usw.) deutlich vereinfachen kann.

Optimierung von Genehmigungsprozessen
Ein standardisierter Genehmigungsprozess für alle Mitarbeitenden bringt entscheidende Vorteile mit sich. Sind mehrere Personen für die Genehmigung von Ausgaben zuständig, kann es hilfreich sein, den gesamten Prozess zu automatisieren. So sollten die Genehmigungsverantwortlichen etwa eine Benachrichtigung erhalten, wenn Mitarbeitende eine Spesenabrechnung einreichen.

Warum die Verwaltung von Geschäftsreisekosten zu einer Herausforderung werden kann

Die meisten Finanzmanager setzen immer noch voneinander getrennte Systeme zur Ausgabenverwaltung ein, anstatt eine funktionsübergreifende Lösung zum Spesenmanagement zu nutzen, die sämtliche Vorgänge von der Spesenabrechnung bis zur Genehmigung von Rückerstattungen automatisieren kann. Die Folge: Viele Unternehmen haben mit erhöhten Betriebskosten zu kämpfen, weil Zeit und Ressourcen knapp sind. Dazu kommen unzufriedene Mitarbeitende, die nach langen Firmenreisen nur ungern überflüssige Prozesse durchlaufen oder stundenlang Unterlagen ausfüllen.

Eine kürzlich durchgeführte Umfrage verdeutlicht den Innovationsbedarf im Bereich des Reisekostenabrechnung – sowohl Geschäftsreisende als auch Abrechnungsverantwortliche sind unzufrieden mit den bestehenden Methoden.

Mehr als 60 % der Geschäftsreisenden gaben an, dass das Ausfüllen und Einreichen der Reisekostenabrechnung der lästigste Teil einer Dienstreise ist.

Die Umfrage ergab, dass die Verwaltung der Ausgaben aus unterschiedlichen Gründen eine erhebliche Belastung für Geschäftsreisende darstellt:

• Die Mehrheit der Befragten war der Ansicht, dass eine Vereinfachung der Reisekostenabrechnung das Reisen angenehmer machen würde.
• Viele Geschäftsreisende und Abrechnungsverantwortliche äußerten sich zudem negativ über die derzeitige Ausgabenverwaltung ihres Arbeitgebers.
• Den größten Optimierungsbedarf sahen Geschäftsreisende beim Sammeln und Aufheben von Belegen.
• Nicht zuletzt bemängelten Abrechnungsverantwortliche die versäumten Einreichungsfristen durch Mitarbeitende und Schwierigkeiten bei der Einhaltung von unternehmensinternen Reiserichtlinien.

Diese Erkenntnisse machen deutlich, wie wichtig die Entwicklung neuer, effizienterer Lösungen für die Reisekostenabrechnung ist, um reibungslose Abläufe für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden zu gewährleisten.

Automatisierte Softwarelösungen für eine innovative Reisekostenabrechnung in Unternehmen

Geschäftsreisen gehören mittlerweile wieder zum Alltag. Daher möchten Unternehmen ihre Zeit verstärkt persönlichen Gesprächen mit Kunden, Interessenten und Lieferanten widmen. Folglich müssen Unternehmen in neue Technologien investieren, um mit den Anforderungen hinsichtlich Reisen und Spesen Schritt zu halten – andernfalls besteht die Gefahr, von der Konkurrenz überholt zu werden.

Mit den richtigen Systemen für die Reisekostenabrechnung können Unternehmen ihre Spesen verwalten und ihre Geschäftsreisen optimieren. Dabei erhalten sie unter anderem Zugriff auf Tools für die Buchung von Flügen und Hotels, die Reiseplanung und die Verfolgung von Ausgaben.

Solche Lösungen gibt es schon seit Jahren und viele Unternehmen konnten mit ihrer Hilfe ihre Reisekosten erheblich senken. Allerdings müssen Benutzer die Informationen immer noch manuell eingeben, was viel Zeit in Anspruch nimmt und zudem schnell zu Fehlern führen kann. Viele dieser Lösungen weisen eine oder mehrere Schwachstellen auf. Es mangelt ihnen entweder an Flexibilität oder Funktionalität oder sie lassen sich nicht gut mit anderen Unternehmenssystemen integrieren.

Hier kann eine Komplettlösung für die Ausgabenverwaltung mit einer Integration für Geschäftsreisen Abhilfe schaffen, bei der alle Prozesse im Zusammenhang mit Reisekosten Ihres Unternehmens an einem Ort zusammengeführt werden – von der Buchung von Flügen über die automatische Dokumentenerfassung bis hin zur Erstellung von Spesenabrechnungen. Auf diese Weise müssen Sie Belege nicht mehr einholen oder sie manuell in eine Tabelle eingeben. Alle Schritte werden automatisch über das System abgewickelt.

Zu den Vorteilen einer Software für die Reisekostenabrechnung in Echtzeit gehören:

• Genaues Abrechnungs- und Berichterstattungssystem
• Unkomplizierte Prüfungsfunktionen
• Automatisierte Berichterstellung

Neue, bessere Möglichkeiten zur Reisekostenabrechnung

Die Zukunft der Reisekostenabrechnung liegt in der Automatisierung auf Unternehmensebene. Dabei geht es darum, Informationen in Echtzeit bereitzustellen und den gesamten Prozess sowohl für das Unternehmen als auch für die Endbenutzer so einfach wie möglich zu gestalten.

Die intelligente Datenerfassung von Payhawk vereinfacht das Einholen von Belegen und unsere Reise- und Spesenfunktionen, einschließlich Kilometer- und Tagespauschalen, sorgt dafür, dass Unternehmen die Kontrolle über ihre Ausgaben behalten – unabhängig von den Reisezielen ihrer Mitarbeitenden.

Mit unserer TravelPerk-Integration können Geschäftsreisende zudem ihre eigenen Buchungen verwalten. Gleichzeitig behält das Unternehmen die Kontrolle über Sicherheit, Richtlinien und Kosten.

Von mobilen Apps, über die Mitarbeitende ihre Kilometerstände verfolgen und Spesenrückerstattungsanträgevon ihrem Handy aus einreichen können, bis hin zu Softwareprogrammen, die durch die Auswertung von Daten aus der Vergangenheit zur Senkung der Reisekosten beitragen: Moderne Technologien ermöglichen Unternehmen eine effiziente und kostenbewusste Arbeitsweise.

CFO Carlos M. berichtet auf der Software-Bewertungsplattform G2: „Am besten gefallen mir an Payhawk die einfache Einrichtung, die intuitive Benutzeroberfläche und die nahtlosen Integrationen (wir benutzen gerne Xero und Travelperk). Unser Finanzteam konnte seinen Arbeitsaufwand dank dieser Vorzüge erheblich reduzieren.“

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