Erfassen, verfolgen und bezahlen von Fahrkostenpauschalen mit Payhawk

Wir bei Payhawk wissen, wie mühsam es ist, mehrere Systeme nur für die Verwaltung von Unternehmensausgaben zu haben. Deshalb bringen wir eine neue Funktion auf den Markt, die alle Informationen zur Fahrtkostenerstattung sammelt. So können Ihre Teammitglieder, die ihr eigenes Fahrzeug für geschäftliche Angelegenheiten nutzen, mit nur wenigen Klicks schnell und präzise eine Erstattung erhalten.

Fahrkostenabrechnungen können für Unternehmen schwierig abzugleichen sein. Da die Mitarbeiter keine Quittungen für die beruflich zurückgelegten Kilometer erhalten, ist es schwierig, die genauen Kosten für die geschäftlichen Fahrten zu berechnen. Deshalb freuen wir uns, Ihnen unser neuestes Feature vorstellen zu können: Fahrtkostenerstattung. Unsere Produkt- und Entwicklerteams haben hart daran gearbeitet, diese Funktion so nahtlos wie möglich zu gestalten. Und so funktioniert sie.

Was ist eine Fahrtkostenerstattung?

Wenn Mitarbeiter ihr eigenes Fahrzeug für geschäftliche Fahrten nutzen, erstatten Unternehmen ihren Mitarbeitern die Nutzung des Privatfahrzeugs. Die Fahrtkostenerstattung gilt nicht für den Weg zur Arbeit, sondern nur für Fahrten während der Arbeitszeit, z. B. für Kundenbesuche, die Abholung von Büromaterial oder die Teilnahme an Besprechungen.

Der Pauschalsatz für jeden Kilometer wird von der nationalen Steuerbehörde oder dem Unternehmen festgelegt. Er berücksichtigt im Allgemeinen die Kosten für Versicherung, Zulassung, Benzin, Öl, Wartung, Parken und Mautgebühren.

Warum ist es wichtig, diese zu überwachen?

Es ist wichtig, den Kilometerverbrauch als Geschäftsausgabe zu erfassen, da das Unternehmen dem Mitarbeiter die Kosten erstatten muss und diese von der Steuer abgesetzt werden können. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter, die ihr eigenes Fahrzeug für geschäftliche Zwecke nutzen, eine einfache Möglichkeit haben sollen, die für die Arbeit zurückgelegte Entfernung sowie alle anderen notwendigen Informationen für die Berechnung der Erstattung anzugeben.

Wie funktioniert die Fahrtkostenerfassung von Payhawk?

• Mitarbeiter fügen der Payhawk-App einfach Details zu ihrer Reise (Start- und Endort) hinzu, und die Kosten für den richtigen Betrag werden automatisch berechnet.
• Die Reisedistanz wird automatisch anhand des Start- und Endpunkts der Reise mit Google Maps berechnet. Bei Fahrten, die in ihrer Länge deutlich vom Google Maps-Vorschlag abweichen, kann der Mitarbeiter dies manuell anpassen. Für komplexere Routen können Sie auch Zwischenstopps einfügen.
• Administratoren können den Kilometersatz auf der Grundlage von Faktoren konfigurieren, die sie selbst festlegen. Zudem können sie alle vom Mitarbeiter eingereichten Details zur Überprüfung des Anspruchs einsehen und nach Überprüfung mit einem einzigen Klick erstatten.

Was sind die Vorteile?

Ohne eine Funktion zur Nachverfolgung und Erstattung von Fahrtkosten müssen die Mitarbeiter in der Regel mehrere manuelle und zeitaufwendige Prozesse durchführen, wie z.B. die Überprüfung des Kilometerzählers vor/nach der Fahrt. Es kann sogar vorkommen, dass die Mitarbeiter die Entfernung schätzen, was oft ungenau ist und zu Zeitverschwendung für die Mitarbeiter führt, die schließlich den falschen Betrag erstattet bekommen.

Finanzmanager (oder Administratoren) benötigen eine Möglichkeit, um einerseits zu überprüfen, ob die Reise dienstlich veranlasst war, und andererseits die angegebene Entfernung zu verifizieren. Diese Überprüfung lässt sich nur schwer und mit erheblichem manuellem Aufwand zuverlässig durchführen. Daher nimmt dies viel Zeit in Anspruch und führt immer noch zu Fehlern. Nach der Genehmigung benötigt der Finanzmanager eine Möglichkeit, die Kosten an die Mitarbeiter zu erstatten.

Sowohl Mitarbeiter als auch Finanzmanager wünschen sich eine Möglichkeit, diese Art von Ausgaben zusammen mit allen anderen Kosten zu verwalten, um Zeit zu sparen und Prozesse zu rationalisieren.

Viele Unternehmen verwenden heute mehrere Tools, um die Ausgaben ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und zu bezahlen. Wenn dies in Ihrem Unternehmen der Fall ist, empfehlen wir Ihnen, noch heute eine Demo mit uns zu buchen, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Unternehmensfinanzen zu optimieren.