Kilometervergoedingen met Payhawk

Het kan voor bedrijven uitdagend zijn om kilometerdeclaraties te reconstrueren. Aangezien werknemers geen ontvangstbewijzen ontvangen voor de kilometers die ze voor hun werk hebben afgelegd, is het moeilijk om de exacte kosten van de werkuitgaven te berekenen. Daarom zijn we verheugd onze nieuwste functie aan te kondigen: Kilometerregistratie. Onze product- en engineeringteams hebben hard gewerkt om deze functie zo naadloos mogelijk te maken, en hier lees je hoe het werkt.

Wat is kilometervergoeding?

Wanneer medewerkers hun eigen privévoertuigen gebruiken voor zakelijke reizen, dienen bedrijven de medewerkers te vergoeden voor het gebruik van hun voertuig. Over het algemeen dekt de kilometervergoeding niet het woon-werkverkeer, maar alleen de verplaatsingen tijdens de werkuren, zoals het bezoeken van klanten, het ophalen van kantoorbenodigdheden of het bijwonen van vergaderingen.

Het vaste tarief voor elke kilometer wordt bepaald door het nationale belastingkantoor of het bedrijf zelf. Doorgaans worden de kosten van verzekering, registratie, benzine, olie, onderhoud, parkeren en tol in overweging genomen bij het bepalen van dit tarief.

Zakelijke kilometers declareren met Payhawk

Het nauwkeurig declareren van zakelijke kilometers is cruciaal voor zowel de werknemer als het bedrijf. Payhawk vereenvoudigt dit proces door een intuïtief systeem te bieden waarbij medewerkers gemakkelijk de kilometers kunnen registreren die ze hebben afgelegd voor zakelijke doeleinden. Deze functie maakt het mogelijk om de gereden zakelijke kilometers efficiënt en nauwkeurig te declareren, wat zorgt voor een correcte vergoeding en fiscale naleving.
Bovendien biedt Payhawk een gedetailleerde historie van de gedeclareerde kilometers, wat zorgt voor transparantie en een betrouwbaar naslagwerk in geval van vragen of audits. Dit helpt zowel bij het beheer van onkosten als bij het voldoen aan fiscale vereisten, waardoor het hele proces van kilometerdeclaraties gestroomlijnd en foutloos verloopt.

Hoe werkt de kilometerfunctie van Payhawk?

• Werknemers voegen simpelweg de details van hun reis (startlocatie, eindlocatie) toe aan de Payhawk app, en de onkosten voor het juiste bedrag worden automatisch berekend.
• De reisafstand wordt automatisch berekend op basis van het begin- en eindpunt van de reis met behulp van Google Maps. De medewerker kan handmatig aanpassingen maken voor ritten waarvan de lengte aanzienlijk afwijkt van de suggestie van Google Maps. Ze kunnen ook stops toevoegen voor complexere routes
• Beheerders kunnen het kilometertarief configureren en een workflow toewijzen die is afgestemd op het uitgavenbeleid van het bedrijf. Zodra alles is geverifieerd, kunnen teamleiders met één klik vergoeden.

Waarom is het belangrijk om bij te houden?

Kilometers zijn belangrijk om bij te houden als bedrijfskosten, omdat het bedrijf de werknemer moet vergoeden en het fiscaal aftrekbaar kan zijn. Het belang van het bovenstaande betekent dat werknemers die hun eigen voertuig gebruiken voor zakelijke doeleinden een gemakkelijke manier moeten hebben om de afgelegde afstand voor werkdoeleinden te rapporteren, evenals alle andere benodigde informatie die relevant is voor het berekenen van de vergoeding.

Wat zijn de voordelen?

Zonder een functie voor het bijhouden en vergoeden van kilometers moeten werknemers meestal verschillende handmatige en tijdrovende processen uitvoeren, zoals het controleren van de kilometerteller voor/na de reis. Het kan zelfs gebeuren dat werknemers de afstand verkeerd schatten, wat resulteert in tijdverlies voor de werknemers die uiteindelijk het verkeerde bedrag vergoed krijgen.

Financiële managers (of beheerders) hebben een manier nodig om aan de ene kant te controleren of de reis voor werkdoeleinden was en aan de andere kant de gerapporteerde afstand. Deze verificatie is soms moeilijk betrouwbaar uit te voeren zonder veel handmatig werk. Dit kost dus veel tijd en levert nog steeds fouten op. Na goedkeuring heeft de financieel manager een manier nodig om het geld terug te betalen aan de werknemers.

Zowel werknemers als financieel managers willen een manier om dit soort uitgaven naast alle andere kosten te beheren om tijd te besparen en processen te stroomlijnen.

Tegenwoordig gebruiken veel bedrijven meerdere tools om personeelskosten bij te houden en te betalen. Als dit bij jouw bedrijf het geval is, nodigen we je uit om vandaag nog een demo bij ons te boeken om te ontdekken hoe we je kunnen helpen je bedrijfsfinanciën te stroomlijnen.