Vérifiez, suivez et remboursez les frais liés au kilométrage avec Payhawk

Les demandes de remboursement de frais kilométriques peuvent être délicates à concilier pour les entreprises. Étant donné que les employés ne reçoivent pas de reçus pour les kilomètres effectués dans le cadre de leur travail, il est difficile de calculer le coût exact de ces dépenses. C'est pourquoi nous sommes ravis de vous annoncer le lancement de notre toute nouvelle fonctionnalité : Kilométrage. Nos équipes produits et d'ingénierie ont travaillé dur pour rendre cette fonctionnalité aussi innovante que possible, pour savoir comment Kilométrage fonctionne, poursuivez votre lecture.

Qu'est-ce que le remboursement des frais kilométriques ?

Lorsque les employés utilisent leur véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels, les entreprises doivent payer ou rembourser l'employé pour l'utilisation de son véhicule. En général, l'indemnité kilométrique ne couvre pas le trajet entre le domicile et le lieu de travail, mais uniquement les déplacements effectués pendant les heures de travail, par exemple pour se rendre chez des clients, aller chercher du matériel ou se rendre à des réunions.

Le taux fixe pour chaque kilomètre peut être fixé au niveau national ou par l'entreprise. Cela prend généralement en compte le coût de l'assurance, de l'immatriculation, de l'essence, de l'huile, de l'entretien, du stationnement et des péages.

Pourquoi est-il important d'effectuer un suivi kilométrique ?

Il est important de comptabiliser le kilométrage comme une dépense professionnelle, car l'entreprise doit rembourser l'employé et le kilométrage peut être déductible des impôts. Les employés qui utilisent leur propre véhicule à des fins professionnelles devraient avoir un moyen facile de déclarer la distance parcourue, ainsi que toute autre information nécessaire au calcul du remboursement.

Comment fonctionne l’outil Kilométrage de Payhawk ?

• Les employés n'ont qu'à ajouter les informations concernant leur déplacement (lieu de départ, lieu d'arrivée) directement dans l'application Payhawk et le montant à rembourser est calculé automatiquement.
• La distance du trajet est automatiquement calculée sur la base des points de départ et d'arrivée du trajet en utilisant Google Maps. L'employé peut ajuster manuellement les trajets dont la longueur est différente de celle suggérée par Google Maps. Il peut également ajouter des arrêts pour les trajets plus complexes.
• Les administrateurs peuvent configurer le taux de kilométrage et affecter un flux opérationnel aligné sur la politique de dépenses de l'entreprise. Une fois que tout est vérifié, les managers peuvent rembourser les employés d'un simple clic.

Quels en sont les avantages ?

Sans outil de suivi et de remboursement des frais kilométriques, les employés doivent généralement effectuer plusieurs opérations manuelles et fastidieuses, telles que la vérification du compteur kilométrique avant/après le trajet. Les employés peuvent même finir par deviner la distance, souvent de manière inexacte, ce qui entraîne une perte de temps pour les employés et l’entreprise ainsi que des remboursements inexacts.

Les gestionnaires (ou administrateurs) de comptabilité ont besoin d'un moyen facile de vérifier, d'une part, si le voyage était à des fins professionnelles et, d'autre part, la distance déclarée. Cette vérification peut être difficile à effectuer de manière fiable sans un travail manuel important. Cela prend donc un temps considérable et entraîne encore des erreurs. Une fois la demande approuvée, le responsable financier doit trouver un moyen de rembourser les fonds aux employés.

Tant les employés que les responsables financiers ont besoin d’un outil pour gérer ce type de dépenses en même temps que tous les autres coûts, afin de gagner du temps et de rationaliser les processus.

Aujourd'hui, de nombreuses entreprises utilisent plusieurs outils pour suivre et régler les dépenses des employés. Si c'est le cas dans votre entreprise, nous vous encourageons à réserver une démo avec nos experts pour découvrir comment nous pouvons vous aider à rationaliser la gestion des dépenses de votre entreprise.