Gestiona los gastos de kilometraje con Payhawk

Los gastos por kilometraje pueden ser difíciles de conciliar para las empresas. Como los empleados no cuentan con recibos por el kilometraje vinculado a temas de trabajo, resulta difícil calcular el coste exacto para gestionar el gasto. Por ello estamos encantados de anunciar nuestra nueva funcionalidad: gestión de kilometraje. Nuestros equipos de producto e ingeniería se han esforzado mucho para que esta funcionalidad sea lo más intuitiva y fluida posible. Te contamos cómo funciona.

¿Qué es el reembolso de kilometraje?

Cuando los empleados usan sus propios vehículos para realizar viajes relacionados con el negocio, las empresas deben pagarles por el uso de sus vehículos personales. El reembolso de kilometraje no cubre el viaje al trabajo, sino los trayectos realizados durante el horario laboral para tareas como visitar clientes, recoger suministros de oficina o asistir a reuniones.

La tarifa fija por cada milla/km la establece la agencia tributaria nacional o la empresa. Generalmente se consideran los costes de seguro, registro, gasolina, aceite, mantenimiento, estacionamiento y peajes.

¿Por qué es importante la monitorización?

Es importante realizar un seguimiento del kilometraje como un gasto de empresa ya que la organización debe reembolsar al empleado y el coste puede ser deducible de impuestos. Por ello, los empleados que usan su propio vehículo para fines de trabajo deben contar con un mecanismo sencillo para reportar la distancia recorrida, así como para incluir cualquier otra información relevante para el cálculo del reembolso.

¿Cómo funciona la funcionalidad de kilometraje de Payhawk?

• Los empleados simplemente tienen que indicar en la aplicación de Payhawk los detalles de su viaje (ubicación de inicio y ubicación final), y el gasto se calculará automáticamente por el importe correcto.
• La distancia del trayecto se contabiliza de forma automática en función del punto de inicio y de finalización del viaje, mediante Google Maps. No obstante, el empleado puede ajustar manualmente los viajes que sean muy diferentes en longitud a la sugerencia de Google Maps. También es posible agregar paradas para rutas más complejas.
• Los administradores pueden configurar la tarifa de kilometraje en función de los factores que decidan. En la plataforma tendrán acceso a todos los detalles suministrados por el empleado y, una vez verificada la solicitud, podrán reembolsar al empleado con un solo clic.

¿Cuáles son los beneficios?

Sin una funcionalidad de seguimiento y reembolso de kilometraje, los empleados tendrían que realizar varios procesos manuales que tomarían mucho más tiempo, como verificar el cuentakilómetros antes y después del viaje. Los empleados incluso podrían verse obligados a realizar estimaciones aproximadas y muchas veces incorrectas. Esto ocasionaría más pérdidas de tiempo para los empleados, quienes finalmente recibirían reembolsos por cantidades inexactas.

En cuanto a la gestión del kilometraje, los administradores y gerentes de Finanzas necesitan, por un lado, verificar si el viaje fue por motivos de trabajo; y, por otro, comprobar la distancia reportada. Esta verificación puede ser difícil de realizar de manera confiable, si no se hace un trabajo manual considerable. Esto requiere una cantidad de tiempo significativa y, aún así, puede presentar errores. Además, una vez aprobado el gasto por kilometraje, el gerente de Finanzas también necesita una forma efectiva de reembolsar los fondos al empleado.

En suma, tanto los empleados como los gerentes financieros requieren una forma de gestionar eficientemente este tipo de gastos, junto con todos los demás costes, para ahorrar tiempo y optimizar los procesos.

Hoy en día, muchas empresas utilizan múltiples herramientas para realizar el seguimiento y pagar los diferentes gastos de los empleados. Si este es el caso de tu empresa, programa una demo y comprueba cómo podemos ayudarte a optimizar las finanzas empresariales.