Tijd om te automatiseren: handmatige declaraties zijn verleden tijd

De juiste oplossing, met de juiste automatisering, verandert alles.

Bij Payhawk worden gerelateerde uitgaven automatisch gegroepeerd, ongeacht de tools, mensen of tijdstippen waarop ze plaatsvinden. Geautomatiseerde declaraties bundelen elke vlucht, elk hotel, elke taxi en elke maaltijd in één volledig, goed gedocumenteerd rapport dat klaar is voor het ERP en veilig is voor audits.

Medewerkers hoeven geen uitgaven meer te labelen of opnieuw in te dienen. Goedkeurders beoordelen slechts één keer en kunnen één regel afwijzen zonder de rest te blokkeren. Accountants exporteren alleen schone, conforme data. En CFO’s zien de volledige kosten van een reis of project al halverwege de maand, in plaats van weken later.

Waarom dat belangrijk is:

• Sneller afsluiten: Goedkeuringen verlopen in één stap en reconciliaties zijn eerder klaar.
• Minder risico: Onvolledige of ontbrekende data komt nooit in het ERP terecht.
• Hogere tevredenheid: Medewerkers hoeven uitgaven niet meer te hergroeperen of rapporten opnieuw in te dienen.
• Lagere werkdruk: Finance hoeft geen data meer handmatig samen te voegen.
• Snellere beslissingen: Leidinggevenden zien de echte kosten op tijd om actie te ondernemen.

Moet je geven om geautomatiseerde declaraties?

Kort gezegd, ja. Als je betrokken bent bij declaratieverwerking, herken je vast een van deze frustraties (wat betekent dat de inzichten in deze blog precies zijn wat je nodig hebt):

• Financial controllers en accountants: Onvolledige data, fouten in het ERP en extra reconciliaties > “Ik besteed uren aan het opnieuw groeperen van losse uitgaven tot één rapport. Als ik er één mis, kloppen de ERP-cijfers niet.”
• CFO’s: Vertraagde afsluitingen, weinig inzicht in uitgavenpatronen > “Ik zie de echte kosten van een project pas als iemand het handmatig samenvoegt. Dat vertraagt forecasting en maandafsluiting.”
• Goedkeurders: Te veel losse meldingen > “Eén reis levert tien meldingen op. Ik wil het in één keer goedkeuren in plaats van elk bonnetje apart.”
• Werknemers: Tijdverlies door opnieuw indienen > “Ik deed één zakenreis maar moest vijf declaraties indienen. Als één regel werd afgekeurd, moest ik alles opnieuw doen.”
• Compliance- en auditmanagers: Ontbrekende audittrails en groter risico > “Als uitgaven overal verspreid staan, is het moeilijk om te garanderen dat alleen volledige en conforme data in de boeken terechtkomt.”

De oplossing: geautomatiseerde declaraties

De echte inefficiëntie in uitgavenbeheer zit niet alleen in bonnetjes en data-invoer, maar in het feit dat gerelateerde uitgaven nooit automatisch bij elkaar komen. Eén reis kan tien goedkeuringen vereisen, en één afgekeurde maaltijd kan een medewerker dwingen het hele rapport opnieuw te maken.

De nieuwe functie voor geautomatiseerde declaraties van Payhawk lost dat op.

Met Payhawk worden gerelateerde uitgaven, of ze nu bij een zakenreis of project horen, automatisch gegroepeerd in één ERP-klaar rapport. Medewerkers werken sneller, goedkeurders krijgen één melding in plaats van tien, accountants exporteren schone data en finance leaders zien eindelijk de echte kosten van een project of reis, zonder handmatig te groeperen.

Zo werkt het in de praktijk:

1. Automatisch vullen: Stel de begin- en einddatum van een reis in of voeg een projecttag toe. Alle uitgaven binnen dat bereik worden automatisch aan het juiste rapport gekoppeld. Medewerkers hoeven geen bonnetjes meer handmatig te taggen.
2. Automatisch indienen: Zodra de einddatum van een reis of project is bereikt, markeert Payhawk het rapport automatisch als “klaar”. Als de medewerker het nog niet heeft ingediend, krijgt hij een herinnering. Na drie dagen wordt het rapport automatisch ingediend, zodat goedkeuringen en terugbetalingen niet blijven hangen.
3. Geconsolideerde goedkeuring: Goedkeurders ontvangen één melding in plaats van tien. Met één klik kunnen ze alles goedkeuren of één regel afwijzen zonder het hele rapport te blokkeren.
4. ERP-klaar exporteren: Accountants kunnen uitgaven afzonderlijk of als groep boeken. Onvolledige uitgaven worden automatisch geblokkeerd tot ze zijn gecorrigeerd, zodat alleen schone, conforme data naar het ERP gaat.

Resultaat: één indiening, één goedkeuring, één export in plaats van een wirwar van losse processen.

Reizen: uitgaven binnen de reisdagen worden automatisch gekoppeld aan één rapport.
Projecten: uitgaven met dezelfde projecttag worden gegroepeerd in één rapport.
Kwaliteitscontrole: items zonder document of al toegewezen blijven geblokkeerd tot ze zijn opgelost.

Resultaat: één overzichtelijk rapport, minder meldingen voor goedkeurders en ERP-klaar voor finance.

Nu heb je automatisering die de rommel weghaalt en rapporteren transparant, verantwoord en snel maakt in de hele organisatie.

Hoe ziet dat er in de praktijk uit? Stel reisdagen in of voeg een projecttag toe, en alles van vluchten tot maaltijden komt samen in één gestructureerd rapport. Je rapporten weerspiegelen eindelijk de reis of het project, niet een stapel losse bonnetjes.

Hoe Payhawk de overstap van handmatig naar automatisch rapporteren ondersteunt

De meeste tools digitaliseren declaraties, maar laten medewerkers, goedkeurders en accountants alsnog handmatig bonnetjes groeperen. Daardoor verspillen finance-teams nog steeds uren aan taggen en opschonen.

Payhawk pakt dit anders aan door:

• Automatisch gerelateerde uitgaven te groeperen in één rapport per reis of project
• Te zorgen dat alleen schone ERP-exports doorgaan: onvolledige regels worden automatisch geblokkeerd
• De ruis voor goedkeurders te verminderen: één melding per rapport, niet tien
• CFO’s realtime inzicht te geven in de echte project- of reiskosten, nog vóór maandafsluiting

Hoe geautomatiseerde declaraties werken

Handmatige rapporten verspreiden bonnetjes, overspoelen goedkeurders met meldingen en verbergen de echte kosten tot na de maandafsluiting. Geautomatiseerde declaraties draaien dat om: gerelateerde uitgaven worden samengebracht in één volledig, conform en ERP-klaar rapport.

Schonere data, sterker inzicht
Vóór: finance jaagt achter bonnetjes aan en puzzelt met fragmenten.
Na: één volledig rapport per reis of project, zonder gaten of duplicaten.

Snellere goedkeuringen, kortere afsluitingen
Vóór: tien meldingen voor één reis.
Na: één rapport, één klik om goed te keuren of één regel af te wijzen.

Altijd audit-proof
Vóór: onvolledige uitgaven sluipen het ERP in.
Na: ontbrekende btw, bonnetjes of kostenplaatsen worden geblokkeerd tot ze zijn opgelost.

Eenvoudiger voor medewerkers
Vóór: handmatig taggen, opnieuw indienen en wachten op terugbetaling.
Na: uitgaven koppelen automatisch op datum of project; rapporten herinneren en dienen zichzelf in na afloop van de reis.

ERP-integratie en realtime inzicht
Vóór: zichtbaarheid pas bij reconciliatie.
Na: alleen schone data stroomt direct naar het ERP, per regel of rapport, klaar om te boeken.

Resultaat: één rapport per reis of project, minder fouten, uren bespaard en realtime inzicht voor CFO’s.

Zie zelf het verschil met Payhawk

Voor financial controllers = schonere data, één ERP-klaar rapport

We besparen 2 uur per week en halveren de reviewtijd met minder fouten. Managers kunnen reiskosten beter controleren en specifieke terugbetalingen analyseren.

— Axell Girard, Financial Controller, SpendHQ

Voor goedkeurders = minder ruis, snellere doorlooptijd

De Trip-functie is een enorme verbetering voor ons team. Het geeft duidelijk inzicht in alle uitgaven tijdens reizen, wat het proces transparanter en overzichtelijker maakt. Onze reizigers vinden het makkelijk in gebruik en het bespaart veel tijd doordat één rapport volstaat in plaats van meerdere losse declaraties. Het heeft het handmatige werk voor iedereen sterk verminderd.

— Sami Abu-Bakr, Team Lead Accounts Payable, Unzer

Vijf best practices voor geautomatiseerde declaraties

Om het maximale uit automatisering te halen, kun je deze best practices volgen:

1. Stel duidelijke groepeerregels op

Definieer regels zoals reizen, projecten of datumbereiken om declaraties te standaardiseren. Dat houdt inzendingen bij elkaar, voorkomt duplicaten en maakt het makkelijker om uitgavenpatronen te zien. Slimme categorieën en velden besparen tijd en voorkomen verspilling.

2. Gebruik automatische herinneringen

Als een declaratie wordt afgewezen of extra info nodig heeft, helpen automatische herinneringen om deze snel opnieuw in te dienen. Zo voorkom je vertraging en extra werk. Deze reminders helpen medewerkers het proces soepel af te ronden en verminderen de verwerkingstijd met wel 70%.

3. Schakel goedkeuring op regelniveau in

Goedkeuring op regelniveau betekent niet alleen dat je verschillende goedkeurders per regel kunt instellen, maar ook dat één verkeerde uitgave kan worden afgewezen zonder het hele rapport te blokkeren. Dat maakt afwijzingen duidelijker, verhoogt transparantie en verbetert de nauwkeurigheid in financiële rapportage.

4. Blokkeer onvolledige uitgaven voor ERP-export

Zorg dat alleen complete data het ERP bereikt. Dat voorkomt correcties en fouten achteraf. In Payhawk worden alleen goedgekeurde, afgeronde declaraties geëxporteerd. Zo werk je met schone data, snellere reconciliaties en minder foutcorrecties.

Deze best practices maken automatisering niet alleen efficiënter, maar zorgen er ook voor dat finance-teams het systeem volledig vertrouwen.

Samenvatting: de echte impact van geautomatiseerde declaraties

Met Payhawk wordt elke reis of elk project vastgelegd in één volledig rapport, volledig gedocumenteerd, ERP-klaar en audit-proof.

• Medewerkers: declaraties binnen de datums of met projecttag worden automatisch gekoppeld. Auto-submit zorgt voor tijdige terugbetaling.
• Goedkeurders: één melding per rapport. Keur alles goed in één klik of wijs één regel af.
• Accountants: boek uitgaven afzonderlijk of als groep. Onvolledige regels worden geblokkeerd tot ze zijn opgelost.
• Controllers en compliance: volg de volledige cyclus van indiening tot export in één overzicht.
• CFO’s: zie de totale kosten van reizen of projecten nog vóór maandafsluiting.

Resultaat: één indiening, één goedkeuring, één export in plaats van een chaos van losse bonnetjes.

Zie geautomatiseerde rapportage van Payhawk in actie.
Plan een demo met ons team.