Gestion des dépenses : des solutions modernes pour les voyages d’affaires

L’importance de gérer ses frais de déplacement

Toute entreprise se doit de gérer ses frais de déplacement au risque de perdre du temps et de l’argent. En effet, les frais de déplacement sont souvent imprévisibles, en particulier si votre activité requiert des déplacements constants ou si vos employés voyagent fréquemment et passent plusieurs jours dans des lieux différents. Il vous faut pour cela utiliser un système qui vous fournisse les données dont vous avez besoin pour prendre des décisions plus éclairées en matière de contrôle des frais de déplacement.

Voici les principales raisons qui soulignent l’importance de disposer d’un système de gestion des dépenses efficace :

• Une bonne gestion des frais de déplacement permet de réduire les coûts.
• Une solution intuitive qui simplifie les dépenses à la fois pour les employés et l’entreprise vous aidera à mieux respecter les politiques internes.
• Les personnes en déplacement peuvent gérer et suivre leurs propres dépenses ainsi que leurs remboursements en ligne, en toute simplicité.
• Les entreprises disposent d’une visibilité constante sur les frais de déplacement professionnel grâce à des rapports et des alertes en temps réel.
• Des technologies innovantes permettent aux entreprises d’utiliser automatiquement des cartes d’entreprise et des logiciels de gestion des dépenses pour couvrir l’ensemble des frais de déplacement.
• Les entreprises peuvent exporter leurs dépenses dans d’autres systèmes, tels que des logiciels de comptabilité.

L’intérêt de mettre en œuvre un processus rationalisé de traitement des frais de déplacement

À l’aide des bonnes solutions tout-en-un, simplifiez votre processus de gestion des frais de déplacement et renforcez l’efficacité du contrôle et des soumissions de dépenses à chaque voyage. Ces solutions vous permettent également de savoir exactement où va votre argent lors des déplacements et de mettre en place de nouvelles politiques ainsi que des plafonds pour limiter les coûts, si nécessaire.

Utiliser des cartes d’entreprise

Les cartes d’entreprise vous permettent de contrôler les dépenses des membres de votre équipe en déplacement sur une période donnée. Elles aident également les entreprises à gérer leur flux de trésorerie lorsque le rythme des voyages s’intensifie et que les coûts associés deviennent particulièrement imprévisibles. De plus, ces cartes de débit et de crédit permettent d’accélérer les remboursements au retour de chaque déplacement.

Utiliser une application de gestion des dépenses d’entreprise

Les smartphones suivent les employés partout dans leurs déplacements. Il est donc tout naturel de s’en servir pour gérer ses dépenses professionnelles. Certaines applications permettent même aux utilisateurs de prendre leurs reçus en photo et de les envoyer par voie électronique, fluidifiant ainsi considérablement le processus par rapport à la soumission de dépenses au format papier ou via des tableurs Excel, par exemple.

Rationaliser les processus d’approbation

Créez un workflow d’approbation uniformisé pour l’ensemble de votre personnel. Si plusieurs personnes sont chargées d’approuver les dépenses, envisagez d’automatiser le processus en leur envoyant une notification dès qu’un employé envoie une note de frais.

La gestion des frais de déplacement professionnel, un processus parfois éprouvant

Le problème réside dans le fait que bon nombre de responsables financiers utilisent toujours des systèmes cloisonnés pour gérer les dépenses du personnel. Au lieu de cela, une solution de gestion des dépenses d’entreprise leur permettrait de tout automatiser, des notes de frais aux approbations de remboursement. Par conséquent, de nombreuses entreprises voient le montant de leurs frais généraux s’élever en raison d’une perte de temps et de ressources. Et les employés ne sont pas en reste : ils doivent se soumettre à des processus redondants ou remplir des documents administratifs en rentrant de leurs déplacements.

Une étude de BCD Travel publiée dans TourMag a récemment mis en évidence le besoin de faire évoluer les processus de gestion des frais de déplacement au regard de l’insatisfaction des voyageurs d’affaires : 63% des personnes interrogées déclarent que le temps passé à établir des notes de frais est le principal problème.

Des solutions logicielles automatisées qui réinventent la gestion des frais de déplacements professionnels

Si les entreprises ne veulent pas se retrouver à la traîne par rapport à leurs concurrents, auront donc besoin d’investir dans de nouvelles technologies pour suivre le rythme des exigences liées aux déplacements et aux dépenses associées.

Un bon système de gestion des frais de déplacements permet à une entreprise de gérer ses dépenses et d’optimiser ses programmes de voyage d’affaires. Il comprend des outils et des solutions pour réserver des vols et des hôtels, définir des itinéraires, suivre des dépenses et bien plus encore.

Ce type de solution existe depuis des années et a aidé de nombreuses entreprises à réduire considérablement leurs frais de déplacements. Toutefois, de tels systèmes requièrent toujours une saisie manuelle des données, ce qui constitue un processus chronophage et sujet aux erreurs. De plus, les options proposées sont souvent insuffisantes : soit elles manquent de flexibilité ou de fonctionnalités, soit elles ne s’intègrent pas bien avec les autres systèmes de l’entreprise.

Le plus judicieux est alors d’opter pour une solution de gestion des dépenses tout-en-un avec une intégration dédiée aux voyages d’affaires qui se charge de tous les aspects liés aux frais de déplacements de votre entreprise dans un espace centralisé. La réservation de vols, la collecte de reçus ou encore la création de rapports de dépenses sont ainsi simplifiées. Plus besoin de courir après les reçus ou de saisir les données manuellement dans une feuille de calcul : tout est automatique.

Voici quelques avantages à utiliser un logiciel de gestion des frais de déplacements en temps réel :

• Un système de comptabilité et d’élaboration de rapports fiable
• Des capacités d’audit simplifiées
• Une génération de rapports automatisée

Favoriser un avenir prometteur pour les déplacements professionnels

L’avenir de la gestion des frais de déplacements réside dans l’automatisation au niveau de l’entreprise tout entière. L’objectif est de fournir des informations en temps réel et de simplifier au maximum le processus à la fois pour l’entreprise et l’utilisateur final.

Chez Payhawk, notre capture de données intelligente facilite la gestion des reçus et nos fonctionnalités dédiées aux frais de déplacements, notamment les frais kilométriques et les indemnités journalières, permettent aux entreprises de garder la main sur leurs dépenses, quelle que soit la destination de leurs employés.

Grâce à notre intégration TravelPerk, les voyageurs d’affaires peuvent gérer leurs propres réservations. L’entreprise n’a alors plus qu’à s’occuper de tout ce qui a trait à la sécurité, aux politiques et aux dépenses.

Entre les applications mobiles qui permettent aux employés de suivre leurs frais kilométriques et d’envoyer leurs demandes de remboursement depuis leurs smartphones et les logiciels conçus pour réduire les coûts en analysant les données historiques, la technologie stimule l’efficacité des entreprises et les aide à être plus soucieuses des coûts.

À la question « Qu’est-ce qui vous paît le plus chez Payhawk ? » posée par le site G2, Carlos M., PDG d’entreprise, a répondu : « La solution est intuitive, simple d’installation, son interface utilisateur est fantastique et elle dispose d’intégrations à Xero et TravelPerk, que nous utilisons aussi. Elle a considérablement réduit la charge de travail de notre équipe financière. »

Rationalisez vos frais de déplacements professionnels grâce à nos cartes de débit et de crédit et à notre plateforme de gestion des dépenses tout-en-un. Programmez une démo sans plus attendre.