Tirez parti de l’automatisation pour vos notes de frais

Si vous gérez vos notes de frais manuellement, cet article est pour vous. Automatiser vos rapports de dépenses vous permet de supprimer les tâches manuelles qui retardent bien souvent le travail de votre équipe Finance, à savoir la collecte et la saisie manuelle des reçus, les rapprochements bancaires fastidieux et les erreurs. L’automatisation de cette partie essentielle dans la gestion de vos dépenses d’entreprise vous offre une plus grande visibilité sur vos finances.

Les 7 avantages de l’automatisation des notes de frais

L’automatisation des notes de frais présente de nombreux avantages. En voici une liste non-exhaustive :

1 : Réduction du risque de fraude

D’après un rapport, les fraudes liées aux frais de déplacements représentent 14,5 % des fraudes d’entreprise détectées. En automatisant les notes de frais, vous réduisez considérablement les risques associés aux dépenses frauduleuses. Grâce aux workflows d’approbation, les salariés ne peuvent pas réaliser de dépenses qui n’entrent pas dans le cadre de l’entreprise.

2 : Conformité aux politiques de dépenses

25 % des salariés dont les dépenses n’entrent pas dans le cadre de la politique le font sans s’en rendre compte, toutefois 5 % le font quand même intentionnellement. Vous pouvez y mettre un terme en automatisant votre processus d’approbation des notes de frais. Les salariés effectuent une demande de fonds, soumettent leurs notes de frais, puis l’approbateur assigné peut déterminer si la dépense est nécessaire, et ensuite approuver ou rejeter la note de frais, ou demander des informations complémentaires si besoin.

3 : Visibilité sur les dépenses

Comprendre les dépenses de chacun est essentiel pour gérer efficacement vos finances d’entreprise. Grâce à l’automatisation des notes de frais, vous savez exactement qui dépense quoi. Cette visibilité accrue permet de mieux prévoir les dépenses d’entreprise et permet de participer à la croissance de l’entreprise.

4 : Rapidité de remboursement

Les retards de remboursements des frais avancés par les salariés peut être un véritable point de friction, et peut même pousser certains collaborateurs à quitter l’entreprise. La solution ? Les cartes d’entreprise ! Grâce à ces cartes professionnelles, les salariés n’ont plus besoin d’avancer les frais et d’attendre indéfiniment d’être remboursé, puisqu’ils règlent leurs achats directement avec les fonds de l’entreprise (sur un montant préalablement alloué à leur carte).

5 : Réduction des erreurs

Les erreurs sont le fléau des professionnels de la finance et de la comptabilité. Alors pourquoi perdre du temps sur une tâche que vous pouvez faire en deux fois moins de temps grâce aux workflows d’approbation des dépenses ? L’automatisation peut vous aider à aller plus vite et à supprimer le risque d’erreur.

6 : Croissance de l’entreprise

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la gestion des dépenses devient plus complexe, notamment parce que les frais se multiplient (frais de déplacements professionnels, fournitures de bureau…). Le contrôle et la gouvernance deviennent alors des enjeux majeurs. En optant pour un logiciel de gestion des dépenses d’entreprise, vous pourrez automatiser une grande partie de vos processus financiers, et ainsi éviter de vous exposer à des amendes ou des recours juridiques.

7 : Gain de temps sur les tâches manuelles

L’automatisation des notes de frais fait gagner beaucoup de temps à vos équipes Finance. En éliminant les erreurs d’inattention, vous n’avez plus à vérifier et revérifier les données. De plus, la création automatique de votre reporting vous évite de passer des heures sur des feuilles de calcul. Au lieu de cela, vous pouvez vous concentrer sur d’autres aspects de votre travail qui créent de la valeur. Les collaborateurs, eux, n’ont qu’à prendre une photo de leur reçu et laisser la plateforme faire le reste.

Témoignage client : Comment l’entreprise ATU a-t-elle récupéré 2 millions d’euros de TVA grâce à l’automatisation des dépenses de Payhawk ?

La gestion des notes de frais peut être synonyme de frustration pour l’équipe Finance. Grâce à l’automatisation, les entreprises peuvent consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

La chaîne d’ateliers automobiles ATU a été confrontée à de nombreuses difficultés, notamment à un besoin de visibilité accrue sur ses workflows financiers.

Sebastian Jarankowski, DAF d'ATU raconte : "La transformation numérique est un défi important pour nous. Il y a encore quelques années, nous transportions nos factures à travers l'Allemagne avec deux de nos camions. Il nous était incroyablement difficile de gérer les achats dits externes, surtout avec plus de 500 agences et des systèmes de caisse individuels sur chaque agence. Lorsqu'ils achetaient des pièces à d'autres entreprises du secteur, les directeurs de nos centres avaient l'habitude de toujours demander de l'argent liquide. Et cela générait une quantité ingérable de paperasse. Nos objectifs étaient donc de rationaliser ces processus afin de faire des économies. Payhawk s'est présenté comme LA solution."

Grâce à notre logiciel de gestion des dépenses, ATU dispose désormais d’une visibilité complète des dépenses de l’entreprise, en profitant de contrôles de dépenses intégrés et de workflows d’approbations multi-étapes automatisées. Notre solution leur a permis de prendre des décisions plus éclairées en matière de dépenses, de réduire les tâches manuelles et de réaliser d’importantes économies via les déclarations de TVA.

"Nous n’avons plus à faire la chasse aux reçus. Depuis l’implémentation de Payhawk, les collaborateurs n’ont qu’à prendre une photo de leur reçu et l’entrer dans le système. La première année, ce changement a entraîné pour ATU la récupération de 2 millions d’euros qui auraient sinon été perdus", explique Mathias Goetz, chef de projet senior d’ATU.

Les 5 questions à vous poser avant de choisir une solution de gestion des dépenses

Avant de choisir un nouveau logiciel pour la gestion de vos dépenses, vous devez vous assurer qu’il sera facile d’utilisation pour vos salariés et que vous pourrez mesurer son ROI. Voici quelques éléments à prendre en compte pour trouver le bon logiciel de gestion des dépenses :

1 : Mes besoins commerciaux s’alignent-ils aux fonctionnalités du logiciel ?

Vous souhaitez investir dans une solution qui répond à la plupart (si ce n’est pas à tous) vos besoins en termes de gestion des frais professionnels ? Avant de se lancer dans un benchmark, vous devez comprendre les problèmes auxquels sont confrontés vos équipes.

Voici quelques questions à vous poser pour vous aider à déterminer si les fonctionnalités du logiciel s’alignent sur votre activité :

• Combien de temps passez-vous à la gestion des notes de frais ? (Idéalement, votre solution doit vous permettre d’automatiser l’ensemble du processus)
• Le logiciel peut-il s’intégrer à votre logiciel ERP et de comptabilité existant ou à votre solution de gestion des frais de déplacements ?
• Le logiciel est-il fourni avec une application mobile pour la gestion des dépenses ?
• Le logiciel peut-il faire des suggestions automatiques pour corriger les données de dépenses ?
• Quelles fonctionnalités d’automatisation sont fournies par le logiciel ?
• Est-ce une solution adaptée à la gestion multi-entités ?

2 : Le logiciel est-il régulièrement mis à jour ?

Il est essentiel de disposer d’une solution évolutive, qui s’adapte aux tendances et aux changements requis par l’écosystème financier. Chez Payhawk, nous écoutons toujours les commentaires des clients et générons de nouvelles fonctionnalités innovantes au moins tous les trimestres pour s’assurer que notre produit soit toujours le meilleur pour la gestion de vos dépenses.

Parmi les fonctionnalités que nous avons implémentées récemment :

• Notre appareil photo IA pour mieux capturer les données des reçus,
• Les e-mails d’approbation des dépenses pour réduire de 70 % le temps passé sur les notes de frais,
• Les filtres de statut des dépenses pour aider à mieux suivre les dépenses qui ont été approuvées ou rejetées.

3 : Existe-t-il des intégrations à mon ERP et/ou à mon outil comptable ?

Vous avez besoin d’une solution tout-en-un qui puisse s’intégrer à vos outils existants. Pour cela, tournez-vous vers une solution logicielle qui contient plusieurs fonctionnalités : cartes professionnelles, gestion des notes de frais, factures fournisseurs, gestion des abonnements, etc.

Pensez à l’ERP, à la comptabilité, aux systèmes de gestion des frais de déplacements professionnels... Chez Payhawk, nous disposons d’intégrations avec les principaux outils du marché : QuickBooks, Xero, NetSuite, Microsoft Dynamics, TravelPerk et plus encore, ce qui offre un gain de temps considérable pour nos clients.

"Nous avons cinq entités, avec environ 300-500 dépenses par mois dans la société mère. Auparavant, il me fallait une journée entière par entité pour examiner, importer et exporter, et mettre les dépenses dans le bon format.", explique Eduardo Felipez, Contrôleur de Gestion chez Heroes. "Avec l'intégration native de Payhawk à NetSuite, je ne passe plus qu'une heure par jour sur ce sujet. C’est une aide considérable."

Heroes est passé de cinq jours de travail manuel à seulement cinq heures grâce à notre intégration NetSuite. Et si votre outil comptable ne figure pas dans notre liste d’intégrations natives ? Ne vous inquiétez pas : grâce à nos API de développement, nous pouvons aussi réaliser des intégrations personnalisées.

4 : Comment assurer la sécurité et la confidentialité des données ?

Payhawk est conforme aux normes PCI DSS, ce qui signifie que nous répondons aux normes de sécurité définies par la principale politique standard sur la sécurité de l’information pour les cartes de paiement.

Nous ne prenons pas la sécurité de nos clients à la légère. C’est pourquoi nous nous soumettons régulièrement à des audits de sécurité et des analyses de la vulnérabilité. Vos données financières sont en sécurité avec nous.

5 : Comment s’assurer de choisir une solution de gestion des dépenses évolutive ?

Pour soutenir les plans de croissance ambitieux de votre entreprise, vous devez vous équiper d’une solution « personnalisée » pour être conforme à vos politiques de dépenses spécifiques à mesure qu’elles évoluent.

Pour cela, choisissez un logiciel de notes de frais qui dispose de fonctionnalités d’automatisation et de gestion multi-entités, afin de suivre et d’affecter les fonds disponibles et les dépenses à venir pour chaque entité commerciale. De cette façon, même si vous grandissez, vous assurez la gouvernance et le contrôle de vos dépenses en toute circonstance.

Pourquoi choisir Payhawk pour automatiser ses notes de frais ?

La gestion automatisée des notes de frais permet de gagner en efficacité opérationnelle mais aussi de faire des économies, tout en s’assurant de rester en conformité. En choisissant Payhawk comme solution de gestion des dépenses, vous prenez une longueur d’avance et tirez parti de la technologie pour simplifier le quotidien de votre équipe Finance.

Planifiez une démo pour explorer le potentiel de l’automatisation pour vos notes de frais.